Notice of Annual General Meeting

Transcription

1 Notice of Annual General Meeting NOTICE IS HEREBY GIVEN THAT the Twelfth (12th) Annual General Meeting of the Company will be held at Ballroom Selangor 1, Sheraton Subang Hotel & Towers, Jalan SS 12/1, Subang Jaya, Selangor Darul Ehsan on Tuesday, 19 June 2007, at a.m. for the purposes :- (1) To receive and adopt the Audited Financial Statements of the Company for the financial year ended 31 December 2006 together with the Reports of the Directors and Auditors. Resolution 1 (2) To declare the Final Dividend of 7% less 28% Malaysian Income Tax in respect of the financial year ended 31 December Resolution 2 (3) To re-elect Dato Mohd. Hilmey bin Mohd. Taib retiring under Article 82 of the Company s Articles of Association and who, being eligible, offers himself for re-election. Resolution 3 (4) To re-elect Dato Wan Wan Mohd. bin Abdullah retiring under Article 82 of the Company s Articles of Association and who, being eligible, offers himself for re-election. Resolution 4 (5) To re-elect Tan Sri Dato Sri Abi Musa Asa ari bin Mohamed Nor retiring under Article 85 of the Company s Articles of Association and who, being eligible, offers himself for re-election. Resolution 5 2

2 Notice of Annual General Meeting (6) To consider and, if thought fit, to pass the following Ordinary Resolution in accordance with Section 129 of the Companies Act, 1965: THAT Tan Sri Dato Mohd. Zuki bin Kamaluddin, retiring pursuant to Section 129 (6) of the Companies Act, 1965, be and is hereby re-appointed a Director of the Company to hold office until the next Annual General Meeting. Resolution 6 (7) To approve the payment of Directors Fees for the financial year ended 31 December Resolution 7 (8) To re-appoint Messrs. Hanafiah Raslan & Mohamad as Auditors for the ensuing year and to authorize the Directors to fix the remuneration of the Auditors. Resolution 8 As a Special Business (9) To consider and, if thought fit, to pass the following resolution as Ordinary Resolution: Proposed Authority to Issue Shares THAT pursuant to section 132D of the Companies Act, 1965, the Directors be and are hereby authorized to issue shares in the Company at any time until the conclusion of the next Annual General Meeting and upon such terms and conditions and for such purposes as the Directors may, in their absolute discretion, deem fit provided that the aggregate of shares to be issued does not exceed 10% of the issued share capital of the Company for the time being, subject always to the approval of all the relevant regulatory bodies being obtained for such issue and allotment. Resolution 9 (10) To consider and, if thought fit, to pass the following Ordinary Resolution: Proposed Renewal of Shareholders Mandate for Recurrent Related Party Transactions of a Revenue or Trading Nature THAT, subject always to the Listing Requirements of Bursa Malaysia Securities Berhad, approval be and is hereby given for the Proposed Renewal of Shareholders Mandate for the Company and its subsidiaries ( HeiTech Group ) to enter into recurrent transactions of a revenue or trading nature which is necessary for HeiTech Group s day to day operations, as set out in the Circular to shareholders dated 25 May 2007, with the related parties mentioned therein provided that the transactions are in the ordinary course of business and or normal commercial terms that are not favourable to the related parties than those generally available to the public and are not to the detriment of the minority shareholders of the Company. AND THAT the authority conferred by this resolution shall commence immediately upon the passing of this resolution and shall continue to be in force until: (a) the conclusion of the next Annual General Meeting ( AGM ) of the Company, unless earlier revoked or varied by resolution passed at a general meeting of the Company, whichever is earlier; (b) the expiration of the period within which the next AGM is required to be held pursuant to Section 143(1) of the Companies Act, 1965 ( Act ) (but shall not extend to such extension as may be allowed pursuant to Section 143(2) of the Act); (c) the Directors of the Company be and are hereby authorized to complete and do all such acts and things as they may consider expedient or necessary to give effect to the Proposed Renewal of Shareholders Mandate; and (d) disclosure of the aggregate value of the transactions conducted during a financial year will be disclosed in the Annual Report for the said financial year. Resolution 10 (11) To consider and, if thought fit, to pass the following Special Resolution: Proposed Amendments To Articles of Association of the Company THAT the deletions, alterations, modifications, variation and additions to the Articles of Association of the Company as set out in Part B of the Circular to Shareholders dated 25 May 2007 be and are hereby approved. Resolution 11 3

3 Notice of Annual General Meeting Notice of Dividend Entitlement NOTICE IS ALSO HEREBY GIVEN THAT, subject to the approval of the shareholders at the Twelfth (12th) Annual General Meeting of the Company to be held on 19 June 2007, a final dividend of 7% less 28% Malaysian Income Tax in respect of the financial year ended 31 December 2006 will be paid to the Shareholders on 3 August The entitlement date for the said dividend shall be on 3 July A Shareholder with the Bursa Malaysia Securities Depository shall qualify for entitlement for the Dividend only in respect of:- a) Shares transferred to the Depositor s securities account before 4.00 p.m. on 3 July 2007 in respect of ordinary transfer; and b) Shares bought on the Bursa Malaysia Securities Berhad on cum entitlement basis according to the Rules of the Bursa Malaysia Securities Berhad. By Order of the Board Khaeruddin bin Sudharmin (LS ) Company Secretary Noriswadi bin Haji Ismail (LS ) Company Secretary Subang Jaya 25 May 2007 Notes: (i) A member entitled to attend and vote at the Annual General Meeting is entitled to appoint a proxy or proxies to attend and vote in his stead. A proxy may but need not be a member of the Company and where there are two (2) (or more) proxies, the number of shares to be represented by each proxy must be stated. (ii) A proxy may but need not be a member of the Company and a member may appoint any person to be his proxy without limitation and the provisions of Section 149(1)(b) of the Companies Act, 1965, shall not apply to the Company. Pursuant to Article 71A of the Articles of Association of the Company, where a member of the Company is an authorized nominee as defined under the Securities Industry (Central Depositories) Act, 1991, it may appoint at least one (1) proxy in respect of each securities account it holds with ordinary shares of the Company standing to the credit of the said securities account. (iii) Where the appointment is executed by a corporation, it must be either under its Common Seal or the hand of its officer or attorney duly authorized. (iv) The instrument appointing a proxy and the power of attorney or other authority (if any) under which it is guided or notarially certified copy of such power or authority, must be deposited at the Registered Office of the Company at Level 15, HeiTech Village, Persiaran Kewajipan, USJ 1, UEP Subang Jaya, Subang Jaya, Selangor Darul Ehsan not less than forty-eight (48) hours before the time appointed for holding the Meeting or at any adjournment thereof. Explanatory Notes on Special Business: (i) Explanatory note on Resolution 9 of the Agenda - The proposed adoption of the Ordinary Resolution is primarily to give flexibility to the Board of Directors to issue and allot shares at any time in their absolute discretion and in the interest of the Company without convening a general meeting. The authorization will, unless revoked or varied by the Company at a general meeting, expire at the conclusion of the next annual general meeting. (ii) Explanatory note on Resolution 10 of the Agenda - For further information on Ordinary Resolution 10, please refer to Part A of the Circular to Shareholders dated 25 May 2007 accompanying the Company s Annual Report for the year ended 31 December (iii) Explanatory note on Resolution 11 of the Agenda - The Resolution 11 proposed under Agenda 11, if passed will allow the Company to incorporate the amendments to the Articles of Association of the Company in line with the enhancement to the Listing Requirements. The details of this proposal are set out in Part B of the Circular to Shareholders dated 25 May

4 Statement Accompanying Notice of Annual General Meeting Pursuant to Paragraph 8.28(2) of the Listing Requirements of Bursa Malaysia Securities Berhad 1. The profiles of the Directors who are standing for re-election are set out on pages 26 to 34 of the Annual Report. 2. The Details of the Directors shareholdings in the Company, are set out on page 201 of the Annual Report. 3. None of the Company Directors hold any interests in the Company s subsidiaries. 5

5 Notis Mesyuarat Agung Tahunan ADALAH DENGAN INI DIMAKLUMKAN bahawa Mesyuarat Agung Tahunan Syarikat yang ke Dua Belas (12) akan diadakan di Ballroom Selangor 1, Sheraton Subang Hotel & Towers, Jalan SS 12/1, Subang Jaya, Selangor Darul Ehsan pada hari Selasa, 19 Jun 2007, jam pagi untuk mempertimbangkan perkara-perkara berikut :- (1) Untuk menerima dan meluluskan Penyata Kewangan yang telah diaudit bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember 2006 bersama dengan Laporan Pengarah dan Laporan Juruaudit yang dilampirkan. Resolusi 1 (2) Untuk mengisytiharkan dividen akhir sebanyak 7% ditolak 28% Cukai Pendapatan Malaysia bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember Resolusi 2 (3) Untuk pemilihan semula Dato Mohd. Hilmey bin Mohd. Taib yang akan bersara menurut Artikel 82 Tataurus Pertubuhan Syarikat dan oleh kerana layak, menawarkan diri beliau untuk dipilih semula. Resolusi 3 (4) Untuk pemilihan semula Dato Wan Wan Mohd. bin Abdullah yang akan bersara menurut Artikel 82 Tataurus Pertubuhan Syarikat dan oleh kerana layak, menawarkan diri beliau untuk dipilih semula. Resolusi 4 (5) Untuk pemilihan semula Tan Sri Dato Sri Abi Musa Asa ari bin Mohamed Nor yang akan bersara menurut Artikel 85 Tataurus Pertubuhan Syarikat dan oleh kerana layak, menawarkan diri beliau untuk dipilih semula. Resolusi 5 6

6 Notis Mesyuarat Agung Tahunan (6) Untuk mempertimbangkan dan jika difikirkan wajar, meluluskan Resolusi Biasa berikut menurut Seksyen 129 Akta Syarikat, 1965: BAHAWA Tan Sri Dato Mohd. Zuki bin Kamaluddin yang akan bersara menurut Seksyen 129 (6) Akta Syarikat, 1965, dilantik semula sebagai Pengarah Syarikat untuk memegang jawatan tersebut sehingga Mesyuarat Agung Tahunan yang akan datang. Resolusi 6 (7) Untuk meluluskan pembayaran Yuran Para Pengarah bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember Resolusi 7 (8) Untuk melantik semula Tetuan Hanafiah Raslan & Mohamad sebagai Juruaudit Syarikat bagi tahun berikut dan memberi kuasa kepada para Pengarah untuk menetapkan imbuhan mereka. Resolusi 8 Sebagai Urusan Khas (9) Untuk mempertimbangkan dan jika difikirkan wajar, meluluskan Resolusi Biasa berikut: Cadangan Memberi Kuasa Untuk Menerbit Dan Memperuntuk Saham Dalam Syarikat BAHAWA tertakluk kepada Akta Syarikat 1965, Tataurus Pertubuhan Syarikat dan kelulusan pihak-pihak berkuasa yang berkenaan, para Pengarah dengan ini diberi kuasa berhubung dengan Seksyen 132D Akta Syarikat, 1965, untuk menerbit dan memperuntuk saham dalam Syarikat pada sebarang masa sehingga tamat Mesyuarat Agung Tahunan akan datang dan menurut syaratsyarat dan peraturan-peraturan tertentu menurut pertimbangan yang difikirkan wajar oleh Para Pengarah dengan syarat agregat saham-saham yang akan diterbitkan tidak melebihi sepuluh peratus (10%) daripada modal saham terbitan Syarikat pada waktu tersebut. Resolusi 9 (10) Untuk mempertimbangkan dan jika difikirkan wajar, meluluskan Resolusi Biasa berikut: Cadangan Pembaharuan Mandat Pemegang-Pemegang Saham Untuk Urus Niaga Hasil atau Sifat Perdagangan Pihak Berkaitan Yang Berulang BAHAWA tertakluk kepada Kelayakan Penyenaraian Bursa Malaysia Securities Berhad, kebenaran diberikan untuk Cadangan Pembaharuan Mandat Pemegang-Pemegang Saham untuk Syarikat dan mana-mana anak syarikatnya ( Kumpulan HeiTech ) untuk menyertai kategori urus niaga hasil atau sifat perdagangan pihak berkaitan yang berulang (urus niaga pihak berkaitan) yang perlu untuk operasi harian Syarikat seperti yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling kepada pemegang-pemegang saham bertarikh 25 Mei 2007, dengan pihak-pihak berkaitan tertakluk kepada syarat yang transaksi itu adalah urusan perniagaan biasa Syarikat dengan syarat-syarat yang tidak lebih memihak kepada pihak berkaitan daripada urus niaga yang ditawarkan kepada umum dan tidak akan menjejaskan pemegang-pemegang saham minoriti. DAN BAHAWA kuasa yang diberikan oleh resolusi ini akan berkuatkuasa serta merta semasa resolusi ini diluluskan dan akan terus berkuatkuasa sehingga: (a) tamatnya Mesyuarat Agung Tahunan yang berikutnya kecuali ditarik balik atau diubah sebelumnya oleh satu Resolusi yang diluluskan di Mesyuarat Agung Syarikat, mana-mana satu yang berlaku terlebih dahulu; (b) tamatnya tempoh jangkamasa di mana Mesyuarat Agung Tahunan sepatutnya diadakan menurut Seksyen 143(1) Akta Syarikat, 1965 (Akta) (tetapi tidak melebihi tempoh lanjutan yang dibenarkan oleh Seksyen 143(2) Akta); (c) para Pengarah adalah dengan ini diberi kuasa untuk menyelesaikan dan melaksanakan kesemua tindakan dan perkara-perkara yang mereka fikirkan wajar bagi memberi kesan kepada Cadangan Pembaharuan Mandat Pemegang-pemegang Saham; dan (d) pendedahan nilai agregat urus niaga yang dijalankan dalam tahun kewangan akan didedahkan di dalam Laporan Tahunan bagi tahun kewangan tersebut. Resolusi 10 (11) Untuk mempertimbangkan dan jika difikirkan wajar, meluluskan Resolusi Khas berikut: Cadangan Pindaan Kepada Tataurus Pertubuhan Syarikat BAHAWA pembatalan, pemindaan, pengubahsuaian, variasi dan penambahan kepada Tataurus Pertubuhan Syarikat seperti yang dinyatakan di dalam Bahagian B Surat Pekeliling kepada pemegang saham bertarikh 25 Mei 2007, adalah dengan ini diluluskan. Resolusi 11 7

7 Notis Mesyuarat Agung Tahunan Notis Kelayakan Dividen ADALAH DENGAN INI DIMAKLUMKAN BAHAWA tertakluk kepada kelulusan pemegang-pemegang saham di Mesyuarat Agung Tahunan Syarikat ke Dua Belas (12) yang akan diadakan pada 19 Jun 2007, dividen akhir sebanyak 7% ditolak 28% Cukai Pendapatan Malaysia bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember 2006 akan dibayar kepada pemegang-pemegang saham pada 3 Ogos Tarikh kelayakan untuk dividen tersebut adalah pada 3 Julai Seseorang Pendeposit akan layak untuk menerima bayaran dividen hanya sekiranya: a) Saham-saham yang dipindahkan ke dalam akaun sekuriti Pendeposit sebelum pukul 4.00 petang pada 3 Julai 2007 bagi pemindahan biasa; dan b) Saham-saham yang dibeli di Bursa Malaysia Securities Berhad berasaskan kelayakan mengikut Peraturan-peraturan Bursa Malaysia Securities Berhad. Dengan Perintah Lembaga Pengarah Khaeruddin bin Sudharmin (LS ) Setiausaha Syarikat Noriswadi bin Haji Ismail (LS ) Setiausaha Syarikat Subang Jaya 25 Mei 2007 Nota: (i) Seorang ahli syarikat yang layak untuk menghadiri dan mengundi di Mesyuarat tersebut, layak untuk melantik seorang proksi untuk menghadiri dan mengundi bagi pihak dirinya. Seorang proksi boleh tetapi tidak semestinya terdiri daripada ahli syarikat dan di mana penama mempunyai (2) (atau lebih) proksi, sejumlah saham yang diwakili oleh setiap proksi hendaklah dinyatakan. (ii) Seorang proksi boleh tetapi tidak semestinya terdiri daripada ahli Syarikat dan seorang ahli Syarikat boleh melantik seseorang untuk menjadi proksinya tanpa sekatan dan peruntukan Seksyen 149 (1) (b) Akta Syarikat, 1965 tidak akan dikenakan ke atas Syarikat. Mengikut Artikel 71A, Tataurus Pertubuhan Syarikat, di mana seorang ahli Syarikat adalah penama yang diberi kuasa seperti yang didefinasikan di bawah Akta Industri Sekuriti (Depositori Pusat) (Pindaan) Akta 1991, dia boleh melantik sekurang-kurangnya seorang proksi bagi setiap akaun sekuriti yang dipegangnya dengan saham biasa Syarikat pada jumlah yang sama seperti akaun sekuriti tersebut. (iii) Di mana pelantikan dilaksanakan oleh satu perbadanan, ia hendaklah dimeterai samada dengan cap syarikat atau dengan ditandatangani oleh pegawai atau peguam yang diberi kuasa. (iv) Suratcara untuk melantik proksi yang telah ditandatangani oleh peguam yang diberi kuasa atau lain-lain badan berkuasa (jika ada) atau yang disahkan secara notari, kuasa atau badan berkuasa tersebut, hendaklah didepositkan kepada Setiausaha Syarikat di Pejabat Berdaftar Syarikat di Level 15, HeiTech Village, Persiaran Kewajipan, USJ 1, UEP Subang Jaya, Subang Jaya, Selangor Darul Ehsan tidak kurang dari empat puluh lapan (48) jam sebelum waktu untuk mengadakan Mesyuarat atau sebarang penangguhan seterusnya. Keterangan untuk Urusan Khas: (i) Keterangan untuk Resolusi 9 - Cadangan mengemukakan Resolusi biasa ini adalah untuk memberikan fleksibiliti kepada para pengarah untuk menerbit dan mengagihkan saham pada bila-bila masa dengan budi bicara mutlak dan dalam kepentingan Syarikat tanpa mengadakan mesyuarat agung. Kuasa ini, melainkan ia dipinda atau ditarik balik oleh Syarikat dalam mesyuarat agung, akan tamat pada mesyuarat agung tahunan yang akan datang. (ii) Keterangan untuk Resolusi 10 - Untuk maklumat lanjut mengenai Resolusi 10, sila rujuk Bahagian A Surat Pekeliling kepada pemegang-pemegang saham bertarikh 25 Mei 2007 yang disertakan bersama Laporan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember (iii) Keterangan untuk Resolusi 11 - Resolusi 11 yang dicadangkan menurut Agenda 11, jika diluluskan akan membenarkan Syarikat membuat pindaan kepada Tataturus Pertubuhan Syarikat selari dengan penambahbaikan Kelayakan Penyenaraian. Maklumat lanjut mengenai cadangan ini dinyatakan di dalam Bahagian B Surat Pekeliling kepada pemegang saham bertarikh 25 Mei

8 Penyata Mengiringi Notis Mesyuarat Agung Tahunan Menurut Perenggan 8.28(2) Kelayakan Penyenaraian Bursa Malaysia Securities Berhad 1. Profil para Pengarah berikut yang akan dipilih semula dan dilantik semula diterangkan pada muka surat 26 hingga 34 di dalam Laporan Tahunan. 2. Butiran mengenai pegangan saham Pengarah di dalam Syarikat diterangkan pada muka surat 273 di dalam Laporan Tahunan. 3. Tiada Pengarah Syarikat yang mempunyai kepentingan di dalam anak syarikat. 9