Prevajalki in urejevalki tekstov / Translators and text editors Mag. Aida Škoro Babić. dr. Gita Zadnikar

Transcription

1

2

3

4 5. mednarodna znanstvena konferenca: Za človeka gre: interdisciplinarnost, transnacionalnost in gradnja mostov ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV Zbornik prispevkov z recenzijo 5 th international scientific conference: All about people: Interdisciplinarity, transnationality and building bridges ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES Proceeding book with peer review Izdajatelj in založnik / Publisher Alma Mater Europaea ECM Urednik / Editor Dr. Bojana Filej, dr. Peter Pavel Klasinc Tehnični urednik / Technical editor Marko Bencak Naklada / Number of copies 200 izvodov Prevajalki in urejevalki tekstov / Translators and text editors Mag. Aida Škoro Babić. dr. Gita Zadnikar CIP - Kataložni zapis o publikaciji Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana (082) SIMPOZIJ Arhivi v službi človeka - človek v službi arhivov (2017 ; Maribor) Zbornik prispevkov z recenzijo = Proceeding book with peer review / Simpozij Arhivi v službi človeka - človek v službi arhivov [v okviru prireditve] 5. mednarodna znanstvena konferenca Za človeka gre: interdisciplinarnost, transnacionalnost in gradnja mostov = Symposium Archives in the Service of People - People in the Service of Archives [in conjunction with] 5 th International Scientific Conference All About People: Interdisciplinarity, Transnationality and Building Bridges, Maribor, ; [urednik Bojana Filej, Peter Pavel Klasinc ; prevajalki Aida Škoro Babić, Gita Zadnikar]. - Maribor : Alma Mater Europea - ECM, 2017 ISBN Dodat. nasl. 2. Filej, Bojana 3. Mednarodna znanstvena konferenca Za človeka gre: interdisciplinarnost, transnacionalnost in gradnja mostov (5 ; 2017 ; Maribor) Avtorji prispevkov so odgovorni za vse trditve in podatke, ki jih navajajo v prispevku.

5 5. mednarodna znanstvena konferenca: Za človeka gre: interdisciplinarnost, transnacionalnost in gradnja mostov 5 th international scientific conference: All about people: Interdisciplinarity, transnationality and building bridges Simpozij / Symposium ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES Zbornik prispevkov z recenzijo Proceeding book with peer review Maribor,

6 Programski odbor / Scientific comittee prof. dr. Ludvik Toplak (predsednik), Slovenija prof. dr. Felik Unger, Avstrija; dr. Helena Malmivirta, Finska; prof. dr. Mario Plenković, Hrvaška; dr. Vicenzo Mastronardi, Italija; prof. dr. Dieter Schlenker, Nemčija; prof. dr. Stefan Luby, Slovaška; prof. dr. Slaviša Stanišić, izr. prof. dr. Momir Dunjić, Srbija; prof. dr. Giampiero Camurati, Švica; doc. dr. Bojana Filej, prof. ddr. Igor Grdina, doc. dr. Peter Pavel Klasinc, doc. dr. Sebastjan Kristovič, zasl. prof. ddr. Marija Ovsenik, izr. prof. dr. Jurij Toplak, izr. prof. dr. Polona Tratnik, Slovenija Organizacijski odbor / Orginising comittee dr. Bojana Filej (predsednica) dr. Tanja Angleitner Sagadin, Anja Bačko, Marko Bencak, dr. Goran Gumze, Katarina Pernat, Danijela Šerbinek, Jona Vizjak, dr. Gita Zadnikar Recenzenti / Peer Reviewers dr. France Dolinar, dr. Miroslav Novak, dr. Zdenka Semlič Rajh, mag. Aida Škoro Babić, dr. Gita Zadnikar

7 KAZALO / TABLE OF CONTENT Pozdravni nagovor / Welcome letter: dr. Ludvik Toplak ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV, 2017 ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE - PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES, doc. dr. Peter Pavel Klasinc UVODNE MISLI OB DRUGI PUBLIKACIJI - ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV / OPENING THOUGHTS TO THE SECOND ISSUE OF THE ARCHIVES SERVING PEOPLE PEOPLE SERVING ARCHIVES 12 Dr. Bojan Cvelfar O ARHIVU R. SLOVENIJE IN PROJEKTU E-ARH.SI 18 Dr. Bojan Cvelfar, dr. Larin Mikhail INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE KOT MOST MED ARHIVI IN DRŽAVLJANOM / INFORMATION TECHNOLOGIES AS THE BRIDGE BETWEEN ARCHIVES AND CITIZEN 23 dr. Jedert Vodopivec Tomažič, Judita Šega, OPORNE TOČKE ZA PREMISLEK PRI NAČRTOVANJU ADAPTACIJE ALI NOVOGRADNJE ARHIVSKIH DEPOJEV NA PRIMERU ŠKOFJELOŠKE ENOTE ZGODOVINSKEGA ARHIVA LJUBLJANA / FACTS TO CONSIDER WHEN PLANING ADAPTATION OR A NEW CONSTRUCTION OF ARCHIVAL REPOSITORIES BASED ON THE EXAMPLE OF ZGODOVINSKI ARHIV LJUBLJANA (HISTORICAL ARCHIVES LJUBLJANA), UNIT ŠKOFJA LOKA 30 dr. Grigoriy Lanskoy, AUDIO-VISUAL ARCHIVES IN THE ELECTRONIC SPHERE: DIRECTIONS OF ETUDE IN EUROPEAN UNION AND IN RUSSIA / AVDIOVIZUALNI ARHIVI V ELEKTRONSKI SFERI: SMERNICE IZOBRAŽEVANJA V EVROPSKI UNIJI IN RUSIJI 41 dr. Grazia Tatò, ARHIVI MED VARNOSTJO, KATASTROFAMI IN ZAŠČITO / ARCHIVES BETWEEN SAFETY, DISASTERS AND PREVENTION 47 doc. dr. Peter Pavel Klasinc ARHIVI IN DRUŽBA INTERDISCIPLINARNOST, MEDNARODNOST IN GRADNJA MOSTOV / ARCHIVES AND SOCIETY INTERDISCIPLINARITY, INTERNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES 53 Dr. habil. mag. Patricia Engel, Dr. Tamilsalvan Mohan, prof. dr. Volker Ribitsch NOV NAČIN MASOVNEGA RAZKISLJEVANJA NANOKULT JE PRILOŽNOST ZA ARHIVSKE DEKUMENTE / THE NEW PAPER MASS DEACIDIFICATION PROCESS NANOKULT IS A CHANCE FOR THE ARCHIVAL DOCUMENTS 60 doc. dr. Jelka Melik, dr. Mateja Jeraj VLADANJE LJUDI ZA LJUDI PO LJUDEH / GOVERNMENT OF THE PEOPLE, BY THE PEOPLE, FOR THE PEOPLE 72

8 dr. Miroslav Novak RIC KOT KONCEPT POTENCIALNE UNIVERZALNE DOSTOPNOSTI DO ARHIVSKEGA GRADIVA / THE CONCEPT OF RIC AS THE FRAMEWORK OF THE UNIVERSAL ACCESS OF ARCHIVAL RECORDS 81 doc. dr. Tatjana Hajtnik OMOGOČANJE DOSTOPA DO E-ARHIVSKEGA GRADIVA VSEM ZAINTERESIRANIM UPORABNIKOM / PROVIDING ACCESS TO E-ARCHIVAL RECORDS TO ALL INTERESTED USERS 91 Doc. dr. Zdenka Semlič Rajh OBLIKOVANJE TEZAVROV IN GESLOVNIKOV / CREATION OF THESAURI AND OF SUBJECT HEADINGS LISTS 102 dr. Bojan Cvelfar NA POTI DO SLOVENSKEGA ELEKTRONSKEGA ARHIVA / ON OUR WAY TO SLOVENIAN DIGITAL ARCHIVES 117 Antonio Monteduro IDENTITETA IN DEMOKRACIJA V ARHIVIH / IDENTITY AND DEMOCRACY IN THE ARCHIVES 125 dr. Vlatka Lemić ARHIVI IN DRUŽBA KAJ ARHIVI SO, BI LAHKO BILI IN BI MORALI BITI PRIMER HRVAŠKE / ARCHIVES AND SOCIETY WHAT ARCHIVES ARE, CAN AND SHOULD BE CROATIA CASE STUDY 128 dr. Milena Marinič DOKUMENTIRANJE V ZDRAVSTVU IN MATERIALNO VARSTVO ZAPISOV / DOCUMENTATION IN HEALTH AND PRESERVATION OF RECORDS 137 mag. Aida Škoro Babić MERILA ZA OHRANITEV ARHIVSKEGA GRADIVA / CRITERIA FOR PRESERVATION OF ARCHIVAL RECORDS 146 mag. Mojca Kosi ANALIZA STANJA FIZIČNE DOSTOPNOSTI JAVNIH ARHIVOV PRIMER ARHIVA REPUBLIKE SLOVENIJE / ANALYSIS OF PHYSICAL ACCESSIBILITY OF PUBLIC ARCHIVES - THE CASE OF THE ARCHIVES OF THE REPUBLIC SLOVENIA 154 Vanja Pfajfar NOVE MOŽNOSTI PREUČEVANJA VIROV NA SPLETU: DIGITALIZACIJA IN SPLETNA DOSTOPNOST URBARJEV / NEW POSSIBILITIY OF RESEARCHING SOURCES ONLINE: DIGITISATION AND ONLINE ACCESS OF URBARIA 161 Jožica Huber ARHIVSKO GRADIVO PRI RAZISKOVANJU ZGODOVINE VSAKDANJEGA ŽIVLJENJA: PRIMER KAZENSKIH SPISOV / ARCHIVAL MATERIAL IN THE RESEARCH OF THE HISTORY OF EVERYDAY LIFE: EXAMPLE OF CRIMINAL FILES 170

9 Aleksander Lavrenčič, univ. dipl. zgod. SPREMINJANJE AVDIOVIZUALNIH ARHIVOV V MEDIJSKE ARHIVE IN NOVA VLOGA AVDIOVIZUALNIH ARHIVISTOV V PRIHODNOSTI / TRANSFORMATION OF THE AUDIO-VISUAL ARCHIVES INTO MEDIA ARCHIVES AND A NEW ROLE OF AUDIO-VISUAL ARCHIVISTS IN THE FUTURE 175 Peter Wolf GESLJENJE VSEBIN ARHIVSKEGA GRADIVA: ANALIZA IZBRANIH SPLETNO DOSTOPNIH PODATKOVNIH ZBIRK / CREATING HEADINGS IN ARCHIVES: ANALYSIS OF ONLINE ACCESSIBLE ARCHIVAL DATABASES 180 Urška Rok VOJNI PLAKATI KOT ARHIVSKO GRADIVO / WAR POSTERS AS ARCHIVE MATERIAL 185 Matjaž Aškerc, dipl. org. PROBLEMATIKA DOKUMENTARNEGA IN ARHIVSKEGA GRADIVA JAVNE UPRAVE PRI NJENI REORGANIZACIJI / PROBLEMS OF DOCUMENTATION AND ARCHIVES OF PUBLIC AUTHORITIES WHEN REORGANISING 190 Rudi Jamnik SPLETNI DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA NAŠIH ARHIVOV / WEB ACCESS TO ARCHIVAL RECORDS IN OUR ARCHIVES 197 Uroš Koštric DRUGA SVETOVNA VOJNA V PREKMURJU IN PRLEKIJI S POSEBNIM POGLEDOM NA ARHIVSKO GRADIVO / THE SECOND WORLD WAR IN PREKMURJE AND PRLEKIJA REGIONS, WITH AN EMPHASIS ON ARCHIVES 211 dr. Liudmila Varlamova ARHIVI EVROPSKE UNIJE KOT DEL SVETOVNE KULTURNE DEDIŠČINE / EU ARCHIVES AS A PART OF WORLD CULTURAL HERITAGE 220 Dr. Liudmila Varlamova RECORDS MANAGEMENT STANDARDIZATION IN RUSSIA 224 Anja Kotnik MEDNARODNA REVIJA ZA SODOBNO ARHIVSKO TEORIJO IN PRAKSO / INTERNATIONAL REVIEW FOR MODERN ARCIVAL THEORY AND PRACTICE / RIVISTA INTERNAZIONALE DI TEORIA E PRATICA ARCHIVISTICA MODERNA 232

10 prof. dr. Ludvik Toplak, predsednik AMEU - ECM OB DRUGEM ZBORNIKU ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV, 2017 Z velikim veseljem sem v imenu Alma Mater Europaea Evropski center Maribor leta 2009 podpisal pismo o sodelovanju z Mednarodnim inštitutom arhivskih znanosti Trst / Maribor s sedežem v Trstu, z željo, da bi uresničili več desetletno prizadevanje stroke za študij Arhivistike in dokumentologije. Načrte smo uresničili in celo presegli pričakovanja. Magistrski študij Arhivistika in dokumentologija nudi nova in prepotrebna znanja za arhivsko strokovno delo v profesionalnih arhivih in arhivskih službah pri ustvarjalcih arhivskega in dokumentarnega gradiva ter znanja za poslovanje s klasično in elektronsko dokumentacijo. Arhivistiko in dekumentologijo je v taki obliki pmožno študirati v srednji in južni Evropi (Podonavja) in večjemu delu sveta le na ALMA MATER EUROPAEA - EVROPSKI CENTER MARIBOR (kratko AMEU - ECM), ki sledi principom transnacionalnosti, interdisciplinarnosti in gradnji mostov med narodi s tisočletno nacionalno kulturno in politično identiteto in kontinuiteto. AMEU ECM je akademska ustanova, organizirana kot neprofitna in nedržavna ustanova pod akademskim in institucionalnim patronatom Evropske akademije znanosti in umetnosti s sedežem v Salzburgu in je ene naj reprezentativnih akademskih institucij v Evropi, ki povezuje preko 2000 akademikov, med njimi 32 nobelovih nagrajencev.. AMEU - ECM ima akreditacijo Nacionalne agencije za kakovost visokega šolstva Slovenije in je vpisana v evidenco raziskovalnih organizacij, ki poleg dodiplomskih, magisterskih in doktorskih programov s področja zdravstva, poslovnih ved, ekologije, plesa in baleta, socialne gerontologije, izvaja tudi dodiplomski in magistrski študij arhivistike oz arhivistike in dokumentologije. AMEU - ECM z izobraževanjem podpira razvoj kulturnih elementov, razvoj profesionalnih standardov, razvoj vrednot akademske skupnosti, daje prispevek k razvoju gospodarstva, znanosti, kulture in nacionalne identitete ter tako postaja mednarodna evropska univerza, center odličnosti v izobraževanju in raziskovanju tudi na področju uvajanja novih tehnologij pri izobraževanju, zlasti pa interaktivnih informacijskih tehnologijah. AMEU - ECM razvija in izvajaja aplikativne, interdisciplinarne, evropsko orientirane visokošolske dodiplomske in podiplomske programe, ki so komplementarni obstoječim programom. Programi Arhivistika in dokumentologija (ARHDOK), prvostopenjski študij arhivistike (diplomirani arhivist), drugostopenjski študij arhivistike (magister arhivistike in dokumentologije) in kmalu tudi doktorski študij arhivistike (doktor arhivskih znanosti) se v okviru AMEU - ECM organizirajo kot Fakulteta za arhivistiko. Dobro se zavedamo, da je tak študij potreben zaradi novih znanj, ki so potrebna za reševanje problemov poslovanja s klasično in digitalno zapisano dokumentacijo v Sloveniji in širše saj ta študij podpira drugačno, bolj trajnostno in odgovorno pot k odločanju o tem, kar je ključnega pomena za odnos do obvladanja in celostnega poslovanja z arhivskim in dokumentarnim gradivom, ne oziraje se na to, v kakšnih oblikah in načinih je dokument zapisan MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

11 Znanstvenikom in drugim sodelavcem, ki so vključeni v ta proces izobraževanja, izrekam posebno priznanje v upanju, da se bo sodelovanje med arhivskimi strokovnjaki iz vseh delov sveta nadaljevalo in množilo, ker ima vse to dober vzgled in strokovno oporo v okviru Mednarodnega inštituta arhivskih znanosti Trst Maribor in v požrtvovalnosti profesorjev kakor tudi študentov na Oddelku za ARHDOK na AMEU - ECM. Vesel sem, da bomo danes promovirali že tretjo magistrico arhivistike in dokumentologije! Posebno sem vesel, da v pričujočem zborniku objavljajo svoje prispevke tako predavatelji kakor tudi naši študentje, saj si tako pridobivajo izkušnje in sodelujejo pri pretoku informacij med različnimi arhivskimi znanji. Posebej se zahvaljujem za sodelovanje arhivskim strokovnjakom iz Italije, Avstrije, Hrvaške in Rusije. Želim vam vsem obilo uspehov, organizatorjem simpozija pa iz srca čestitam. Prof. dr. Ludvik Toplak, predsednik AMEU-ECM 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 9

12 prof. dr. Ludvik Toplak, president AMEU - ECM FOR THE 2 nd CONFERENCE PROCEEDINGS OF THE ARCHIVAL STUDIES WITHIN THE 5 th INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE OF ALMA MATER EUROPAEA, ARCHIVES IN THE SERVICE OF MAN MAN IN THE SERVICE OF ARCHIVES, MARCH 2017 In 2009, we felt very privileged at the honour to sign the cooperation agreement with the International Institute of Archival Sciences Trieste Maribor with the headquarters in Trieste (Italy); all with the wish to bring into life a decade long dedication to the archival sciences. Our wishes were implemented and we have exceeded our expectations. The master study programme Archival Sciences and records management offers new and more than needed knowledge for professional work in the professional archives and other archival services, as well as to those who work with records and need additional knowledge to deal with classical and electronic documentation. Archival studies and records management can in this form be studied only at ALMA MATER EUROPAEA EUROPEAN CENTER, MAIBOR (short AMEU ECM); the only such study programme in the whole of the Danube region, middle and southern Europe, follows the principles of transnationality, interdisciplinarity and building bridges between nations that are proud for their over 1,000 year long history, national cultural and political identity and continuity. AMEU ECM is an academic institution, organised as non-profit and non-governmental institution that works under the academic and institutional patronage of the European Academy of Sciences and Arts Salzburg, which is one of the most representative academic institutions in Europe, connecting over 2,000 scientists, academics and professionals, among which one can also find 32 Nobel Prize Winners. AMEU ECM has the accreditation of the National Agency for Quality Assurance of Slovenia and is registered as a research organisation that in addition to the bachelor, master and PhD studies from the fields of Health, Business, Ecology, Dance, Social gerontology and Humanities also carries out the post-graduate study programme Archival Studies and Records Management. Through its educational approach, AMEU- ECM supports the development of cultural elements, professional standards, values of the academic community and gives its contribution to the development of the economy, science, culture and the national identity; this in turn makes her a European university, the center of excellence in education and research also in the area of introduction of new technologies in education, with emphasis on interactive information technology. AMEU ECM develops and carries out applicative, interdisciplinary, European-oriented higher education programmes at under- and post graduate level that are complementary to the already existing programmes of public universities. The study programme Archival Studies and Records Management (ARHDOK) is carried out at the Faculty of Archival Studies at Master level and will start at Bachelor level in the fall, with the PhD programme already in preparation. We are well aware that such study programme needs new knowledge to solve problems of dealing with classical and digital documentation in Slovenia and beyond, because it supports a different, sustainable and responsible path towards deciding what is crucial for managing and dealing with archival material, irrespective of the form and methods of the actual document MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

13 I would like to extend my appreciation and thanks to all scientists, professors and other colleagues who are part of this educational process hoping that cooperation with the professionals for archival sciences will continue at the global scale and with the support of the International Institute of Archival Sciences in Trieste and AMEU ECM and its teachers and students from the ARHDOK study programme. I am also happy to welcome promotion of the 3rd student who completed the master study programme Archival studies and records management. I am especially glad to see that this conference proceedings carry contributions of teachers and students because I believe that this conference gives our students very important experience for the flow of information between different archival knowledge. I would therefore like to thank all professionals from the field of archival sciences, coming from Slovenia, Italy, Austria, Croatia, Russia and elsewhere for their contributions. I wish you all a lot of success and congratulate the organizers of the symposium. Prof. dr. Ludvik Toplak, President of AMEU - ECM 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 11

14 doc. dr. Peter Pavel Klasinc, Dekan študijskih programov s področja Arhivistike in dokumentologije UVODNE MISLI OB DRUGI PUBLIKACIJI - ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV Dovolite mi, da za uvodne misli tega prispevka uporabim latinski pregovor»quidquid agis, prudenter agas et respice finem Kar koli delaš, delaj pametno in se oziraj na konec«, zato ker me je ta misel vodila zadnjih 25 let, in sicer od nastanka samostojne Slovenije leta Takrat smo se organizirali nekateri arhivisti in pristopili k izdelavi elaborata z naslovom Študij arhivistike na Pedagoški akademiji v Mariboru, ki jo je takrat vodil dekan, akademik Jože Pogačnik, ki je bil temu projektu zelo naklonjen. Naša prizadevanja za uvedbo samostojnega štiriletnega študija arhivistike so obrodila sadove z izdelavo obsežnega, več kot 300 strani obsegajočega, elaborata, ki smo ga pripravili v Pokrajinskem arhivu v Mariboru z nekaterimi zunanjimi sodelavci. Elaborat je bil na žalost zaradi nerazumljivih razlogov, povezanih s čisto osebnimi neutemeljenimi odločitvami, zavrnjen. Tudi drugi poskusi na nekaterih fakultetah v Ljubljani, Zagrebu in Zadru ter morda še kje niso obrodili sadov, ker okolica ni bila pripravljena priznati rezultatov analiz glede potreb po tovrstnih specializiranih arhivskih kadrih v profesionalnih in drugih ustanovah (ustvarjalcih). Nekatere težave so bile tudi zaradi pomanjkanja potrebnih znanj s področja arhivistike (arhivske teorije in prakse), nepoznavanja dejstva, da se je arhivistika v drugi polovici 20. stoletju uveljavila kot izrazita interdisciplinarna in večdisciplinarna znanost. V določenem smislu je dolgoletno prizadevanje pokazalo tudi to, da sodobna družba ne priznava arhivski stroki v posameznih okoljih statusa, ki ji glede na pomembnost gre. Stanje se je leta 2012 popravilo, ko je NAKVIS izdal odločbo o akreditaciji druge bolonjske stopnje, magistrskega študijskega programa Arhivistika in dokumentologija na fakulteti Alma Mater Europaea Evropski center Maribor, kjer se bo jeseni vpisala že peta generacija študentov magistrskega študija na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo. S posebnim navdušenjem lahko zapišem, da se bo jeseni na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo na fakulteti Alma Mater Europaea Evropski center Maribor vpisala tudi prva generacija študentov prve bolonjske stopnje študijske smeri Arhivistika in tako bomo čez tri leta dobili prve diplomirane arhiviste. Ob tej priliki bom citiral še en latinski pregovor»repetitio est mater studiorum Ponavljanje je osnova znanja«in na tem mestu ponovno opredelil izhodišča, s katerimi definiramo arhivistiko kot znanstveno vedo. Po splošno veljavnih principih znanosti lahko arhivisti vanjo uvrstijo vse tiste raziskovalne, delovne postopke, ki jih izvajajo na vseh področjih in vprašanjih arhivistike v teoriji in praksi, seveda pod pogojem, da ti zadoščajo vsem merilom, ki so potrebni, da raziskave lahko sploh izvajajo, in jih opredeljujejo kot samostojne znanstvene raziskave. To torej pomeni, da morajo arhivisti poznati: 1. predmet raziskovanja, 2. vzroke raziskovanja in 3. metode, cilje ter omejitve raziskovanja MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

15 Vse te tri pogoje danes arhivisti že izvajajo tudi pri svojem arhivskem strokovnem delu. Pri tem so nujne razmejitve med dejavnostmi in rezultati tovrstnega znanstvenoraziskovalnega dela. Praksa torej ponuja na področju najširše arhivske dejavnosti produkte»strokovnih dejavnosti«, kakor tudi produkte»znanstvenoraziskovalne dejavnosti«. Sodobna arhivistika se ne umika ali ukinja kot zgodovinska pomožna veda, ampak se ob tem uveljavlja kot samostojna znanstvena veda, ki s svojo sistematiko in strukturo ter s svojimi principi ipd. zagotavlja v procesih znanstvenega raziskovanja na arhivskem gradivu in njegovih kontekstih ob enakih povpraševanjih enake rezultate. Ta ugotovitev nas pripelje do nekaterih»običajnih proizvodov«, ki so rezultat miselnih procesov in dejavnosti arhivista pri delu z arhivskim gradivom, kot so: vodnik po fondih in zbirkah arhiva, arhivski inventar, povprečen zapis o arhivskem gradivu v kompleksnejši podatkovni zbirki, priprava historiatov arhivskih fondov in zbirk, izdelava navodil za ustvarjalce arhivskega gradiva, priprava razstav in predavanj ter končno vzpostavitev ustreznih historičnih, zemljepisnih, vsebinskih in drugih kontekstov, ki so opredeljeni z normativnimi kontrolami, ter podobno. Pri tem uporabljene metode raziskovanja ne odstopajo od metod znanstvenega raziskovanja drugih sorodnih (podobnih) ved. Hkrati s tem ugotavljamo, da so obdelane vsebine obravnavane na podlagi znanstvenoraziskovalnih dejavnosti arhivskih strokovnih delavcev in so te oblike vsebin obravnavane tudi pri arhivskih strokovnih dejavnostih. Navajam primer s področja materialnega varstva v arhivih in arhivskih službah. Kot vemo, mora biti arhivsko gradivo ustrezno shranjeno, na primer v predpisanih arhivskih škatlah, ki morajo biti označene na predpisan način. Podatki o obsegu, tipu tehnične opreme ali njihovem zaporedju predstavljajo rezultat nekaterih strokovnih dejavnosti arhivskih strokovnih delavcev. Prihaja torej do nekega prepletanja»znanstvenega«in»strokovnega«, kar s pragmatičnega stališča odseva tudi na vzpostavljenih sistemih izobraževanja, predvsem pa v njihovih pojavnih in formalnih oblikah izobraževanja. Zato se nam postavlja vprašanje, kakšen je pravzaprav status sistemov pridobivanja znanj s področja arhivistike in upravljanja dokumentacije v sodobnih družbah. Ta status lahko opredelimo za srednje dober, saj imamo na eni strani fakultete za arhivistiko kot samostojne entitete znotraj različnih univerz ali akademij. Na drugi strani pa je študij arhivistike omejen le na oddelke posameznih fakultet oziroma na študij z nekaj urami arhivistike znotraj nekaterih drugih predmetov, največkrat zgodovine. Odgovor na vprašanje, zakaj je temu tako, moramo iskati že na ravni strokovne terminologije in preciznih definicij arhivskih strokovnih terminov, kot so arhivistika, arhivske znanosti, arhivska teorija in praksa ipd., in na razumevanju vsebin teh pojmov v različnih družbenih okoljih. Tako je na primer arhivologija (angl. archivology) mednarodno uveljavljen pojem, ki ga naša strokovna terminologija še ne pozna, opredeljena je kot»veda o upravljanju in katalogiziranju arhivskega gradiva«. Njen angleški sinonim je»archival science«. V slovenskem jeziku je bližji pojem»arhivistika«, s katerim označujemo»vedo, ki se ukvarja s teoretičnimi in praktičnimi rešitvami na področju upravljanja arhivskega gradiva«. Arhivistika kot veda nima za cilj preiskovati zgolj posameznega dokumenta, temveč raziskuje strukture celot arhivskega gradiva, njihovo zgodovino, nastanek in pojavnost posameznih dokumentov, vzroke, zakaj so ti postali del tega gradiva, in modele, ki so bili pri tem uporabljeni. Uči principe, po katerih je bilo arhivsko gradivo urejeno tako, da lahko posameznim celotam ostane njegova lastna prvotna ureditev (provenienca). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 13

16 Arhivistika kot znanost torej ni samo znanje o arhivskem gradivu, enako kot tudi poznavanje arhivskega gradiva samega ni arhivska znanost. Arhivistika kot znanstvena veda mora danes brez kompromisov obravnavati vsa področja arhivske teorije in prakse. S posebnimi izobraževanji pa moramo omogočiti in ponuditi možnosti pridobivanja vseh vrst dopolnilnih, torej specifičnih znanj. Naj bosta letošnje srečanje in objava prispevkov v drugi številki zbornika Arhivi v službi človeka človek v službi arhivov namenjena v prvi vrsti profesorjem in študentom Oddelka za arhivistiko in dokumentologijo ter nekaterim spoštovanim arhivskim kolegom kot dokaz našega skupnega prizadevanja za razvoj in uveljavitev arhivske znanosti. Doc. dr. Peter Pavel Klasinc, arhivski svetnik Dekan študijskih programov s področja arhivistike in dokumentologije Alma Mater Europaea Evropski center Maribor Arhivi varuhi resnice Arhive so še pred nedavnim imenovali varuhe spomina. Njihova družbena vloga se je spremenila. Biti varuh spomina pomeni sprejeti in varovati tisto, kar drugi določijo, da tvori spomin naroda, države. Danes mora biti vloga javnih arhivov in seveda arhivistov povsem druga. Postati morajo dejavni iskalci resnice. Biti varuh resnice pomeni najprej iskati in najti dokumente, ki razkrivajo resnico, jih določiti kot arhivsko gradivo, prevzeti v arhiv, urediti in popisati, skrbno hraniti in premišljeno urediti uporabo. Paradigma arhivistike se je spremenila, se mora spremeniti, kot se je spremenila družbena stvarnost. Arhivsko gradivo ni le material za zanimive razprave, temveč tudi dokaz določenih dejstev, dejavnosti. Je ne le osnova za zanimive raziskave, temveč temelj pravne države, pomoč državljanom pri iskanju pravičnosti in zaščiti pravic MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

17 dr. Peter Pavel Klasinc, Dean of the study programme Archives and Documentology OPENING THOUGHTS TO THE SECOND ISSUE OF THE ARCHIVES SERVING PEOPLE PEOPLE SERVING ARCHIVES Allow me to resort to the Latin phrase»quidquid agis, prudenter agas et respice finem«whatever you do, do it wisely and consider the end as an introductory thought to this paper, because it has been leading me for the last twenty-five years, that is from the birth of independent Slovenia in At that time, some of us archivists gathered and started working on an essay entitled»archival Studies at the Pedagogical Academy in Maribor«, which was then run by a dean, namely the academic Jože Pogačnik, who showed great interest in the project. Our efforts to establish an independent four-year program in Archival Science bore fruit and in the premises of the Regional Archives in Maribor, with the cooperation of external experts, we wrote an extensive, over 300 pages long, study. Unfortunately, this was rejected for incomprehensible reasons, related to purely personal and groundless decisions. Other attempts carried out in some faculties in Ljubljana, Zagreb and Zadar and maybe somewhere else, too did also not bear fruit, since the environment was not ready to acknowledge the results coming from analyses on the need for professional and other institutions (creators) to have at their disposal human resources specialised in the archival field. Some difficulties were a consequence of a lack of knowledge in the archival realm (archival theory and practice) and unawareness of the fact that during the second half of the XX century, archival science had established itself as a strongly interdisciplinary and multidisciplinary area of study. In a certain way, many years of efforts have also showed that some areas of our society do not give credit to archival experts for the status they deserve in light of their relevance. The overall situation improved in 2012, when the Slovenian Quality Assurance Agency for Higher Education NAKVIS, issued a decision on the accreditation of study programs at the 2nd-cycle level of the Bologna process and, specifically, of the graduate study in Archives and Records Management at Alma Mater Europaea European centre Maribor. The fifth generation of students is expected to enrol in autumn at the Department of Archives and Records Management and I am particularly excited to add that the first generation of students from the first-cycle level will also enrol in autumn. So in three years we will have our first archival undergraduates. In this regard, I will quote the Latin proverb»repetitio est mater studiorum«repetition is the mother of learning and reconsider here the starting points that allow us to define archival science as a scientific discipline. According to generally accepted principles of science, any research- or work-related process developed in any area of archival theory and practice may fall into this discipline provided, of course, that such processes entirely comply with the requirements needed for the research itself to take place and that the latter is defined as independent scientific work. This means that archivists have to be acquainted with: 1. the research subject; 2. the motivation for research; 3. the research methodology, objectives and constraints. Archivists already comply with the three above-mentioned requirements when engaged in professional archival work. As far as the latter is concerned, it is important to distinguish between the activities involved in scientific work and the results deriving from it. Customary practice thus offers in the field of archival activities, here considered in the widest possible sense, both technical/ professional activities and scientific/research activities. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 15

18 Contemporary archival science is neither drawing back nor being left out as an ancillary discipline to history. On the contrary: it is establishing itself as an independent scientific discipline that, thanks to its own system, structure, principles etc., ensures the same results from the same queries in scientific-research processes on archival material and related areas. Such an acknowledgment leads us to some usual products, resulting from thinking processes and activities carried out by archivists engaged in work on archival material: guides to archival fonds and collections, archival inventories, average records of archival material in fairly complex databases, historical accounts of archival fonds and collections, instructions for archival material creators, preparing exhibitions and lectures and, eventually, providing the proper historical, geographical, content etc. frameworks that are identified by normative controls and others alike. The research methodology applied in these cases does not depart from the one used in other (similar) disciplines. Whereas it is true that managed contents are discussed by archival professionals on the basis of scientific-research activities, it is also true that their actual manifestations are dealt with based on technical-professional archival activities, too. I will quote an example regarding material protection in archives and archival services. As we know, archival material has to be properly preserved, for instance in specific boxes with a specific code. Data on their extent, the type of technical equipment or their chronological order result from specific archival activities carried out by archival professionals. Therefore, the»scientific«and the»professional«dimension come to some sort of intertwinement. This also reflects, on a practical level, in the existing education systems and, most of all, in their concrete manifestations and formal frameworks. This is why we are faced with the following question regarding the systems that in contemporary societies allow acquiring knowledge in the field of archival science and records management: what kind of status do they actually have? Their status can be described as fairly good, since on the one hand there are faculties of archival science operating autonomously within universities or academies. On the other hand, though, archival studies are confined to faculty departments or academic programmes including some hours of archival science in addition to other subjects, mostly history. The answer to the question why it is so, then, has to be found at the very level of technical terminology and specific definitions given to archival terms such as, among others, archival science and archival theory and practice as well as in the way these concepts are understood in various segments of the society. This is the case, for instance, of archivology, a universally recognised concept, still not represented in our technical terminology and defined as»a science that deals with managing and cataloguing archival material«. An English synonym for it is archival science. A closer concept in the Slovenian language is arhivistika, which denotes»a science that deals with theoretical and practical solutions related to the management of archival materials«. Archival science, as a discipline, does not aim at examining single documents, but the structures of entire units of archival materials and their history, the origins and appearance of specific documents, the reasons why these have become part of archival materials and the paradigms used in the process. Archival science studies the principles according to which archival materials have been arranged in a way that allows archival units to maintain their original arrangement (principle of provenance). Archival science, as a discipline, is not a mere study of archival materials, as well as being acquainted with archival materials in itself, does not relate to archival science MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

19 Archival science, as a scientific discipline, has nowadays to deal with every facet of archival theory and practice, with no compromises whatsoever. By means of distinctive training we have to provide opportunities to acquire any kind of additional specialised knowledge. I hope that this year's meeting and the related contributions published in the second issue of our miscellany Archives serving people People serving archives can be a proof of our efforts to develop archival science and help it establish itself, thus addressing first of all professors and students from the Department of Archives and Records Management as well as other esteemed colleagues. Archives - guardians of the truth Archives have recently been called guardians of memories. Their role in the society has changed. To be a guardian of memories means to accept and protect what others decide to form a memory of a nation, of a state. Today the role of public archives and archivists should be completely different, of course. They must become active seekers of truth. Being a guardian of truth means, first they search and find documents that reveal the truth and determine them as archival records, take them to the archive, arrange them and describe, carefully preserve them and thoughtfully regulate their use. The paradigm of archiving has changed, it must be changed as the social reality has changed. Archival records are not only material for interesting discussions but also the proof of certain facts and activities. These are not only the basis for interesting research but also the foundation of the rule of law and help to citizens in finding justice and protecting rights. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 17

20 dr. Bojan Cvelfar, Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, direktor O ARHIVU R. SLOVENIJE IN PROJEKTU E-ARH.SI V Arhivu Republike Slovenije, kot največjem in osrednjem slovenskem državnem arhivu skrbimo za arhivsko gradivo, nastalo pri delu državnih organov in drugih javnopravnih oseb, ki jih ustanavlja država in delujejo na njenem celotnem območju. Arhiv ima sicer že skoraj 150-letno tradicijo, kot samostojna institucija pa deluje od leta Trenutno deluje kot organ v sestavi Ministrstva za kulturo. Naša temeljna naloga je prevzemanje, urejanje, popisovanje in omogočanje uporabe nacionalne arhivske kulturne dediščine Republike Slovenije. Med ostalimi nalogami pa velja izpostaviti predvsem stalno izobraževanje in usposabljanje tako zaposlenih v arhivih kot tudi tistih, ki so za upravljanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom zadolženi pri naših ustvarjalcih. Prav zato z velikim veseljem pozdravljamo trud organizatorjev takšnih in podobnih konferenc, ki jih s tega zornega kota tudi podpiramo in na njih radi sodelujemo. Naše delo pa iz dneva v dan bolj posega v elektronsko poslovanje, ki je v vseh sferah družbe že dodobra uveljavljeno. Javni arhivi smo tako dolžni poskrbeti za varovanje dela dokumentacije, ki ima pomen za znanost in kulturo ter pravno varnost posameznikov in države tudi v elektronski obliki. V zadnjih nekaj letih smo s težavo uspeli vzpostaviti temelje slovenskega elektronskega arhiva, odobritev evropskih sredstev v ta namen pa pomeni dobro podlago za njegov nadaljnji razvoj. Pričakujemo, da bomo ob koncu projekta slovenski arhivi sposobni prevzemati in zainteresirani javnosti ponuditi v uporabo tako dokumente, izvirno nastale v elektronski obliki, kot tudi raznovrstno digitalizirano arhivsko gradivo. Konkretno to pomeni, da bodo naši uporabniki lahko do arhivskega gradiva dostopali hitreje. Z vzpostavitvijo virtualnih čitalnic se bomo trudili, da bo čim več arhivskega gradiva dostopnega na daljavo, tako rekoč iz domačega naslanjača. Posebno pozornost namenjamo tudi potrebam starejših in oseb s posebnimi potrebami, za katere želimo prilagoditi rešitve s področja e-arhiviranja kot tudi samo elektronsko arhivsko gradivo. Eden od temeljnih ciljev projekta, kot že rečeno, je torej povečati dostopnost arhivskega gradiva, vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti. Gradivo v fizični obliki (npr. na papirju ali mikrofilmih) želimo z digitalizacijo dodatno zaščititi ter primerno poskrbeti za njegovo dolgoročno hrambo in uporabo v digitalni obliki. Gradiva namreč pri naših ustvarjalcih nastaja iz leta v leto več. V obdobju želimo samozavestno, zanesljivo in stroškovno učinkovito nadaljevati z razvojem e-arh.si na podlagi strokovnih spoznanj, pridobljenega znanja in najboljših praks na področju dolgoročnega ohranjanja elektronskega arhivskega gradiva. V nadaljnjem razvoju sistema e-arh.si se bomo osredotočili še na dolgoročno ohranjanje drugih tipov gradiva, kot so to avdio/video, e-pošta, spletne strani, družbena omrežja, prostorski podatki in 3D modeli. Pri razvoju e-arh.si sledimo evropskemu in nacionalnemu interoperabilnostnemu okviru, kar poenostavljeno pomeni zmožnost e-arh.si in poslovnih procesov, ki jih podpira, da izmenjuje podatke, informacije ter znanja na evropskem in nacionalnem nivoju. Nadaljnji razvoj slovenskega elektronskega arhiva je usklajen s Strategijo in izvedbenim načrtom nadaljnjega razvoja slovenskega elektronskega arhiva, ki jo je marca 2016 potrdila tudi Vlada RS. Projekt ima seveda natančno določen terminski in finančni načrt. dr. Bojan Cvelfar Direktor arhiva RS MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

21 dr. Bojan Cvelfar, Director of the Archives of Republic of Slovenia ABOUT THE ARCHIVES OF THE REPUBLIC OF SLOVENIA AND E-ARH.SI PROJECT In the Archives of the Republic of Slovenia, as the largest and the central Slovenian National Archives we are taking care for archival records created in the work of state bodies and other public law entities, which are established by the State and act in its entire area. National Archives has already almost 150-year tradition and as an independent institution has been operating since Currently, it works as a state body within the Ministry of Culture. Our basic task is receiving, editing, inventorying and enabling the use of national archival heritage of the Republic of Slovenia. Among other tasks it should be pointed out the continuing education and training of the employees in the archives as well as those, who work in the area of record management and archives at our record creators. Therefore, we are welcoming with great pleasure the efforts of the organizers of such conferences, which we are supporting and willingly participate. Our work each day more interfere in electronic operating with records, which is in all spheres of our society already well established. Public archives are also obliged to provide the protection of that part of the documentation that has significance for science and culture as well as for legal certainty for individuals and for the state, including records in electronic form. In the last few years, we managed with certain difficulty to establish the foundations of Slovenian electronic archives. The approval of the European funds for this purpose is a good basis for its further development. We expect that at the end of the project Slovenian archives will be capable to receive electronic records and offer the use of such records, originally created in electronic form, as well as a variety of other digitized archival records. Specifically, this means that our users will be able to access to archives faster. By creating virtual reading rooms, we will try to make as many archival records accessible at a distance, so to speak, without leaving your armchair. Special attention is given to the needs of the elderly and persons with disabilities, so we want to adapt solutions for electronic archiving and electronic archival records. One of the fundamental objectives of the project is therefore to increase the accessibility of archives to all interested users, regardless of their ability. We want to protect records in physical form (eg. on paper or on microfilm) with the digitalization and additionally providing a proper long-term storage and availability of those records to users in digital form. The amount of records, created at our creators is increasing each year. In the period we want with confidence reliably and cost-effective to continue with development of e-arh.si on the basis of expert knowledge, lessons learned and best practices in the field of long-term preservation of electronic archives. In further development of the system e-arh.si we will focus on the long-term preservation of other types of records, such as this audio / video, , websites, social networks, spatial data and 3D models. In developing e-arh.si we follow the European and national interoperability framework, which in simple terms means the ability of e-arh.si and business processes, that e-arh.si support, to exchange data, information and knowledge on European and national level. Further development of the Slovenian electronic archive is in line with the strategy and implementation plan of further development of Slovenian electronic archives confirmed by the Slovenian Government in March The project, of course, obtain a well-defined schedule and financial plan. dr. Bojan Cvelfar Director of the Archives of Republic of Slovenia 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 19

22

23 PRISPEVKI

24

25 dr. Larin Mikhail Head of the Department of automated systems of administration s records provision of the Historical and Archival Institute of the Russian State University for Humanities, Moscow, Russia/ Zgodovinski in arhivski inštitut Ruske državne univerze za humanistiko, Moskva, Rusija INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE KOT MOST MED ARHIVI IN DRŽAVLJANOM INFORMATION TECHNOLOGIES AS THE BRIDGE BETWEEN ARCHIVES AND CITIZEN Abstract Active introduction of modern information technologies greatly changes the image of archival system, turning it into high technological socially- significant establishment, the centre of science and culture, opened for users. Use of archival records of the Russian Federation Archival Fond is a component of the Informatization Program of the Russian Federation s archival activity. This Program includes realisation of comprehensive expansion of public access to archival records. Thus, the portal way of access to archival information resources is very important. The perspective to create a uniform information infrastructure of the country s archives, which will give a chance of optimum use of the archives not only by users within the country, but also by foreign researchers, is viewed in the report. Keywords: information technologies, access to archives, virtual reading room, interaction of archives and users, usage of archival records Izvleček Dejavno uvajanje sodobnih informacijskih tehnologij v veliki meri spreminja podobo arhivskega sistema in ga spreminja v tehnološki obrat velikega družbenega pomena, središče znanosti in kulture, odprto za uporabnike. Uporaba arhivskega gradiva Ruske federacije je sestavni del informatizacije Programa arhivske dejavnosti Ruske federacije. Ta program vključuje izvedbo celovite širitve dostopa javnosti do arhivskega gradiva. Način dostopa prek portala do arhivskih informacijskih virov je zelo pomemben. V tem prispevku je prikazana perspektiva, s katero se bo ustvarila enotna informacijska infrastruktura arhivskega gradiva v državi, ki bo dala možnost za optimalno uporabo arhivskega gradiva ne samo s strani uporabnikov v državi, ampak tudi tujih raziskovalcev. Ključne besede: informacijske tehnologije, dostop do arhivov, virtualna čitalnica, interakcija arhivov in uporabnikov, uporaba arhivskega gradiva. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 23

26 Introduction At the International Congress on Archives in Seoul, in his main plenary report, John Hocking, assistant of the UN Secretary - General, drew attention to the role of archives in modern world and their importance for full protection of human rights and interests. J. Hocking has called for promotion of archival activity in the present - day world. Figuratively speaking, he invited archivists to come out of the box, in which, in his opinion, they exist, and, thus, to solve the problem of improving relations between archives and the outside world due to the greater openness of archives. In our opinion, such improvement can be achieved through the use of information technologies, which can serve as the bridge between citizens and archives. The main methods of activation of cooperation between archives and their users in the process of getting necessary news, legal framework of such cooperation, execution of social and legal and thematic requests of users are analysed in the report. Moreover, basic forms of the use of archival records: catalogues, registers of unique records, guides to the Russian archives, electronic inventories, online - projects of exhibitions, electronic library, services to users in electronic form, are presented in this work. Digitisation as a basic information technology Problems of archival records digitisation are solved by archival services in different countries. For example, the National Archives and Records Administration of the USA (NARA), in its strategy for , marked the goal To provide the availability of records and information. To achieve this aim, it is necessary to make the records in electronic form available to the public in order that anyone can find, study and get the needed information from them. First of all, it is planned to complete the long-term work on fonds description in the online catalogue. The first online catalogue on the fonds of the NARA was launched in Nowadays the level of catalogue s fullness is 83%. The NARA archivists continue to enter basic archival metadata into the catalogue, so that the users have full information about the records, stored in its holdings. It is also planned to accelerate archival processing of analogue and electronic records to make archival records accessible to the public faster. The key technology will be improvement of electronic processing environment that allows the staff, engaged in storage, digitisation and description of archival records, to work in conditions, providing support and enhance of accelerated processing of records. The task of NARA is to digitise all records and make them available online. The experts have already begun to fulfil this work. The direction To provide the availability of records and information covers all the main types of work to ensure access, beginning from appraisal and to long-term preservation and processing of archival records. All the work of NARA with the federal government records is aimed at records availability. Archives of various countries, including the Russian Federation, are working in the same direction. Let us consider the characteristics of information and communication technologies, used in the Russian archives within the interaction between citizens and archives. They can serve as a bridge between citizens and archives. Information services on the basis of archival records All archives of the Russian Federation, without exception, are obliged to fulfil the social and legal and thematic requests as the state or municipal services. The Federal law from July 27, 2010, 210-FZ On the organization of public and municipal services states that the services are provided at the applicants requests, within the powers of public authority, local authority, state (municipal) institutions and/or organisations, involved in rendering services. They include: organisation of information support of users through the records of the Russian Federation Archival Fond and other archival records; execution of requests of Russian and foreign citizens and also the stateless persons, connected with implementation of their legitimate rights and freedoms, proper registration of archival inquiries, sent to foreign countries MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

27 This service provides for fulfilment of social and legal and case requests, received by archives at the personal appeal of citizens by post, , through official websites, special portals, electronic channels of interaction with other institutions (the Russian Federation Pension Fond, Multifunctional centre of state services (MFTs), etc.). Their volumes have been greatly increased recently. In 2015, the country s archival institutions discharged more than 4.5 million social and legal inquiries, which is 15% higher than in In 2015, 74% social and legal inquiries were fulfilled by municipal archives, 25% by the state archives of the Russian Federation entities, and 1% by the federal archives. The quantity of thematic inquiries, executed by the archives over the past 5 years, also significantly increased, and this increase was due to genealogical inquiries: from 726 thousand inquiries in 2011 to 910 thousand ones in 2015, that is for 25% higher. It has increased by 66% in the federal archives, by 25% in the archives of the Russian Federation entities and by 24% in the municipal archives. In these circumstances, the archives of all levels implement a set of administrative and technological measures to ensure timely and qualitative realisation of requests. Manuals, directories, databases, the newest information technologies, work with users via the Internet, mechanisms of cooperation with other organisations, involved in rendering services, are developed and introduced. To improve the effective activity of Rosarchiv and the federal archives, a reference - information centre of the federal archives was created. The centre s objectives are as follows: information support of the applicants, including information about the places of records storage, required for the execution of their requests; execution of requests, received by a personal visit by post, , facsimile, from public authorities, the Pension Fond of the Russian Federation (PFR), MFTs, through a single portal of public and municipal services (functions) (EPGU), Reference signal telephone centre of the Russian Federation Presidential Administration. The necessary information resources are formed to improve this work now. The All-Russian reference - information system Database of the storage places of personnel records, including information about the records, stored in state, municipal and departmental archives of the Russian Federation, should play an important role in this case. Its creation will allow: compliance with all necessary standards, regulating the presentation of data in the system; completeness and integrity of data as the information search will be carried out, not only within one archives or an entity of the Russian Federation, and in all the archives participants of the project; ability to work with new information system by the archives, in which due to the lack of human and material resources, directories are maintained according to the old way - in the form of a simple list of organisations. Rosarchiv and the Centre have already started to create this system. Its software has been developed. Nowadays, the combined information base includes data only from the federal archives, and contains more than 27 thousand entries. Since 2016, the work on filling the database by the information from the archives of the entities of the Russian Federation has been started. It is planned to put the open part of the database on the places of personnel records storage into the portal Archives of Russia, which will increase the efficiency of work with social and legal inquiries, reduce the quantity of non-profile requests (now it is in average of 20%) and it will greatly help citizens. In 2015, the Unified automated system of registration and control for requests execution (AIS Requests ) was introduced and registered by Rosarchiv, for optimisation of the work with citizens and organisations. It now includes all users requests, received by Rosarchiv, the Centre and the federal archives, located in Moscow. This system allows: to establish a single standard procedure of the service from receipt of request until its execution; to increase efficiency and effectiveness of service provision; 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 25

28 to ensure openness and transparency of the process of incoming requests execution, the opportunity to control the quality and fixed dates at all stages; to monitor activities of Rosarkhiv, the Centre, the federal archives for implementation of social and legal and thematic inquiries; to maintain functioning of the system centrally, including its management, information security, modernisation; to make necessary management decisions promptly. Transfer of public and municipal services into electronic form leads to improvement of their quality and accessibility. According to the Federal law from October 22, 2004, 125-FZ On Archival activity of the Russian Federation (p. 3 of Art. 26), users requests can be received electronically, including via the Internet. The official website of Rosarchiv contains detailed information about the agency and its activity, including public services, provided by the agency and subordinate federal archives. Entering into the special section Applications of citizens, one can fill out a form to apply to Rosarchiv electronically. The quantity of such requests is more than half out of all requests. Today, social and legal and case requests in electronic form are accepted almost by all archival institutions in the country. They are sent via , through official websites or portals of archival institutions and authorities, through EPGU or the portal of public and municipal services of the Russian Federation. Another aspect of the transfer of archives to the services in electronic form is introduction of electronic interaction with the Pension Fond of the Russian Federation, from the territorial offices of which 30-70% of social and legal requests of citizens are received by the archives. The practice of providing state and municipal services through MFTs is carried out on the basis of appropriate agreements. Such practice is useful for users as it has significantly reduced the time for processing requests by the archives employees, owing to the information technology. So far, the municipal archives actively cooperate with MFTs. The lists of services, provided by various archives through MFTs are substantially different. Cooperation of archival institutions with MFTs is complicated by the absence of electronic interaction between MFTs and archives in some regions, as well as the electronic interaction between MFTs of different entities of the Russian Federation. Access to archival records, their copies, reference and search aids Access to archival records is regulated by the Federal law from October 22, 2004, 125-FZ On archival activity of the Russian Federation, the Rules of storage, acquisition, control and use of the records of the Russian Federation Archival Fond and other archival records in state and municipal archives, museums and libraries, institutions of the Russian Academy of Sciences and the Procedure for the use of archival records in state and municipal archives, Usage of the records of the Russian Federation Archival fond is an integral part of the Programme of Informatisation of the Russian Federation archives, aimed at a comprehensive expansion of public access to archival records. An information portal Archives of Russia has been set up. The main goal of the Portal is to provide additional opportunities for archives users to get access to the archives, finding aids and specific records, their collections, based on modern information technologies. The portal Archives of Russia gives the opportunity to make direct access to regional archival resources, and it allows the possibility of its extension and additions MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

29 Creation of the information system The unified electronic reading room of the federal archives Rosarkhiv is currently working on the creation of the information system The unified electronic reading room of the federal archives. It is planned to integrate finding aids of the federal archives, access to which will be free, and provide the view of electronic copies of archival records via a secure application on a fee basis in this system. The user can place an order for getting a file in the archives reading room, order a copy of the record in electronic form for receiving by and by post, as well as make an order of scanning the file, absent in the electronic reading room. So, the electronic reading room will allow the users to get all the opportunities, offered to them by traditional reading room during their visit, but remote access. The necessary condition for providing access is registration of users in the unified electronic reading room. So, it is planned to integrate the system with the federal state information system The unified system of identification and authorization (ESIA) and the Portal of state and municipal services. Such measure will reduce the cost of processing and control of executing requests with potential increase of their quantity. In a pilot regime the first four federal archives will be connected to the system (the State Archives of the Russian Federation (GARF), the Russian State Archives of Economics (RGAE), the Russian Military and Historical Archives (RGVIA), the Russian State Historical Archives (RGIA)). Nowadays the Electronic reading room projects are implemented, and they have already been realized in 19 entities of the Russian Federation. However, in these reading rooms the opportunities for users are presented in different ways. None of them has a comprehensive set of traditional services of the reading room. Access of the Internet audience is given only in 11 from 14 of realized projects, and three of them provide access to the system in the reading rooms of archives locally. In each of the implemented projects users have free access to the finding aids and the possibility of distant order of files to work with them in the reading room. Remote access to electronic copies of archival records is possible only in eight electronic reading rooms. Presentation of the country archives in the Internet All federal archives have their own websites. The state archives of the Russian Federation entities are also presented on the web by their own websites, or sections on the site of regional authority of the archival activity. Somewhat different situation happens with the municipal archives. Some of them have their own sites, but mostly the information about them is available on the websites of the administrative bodies of archival activity of the Russian Federation entities and the websites of local governments. And it is often difficult to find it. In some entities of the Russian Federation the unified automated information systems of archives are functioning within the region, some of which contain information about municipal archives. In January 2016, an upgraded version of the portal Archives of Russia started to work. A single information technology infrastructure was created. Information about each archive is presented on the portal, from contacts and news to the information about its information resources. General characteristics of fonds of the federal and state archives is given on the field portal as part of the database Guide to the Russian Archives and thematic directories. Since 2011, a federal state information system Central fond catalogue has been put on the Portal. In September 1, 2016, the database contains 930,718 definitions of records at the level of fonds (about 80% of the total volume of descriptions and about 30% of descriptions on the level of files, stored in the federal, regional and municipal archives from 60 entities of the Russian Federation). Since 2013, the Portal of Rosarchiv includes the Registry of unique records of the Russian Federation Archival fond with a full-size image of each unique record and its description (575 records). The Database of declassified files and records of the federal state archives is updated with new information annually. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 27

30 In January 1, 2016, about 37% of inventories were digitised, of which 68% are available in reading rooms and 42% on the Internet at sites of archives in the archives of Russia. Full indexing of records on the level of files was held in the State Archives of the Russian Federation (GARF). And the information search resource was created on their basis and put on the Internet. The inventories of the Russian State Archives of Early Acts (RGADA), the Russian State Historical Archives (RGIA), the Russian State Archives of Navy (RGAVMF) were almost completely digitalised, a significant number of digitalised inventories are available in the Russian State Archives of Literature and Art (RGALI), the Russian State Archives of Social and Political History (RGASPI), the Russian State Archives of Economics (RGAE), the Russian Military and Historical Archives (RGVIA). The work on digitalisation and presentation of inventories in the federal archives on the Internet is ongoing. Publication of thematic collections and virtual exhibitions, based on the records of the Russian Federation Archival Fond on the portal Archives of Russia, was realised. The thematic inter-archival sites, such as, the site Records of the Soviet era, opened by Rosarkhiv in June 2013, which includes the electronic publications of archival records images with descriptions, were produced and developed. About 2.5 million images of archival records are included on the site now. According to the statistics the users demand of information resources of the Russian archives, presented by the Internet, is very high. Thus, the total quantity of visits of the federal archives sites has increased by almost five times in five years and, in 2015, there are more than 3.5 million visits per year. A similar situation can be noticed in the Russian Federation entities. Conclusion The processes and technologies, presented in the report, greatly enhance the opportunities for citizens to interact with archives. They create the strong modern bridge for access to archives, using modern information technologies. References Федеральный закон от , 125-ФЗ. Об архивном деле в Российской Федерации. Available at Hedbeli, Z., Mokrovic, N. (2015). Managing a Photograph Collection: ARKzin photo archive case study. In: Atlanti. Review for modern archival theory and practice. Trieste, Maribor, vol. 25, 1, Klasinc, P. P. (2015). From Classical to Contemporary Problems of Archives and Archivists. In: Atlanti. International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor. State Archive of Trieste. Trieste, Maribor, vol. 25, 1, Materials of the XVII International Congress on Archives. International Council on Archives. Australia, Brisbane Available at Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах. (2013 г.). Available at Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. (2007 г.) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

31 Tato, G. (2013). The Italian National Archival System (SAN Sistema Archivistico Nazionale Italiano): The New Portals and the Contribution of the State Archives of Trieste. In: Atlanti. Review for modern archival theory and practice. Special edition. In honorem Charles Kecskemeti, Trieste, Maribor, Указ Президента Российской Федерации от О Федеральном Архивном Агентстве. Официальный сайт Федерального Архивного Агентства: press/ shtml Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их архивного хранения. Аналитический обзор. Под редакцией М.В. Ларина. (2014). Федеральное архивное агентство. М., ВНИИДАД. Povzetek Dejavno uvajanje sodobnih informacijskih tehnologij v veliki meri spreminja podobo arhivskega sistema in ga spreminja v tehnološki obrat velikega družbenega pomena, središče znanosti in kulture, odprto za uporabnike. Uporaba arhivskega gradiva Ruske federacije je sestavni del informatizacije Programa arhivske dejavnosti Ruske federacije. Ustanovljen je informacijski portal»arhivi Rusije«(Archives of Russia). Glavni cilj portala je, zagotoviti dodatne možnosti za uporabnike arhivskega gradiva, da bi dobili dostop do arhivov, pripomočkov in posebnih evidenc in zbirk prek sodobnih informacijskih tehnologij. Portal»Arhivi Rusije«daje možnost neposrednega dostopa do regionalnih arhivskih virov in omogoča izboljšave. Vsi arhivi Ruske federacije so brez izjeme dolžni izpolnjevati družbene, pravne in vsebinske zahteve države ali lokalnih oblasti. Uporaba arhivskega gradiva Ruske federacije je sestavni del Informacijskega programa arhivske dejavnosti Ruske federacije. Ta program vključuje izvedbo celovite širitve dostopa javnosti do arhivskega gradiva. Način dostopa prek portala do arhivskih informacijskih virov je zelo pomemben. V tem prispevku je prikazana perspektiva, s katero se bo ustvarila enotna informacijska infrastruktura arhivskega gradiva v državi, ki bo dala možnost za optimalno uporabo arhivskega gradiva ne samo s strani uporabnikov v državi, ampak tudi tujih raziskovalcev. Glede na statistiko je povpraševanje uporabnikov do informacijskih virov ruskih arhivov, ki so dostopni na spletu, zelo visoko. Zabeležen je petkratni porast skupnega obiska zveznih arhivov v petih letih in v letu 2015 je zabeleženo več kot 3,5 milijona obiskov. Postopki in tehnologije, ki so predstavljeni v poročilu, močno povečujejo možnosti za interakcijo državljanov z arhivi. Z uporabo sodobnih informacijskih tehnologij se ustvarja močan sodobni most za dostop do arhivskega gradiva. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 29

32 red. prof. dr. Jedert Vodopivec Tomažič, konservatorsko-restavratorska svetnica / Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije Judita Šega, arhivska svetnica, vodja enote, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Enota v Škofji Loki OPORNE TOČKE ZA PREMISLEK PRI NAČRTOVANJU ADAPTACIJE ALI NOVOGRADNJE ARHIVSKIH DEPOJEV NA PRIMERU ŠKOFJELOŠKE ENOTE ZGODOVINSKEGA ARHIVA LJUBLJANA FACTS TO CONSIDER WHEN PLANING ADAPTATION OR A NEW CONSTRUCTION OF ARCHIVAL REPOSITORIES BASED ON THE EXAMPLE OF ZGODOVINSKI ARHIV LJUBLJANA (HISTORICAL ARCHIVES LJUBLJANA), UNIT ŠKOFJA LOKA Izvleček Pričujoči prispevek je nastal na željo slovenskih arhivistov, da pripravimo izhodiščne oporne točke, ki bi jim bile v pomoč pri pripravi projektne naloge za adaptacijo oz. novogradnjo arhivskih depojev. Narejen na osnovi strokovne literature in lastnih izkušenj, ki sta jih avtorici prispevka pridobili ob svojem dosedanjem delu in ob stiku s problematiko arhivskih depojev. Za gradivo, ki ima značaj arhivske dediščine, je izjemno pomembno, da je hranjeno v varnih, statično stabilnih in klimatsko ustreznih depojih. Ključne besede: arhivi, depoji, zahteve, oporne točke, adaptacija, novogradnja. Abstract The paper was written upon the request of Slovenian archivists, who needed some focus points to help them prepare for various projects of adaptation and new construction of archival repositories. It was written based on expert literature and based on personal experience acquired so far by the authors through their work and their dealings with issues of archival repositories. It is imperative that documents, considered to be archival heritage, are kept in repositories that are safe, statically stable and climatically suitable. Keywords: archives, repositories, requirements, focus points, adaptations, new constructions MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

33 Uvod Obilica gradiva in razmeroma zapleteno varovanje različnih materialov in vrst gradiva, ki jih je ustvarilo predvsem 20. in jih 21. stoletje, terja upoštevanje določenih pravil, navodil in standardov, ki se nanašajo na ustrezno hrambo, požarno in poplavno varnost v arhivskih depojih. Za gradivo, ki ima značaj arhivske dediščine, je izjemno pomembno, da je hranjeno v varnih, statično stabilnih in klimatsko ustreznih depojih. Vsi, ki so udeleženci v procesu gradnje ali adaptacije arhivskih depojev, morajo smiselno uporabljati veljavne predpise, priporočila in standarde. Učinkovito varstvo je mogoče doseči predvsem z boljšim načrtovanjem, kar pomeni, da se morajo pri tovrstnih projektih veliko bolj usposobiti vsi sodelujoči, od naložbenikov in projektantov do izvajalcev, predvsem pa arhivisti sami. Najpomembneje pa je, da so vsi sodelujoči zelo dobro seznanjeni z vsemi potrebnimi strokovnimi spoznanji, tudi z negativnimi izkušnjami pri že izvedenih projektih, in da so vključeni že v najzgodnejše faze načrtovanja. Izvleček iz uredbe Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva 1 določa načine izvajanja materialnega varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: gradivo), da se pri hranjenju, urejanju, popisovanju, uporabi, prevozu in razstavljanju ne poškoduje, uniči ali kako drugače izgubi. Materialno varstvo obsega določitev pogojev za ustreznost prostorov in opreme za hranjenje gradiva in določitev potrebnih ukrepov za zavarovanje gradiva pred tatvinami, vlomi, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, vdorom svetlobe ter pred drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi. Uredba določa da so arhivska skladišča: ločena od drugih prostorov in se uporabljajo samo za hranjenje arhivskega gradiva, protipotresno grajena, postavljena na mestu, varnem pred vdorom vode, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave ter podobnih nevarnih napeljav in sistemov, grajena iz požarnovarnih materialov, grajena tako, da zagotavljajo pravilne mikroklimatske pogoje za hrambo gradiva, ustrezno hidro- in termoizolirana, zavarovana pred požarom, vlomom in strelo, v vseh prostorih opremljena z ustrezno električno napeljavo z napravami za izklop električnega toka, opremljena s svetili, ki nimajo škodljivih sevanj. Poleg tega morajo arhivska skladišča imeti: ustrezno kovinsko ali leseno 2 opremo, ustrezne gasilne aparate in sisteme, higrometre in termometre, naprave za javljanje požarov, vlomov in izlivov vode, zaščito pred vdorom svetlobe, tudi če je gradivo s svojo tehnično opremo dovolj zavarovano, ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva. 1 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Ur. l. RS, št. 86/2006. Pridobljeno s gov.si/si/zakonodaja_standardi_in_dokumenti/predpisi_s_podrocja_arhivske_dejavnosti_v_sloveniji/. 2 V uredbi lesena oprema ni navedena, vendar če je les zdrav in ne oddaja smolnih ali hlapnih substanc, ni razloga, da bi leseno opremo zamenjali s kovinsko. Raziskave tudi kažejo, da je lesena oprema v primeru požara povzročila manjše poškodbe kot kovinska. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 31

34 Oprema arhivskih skladišč mora omogočati: racionalno namestitev gradiva, zavarovanje pred poškodbami, lahko dostopnost do gradiva, kroženje zraka in preprosto čiščenje. Ukrepi za zavarovanje gradiva morajo obsegati zlasti: vzdrževanje arhivskih skladišč in arhivske opreme, izklapljanje električnega toka, kadar ni nikogar v skladiščih, zagotavljanje ustrezne temperature in vlage v arhivskih skladiščih, obvezno stalno merjenje temperature in vlage ter vodenje evidence o temperaturi in zračni vlagi v vsakem arhivskem skladišču posebej, razkuževanje gradiva pred njegovim uskladiščenjem ob prevzemu v arhiv, osušitev vlažnega gradiva pred prevzemom in preselitvijo, vzdrževanje gradiva in prostorov v snažnem stanju, razpraševanje vsega gradiva vsaj enkrat na leto, redno pregledovanje skladišč in gradiva ter odpravljanje okoliščin, ki bi lahko povzročile poškodbe gradiva, redno prezračevanje arhivskih skladišč, da v njih ni škodljivih plinov. V bližini arhivskih skladišč se ne smejo hraniti gorljive snovi. V arhivskih skladiščih in pri obdelavi in uporabi gradiva se ne uporablja odprt ogenj in kakršna koli snov ali naprava, ki bi utegnila gradivo poškodovati ali na kakšen drug način uničiti. Izhodišča ob adaptaciji oz. novogradnji arhivskega depoja Osnovna izhodišča Arhivske depoje gradimo vsaj za stoletno hrambo. Izbrana lokacija mora biti varna pred poplavami, podtalnico, meteorno vodo, kanalizacijskimi vodi in drugimi podobnimi napeljavami. Materialno varovanje je osnovno in glavno vodilo za arhiviste, projektante in financerje. Osnovne klimatske pogoje je treba zagotoviti z gradbenimi posegi, in ne z energijsko odvisnimi klimatskimi sistemi. Zagotoviti je treba fizično, požarno, poplavno in potresno varnost. Začetna večja naložba v gradbeni del stavbe se povrne pri vzdrževanju in obratovanju objekta. Arhivist določi funkcijo in zahteve za depo. Projektant funkcijo in zahteve v skladu s predpisi in standardi pretvori v uporabno in skladno celoto. Zagotovljen mora biti neodvisen nadzor nad projektom in izvedbo. Vloga arhiva oz. arhivskih služb Arhiv mora imeti za predvideno naložbo pripravljeno projektno nalogo s podrobno razdelanimi funkcionalnimi zahtevami. Arhiv mora redno sodelovati pri vseh fazah izdelave projektne dokumentacije in pri njeni reviziji MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

35 Arhiv mora preveriti upoštevanje zahtev za materialno varovanje arhivskega gradiva. Projektna dokumentacija in izvedba morata biti pregledani tudi s strani arhivskega inšpektorja, in sicer v vseh fazah od priprav projektne dokumentacije in izdelave. Inšpektor mora biti obveščen o vseh nepredvidenih spremembah, ki lahko vplivajo na varnost oz. materialno varovanje arhivskega gradiva. Izbira svetovalca za gradnjo Med zaposlenimi v arhivu izberemo osebo (svetovalca), ki ima preverjeno potrebno znanje, izkušnje in motivacijo za delo pri načrtovanju in izpeljavi projekta gradnje ali adaptacije; če take osebe ni, izberemo preverjenega zunanjega svetovalca. Svetovalec mora biti izbran že na začetku načrtovanja gradnje, tako da lahko sodeluje pri vsakem koraku projekta. Izbira arhitekta (projektanta) Arhitekt se mora zavedati, da izdelava tovrstnih objektov zahteva nadpovprečno mero energije in časa. Arhitekt mora natančno poznati določila arhivske zakonodaje, predvsem določila o materialnem varovanju, strokovni obdelavi in uporabi arhivskega gradiva. Ob izbiri arhitekta oz. projektanta je treba upoštevati tudi druge uspešno končane projekte ponudnika in izkušnje uporabnikov z dokončanim objektom. Primer iz prakse Komentar po adaptaciji prostorov Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Enote v Škofji Loki, v letih Skladišče ZAL, Enote v Škofji Loki, je bilo izbrano kot primer ene redkih naložb v arhivske depoje. Dela so bila izvedena v letih Dejavniki tveganja, ki kljub adaptaciji obstajajo, so: voda, vlaga, ogenj in v manjši meri tudi ravnanje z gradivom. Večjo potencialno nevarnost za arhivsko gradivo predstavljata meteorna voda in ogenj. Problem izliva meteorne vode so ob adaptaciji stavbe tehnično rešili z blindiranjem podzemnih cevi in vgradnjo električne potopne črpalke, vendar nimamo nobenega stoodstotnega zagotovila, da bo v kritični situaciji taka rešitev delovala popolno. Nihče od projektantov pa ni pomislil na jašek tovorne ploščadi, ki je segal 1,40 m pod nivo dvorišča, in talni sifon v predprostoru pred vrati v skupno kurilnico. Tudi ta je 1,40 m pod nivojem dvorišča in se je ob velikem deževju jeseni 2007 pokazal kot zalo nevaren. Voda, ki je bruhnila skozenj, ni mogla odteči nikamor drugam kot pod vrati v kurilnico in pod naslednjimi vrati v sortirnico arhiva. Napravila je manjšo škodo na gradivu, ki smo ga morali posušiti, in sprožila dvig kapilarne vlage ter posledično mehurjenje ometa. Prav tako zaskrbljujoče je dejstvo, da potekajo skozi povsem prenovljeno skladišče številni vodi električne napeljave in plinska cev, kar je povsem v nasprotju z zakonodajo o materialnem varstvu arhivskega gradiva. S problemom vlage se srečujemo ves čas od selitve dalje. S klimatsko napravo smo sicer uspeli doseči predpisane vrednosti relativne vlage v skladiščnih prostorih, ne moremo pa osušiti 80 cm debelih obodnih sten, ki ob adaptaciji niso bile odkopane in na novo hidro- in toplotno izolirane. Tudi predvidena drenaža ni bila izvedena. Rezultati februarja 2009 zaključenega injiciranja zunanjih sten objekta in nanosa hidrofobnega ometa so se ob naslednjem izlivu vode (2016) izkazali kot relativno uspešni, saj je bilo treba ponovno sanirati le eno zunanjo steno, kljub temu pa takšna sanacija ne prinaša trajne rešitve problema, kvečjemu ga le omili za nekaj časa. 3 Podrobneje je primer predstavljen v prispevku J. Šega (2009), , in internih poročilih. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 33

36 Vdor meteorne vode v prostore škofjeloške enote Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Zaradi nenadnega obilnega deževja, ki je v soboto, , kmalu po 15. uri zajelo območje Škofje Loke, so se na notranje dvorišče nekdanje vojašnice v Škofji Loki, Partizanska cesta 1, začele stekati velike količine meteorne vode in ga v kratkem času povsem zalile. (slika 1) Preozke kanalizacijske cevi in jaški za odtekanje meteorne vode, ki jih je na celotnem dvorišču dovolj, če bi bili redno čiščeni, niso mogli sproti požirati vode, ki se je sem stekala z vseh strani ter je ob steni ZAL in Okrajnega sodišča Škofja Loka kmalu dosegla višino 15 cm. Sledovi so bili še vidni po vsej dolžini stavbe. Slika 1: Z meteorno vodo povsem zalito dvorišče pred vhodom v arhiv (foto: 24ur.com) Voda je ob razlitju povsem prekrila pokrov tovorne ploščadi, ki jo je imel arhiv za svoje potrebe vgrajeno v tla na zahodni strani stavbe ter zavarovano z dvema pokrovoma in nadstreškom. Pod pokrovoma je na vseh straneh začela vdirati v jašek tovorne ploščadi, od tam pa pod vrati v prostore sortirnice. Celoten prostor je preplavila do višine 21 cm. (slika 2) Zalila je spodnji del lesene pisarniške omare, novejšo štirikrilno omaro z umivalnikom in grelnikom za ogrevanje vode ter spodnje police kovinskega regala, na katerem smo hranili manjšo količino dokumentarnega gradiva ter nekaj strokovnih publikacij in periodike (Arhivi, Zgodovinski časopis, več kosov starejših pravnih priročnikov). Sliki 2: Po sledeh na stenah je voda je v sortirnici segla 21 cm visoko. (foto: Judita Šega) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

37 Voda si je pod požarnimi vrati nato našla pot naprej v vsa štiri arhivska skladišča, čeprav so bila vsa vrata med njimi zaprta. Največ je je bilo v skladiščih IV (poleg sortirnice) in I, kjer je, po sledovih na vratih in pomičnih regalih, dosegla višino 4,5 5 cm, drugod med 3 in 4 cm. Arhivsko gradivo na srečo ni bilo poškodovano, ker so spodnje police pomičnih kovinskih regalov dvignjene 15 cm od tal, zalita pa so bila podvozja premičnih kovinskih regalov v skladiščih I, II in IV, spodnji deli fiksnih kovinskih regalov v skladišču III, spodnji deli kovinskih predalnikov v skladiščih II in III in spodnji deli ognjevarnih kovinskih omar v skladišču I. (slika 3) Slika 3: Ostanki luž v skladišču I, potem ko je voda že našla pot naprej oziroma so jo vsrkala betonska tla. (foto: Judita Šega) Iz skladiščnega prostora I se je voda nato pod požarnimi vrati razlila še v hodnik in od tam v sanitarne prostore, spodnji del stopnišča in v prostor s klimatskimi napravami. Poškodovala je tudi parket v sprejemni pisarni, ostali delovni prostori in čitalnica pa so ostali nepoškodovani. V strojnici s klima centralo, ki služi tudi kot priročno skladišče (za zalogo arhivskih škatel, izločeno dokumentarno gradivo in zložljive stole), je zalila podnožje dveh lesenih pisarniških omar, 20 lesenih stolov, rezervne neonske žarnice, kartonaste škatle z izločenim dokumentarnim gradivom in spodnji dve vrsti arhivskih škatel. V sanitarnih prostorih je zalila podnožje lesene omarice za sanitarni material in pod stopniščem dva večja predpražnika. Po novici o obilnem deževju, objavljeni na 24ur.com, si je prostore v nedeljo ob prva ogledala vodja enote Judita Šega in se soočila z opisanim stanjem. V sortirnici je 20 ur po vdoru vode stalo še po vsej površini 3 4 cm vode, večja količina tudi ob vhodu v skladišči I in IV, povsod drugod (tudi med kovinskimi regali) pa večje in manjše luže, ki so ostale potem, ko je voda odtekla oz. so jo posrkala tla, stene, les in papir. Po ogledu stanja je takoj obvestila direktorja mag. Mitjo Sadka, sodelavko Elizabeto Eržen Podlipnik in za pomoč pri črpanju vode zaprosila dežurno ekipo Gasilskega društva Škofja Loka. Gasilci so na kraj dogodka prišli ob ter nato v dobro uro trajajoči akciji iz skladiščnih prostorov, sortirnice in jaška tovorne ploščadi izčrpali vso vodo in mulj. (slika 4) Izliv vode je Zgodovinskemu arhivu Ljubljana napravil za več kot evrov materialne škode. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 35

38 Slika 4: Črpanje vode iz sortirnice in tovorne ploščadi (foto: Judita Šega) Sanacijska dela v Zgodovinskem arhivu Ljubljana, Enoti v Škofji Loki, jeseni 2016 Septembra in oktobra 2016 so v škofjeloški enoti Zgodovinskega arhiva Ljubljana potekala obsežna gradbena dela, s katerimi je podjetje Hudelja, d. o. o., iz Preddvora saniralo poškodbe, ki jih je povzročil izliv meteorne vode ob nevihti Na podlagi ogleda in popisa gradbenih del, ki ga je izdelal strokovnjak gradbene stroke Jože Misson, so delavci omenjenega podjetja najprej odbili vse poškodovane omete (do višine 0,5 m), pripravili podlage za sanirne omete in globinsko odstranili preperelo malto. V nadaljevanju del so poškodovane površine ometali s predhodno podlago in nato s sanirnim ometom, sestavljenim iz specialno hidravličnega veziva, odpornega na sulfate, brez cementa, s specifičnimi dodatki in izbranimi finimi polnili. Sledila je demontaža tovorne ploščadi, izolacija in betoniranje jaška, skozi katerega je voda z dvorišča vdrla v arhivske prostore in jih zalila skoraj v celoti. Skozi talno konstrukcijo je prodrla vse do toplotne izolacije (steklene volne), zato so adaptacijska dela obsegala tudi vrtanje lukenj in vakuumsko izsuševanje tal, pri čemer smo v slabem mesecu dni izčrpali več kot 1000 litrov vode. Voda je stekla tudi pod parket v sprejemni pisarni in ga je napela do te mere, da ga je bilo treba v celoti odstraniti ter po predhodnem osuševanju tlaka zamenjati z novim, ga zbrusiti in polakirati. Keramičarsko-tlakarska dela so obsegala tudi odstranitev keramične zidne obloge (ploščic) v hodniku, na delih, ki so bili poškodovani, in po izdelavi sanirnih ometov polaganje nove. V zaključni fazi so delavci vse novo izdelane sanirne omete premazali s kitom, stenske površine nato zbrusili in prebelili z bio apneno barvo (poškodovane površine) in poldisperzijsko barvo (površine, ki niso bile prizadete). Sledilo je še krpanje epoksidnih tlakov po izsuševanju, lepljenje robnih trakov in asfaltiranje površine na mestu nekdanje tovorne ploščadi. Istočasno je podizvajalec podjetja Hudelja zamenjal še odzračevalni lonček na napeljavi centralne kurjave pod blindiranim stropom v hodniku, ki je začel puščati, in vgradil revizijska vratca za lažje dostopanje do njega. Gradbenim delom je sledilo kompletno čiščenje vseh depojskih prostorov, sortirnice, strojnice in hodnika. Delavci čistilnega servisa so obrisali tudi vso arhivsko opremo in arhivske škatle, ki so se kljub zaščiti zaprašile. Delo je opravil čistilni servis Martin Gogala, s. p., Selca. Gradbena dela je nadzoroval uni. dipl. inž. grad. Jože Misson iz podjetja Gea Consult Škofja Loka. Prevzem opravljenih del je bil izveden MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

39 Slika 5: Vakuumsko izsuševanje tal v hodniku arhiva škofjeloške enote Zgodovinskega arhiva Ljubljana, kjer so vidne tudi z novim ometom sanirane stene. (foto: Elizabeta Eržen Podlipnik) Nekaj koristnih napotkov Ob vsem tem se soavtorici prispevka poraja kopica vprašanj in mnenj, ki so tesno povezana s prenovami starih zgradb za potrebe arhivske stroke in izhajajo iz lastnih izkušenj, ki jih je pridobila ob prenovitvi dela nekdanje škofjeloške vojašnice v javni arhiv. Ko se je pogovarjala s kolegi, ki nekoliko bolje poznajo prenovo roške vojašnice v Ljubljani, je ugotovila, da se povsod ponavlja ista zgodba in delajo iste napake. Da bi se jim izognili, bi bilo nujno potrebno: 1. Aktivno sodelovanje arhiva pri nastajanju projektne naloge in gradbenega načrta. V našem primeru je projektno nalogo izdelalo podjetje Lokainvest. Nanjo smo podali nekaj pripomb, ki so bile v čistopisu sicer upoštevane, a obenem morda vzrok, da pozneje izdelanega gradbenega načrta nismo dobili niti na vpogled, kaj šele da bi nam izročili izvod. Z njim ni razpolagalo niti ministrstvo za kulturo, ki je bilo naložbenik del. Šele na poznejšo zahtevo in ob pomoči inšpektorja dr. Dragana Matića smo nekje na polovici gradnje dobili načrte na vpogled za teden dni, da smo na hitro prekopirali nekaj najosnovnejših delov. 2. Temeljita revizija načrtov pred začetkom del, pri kateri morajo dejavno sodelovati tudi predstavniki arhiva. V tej fazi se še da odpraviti pomanjkljivosti, ki jih projektant v načrtu ni zajel, so pa za opravljanje arhivske službe in varstvo arhivskega gradiva bistvenega pomena. 3. Dosledno upoštevanje predpisov o materialnem varstvu arhivskega gradiva. V našem primeru smo projektantu in izvajalcu strokovnega inženiringa že pred začetkom del dali vse potrebne predpise o materialnem varstvu arhivskega gradiva, standarde IFLA za vlago, temperaturo ipd., vendar jih nista upoštevala v zadostni meri. Tako potekajo skozi skladišča številni vodi električne napeljave, cevi centralne kurjave in plinska cev, kar vse je v nasprotju z zakonodajo o varstvu arhivskega gradiva. Pozneje so pod cevi centralne kurjave namestili lovilna korita, kar je dodatno podražilo naložbo, ostale napeljave pa so ostale. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 37

40 4. V načrtovanem delu projekta mora biti predviden maksimalni obseg gradbenih, inštalaterskih in obrtniških del. Vsa naknadno izvedena dela, ki se med gradnjo pokažejo kot nujno potrebna, zahtevajo dodatna sredstva, zaradi česar lahko izpadejo nekatera druga, ki so bila prvotno mišljena, vendar zaradi zniževanja stroškov pozneje delno ali v celoti niso bila izvedena. Tako so v Škofji Loki npr. izpadli odkop stavbe do temeljev, drenaža okoli celotnega objekta in ponovno asfaltiranje razkopanih površin, stari ometi so bili odstranjeni le na spodnji polovici sten ipd. Naj navedem, kaj vse smo po vselitvi v nove arhivske prostore morali vgraditi oz. popraviti še dodatno: domofon (brez njega nismo imeli nobenega nadzora, kdo se giblje po stavbi, dokler ni oseba vstopila v sprejemno pisarno na koncu hodnika), kovinsko varnostno mrežo na zastekljenem delu vhodnih vrat, žaluzije v vseh skladiščnih prostorih, napeljavo alarma v skladiščih, izvedbo centralnega izklopa elektrike v skladiščih, popravilo nadstreška nad vhodnimi vrati (že dvakrat), izdelavo pokrova pri tovorni ploščadi (da ne zamaka več v hidravlično podvozje), predelavo klimata v klimatsko napravo, polaganje keramičnih ploščic pri umivalniku v sortirnici, injiciranje vseh notranjih in zunanjih sten v skladišču in nanos hidrofobnega ometa. Za vse našteto je bilo na ministrstvu za kulturo treba pridobiti dodatna finančna sredstva. 5. Dejavno sodelovanje prihodnjega uporabnika prostorov z izvajalci del in financerjem. Žal se prepogosto dogaja, da prihodnjih uporabnikov, ki niso naložbeniki in s tem tudi ne financerji, izvajalci del sploh ne upoštevajo oz. jih upoštevajo bistveno premalo. Ker niso stranka v postopku, niso vabljeni niti na tehnični prevzem adaptiranih prostorov. 6. Neodvisen nadzor del. Ta naj bo tudi v prid prihodnjega uporabnika. 7. Obvezna vključenost arhivske inšpekcijske službe pri celotnem projektu. Nedopustno je, da inšpektor za arhivsko gradivo ni vabljen na tehnični pregled objekta tako kot vsi drugi inšpektorji (zdravstveni, sanitarni, požarni...) in izvedenci za razna tehnična dela. Arhivsko gradivo vendarle zahteva specifične pogoje, ki so drugačni kot v običajnih skladiščih in so določeni z normativnimi akti. 8. Smiselnost adaptacij. Temeljita adaptacija je dostikrat povezana z velikimi finančnimi sredstvi, ki so lahko celo večja kot pri novi gradnji. Zastavlja se vprašanje, ali je smiselno ohranjati stare stavbe, ki niso spomeniško zaščitene, ali jih je bolje porušiti in na novo pozidati v obliki starih ali povsem novih gabaritov. 9. Funkcionalnost prostorov. To je dejavnik, ki ima odločilno vlogo. Pri novih gradnjah je vezana na dejavnost prihodnjega uporabnika in jo lahko maksimalno prilagodi trenutnim zahtevam in potrebam delovnega procesa. Pri adaptacijah pa pogosto naletimo na problem, da se nekdanja in prihodnja namembnost prostorov bistveno razlikujeta, s tem pa tudi razpored in velikost prostorov. Če adaptacija ni radikalna (ostanejo samo obodne stene, vse ostalo, vključno s stropi, pa se pozida na novo), je končni rezultat prenove le skupek bolj ali manj sprejemljivih kompromisov in prilagoditev obstoječi arhitekturi. 10. Časovna usklajenost del. Idealno bi bilo, da bi vsa dela na stavbah, ki jih bodo uporabljali različni uporabniki (v škofjeloškem primeru arhiv, sodišče, center za socialno delo in knjižnica), potekala časovno usklajeno. S tem bi se izognili težavam, ki jih adaptacije povzročajo sosednjim, že delujočim institucijam (hrup, izpadi električne energije, vklopi alarmov ipd.), in podvajanju del (npr. ponovnemu urejanju okolice po novih gradbenih posegih, obnovitvam fasade ipd.). S tem bi se bistveno zmanjšali tudi stroški. 11. Odgovornost za slabo opravljena dela. Ni važno le, da so dela izvedena v okviru predvidenih finančnih kalkulacij, ampak da so tudi dobro opravljena. Če niso, je treba dokazati napake in najti zanje krivca ter ustrezno ukrepati zoper njega. Žal so za dokazovanje krivde pogosto potrebne strokovne študije, ki si jih arhivi finančno težko privoščimo ali pa sploh ne. Tako rešujemo napake drugih vsak po svoje, kot najbolje vemo in znamo MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

41 Literatura Babička, V., Kalina, T., Pazderova, A. (2001). Statni ustredni archiv v Praze a jeho sidla The Central State Archives in Prague and its Buildings. Praga: Statni ustredni archiv. British standard BS (2000). Recommendations for the storage and exhibition of archival documents. London: British Standards Institution. Buchmann W. (1999). Preservation: buildings and equipment. Journal of the Society of Archivists, 20 (1), Duchein, M. (1988). Archive Buildings and Equipment, International Council on Archives. ICA Handbooks Series. Vol. 6, Saur. Faulkner-Brown, H. (1999). Some thoughts on the design of major library buildings. Intelligent library buildings. München: Saur, Kitching, C. (2007). Archive Buildings in the United Kingdom , Phillimore. Klasinc, P. P. (2012). Nove ali adaptirane zgradbe za arhive: danes in jutri. Atlanti, 22 (1), Preservation and damage prevention to archives in Europe. Report on archives in the enlarged European Unio : increased archival cooperation in Europe: action plan (europa.eu.int). (2005). Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, Sannwald, W. W. (2001). Premišljeno načrtovanje knjižnične zgradbe, Načrtovanje gradnje in opreme knjižnic. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, Šega, J. (2009). Ocena stanja materialnega varstva arhivskega gradiva v depojih Zgodovinskega arhiva Ljubljana Enota v Škofji Loki. Arhivski depoji v Sloveniji. Arhiv Republike Slovenije, Šega, J. (2016). Interno poročilo. 12. Vodopivec Tomažič, J. (2000). Načela za hrambo gradiva in za ravnanje z njim. Sodobni arhivi, 22, Vodopivec Tomažič, J. (2005). Reševanje poplavljenega arhivskega in knjižničnega gradiva. V: Aristovnik, B., Mesto v objemu voda: poplave v Celju v 20. stoletju. Celje: Zgodovinski arhiv, Vodopivec Tomažič, J. (ur). (2009). Arhivski depoji v Sloveniji. Arhiv Republike Slovenije. Vodopivec Tomažič, J. (2012). Results of risk assessment in Slovenian archival repositories. Atlanti, 22 (1), Podnapisi k slikam Slika 1: Z meteorno vodo povsem zalito dvorišče pred vhodom v arhiv (foto: 24ur.com) Sliki 2: Po sledeh na stenah je voda je v sortirnici segla 21 cm visoko. (foto: Judita Šega) Slika 3: Ostanki luž v skladišču I, potem ko je voda že našla pot naprej oziroma so jo vsrkala betonska tla. (foto: Judita Šega) Slika 4: Črpanje vode iz sortirnice in tovorne ploščadi (foto: Judita Šega) Slika 5: Vakuumsko izsuševanje tal v hodniku arhiva škofjeloške enote Zgodovinskega arhiva Ljubljana, kjer so vidne tudi z novim ometom sanirane stene. (foto: Elizabeta Eržen Podlipnik) 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 39

42 Summary For material, considered to be archival heritage, it is extremely important to be kept in secure, static stable and climatic appropriate depots. The effectiveness and adequacy of the implementation of conservation and preservation depends on the management staff and their understanding and commitment in dealing with hazards and of their organisational capacities in the implementation of standards into practice. In the above text, an attentive reader will recognise the content stated by the existing Regulation on Documents and Archives Protection. The paper presents the requirements necessary for the implementation of storage of archives and other materials, created on traditional and electronic media, which has or is expected to have a character of cultural heritage. In regard to the preservation of the material it is, in principle, not important weather it is preserved in a public or private collection. However, it is very important to respect the relevant recommendations for permanent storage, which are the same for similar materials everywhere, irrespective of the holder. Everyone, participating in the process of storage, construction or renovation of archival repositories of both public and private archives, must comply with regulations and recommendations as well as with the standards issued by the ICA, IFLA, ICOM, UNESCO and other related professional associations MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

43 dr. Grigoriy Lanskoy, Records Management and Special Archives Department of the History and Archives College of the Russian State University for the Humanities, Dean, Moscow, Russia/Ruska državna univerza za humanistiko, dekan, Moskva, Rusija AUDIO-VISUAL ARCHIVES IN THE ELECTRONIC SPHERE: DIRECTIONS OF ETUDE IN EUROPEAN UNION AND IN RUSSIA AVDIOVIZUALNI ARHIVI V ELEKTRONSKI SFERI: SMERNICE IZOBRAŽEVANJA V EVROPSKI UNIJI IN RUSIJI Izvleček Prispevek je namenjen temeljnim smernicam študija avdiovizualnih arhivskih zbirk, ustvarjenih in zajetih v elektronski sferi. Med drugim avtor preučuje vprašanje hrambe, opisa digitalnih avdiovizualnih zapisov v elektronskim informacijskim sistemih in objave teh dokumentov (zapisov) v digitalni obliki. Študija je nastala v okviru primerjave ruske in evropske tradicije praktičnega dela, ki temeljita na znanstvenem pristopu. Namen prispevka je prikazati globalne težnje ter glavne cilje pri delu fotografskim, filmskim, video in zvočnim gradivom na globalnem področju glede na sodobno informacijsko družbo. Ključne besede: avdio-vizualno gradivo, digitalne tehnologije, arhiviranje, hramba, elektronski opis, ne-tipografske objave gradiva, Rusija, Evropska Unija Abstract The paper is devoted to basic directions of etude of audio-visual archival collections, created and replaced in electronic sphere. Among them are studying the questions of preservation, of description of digital audio-visual documents in electronic informational systems, of publication of these documents in digital form. The etude is formed in context of comparison of Russian and European tradition of this scientifically based practical work. The problem of the paper is to show global tendencies and main objectives of work with photographic, cinema, video and sound documents in global sphere in the realities of contemporary informational society. Key words: audio-visual documents, digital technologies, archiving, preservation, electronic description, non-typographic publication of documents, Russia, European Union. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 41

44 Introduction In the last twenty and a half years, the system of audio-visual archives passed great changes in their organisational, institutional and semantic aspects in the countries of the European Union and in Russia. On one hand, the processes of diversifying of practices of preservation, collect and communication with different types of audio-visual documents were the main factors of these changes. Diversity of these processes was formed in result of existence of great volume of organisations and enterprises worked in sphere of production of audio-visual documents of documentary and artistic kind. On the other hand, the marked changes were connected with appearance of new computer and digital technologies of production of photo, video and sound documents, in the European Union and in Russia. As the result of internally connected international processes in comparative countries, a new volume of informational resources was formed, which is possible to be defined as electronic audio-visual document. According to European and Russian practices of human access to this volume of images and records by this definition, it is possible to indicate all images, sound, and audio-visual documents produced with electronic form of record of documentary information. In reality, a large part of these documents is placed by informational resources produced by traditional technologies of visual and sound record and further transformed for future preservation and human access to electronic informational sphere without preventive fixation on traditional materials for audio-visual documents. Methods Comparative method was used. Specific features of conservation, collect and description of audio-visual and electronic documents were compared. Practical approaches of archival work are partly compared with audio-visual documents on traditional and electronic support in the European Union and in Russia. We also used a retrospective (historical) method to show traditional practice of work with audio-visual documents of the last twenty years and a logical (synthetic) method for composition of different practical aspects of work with audio-visual documents in their electronic form, to whole the presentation of special practice of work with them in the European Union and in Russia. Results Appearance and permanent enlarging of volume of electronic and audio-visual documents enforced the actuality of discussion about content of definition archives decided in European terminology (Lanskoy, 2002) and rested in Russia and some other countries of former Soviet Union. In the terms of Soviet and later Russian archival science, developed in terms of centralisation of archival work by state in all spheres (for example in sphere of human access), a definition of archives was formed, as a institutionally organised structure, realised with different sorts of work with documents, collected and preserved by them (Law on archival work in Russian Federation, 2004). Institutional sphere was and is in Russia a base for practically all studies of work with audio-visual documents, from organisational production to human and public access with exception of their initial production by private persons. The process of integration of scientific approaches to study of audio-visual documents in Russia and in countries of the European Union did not finish by sort from terms of institutional approach to comprehension of specify of audio-visual archives as a complex of documents. Production, conservation, replacing in data bases and human access to audio-visual documents in electronic sphere actually developed in the European Union and in Russia, show the necessity of rejection of the institutional approach to definition of audio-visual archives, because the process of development of computer and digital technologies formed the electronic informational system separated from traditional system of preservation and human access to audio-visual documents in Russia and in the European Union. In this occasion, it is necessary to study and to use in scientific and methodical practice in the same time with MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

45 definition electronic audio-visual document the definition electronic audio-visual archive. This definition can indicate all audio-visual documents placed in the electronic sphere, which must be preserved, invented, described and used with computer technologies. In connection with inclusion and the use of indicated new definitions, it is necessary to indicate that these definitions and other terminology connected with complex of digital documents can be used in more global context of development of human access and other forms of work with archival documents in the European Union and in Russia. It is evident, because all archival services store a complex of documents definitive archives (Pratique archivistique francaise, 1993) for public access. Using a methodical practice of definitions electronic audio-visual document and electronic audio-visual archive and forming of these sorts of archives, makes actual global separation of practical instructions to work with this type of documents in comparison with paper documents and audio-visual documents, produced on traditional form of materials. Firstly, in theory, the necessity of special approach to study new archives, was indicated at the XI international congress of archives in Paris (1988), but from this time the changes in Russian normative and methodical literature were very slow. This difference in theory and methods of work with audio-visual documents can be seen in some comparative etudes formed in the beginning of XXI century (audio-visual archives in the end of XX beginning of XXI century (Russian and foreign experience) (2004). In this occasion, it is actual to create with common forces of European and Russian archivists the common studies specially devoted to work with audio-visual documents in digital forms and on electronic material supports. In realisation of this objective, it is useful to describe and to study the experience of integration in the end of 1990 and in 2000s of archival services, organised current and than definitive conservation of audio-visual and electronic documents to common institutional services. This experience gives a possibility to form record of different events as a common object of description for inventories of audio-visual and electronic documents. Practical importance of this experience is also connected with formed in some countries of European Union (Lanskoy, 2002) in the beginning of XXI century possibility of using common instruments for human access to electronic and audio-visual documents in definitive archives. However, at the same time it is impossible to form completely common approaches to work with electronic and audio-visual archives. This can be explained by different form and objectives of their production. For electronic documents, this difference is connected with forming, development and enlarging of system of documentary information created in sphere of record management. Documents with this information in many practical situations rest in cloud sphere until the time of their preservation and access for administrative objectives with exception of situation of their necessary copying to paper material. In technologically developed countries of the European Union (for example in France), in scientific and practical sphere, a definition electronic records management (in French version gestion elecrtonique des documents ) is used, which is determined as a process of coordination and realisation of all directions of work with electronic documents on stages of their usage in management and of their conservation in archival services of organizations. For audio-visual documents, the technological processes used for work with electronic documents, are typical only from time of their transformation to digital or electronic form and after this time, during their disposition in specially created electronic audio-visual archive. It is evident that the original technologies of production of photo, cinema, video and sound documents are different from practice of creation of electronic documents. In occasion of using of these technologies, it is necessary to use them in a sphere of informational evaluation of audio-visual documents other criteria s, which are not used in electronic documents. Between them, it is possible to indicate, for example, the existence of repeated information, which can be corrected with graphic technological instruments in work with digital images of documents but rests diversified in creation of different visual and audio-visual documents. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 43

46 Objectives of studies of audio-visual documents, placed in electronic informational sphere immediately after their creation, are firstly connected with indication and future analysis of specific features of audio-visual archive formed in electronic form. The first among these objectives is connected with study of conservation and preservation of audio-visual documents in electronic form. Specific features of these directions of work with electronic audio-visual documents are connected with absence of traditional material support (film, audio tape etc.) for future archival conservation. According to electronic audio-visual document in the kind of this support can only be used in inventory record in virtual form, which presents documentary or artistic informational production in form of an electronic file. This record becomes, in electronic archive, the object of current or permanent conservation and preservation in absence of concrete audio-visual document with a traditional material support. At the same time, every electronic audio-visual or sound record will be connected with object of this record event, person or artistic project and will be available for human access in this quality. In terms of presented model of conservation of electronic audio-visual documents it is necessary to refuse from realisation of traditional for archival practice of the European Union principle of respect of archival fonds, which is basic for international norms of archival description (International system of archival description (ISAD (G), 2000). The necessity of this step in normative and in practical sphere, is firstly connected with production of audio-visual documents, devoted to different events and to other objects by a large number of people, organizations and enterprises for which it is not necessary to make archival fonds. It is also important that audio-visual documents, devoted to same objects, can be represented in different archival services and there is no sense to unify them to common fonds, according to thematic order. The second objective of study of electronic audio-visual archives in the European Union and in Russia is connected with definition and presentation of their informational features in different types of databases. From one part this objective means the search of possibilities of using different textual redactors for replacing, translation (or showing), transition and diversifying of computer files with visual and sound information. The importance of this practical work is connected with a possibility of choosing the best instruments and forms of description of documentary information, from points of its conservation and future human access to audio-visual documents, presented in electronic form. Particularly for these documents, it is actual to use formed for electronic documents recommendation of collecting these documents for permanent conservation only with condition of presenting to archival services the program equipment, which gives possibility of access and practical using of documentary information presented in electronic form. Moreover, the etude of questions of transition and presentation of informational value of audio-visual archives for human access in data bases must be connected with determining of best form of replacing of data about origin, content and external features of electronic audio-visual documents in opened informational systems and especially in Internet. Particularly it is important to continue studies of possibility of application of EAD norms (Encoded archival description (EAD) standard, Chicago, 1999) for creation of informational resources (for example of databases) not only to photographic images, films and sounds but also to different instruments of their description. The third objective of study of electronic audio-visual documents in the European Union and in Russia is connected with forming and future choice of effective methods of publication of audio-visual documents in electronic form for human access. In Russia, this problem can be decided on methodical level by renewing or complementation of recommendations existed in Rules of edition of historical documents in USSR published in 1990 (Rules of edition of historical documents in the USSR, 1990) in which the electronic form of publication of audio- -visual documents was not previewed MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

47 Firstly, in the context of this problem it is necessary to indicate that every publication of electronic audio-visual documents can be effectively realized only with using of non-printed form of edition which scientific quality rests the object of discussions among the archivists and historians. In the sphere of preparation and transition of visual and sound documents for human access, it is important to study forms of transition, description and possible redaction of documentary information for effective communication of users with it. Discussion In sphere of terminology, traditional audio-visual documents, electronic audio-visual documents, and electronic audio-visual archives are not precisely defined. In this occasion, diversified mistake of addressing of these types of documents and archives to digital archives and documents or to electronic archives and documents, was formed. Working with electronic audio-visual documents in the European Union and in Russia, it is necessary to indicate them normative and methodical documents as a visual and sound records which can be definitively conserved without transition to traditional material supports. For organisation and classification of electronic audio-visual documents in archival service, it is also to refuse from fundamental principle of respect of archival fonds, because these documents are created by great number of organisations, enterprises and private persons; are devoted to different themes and are conserved only in virtual electronic sphere without deposition in archival services in traditional form. For realisation of large and effective human access to audio-visual documents in electronic form in the European Union and in Russia, it is also important to confirm the possibility of high scientific quality of non-printed edition of this documents and, at the same time, to transform norms of scientific publication, created for printing editions, for conditions of non-printing editions, prepared in electronic and in audio-visual forms. Conclusion Finally, it is important to indicate that audio-visual archives in the result of their active creation in electronic form, rest one of important objects of archival studies in a whole and especially from the point of human access to them. Etude of their specific features is possible on the base of comparative analysis of scientific and methodical approaches formed and developed in the spheres, devoted to electronic and to audio-visual documents. References Audiovisual archives in end of XXth beginning of XXIst century (Russian and foreign experience). (2004). Edition of Ippolitov. Encoded archival description (EAD DTD) norms. (1999). Chicago. International system of archival description, ISAD(G). (2000). Ottawa. Lanskoy, G. (2002). Archival legislation of French Republic and project of law on archival work in Russian Federation. Domestic archives, 4, Lanskoy, G. (2002). National institute of audiovisual archives of French Republic. Herald of archivist, 3, Law on archival work of Russian Federation. (2004). Domestic archives, 6, Pratique archivistique francaise. (1993). Paris: Archives nationales. Rules of edition of historical documents in USSR. (1990). Moscow: Major direction of archives. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 45

48 Povzetek Prispevek je namenjen temeljnim smernicam študija avdiovizualnih arhivskih zbirk, ustvarjenih in zajetih v elektronski sferi. Med drugim avtor preučuje vprašanje hrambe, opisa digitalnih avdiovizualnih zapisov v elektronskih informacijskih sistemih in objave teh dokumentov (zapisov) v digitalni obliki. Študija je nastala v okviru primerjave ruske in evropske tradicije praktičnega dela, ki temeljita na znanstvenem pristopu. Namen prispevka je, prikazati globalne težnje ter glavne cilje pri delu s fotografskim, filmskim, video in zvočnim gradivom na globalnem področju glede na sodobno informacijsko družbo. V prispevku so prav tako analizirane izkušnje držav Evropske unije, na primer Francije, in je podana primerjava z izkušnjo v Rusiji. Avtor poudarja, da je potreben znanstveno-metodološki pristop pri obravnavi digitalnega avdiovizualnega gradiva/dokumenta in digitalnega avdiovizualnega arhivskega gradiva. Pri razmejitvi teh dveh terminov bi se razmejilo tudi gradivo, ki mora biti trajno ohranjeno, strokovno obdelano, popisano in dano v uporabo s primerno tehnološko opremo (računalniki). Avtor prek kratkega pregleda razvoja arhivske znanosti na področju»novih arhivov«preide na obravnavo treh vidikov študije avdiovizualnega gradiva. Prvi vidik je varstvo in dolgotrajna hramba avdiovizualnega gradiva v elektronski obliki, drugi vidik je povezan z opredelitvijo informacijskih funkcij avdiovizualnega gradiva v različnih vrstah podatkovnih baz ter tretji vidik opredeljuje načine objav avdiovizualnega gradiva v elektronski obliki MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

49 dr. Grazia Tatò, International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor, Trieste, Italy/ Mednarodni inštitut za arhivistiko Trst in Maribor, Trst, Italija ARHIVI MED VARNOSTJO, KATASTROFAMI IN ZAŠČITO ARCHIVES BETWEEN SAFETY, DISASTERS AND PREVENTION Si presentano qui le Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli Archivi predisposte dal Ministero per i beni culturali e ambientali e il turismo nel 2014 e le proposte dello Scudo Blu. Abstract The paper provides the safety regulation for the archival buildings, the Guidelines for Risk Prevention and Emergency Response in the Archives prepared by Italian Ministry for Cultural Goods and Tourism in 2014 and the purposes of the international Blue Shield. Keywords: archives, emergencies, safety, buildings, interventions, Blue shield Izvleček Prispevek obravnava varnostne predpise za arhivske zgradbe, in sicer Smernice za preprečevanje tveganj in ukrepanje ob nesrečah v arhivih, ki jih je leta 2014 pripravilo Ministrstvo za kulturne dobrine in turizem Italije, ter namene mednarodnega Modrega ščita. Ključne besede: arhivi, izredne razmere, varnost, zgradbe, intervencija, Modri ščit. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 47

50 Italian Ministry for Cultural Goods and Assets and Tourism published in 2014 the Guidelines for Risk Prevention and Emergency Response in the Archives, by Monica Calzolari and Cecilia Prosperi. In Italy, the need for such a document originated from a series of natural emergencies, caused by the earthquake of L'Aquila, floods in Liguria, Lombardy, Emilia Romagna and, generally, a territory, which unfortunately showed recently all its fragility that imposes the need to plan preventive measures and to have an effective and widespread relief organisation. For the archives, particularly, one should also compare with their fragmented distribution throughout the country, where, in addition to the State Archives, public, private and religious archives can be found: every municipality, hospital, parish, etc. retain relevant documentation for historical, but also administrative and legal purposes. To all these subjects, therefore, must be provided a synthetic and practical help, but also rigorous, in order to prevent or at least contain adverse effects that can be generated by environmental disasters. I believe that knowing of these Guidelines could be useful also to other countries that may still provide a similar tool; and, anyway, they provide themselves as a profitable and systematic document to start an international comparison in order to achieve shared and exportable guidelines. Many experiences, unfortunately undergone in Italy in managing floods, starting from Florence in 1966, attacks, earthquakes (here we remember the 1976 Friuli, that touched us all), led to consider particularly about intervention methods and techniques, not forgetting that the archives, in addition to being a cultural asset, are also a useful tool to make more effective and efficient the reconstruction operations, restitution of identity and protection of the rights of the population. The European Union itself, moreover, indicated the prevention of disasters as a priority already in In Ital,y the national study group on Risks and Emergencies in the Archives (REA - Rischi ed Emergenze negli Archivi) has actively worked, also in collaboration with the Italian National Archival Association (ANAI - Associazione nazionale archivistica italiana) and other agencies, to encourage research in all fields related to the good preservation of the documentary heritage. Coming to the analysis of these Guidelines, we will briefly outline their structure, highlighting the proposals. 1. Disasters We distinguish natural disasters from those caused by man. Among the first we recall floods, cyclones, volcanic eruptions, rivers flooding, landslides, floods, earthquakes, typhoons, etc.; among others we consider wars, attacks, bombings, sabotages, thefts, crackings, nuclear accidents, pollutions, but also neglect, incompetence, general disregard of rules. 2. Conditions for prevention Prevention is implemented through: the provision of an adequate level of safety, constant monitoring, care and control. Protective measures concern, firstly, buildings intended for conservation to be anti-seismic, intrusion detection systems, fire alarm and air-conditioning systems. The material must also find a rational arrangement in suitable containers and shelving. Very important, then, the archival procedures of periodic appraisal of the archival material and the subsequent inventory of the historical part. About digital archives, keeping in mind that an archive is a wholeness, regardless of its material nature, the reference is the Digital Administration Code (CAD-Codice dell Amministrazione Digitale) and the Guidelines for Disaster Recovery of the Digital Italy agency (AGID-Agenzia per l Italia Digitale). However, rigorous inventories and detailed surveying will be of a great help to the location of the material which, after considering recovery priorities, will be rescued first. Training and systematic updating of the staff on procedures and safety standards will also be essential MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

51 3. Preparing for emergencies A careful and rational disaster prevention plan will ensure the quality of results by reducing adverse effects. The risk assessment shall take account of the technical, organisational, procedural and behavioural elements, identifying perpetrators, providing the listing of sources of danger, an ordered preparation of required supporting documentation, such as floor plans, instructions, lists, etc., and providing local operators and materials to them. 4. Facing emergencies The first recommendation is: keep calm! We will: advise managers and the Archival organise the intervention teams ensure, in order, the safety of persons and installations quantify the damage, identify the best method of retrieving assets. 5. What to do and what not to In the case of flooding, floods and tidal waves: do not touch and do not stand in water do not touch the documentation open windows and doors to allow air circulation use dehumidifiers and ventilators do not spread sawdust on documentation switch off the heating system close the water source use paper towels, but do not rub wet material provide rags remove dry material. In case of landslides, volcanic eruptions, and earthquakes: move the material in a safe place preserve archival signatures and containers use equipped containers in order to not dismiss the documentation from the place of origin establish a temporary archival pole. In case of fire: contact the Fire Department do not fight the fire if you are not sure what to do warning no flame embers, no less dangerous use suitable extinguishing products. The guidelines are also accompanied by a series of lists and worksheets about: control of external and internal environmental conditions furniture documents typologies media graphics the likelihood of disasters data about the damaged archival material. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 49

52 We also have to provide related legislation, book and Web bibliography. Taking a step back, we should remember that much of the prevention is done by building in an appropriate manner and in accordance with the right requirements for buildings used for storage of archives. With regard to this, we can refer to the information published on the website of the Archival Superintendence for Piemonte and Val d'aosta of the Italian Ministry of heritage, Culture and Tourism about the design of archival sites, their location, size and scope, the characteristics of walls, floors and ceilings, the humidity values, temperature and light, burglar and fire systems, furnishings and equipment. Blue Shield Committee In May 2014, the Italian Blue Shield Committee was established, on the initiative of ICOM and ICONOS Italy and with the agreement of the Italian National Commission for UNESCO. Now the Association of Italian Librarians (AIB), identified by IFLA, and the National Association of Italian Archivists (ANAI) were invited to take part in this Committee, for which is necessary a similar recognition by ICA. Taking also in consideration, repeated recent tragic natural events that put at risk the cultural heritage due to earthquakes and floods, the attention of Italian operators and institutions is particularly focused on the need to ensure safety and protection of the national cultural heritage and its passing down to the future generations. For this purpose, INCBS intends to: promote awareness of the Italian State Administration; cooperate actively with the international structure of the Blue Shield; urging timely ratification by Italy of the international legislation in the field; support the campaign of reporting of cultural heritage to get special protection by the Blue Shield symbol (as required at an international level); support a specialised upgrading of the professionals of the cultural heritage. Recalling that ANAI represent more than a thousand members, is an ICA member, and have been promoting from1949 not only the activities and studies designed to support the cultural role of the archivists, but also the safety and valorisation of the archives, ANAI was consequently chosen by ICA as a member of the Italian National Committee of the Blue Shield In conclusion, it is, therefore, a comprehensive tool, built on strict technical base and the result of a careful study, but at the same time very practical, and that succeeds in contacting directly and concretely both those who have the responsibility of keeping and those who should have to intervene in time of emergency. Sharing similar instruments at an international level, comparing them and disseminating them, will certainly help those working on archives in both ordinary moments and in those, which we hope will not occur ever, but to which we must be prepared to react to, in the case of emergency. An example of intervention in the recent earthquake in Central Italy The Municipal Historical Archives of Visso were transferred. The operation was carried out by the technicians of the Damage Detection Unit team, together with the Marche Region Crisis Unit, assisted by the restorers of the Italian Central Institute for Restoration and Conservation of the Archival and Book Heritage, by the Superintendent and the officers of the Archival and Book Superintendence of Umbria and Marche Regions, and by the personnel of the Ancona State Archive, also assisted by the Fire Department, by the Police Command for the protection of Cultural Heritage, by the Italian Army and by the Civil Protection of Ancona. They helped to save 500 linear meters of papers, including parchments, folders and registers covering a time period between the 15 th and the 20 th century MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

53 Rich documentation, preserving historical memory of Visso, was transferred to the premises of the State Archives of Ancona, where it will be preserved and properly arranged. Among the most important fonds are: the Municipal Historical Archives, the Governor of Visso, the Municipal Assistance Authority, the National Guard of Visso, the National Opus for the Protection of Motherhood and Childhood, the Pawnshop, the Sanctuary of the Madonna in Macereto, the Workers' Mutual Aid Society, the Registrar, the Office of State Conciliation, and the Coast Vicar. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 51

54 Bibliography Bertini, M. B. (2005). La conservazione dei beni archivistici e librari. Prevenzione e piani di emergenza. Roma. Bertini, M. B. (2014). I custodi della memoria. L edilizia archivistica italiana statale del XX secolo, Santarcangelo di Romagna. Le carte future. La gestione della sicurezza dei documenti e degli operatori d archivio. Riflessioni e proposte a trent anni dal terremoto del Friuli. (2006). Trieste. MIBACT, Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli Archivi. (2014). Roma. Povzetek Prispevek obravnava varnostne predpise za arhivske zgradbe, in sicer Smernice za preprečevanje tveganj in ukrepanje ob nesrečah v arhivih, ki jih je leta 2014 pripravilo Ministrstvo za kulturne dobrine in turizem Italije. Vrsta nesreč, predvsem potresi in poplave, je v Italiji pripeljala do vpeljave tehničnega orodja, ki je bilo oblikovano za načrtovanje preventivnih in strukturalnih ukrepov za primere izrednih razmer ter za pripravo najprimernejših intervencij z nudenjem okretnega in praktičnega orodja za tiste, ki se ukvarjajo z vprašanji konzervacije, kot tistim, ki so primorani intervenirati v izrednih razmerah. V prihodnje upamo na mednarodno primerjavo podobnih dokumentov za izboljšanje ter izmenjavo metodologij in rešitev MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

55 doc. dr. Peter Pavel Klasinc, arhivski svetnik, predstojnik Katedre za arhivistiko in dokumentologijo na fakulteti Alma Mater Europaea Evropski center Maribor ARHIVI IN DRUŽBA INTERDISCIPLINARNOST, MEDNARODNOST IN GRADNJA MOSTOV ARCHIVES AND SOCIETY INTERDISCIPLINARITY, INTERNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES Izvleček Avtor podaja svoje poglede na relacije med arhivsko stroko in družbo oz. njenimi politikami, s katerimi se je srečal v dolgoletnih delovnih, strokovnih in praktičnih izkušnjah v arhivistiki ter pri dejavnem sodelovanju reševanja arhivskih strokovnih in tehničnih vprašanj, kakor tudi pri nastajanju, spreminjanju in komentiranju mnogih arhivskih zakonov in drugih pravnih aktov, ki so in še urejajo arhivsko teorijo in prakso na vseh ravneh. Te izkušnje avtorju omogočajo, da lahko predstavi nekatere poglede na interdisciplinarnost, mednarodnost in gradnjo mostov, ki so se razvijali med arhivi kot samostojnimi kulturnimi, znanstvenimi in izobraževalnimi ustanovami, ki delujejo na različnih ravneh, in družbo oz. politiko. Ključne besede: arhivska stroka, arhivi, razvoj, strokovno-tehnična vprašanja, arhivska zakonodaja, politika, vplivi, rešitve, interdisciplinarnost, mednarodnost in gradnja mostov. Abstract The author gives some views upon the relations between archival profession and society and respectively its policies, which he met in his long career of professional and practical experience in archival science and in active participation in dealing with archival professional and technical issues, as well as in creating, changing and commenting archival legislation and other legal acts, which regulate archival theory and practice on all levels. These experiences allow the author to present some views on the interdisciplinarity, internationality and building bridges, which developed between archives as independent cultural, scientific and educational institutions, which work on different levels, and society and politics. Key words: archival profession, archives, development, professional-technical issues, archival legislation, politics, impacts, solutions, interdisciplinarity, internationality, building bridges 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 53

56 Odnosi med arhivi in arhivsko stroko ter družbo in njenimi politikami Evidentiranje odnosov med arhivi in arhivsko stroko ter družbo in njenimi politikami nas morajo zanimati glede na relacije, ki nastajajo in se dejansko odvijajo med arhivi, arhivsko znanostjo, arhivsko teorijo in prakso, torej med arhivsko stroko in družbo ter njenimi politikami 1. Te relacije dejansko delimo na dve področji. 1. Na relacije, ki so in še danes vplivajo na arhive in arhivsko stroko glede na delovanje politike, predvsem tako imenovane dnevne politike. Nesporna je ugotovitev, da arhivi s svojim arhivskim gradivom, ki ga hranijo, lahko vplivajo na politiko, predvsem pa na politična odločanja, politična nastopanja, politična obračunavanja, spore med političnimi nasprotniki in podobno. 2 Bolj perspektivno pa je dejstvo, da se lahko arhivsko gradivo in informacije, ki so zajete v njem, s pridom uporabljajo pri vplivanju na razvojno politiko gospodarstva, urbanizma, na politiko razvoja infrastrukturnih objektov, na politiko kulturnega, izobraževalnega in znanstvenega ter podobnega razvoja sredin, kjer arhivi delujejo Dejstvo je, da arhivi po svetu svojo usodo, obstoj in razvoj pogosto vežejo na odnose in dogajanja v politiki. Z besedo»politikami«tukaj opredeljujem odnose, ki se vzpostavijo med arhivsko stroko in tistimi, ki izvajajo državne ali lokalne politike. 4 Pogosto so odnosi med arhivi in družbo povezani s sprejemanjem novih arhivskih zakonov. Prepogosto arhivisti, kakor tudi civilna družba k dejavnemu nastajanju zakona o arhivih ali k nastajanju zakonov, ki določajo arhivsko teorijo in prakso, niso bili povabljeni. V novejšem času se sicer to spreminja tako, da so k diskusijam o načrtovanem novem arhivskem zakonu pritegnjeni posamezniki in civilna družba (arhivska in podobna društva), stiki pa so omejeni na pozive politikov, predstavnikov ministrstev ali sekretariatov, na pridobivanje strokovnih mnenj o predlogih politike. 5 Iz pregleda zgodovine arhivske zakonodaje so nam znane mnoge težave, ki so jih imeli arhivisti pri kreiranju prvih arhivskih zakonov in pozneje pri njihovem spreminjanju. V nekaterih državah je bil odnos med stroko in politiko zelo omejen in ni omogočal širših razprav, še manj pa organizacijo okroglih miz in podobno. 6 Relacije med stroko, arhivistiko, arhivi in politiko so bile kreirane v skladu z delovanjem državne in lokalne politike. Pomembnejšo vlogo so imeli le redko posamezni arhivisti, od katerih je politika včasih pričakovala predloge, pogosto pa le potrditve tistih idej, ki so jih politiki želeli vnesti v zakone o arhivih, oz. potrditi tisto, kar je bilo takrat politično aktualno. Dejstvo je, da se arhivski zakoni pogosto spreminjajo in preoblikujejo zaradi splošne zakonodaje ali spreminjanja pristojnosti tega ali onega političnega organa ali zaradi reorganizacije države na različnih ravneh. Dejavnosti ob spremembah arhivske zakonodaje so dejansko dokazale, kako močna je vez med arhivsko stroko in politiko, saj je prav ta pogosto zahtevala spreminjanje arhivske zakonodaje. Do spremembe je prihajalo takrat, ko se je spreminjala politična struktura vladnih koalicij oz. ko je prišlo do prevzemanja oblasti posameznih političnih opcij. 1 Klasinc, P. P. (2011). Curriculum arhivov v državah in družbah. Trst: Atlanti, Günther, H. (2014). Archive und Verwaltung: Archiv Recht Geschichte. Marburg, Schludi, U. (2016). Das Archivgut der Wirtschaft: Moderne Aktenkunde. Marburg, Arhivi v današnjih družbah državah / vloga, razvoj in bodočnost (2011). Trst: Atlanti, Zanimivi so prispevki: Melik - Jeraj: Arhivi v sodobni družbi; Semlič Rajh: Kvalitetnejše arhivske informacije, boljše usluge za uporabnike; Novak: Priložnosti in pasti komunikacijskih kanalov med arhivi in sodobno družbo in še nekateri podobni. 5 Popovic, J. (2011). Položaj, vpliv in vloga arhivske zakonodaje na vse segmente razvoja družbe. Trst: Atlanti, Žontar, J. (2007). Pravno urejanje varstva arhivskega gradiva za slovensko ozemlje do zadnje spremembe zakonodaje. Arhivski predpisi v R. Sloveniji. Ljubljana: ARS, Glej tudi: Klasinc, P. P. (2010). Slovenska arhivska zakonodaja med letoma 2000 in 2010, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja (dalje Tehnični...). Maribor, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

57 To je vzrok, da je prihajalo v zadnjih letih do pogostih sprememb arhivskih zakonov in»nujnih reševanj nekaterih perečih vprašanj arhivske službe«v nekaterih državah (Kanadi), ki trajajo že več let in so podkrepljeni z besedami»racionalnost, poenotenje, pomanjkanje denarja«in podobnim. Pozicija arhivske stroke na eni strani in politike na drugi strani pa ne bi smela predstavljati dveh različnih polov, ampak mora biti to skupnost, pri kateri mora politika glede na interdisciplinarnost pozitivno vplivati na delovanje, organizacijo in poslovanje arhivov. Politično in strokovno dogovarjanje (usklajevanje) pa se je pogosto končalo tako, da je predlagatelj zakona zato, da bi se izognil konfrontaciji z arhivsko stroko, ustanovil nekakšno komisijo, ki jo je proglasi za strokovno ter se v utemeljitvah nato skliceval,»da je zakon usklajen s stroko«. Nekatere arhivske ustanove ali posamezni arhivisti morda tudi civilna družba so bili lahko sicer res povabljeni k dogovarjanju (usklajevanju) členov ali besedil arhivskih zakonov, vendar je načeloma politika zadržala prevladujoč vpliv nad končnimi dikcijami zakona. Priprava arhivske zakonodaje sodi med interdisciplinarna strokovna vprašanja, s katerimi se pogosto ukvarjajo tudi arhivisti. To so potrdili tudi podatki iz mnogih referatov s konference»mednarodni arhivski dan«, ki so objavljeni v publikaciji Atlanti V njej so predstavljene nekatere rešitve arhivskih zakonov, ki so se uveljavile ali se šele uveljavljajo v posameznih delih sveta, ter odgovori na vprašanja, zakaj obstajajo različni nazivi in imena arhivskih zakonov, zakaj različne razdelitve arhivskih zakonov na strokovna področja, zakaj razlike; statusov arhivov, opredeljevanja strokovnega dela, terminologije, obsega opredeljevanja strokovnega dela in podobno. 7 Morda bo prišel nekoč tudi čas za tako imenovano depolitizacijo arhivov in arhivskih služb in bodo arhivi delovali kot deluje Varuh človekovih pravic ali Računsko sodišče, ki delujeta po zakonu in sta neposredno odgovorna predsedniku države oz. parlamentu. Tako pozicijo arhivov bomo dosegli le s spremembo miselnih procesov, ki morajo potekati prek angažiranja arhivskih strokovnjakov, razgovorov z zaposlenimi v arhivih, predstavniki zainteresirane javnosti in civilno iniciativo in tistimi, ki jih problematika arhivov zanima, ter uporabniki in raziskovalci, torej prek široke interdisciplinarnosti. Arhivi med stroko in Varuhom človekovih pravic V pregledovanju poročila o delu Varuha človekovih pravic (krajše Varuh) lahko zasledimo v poglavju o varstvu zasebnosti in osebnih podatkov angažiranost Varuha pri ocenah arhivske teorije in prakse, predvsem pa arhivske zakonodaje. Te se nanašajo na eventualne zlorabe arhivskega gradiva, ki jih, kot ugotavlja Varuh, omogoča tudi neupoštevanje členov Zakona o arhivih. Gre za problem, ko Varuh ugotavlja, da so bili nekateri arhivski dokumenti v medijih neupravičeno (nedovoljeno) objavljeni in da je do tega prišlo zaradi»nedorečenih situacij in zaradi nepreciznih dikcij posameznih členov arhivskega zakona«. Različno so se namreč tolmačile omejitve dostopa do arhivskega gradiva, ki je v glavnem dostopno brez omejitev, razen arhivskega gradiva,»ki vsebuje občutljive osebne podatke, ki so bili pridobljeni s kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij«. Prav ta razprava med arhivi in Varuhom kaže na strogo dikcijo člena arhivskega zakona, ki ga je po mnenju Varuha treba spoštovati tako, kot ga je zakonodajalec zapisal. Drug primer je, ko je Varuh leta 2012 na Ustavno sodišče vložil celo zahtevo za presojo ustavnosti arhivskega zakona zaradi postopka predaje arhivskega gradiva Psihiatrične klinike pristojnemu arhivu, kjer Varuh opozarja na krhkost tistih členov in določil zakona o arhivih, ki se nanašajo na varstvo človekovih pravic in na občutljive osebne podatke. 7 Več avtorjev o zakonodaji o arhivih, in sicer: Tato (Italija), Larin (Rusija), Hanus (Slovaška), Sch. Ernst (Avstrija), Rybakou (Belorusija), Cook (Anglija), Budovski (Izrael), Delmas (Francija), Gonzales (Španija) in drugi, v: Atlanti (2010), TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 55

58 Spremembe, opredeljene glede tega problema v posebnem zakonu, niso potrebne, dopolniti in spremeniti bi bilo treba le nekatere člene v ZVDAGA. Rešitve glede dostopnosti osebnih podatkov, ki so v javnem arhivskem gradivu, so sicer mednarodno primerljive, a so glede na uporabo arhivskega gradiva nepraktične. 8 Arhivi med stroko in mednarodnim Etičnim kodeksom Nekatere napotke glede odnosa med arhivsko stroko in družbo/politiko najdemo tudi v členih Etičnega kodeksa (Code of Ethics), vendar ugotavljam določena odstopanja, ki se v praksi pokažejo v odnosu med stroko na eni strani in politiko neke družbe na drugi strani. Ta odnos in stanje pogosto onemogočata, da bi arhivisti lahko v celoti izvajali določbe Etičnega kodeksa. V uvodnih členih Etičnega kodeksa je zapisano,»da morajo arhivisti hraniti in ohraniti integriteto arhivskega gradiva in mu na tak način dajati možnost, da to gradivo predstavlja trajno in trdno vsebino kot dokaz za bodoče rodove«. Etični kodeks namreč zahteva mednarodno opredeljeno objektivnost in nepristranskost arhivistov, ki morajo biti do arhivskega gradiva korektni in profesionalni. Zaradi tega se morajo arhivisti upreti kakršnim koli mogočim pritiskom, pa naj ti prihajajo od katere,koli strani, upreti se morajo tudi manipulacijam s podatki iz arhivskega gradiva in eventualnemu skrivanju ali popravljanju vsebin arhivskega gradiva. V *Code of Ethics je arhivistom zaupana skrb za razvoj arhivske službe ter za zavarovanje in dostop do arhivskega gradiva. Arhivsko gradivo posameznih arhivov ni samo arhivsko gradivo te države, ampak je arhivsko gradivo vseh držav, je torej svetovna arhivska dediščina in je tudi mednarodno zaščitena. 9 Arhivi med stroko in Splošno deklaracijo o arhivih *Gradnja mostov je opredeljena v opisu pomembnosti arhivskega gradiva v Splošni deklaraciji o arhivih, v kateri je navedeno, da arhivsko gradivo dokumentira odločitve, aktivnosti in spomine, zato je izjemno in nenadomestljivo. Arhivsko gradivo predstavlja pisno kulturno dediščino, ki se prenaša iz ene generacije v drugo. Arhivsko gradivo se mora upravljati (spremljati) od njegovega nastanka prav zato, da ohranjamo njegovo vrednost in pomen, saj ima poglavitno vlogo pri razvoju družb in prispeva k individualnemu in skupinskemu spominu. Prost dostop do arhivskega gradiva bogati naše znanje o človeški družbi, spodbuja demokracijo, varuje pravice državljanov in izboljšuje kakovost življenja, kar je sistem *gradnje mostov. Deklaracija ugotavlja neprecenljivo vrednost arhivskega gradiva kot verodostojnega dokaza o upravnih, kulturnih in intelektualnih dejavnostih in kot odraz razvoja družb; temeljno potrebo po arhivih za podporo poslovne učinkovitosti, odgovornosti in preglednosti (transparentnosti), za zaščito državljanskih pravic, za ohranitev individualnega in kolektivnega spomina, za razumevanje preteklosti, doku mentiranje sedanjosti in usmerjanje prihodnjih dejavnosti; raznolikost arhivskega gradiva pri beleženju vseh področij človekove dejavnosti, številnost nosilcev zapisa, na katerih nastaja arhivsko gradivo: na papirju, v elektronski, avdiovizualni in drugih oblikah; vlogo arhivistov kot usposobljenih strokovnjakov z začetnim in permanentnim izobraževanjem, ki služijo svoji družbi s podporo pri nastajanju gradiva, valorizacijo, varstvom ter omogočanjem uporabe tega gradiva;odgovornost vseh: državljanov, javne uprave in nosilcev odločanja, lastnikov ali imetnikov javnega ali zasebnega ar hivskega gradiva ter arhivistov in drugih informacijskih strokovnjakov pri upravljanju arhivskega gradiva. Namen deklaracije je v *gradnji mostov, tako da družbe/politike zaveže k sprejemu in izvajanju ustrezne»nacionalne arhivske politike«in sprejetju zakonov zato, da bi bilo upravljanje arhivskega gradiva cenjeno in kompetentno izvedeno pri vseh pravnih osebah, zasebnih ali 8 Varuh človekovih pravic, letna poročila. Pridobljeno s 9 Etični kodeks. Pridobljeno z MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

59 javnih, ki ustvarjajo in uporabljajo arhivsko gradivo v okviru opravljanja svoje dejavnosti; da bi bila dodeljena potrebna sredstva za podporo ustreznemu upravljanju arhivskega gradiva, vključno z zaposlovanjem uspo sobljenih strokovnjakov, zato da bi bilo arhivsko gradivo upravljano in varovano na način, ki zagotavlja njegovo avtentičnost, zanesljivost, celovitost in uporabnost, da bi bilo arhivsko gradivo dostopno vsakomur ob upoštevanju ustrezne zakonodaje in pravic posameznikov, ustvarjalcev, lastnikov in uporabnikov in bi uporaba arhivskega gradiva pripomogla k spodbujanju odgovornega državljanstva. 10 Arhivi med stroko in varstvom osebnih podatkov ter človekovih pravic Nimam ambicije obravnavati problematike arhivov in njihovega odnosa do varstva osebnih podatkov ter varstva človekovih pravic, ker so te teme v glavnem rezervirane za poznavalce. Kot arhivist bi rad opozoril le na dejstvo, da je arhivska stroka vpletena v mnoge zakone z zgoraj omenjenega področja, in nisem najbolj prepričan, da so o teh zakonskih predpisih arhivisti dovolj dobro obveščeni. Morda najprej o Zakonu o varstvu osebnih podatkov in o predpisani»anonimizaciji«. Gre za postopek in spremembo oblike osebnih podatkov tako, da jih ni več mogoče povezati s posameznikom ali je to mogoče le z nesorazmerno velikimi napori, stroški ali porabo časa. Ta zakon opredeljuje tudi občutljive osebne podatke; podatke o rasnem, narodnem ali narodnostnem poreklu, političnem, verskem ali filozofskem prepričanju, članstvu v sindikatu, zdravstvenem stanju, spolnem življenju in vpisu ali izbrisu v ali iz kazenske evidence ali evidenc, ki se vodijo na podlagi zakona, ki ureja prekrške (v nadaljnjem besedilu: evidence prekrškov). Navaja dalje občutljive osebne podatke, ki imajo biometrične značilnosti, zlasti če je z njihovo uporabo mogoče določiti posameznika v zvezi s kakšno od zgoraj navedenih okoliščin. 11 Kako pogosto so arhivi vpleteni v ostale zgoraj naštete zakone, bomo morali še ugotoviti, opozarjam le na probleme arhivov zaradi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja oziroma problemov, ki ji imajo arhivi glede na Evropsko konvencijo o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščinah. Dejstvo je, da so načeloma v politiko Evropske skupnosti bili pritegnjeni nacionalni arhivi, ki so prevzemali tudi posredniško vlogo med Evropsko arhivsko skupino in arhivskimi službami v posameznih državah. Takšna praksa je v nekaterih državah ES naletela na težave, posebej tam, kjer nacionalni arhivi niso generalne direkcije, kjer arhivska služba ni centralizirano organizirana ter obstajajo samostojni arhivi ali podobni arhivski zavodi. Opozarjam na diskusijo med Evropsko arhivsko skupino in Evropsko skupnostjo ter arhivi iz držav članic Evropske skupnosti v zvezi s projektom»pravica do pozabe«, ki kaže na primer mogoče prevlade politike nad stroko. Pri Googlu so dobili obvezo, da morajo črtati, če to zahtevajo ustvarjalci, njihove»delete«datoteke. Če Evropska arhivska komisija (kako je sestavljena, je opisano zgoraj) in Evropska skupnost pri določenih arhivskih strokovnih vprašanjih dosežeta soglasje, lahko o tem ES izda»direktivo«. Direktiva ES je nekakšen pripomoček za reševanje določenih strokovnih vprašanj ter se lahko prilagaja praksam v posameznih državah, kar je pozitivno. Če pa ES izda»uredbo«, je njene člene treba izvajati neposredno. Če se bo praksa izdajanja uredb v zvezi z arhivi v ES uveljavila, bo to popoln dokaz nadvlade politike nad stroko, ker v procesu nastajanja uredbe stroka ni enakopravni sogovornik, čeprav gre za izključno arhivska strokovna vprašanja. Če se bo praksa izdajanja različnih uredb ES v zvezi z arhivi uveljavila, potem obstaja velika nevarnost, da bomo morali arhivisti zaradi njih odstopati od nekaterih uveljavljenih principov arhivske teorije in prakse. 10 Splošna deklaracija o arhivih. Pridobljeno s http/www//new.ica.org/ 1055/neAVS-e^X nts/the-uni\xtsd-declaration-on-archi\x S-adopted-by-the-annud-geneTd-met ting-inoslo.html. 11 Košir, M. (2013). Od načel Mednarodnega arhivskega sveta o dostopnosti arhivskega gradiva do kritičnih pripomb na predlog nove evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov. Arhivi 36. Ljubljana, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 57

60 Končne ugotovitve Ostaja še mnogo vprašanj, ki jih bomo v prihodnje reševali v odnosih med arhivsko stroko in družbami/politikami na vseh treh področjih interdisciplinarnost, mednarodnost in *gradnja mostov, kot so uporaba, varovanje in zaščita arhivskega gradiva, vprašanja konzerviranja in restavriranja, elektronski arhivi, kakor tudi obveznosti, da bomo v zadostni meri usposabljali oz. šolali arhivske strokovnjake, kar na AMEU ECM že delamo s študijem prve bolonjske stopnje in diplomiranimi arhivisti ter druge bolonjske stopnje z magistri arhivistike in dokumentologije. Upam, da se bo temu kmalu pridružila tudi tretja bolonjska stopnja, torej doktorji arhivske znanosti. 12 Arhivi se morajo otresti prevelikega vpliva politike na njihovo delovanje, povezati se morajo tesneje s civilno družbo, točneje morajo definirati vprašanja varstva človekovih pravic in osebnih podatkov ter rešiti vprašanja dostopa, zaščite in varovanja podatkov in *copyright arhivskega gradiva. Pomembno je, da se v profesionalnih arhivih in arhivskih službah pri ustvarjalcih zaposlujejo visoko izobraženi kadri, usposobljeni diplomirani arhivisti oz. magistri in doktorji arhivistike. Arhivi moramo čim prej dobiti svoje mednarodno uveljavljene baze podatkov in strokovne klasifikacije, kar vse bo dalo arhivom, arhivistiki in arhivski teoriji in praksi mesto, ki jim pripada. 13 Literatura Arhivi v današnjih družbah državah / vloga, razvoj in bodočnost (2011). Atlanti, Gunther, H. (2014). Archive und Verwaltung: Archiv Recht Geschichte. Marburg, Eckhardt, W. A. (1989). Wissenschaftliche Archivarausbildung in Europa. Marburg. Klasinc, P. P. (2010). Slovenska arhivska zakonodaja med letoma 2000 in 2010, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Maribor, Klasinc, P. P. (2010). Študij arhivistike. DOK_SIS, IV, Klasinc, P. P. (2011). Curriculum arhivov v državah in družbah. Atlanti, Košir, M. (2013). Od načel Mednarodnega arhivskega sveta o dostopnosti arhivskega gradiva do kritičnih pripomb na predlog nove evropske uredbe o varstvu osebnih podatkov. Arhivi 36, Popovič, J. (2011). Položaj, vpliv in vloga arhivske zakonodaje na vse segmente razvoja družbe. Atlanti, Schludi, U. (2016). Das Archivgut der Wirtschaft: Moderne Aktenkunde. Marburg, Toplak, L., Klasinc, P. P. in Semlič Rajh, Z. (2014). Izobraževanje arhivistov v Sloveniji. Atlanti, Varuh človekovih pravic. Letna poročila. Pridobljeno s Žontar, J. (2007). Pravno urejanje varstva arhivskega gradiva za slovensko ozemlje do zadnje spremembe zakonodaje: Arhivski predpisi v Republiki Sloveniji. Ljubljana: ARS. 12 Klasinc, P. P. (2010). Študij arhivistike. DOK_SIS. Ljubljana, IV, Glej tudi: Eckhardt, W. A. (1989). Wissenschaftliche Archivarausbildung in Europa. Marburg. 13 Toplak, L., Klasinc, P. P., Semlič Rajh, Z. (2014). Izobraževanje arhivistov v Sloveniji. Trst: Atlanti, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

61 Summary Relations between archives and the archival profession on one side and society and its policies on the other, are been monitored for a long time. There were many years of working, professional and practical discussions about archival science as a science. These relations are faced in the active participation in solving interdisciplinary, archival, professional and technical issues, as well as in creating, modifying and commenting archival and other legal acts. This can be confirmed by discussions at the International Archives Day, also published in AT- LANTI 2010, where some solutions of archival acts were presented and which were enforced or are still introducing in some parts of the world. This discussion has shown that there are different titles and names of archival acts, different divisions of archival acts to the areas of expertise, differences in the status of the archives, the definition of professional work, the terminology, the scope of the definition of professional work, etc. The role of archives between the profession and the Ombudsman is evident from the report of the Ombudsman in the chapter on the protection of privacy and personal data, where the engagement of the Ombudsman in relation to the misuse of archives is defined. According to the Ombudsman misuse is allowed by ignoring the articles of the Archival Act and especially»vague situation and imprecise diction of individual articles«. Relations between the archival profession and society / politics are also defined in the articles of Code of Ethics, which states that»archivists should protect the integrity of archival material and thus guarantee that it continues to be reliable evidence of the past«. Code of Ethics lays archives internationally defined objectivity and impartiality of archivists, which must act toward archival records correctly and professionally, because those are not only the archival records of a specific country, but the archives of all countries, therefore, the world's archival heritage and is internationally protected. *Building bridges is defined in the description of the importance of archival records in the Universal Declaration on Archives, which states that archival records document decisions, actions and memories and are therefore exceptional and irreplaceable. Archival records constitute a heritage that is passed on from one generation to another and therefore must be managed (monitored) from its creation to permanent storage in professional archives. There are still many open questions, which we will have to address in future in relations between the archival profession and the companies/policies in all three areas of interdisciplinarity, internationality and *Building bridges. Those issues are, for example, the use, preservation and protection of archival records, issues of conservation and restoration, electronic archives, as well as obligations that we will sufficiently educate archival experts. On AMEU ECM there is already the first cycle of Bologna (graduate archivist) study and the second Bologna degree (Master of archival science and record management). I hope that soon there will be a third Bologna level (doctors of archival science). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 59

62 dr. habil. mag. Patricia Engel (researcher) University of Continuing Education, Krems, Austria dr. Tamilsalvan Mohan, prof. dr. Volker Ribitsch (researcher/professor) University Graz, Austria NOV NAČIN MASOVNEGA RAZKISLJEVANJA NANOKULT JE PRILOŽNOST ZA ARHIVSKE DEKUMENTE THE NEW PAPER MASS DEACIDIFICATION PROCESS NANOKULT IS A CHANCE FOR THE ARCHIVAL DOCUMENTS Abstract NanoKult resuls promise to rescue archival material of wood pulp paper, i.e. the paper used between 1840 and 1950/1990 en masse without distorting text or discolouring paper. The simultaneous deacidification and strengthening of historical wood pulp paper using a dispersion of hydrophobically modified alkaline nanoparticles from magnesium hydroxide/calcium hydroxide stabilized with cellulose derivatives is presented. Keywords: Archival material protection, Wood pulp paper, Mass - Deacidification, Nanoparticles, Written Heritage Conservation Izvleček Rezultati NanoKult masovnega konservatorskega procesa obetajo uspešno reševanje ogroženega arhivskega gradiva nastalega na lesovinskem papirju, v obdobju /1990, brez sprememb na zapisu in papirju. V prispevku je predstavljeno simultano razkisljevanje in utrjevanje dokumentov na papirju iz lesovine z uporabo disperzije hidrofobno modificiranega alkalnih nanodelcev magnezijevega ali kalcijevega hidroksida stabiliziranega z celuloznimi derivati. Ključne besede: arhivsko gradivo, zaščita, lesovinski papir, masovno razkisljevanje, nanodelci, pisna dediščina, konserviranje, restavriranje MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

63 Introduction Besides ink corrosion, the self-destruction of texts written in iron gall ink and mould attacks, acidic decay of paper produced between 1840 and 1950, or even after that time in some factories and nearly exclusively used in the mentioned years, poses a severe problem to archives. Both the invention of wood pulp by F.G. Keller in 1845 and the use of alum since 1807 (Illig, 1807) were the answers to the rising demand for paper and the insufficient availability of traditional raw material in sufficient quantity at the beginning of the 19th century in Europe. The new sort of paper was of comparatively low quality. However, the short fibre material and sizing with alum are not the only reason for today s poor condition of a paper document made of wood pulp. Environmental conditions, such as high storage temperature, fluctuating relative humidity and light impact as well as acidic gases in the air contribute largely to the decay. Archival material is especially exposed to such uncontrolled environmental conditions as it is sent around (letters), kept in pockets to be presented at various places (passports, birth certifications and diaries), put outdoors (posters) and handed from one person to the other (all sorts of administrative documents). Wood pulp paper was not only the preferred paper throughout the 19th century, as the original documents in archives show, but also extensively used during both world wars all over Europe and until the 1990s in the Eastern European countries. It is the text carrier of private letters and diary notes of soldiers and prisoners and anyone who contributed by his/her written memory to clarify Europe's recent history. Due to the difficult times the storage conditions of these valuable documents were often even worse than those described above and the paper decays before historians are able to read and interpret the texts. While drawings are restored piece by piece and in laborious manual procedures, the printed books and in particular the unique archival material exist in vast numbers and cannot be preserved by hand. The decay mechanism was first understood and described by Barrow (Barrow, 1955) in the 1940s. He suggested the treatment with earth alkali metals in an aqueous solution. Later mass treatments were developed, some also water based, some based on organic solvents. ( (30th Nov. 2014) In the KUR Project Massenentsäuerung auf dem Prüfstand ( publication/ _die_massenentsuerung_auf_dem Prüfstand ( ) and (8th Sept. 2016) ( DNB/wir/kurzzusammenfassungMassenents%C3%A4uerung.pdf? blob=publicationfile (8th Sept. 2016) ) The methods that existed at that time were compared. The aim of the project was to evaluate the long-time effects of mass deacidification of library and archive material performed in the 1990s. The material under survey was the property of the Deutsche Nationalbibliothek in Leipzig and of the Staatsbibliothek in Berlin, which were treated between 1994 and 2006, respectively. The treatment involved application of different deacidification solutions: the Papersave -, the Libertec - and the CSC Booksaver, which made the comparison possible. In 2016, there was a conference in Dresden on the topic. The standardisation of the evaluation of the procedure was one of the main topics of discussion. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 61

64 The new paper mass deacidification process NanoKult The NanoKult deacidification process Functionalized core shell nanoparticles (NPs) based on magnesium hydroxide Mg(OH)2 and calcium hydroxide Ca(OH)2 are used in this mass deacidification process (Amornkitbamrung,2015). The NP were first equipped with a shell of hydrophilic cellulose derivatives such as hydroxyethyl cellulose (HEC) and methyl cellulose (MC). Afterwards they are coated by a hydrophobical shell of hydrophobic trimethylsilyl cellulose (TMSC) to allow the dispersion into an organic solvent. As an organic solvent, hexamethyldisiloxane (HMDSO) is used. For the mass deacidification old papers are soaked in the organic dispersion of this alkaline nanoparticles and a pressure of 2 bar. The ph, the alkaline reserve, the mechanical strength, the color change and the aging effect of the treated and untreated HWP papers were determined and compared with those of identically treated filter paper for process understanding and quantification of the improvement. The structure, the size, the morphology, the polymer content and the colloidal stability of unmodified and modified nanoparticles were also analyzed. Scheme 1. Schematic representation illustrating the manufacturing of hydrophobically modified nanopartilces and their application in paper conservation The upper pictures in scheme 1 depict the preparation and stabilisation of hydrophobically modified magnesium hydroxide (Mg(OH)2) NPs with an outer shell of TMSC. For mass deacidification the NP are dispersed in HMDSO. The lower pictures present electron microscopic images of the non-treated and treated HWP paper. The effect of coating with nanoparticle surrounded by the polymer layers (TMSC) is clearly visible. The solvent HMDSO is inert, exhibits low surface tension (15.9 mn m-1), allowing a sufficient wetting of paper and a fast (few minutes) removal at room temperature. More importantly it causes an excellent dimensional stability of paper after treatment due to the very low swelling capacity for cellulose fibers TMSC is chosen as an outer shell of the NP because it stabilizes the NP dispersion in the solvent HMDSO. TMSC is hydrophobic; its surface shows a lower water wettability and surface free energy. TMSC does not only increase the stability of nanoparticles, it contributed also to the alkaline reserve because in the presence of acid moieties it is regenerated to cellulose contributing to the neutralization process. TMSC as well as the regenerated cellulose are adsorb on the papers cellulose fibres surface increasing in this way the mechanical strength of deteriorated paper MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

65 Colloidal stability and morphology of Mg(OH)2 NPs The kinetic stability of the NPs in solution was examined by UV-Vis spectroscopy. Figure 1 shows the UV-Vis absorbance (600 nm) of Mg(OH)2 (1%, w/v) dispersed in HMDSO with and without TMSC as a stabilizer (0.1, 0.5 and 2%, w/v). Pure Mg(OH)2 NPs dispersed in HMDSO settles down rapidly within the first minutes as indicated by a sudden drop in absorbance (Figure 1, a). TMSC coating offers steric repulsion and hydrophobization of nanoparticles due to its high molar weight and its trimethylsilyl (TMS) groups which prevent the particles from uncontrolled aggregation. The absorbance is nearly constant at a high TMSC concentration (2%, w/v) indicating very limited sedimentation tendency, considered to be sufficient for practical applications. All test were performed using this dispersion containing 1 % (w/v) Mg(OH)2 and 2 % (w/v) TMSC showing high colloidal stability and sufficient amounts of alkaline particles. Figure 1. Absorbance of Mg(OH)2 NPs dispersed in HMDSO (a) and in TMSC (b: 0.1 % w/v, c: 0.5 % w/v, d: 2 % w/v) at 600 nm wavelength The main particle size of Mg(OH)2 NPs (1%, w/v) were measured by dynamic light scattering DLS and transmission electron microscopy TEM. Particles dispersed in HMDSO and in TMSC solution and their corresponding particle size distributions in the dry state are shown in Figure 2. Both show agglomeration of spherical-shaped particles with average diameter of 46 ± 2 nm (a-b) of the primary particles. Dispersed in HMDSO the primary particles form agglomerates with a size of 840 ± 40 nm as determined by DLS. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 63

66 Figure 2. TEM images (top) and particle size distribution (bottom) of Mg(OH)2 NPs dispersed in HMDSO (a,b) and in HMDSO/TMSC (2 %, w/v) (c,d) Results of the deacidification process Paper deacidification For deacidification HWP paper was emerged at room temperature over a period of 30 minutes into a dispersion of Mg(OH)2 NP (1 % (w/v)) in a solution of TMSC (2 % (w/v) in HMDS at a pressure of 2 bar under constant stirring. Accelerated aging of paper After the deacidification process the paper was analyzed and subjected to an accelerated aging process published elsewhere 14 in order to be able to judge the influence of further ageing. An important reaction during aging is the hydrolytic degradation of cellulose macromolecules due to acidity in paper. For that purpose, 10 g of paper sheets (treated /untreated) were placed in a closed desiccator containing 200 ml water saturated with NaCl to maintain the humidity at 75% RH. The temperature for aging was set to 80ºC. The papers were aged under these conditions for 14 days. After aging, the papers were vacuum dried (0 bar) at 25ºC and conditioned at 23ºC and 65% RH for 24 h. Optical appearance of treated and aged papers The macroscopic images of the untreated and treated filter and HWP papers before and after artificial aging are shown in figure 3. It is obvious that treatment with TMSC stabilized Mg(OH)2 NPs does not cause visible deposits or other changes in the dimensions or appearance of the treated papers. 14 Cristina Area, M., & Cheradame, H. (2011). Paper aging and degradation: Recent findings and research methods. BioResources, 6, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

67 However, a color change i.e. yellowing occurs with both, treated and untreated papers due to aging. The yellowing of paper upon aging can be attributed to the presence of chromosphores formed from the degradation of one or more components (like cellulose, lignin and hemicellulose). Even though the paper treated with hydrophobic TMSC or mixtures of TMSC/deacidifying components did not prevent the yellowing of paper, the treatment did not add any additional yellowing or other further changes in the physical appearance. Figure 3. Untreated and treated paper sheets before and after artificial aging. (a) Untreated papers, (b) papers treated with TMSC and (c) papers treated with TMSC-Mg(OH)2 NPs. BA before aging and AA- after aging Morphology of the NPs The SEM images of the untreated filter and HWP paper are depicted in Figure 4a. It can be seen that both materials have the common fibrillar microstructure. A certain smoothening effect of the fiber surface can be observed after TMSC application (b). By treating filter paper and HWP paper with the TMSC stabilized nanoparticle dispersions homogeneous particle deposits are immobilized on the fiber surfaces (c). Almost full coverage of a thin particle layer is obtained. The thickness of this layer is of importance since transparency of the layer is necessary and no white deposits are visible. After aging for two weeks at 80 C, no morphological changes of the particle coatings are observed and Mg(OH)2 is retained on the surface (d). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 65

68 Figure 4. SEM micrographs of (a) untreated paper, (b) TMSC treated before aging, (c) TM- SC-Mg(OH)2 treated before aging, (d) TMSC-Mg(OH)2 NPs treated after aging To verify the deposition or distribution of particles at the inner surfaces of paper the treated materials from the top few layers of paper were peeled off using an adhesive tape and analyzed by SEM. The SEM micrographs of untreated and treated papers after peeling-off one and five times are shown in Figure 5. It can be seen that the fibrillar structures of peeled samples are changed (a-b) comparing to the original ones (Figure 4a, right). For treated papers smaller and larger agglomerated NPs are visible as indicated by the arrows (c). This is also visible on surfaces that were peeled-off five times (d) proving that the functionalized alkaline particles are small enough to penetrate completely the paper during the treatment. This confirms that the method allows depositing alkaline components inside the paper and it ensures a complete neutralization of acidity and a longer prevalence of treatment MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

69 Figure 5. SEM micrographs of untreated (top) and TMSC-Mg(OH)2 NPs treated (bottom) HWP paper. Once peeled (a, c), and five time peeled (b, d) Table 2 shows the amount of magnesium and silicon (from TMSC) present in the untreated and treated papers before and after aging, obtained by EDX analysis (in at.%). An enhanced deposition of Mg (from Mg(OH)2 NPs) and TMSC is noticed in HWP paper which is slightly reduced by the ageing process due to the created acid moieties, while it stays constant in the case of filter paper. Table 2. Magnesium and silicon content of treated and untreated papers, obtained from EDX analysis. Filter paper HWP paper Mg (at. %) Si (at. %) Mg (at. %) Si (at. %) Uncoated TMSC-Mg(OH)2 NPs coated (before aging) TMSC-Mg(OH)2 NPs coated (after aging) Alkaline reserve (AR) and ph determination 11.8 ± ± ± ± ± ± ± ±0.9 The neutralization of acids and the introduction of an AR in paper is highly important to prevent or slow down further hydrolysis. The alkaline reserve (AR) (meq(oh-)/100 g paper) was determined by back-titration according to the standard method ASTM D R01. The cold-extract ph of the papers was determined according to the standard method TAPPI T509 om-88, scaled down to 0.5 g of paper. The ph and AR were analyzed by back-titration before and after aging and are presented in table 3. As expected, untreated filter paper exhibits a ph of 7 and no alkaline reserve, a value that did not changed after TMSC treatment. After treatment with TMSC-Mg(OH)2 NPs, a ph of 10 and an AR of 47 meq [OH-]/100 g is reached. The AR in this case is corresponds to 1.4 wt.% of Mg(OH)2. Interestingly, after aging no large changes in ph and AR are noticed. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 67

70 Untreated HWP paper is acidic with a ph of 4 and theoretically a negative AR of -1.5 meq [OH-]/100 g as determined by titration. Coating with TMSC does not result in any changes of ph or AR. By treatments of HWP paper with TMSC/Mg(OH)2 NPs mixture, the ph and the alkaline reserve are increased to 9 and 61 meq [OH-]/100 g (corresponds to 1.8 wt.% Mg(OH)2). After aging, ph and AR significantly decreased to 8 and 41 meq [OH-]/100 g (i.e.1.2 wt.% Mg(OH)2) confirming the consumption of some Mg(OH)2 by neutralization reactions with acids present in the HWP paper. This is supported by the EDX data. Using a treatments with TMSC/Mg(OH)2 NPs it is possible to eliminate the acidity and to simultaneously introduce a sustainable alkaline reserve to paper by a very simple but efficient process. Table 3. Alkaline reserve (AR in meq[oh-]/100g of paper)) and ph of coated and uncoated paper before and after aging Filter paper HWP paper Samples ph AR Mg(OH) 2 (wt.%) ph AR Mg(OH) 2 (wt.%) Untreated 7 ± ± 0-2 ± 1 - Untreated, aged 7 ± ± 0-3 ± 1 - TMSC treated 8 ± ± ± 1 - TMSC treated, aged 8 ± ± ± 0 - TMSC-Mg(OH) 2 treated 10 ± ± ± ± TMSC-Mg(OH) 2 treated, aged 10 ± ± ± ± The amount of AR deposited inside the paper sheets was also determined peeling of the outermost layer. After peeling both filter and HWP paper showed a reduced layer thickness as a result of peeling. The HWP papers show a decreased to 50% of the AR (31 meq / 29 meq [OH-]/100g) and no major changes in ph are observed after the first peeling. Table 4. Alkaline reserve (AR in meq[oh-]/100g of paper)), ph and thickness of TM- SC-Mg(OH)2 NPs treated HWP paper before and after peeling Peel Thickness (µm) Filter paper AR Mg(OH) 2 wt.% ph Thickness (µm) HWP paper AR Mg(OH) 2 wt.% ± 2 47 ± ± ± 2 61 ± ± ± ± ± ± 2 31 ± ± ± ± ± ± ± ± 0.1 These results also confirm that our treatment is highly efficient, and enabled the irreversible deposition of alkaline nanoparticles not only on the surface but also at the inner paper fiber structure, which is highly important for further neutralizing the acids that can be generated during storage and preservation. ph MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

71 Mechanical strength of treated HWP papers In addition to the introduction of an alkaline reserve and the neutralization of acids, strengthening of old and brittle paper is of high interest. The role of TMSC in the improvement of mechanical properties such as tensile strength and tensile strain at break (DeGarmo's Materials and Processes in Manufacturing, 2011) were investigated and results comparing HWP paper and filter paper. TMSC or the regenerated cellulose formed out of it results in an increased fiber-fiber bond and therefore higher tensile strengths. A significant improvement in tensile strength and strain at break is obvious after treatment with TMSC and TMSC/Mg(OH)2. Upon TMSC deposit, the increase in tensile strength at maximum for both filter and HWP paper is nearly 15 %. Mixtures of TMSC/Mg(OH)2 resulted in a reduction of strength for filter paper whereas the strength of HWP paper treated with particles and polymer is similar to pure TMSC. More significantly, the tensile strain at break is increased up to 18 % for filter paper after TMSC application and by 6 % for the more rigid and brittle HWP paper. TMSC also increases the Young modulus of the paper. The TMSC/Mg(OH)2 application lead to 74 % increase in the tensile strain at break for filter paper and 13 % increase for HWP paper which is an indication that the compact mixture of particles and polymers on and in the fibers matrix have a profound impact on the mechanical properties. After aging, all mechanical properties of untreated papers is decreased (14% for filter and 30 % for HWP paper). TMSC/Mg(OH)2 treated papers showed a significantly smaller reduction in strength (9 % for filter paper, 0.5 % for HWP paper). Table 5 depicts also the influence of the molecular weight of the TMSC from different sources on the mechanical properties of the treated papers. Figure 6. Tensile strength at maximum and tensile strain at break of coated and uncoated paper before and after aging 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 69

72 Table 5. Mechanical properties of original (untreated) and treated historical wood pulp (HWP, printed in 1912) papers. The coatings were done using TMSC (2 %, w/v), synthesized from different cellulose source Tensile strength at max(mpa) Tensile strain at break (%) Young modulus (MPa) 10.9 ± ± ± 87 TMSC - Avicel 15.1 ± 2.1 (39%) 1.0 ± 0.2 (11%) 1820 ± 138 TMSC - Viscose 18.8 ± 1.5 (72%) 1.4 ± 0.2 (55%) 1970 ± 116 TMSC - Pulp 18.6 ± 1.2 (70%) 1.4 ± 0.1 (55%) 1850 ± 150 Original (uncoated) In general, the data indicate that the addition of TMSC and particles show a good compatibility with paper and improve the mechanical properties. Results, Outline and summary No white deposits and no discoloration are observed on the paper surface, an indication that our process is not detrimental to the papers which are acidic and brittle. The results also show that there is no significant difference in the ph and the alkaline reserve for the papers analyzed from different parts of the book. After treatment, the ph is increased from 6 to 9 and the alkaline reserve is increased from -4 to 13 meq [OH-] / 100g. From these results, it can be concluded that the nanoparticles are uniformly distributed through the book. All results illustrate that treatment with TMSC/Mg(OH)2 prevents further disintegration of paper upon aging and stabilizes the mechanical properties of paper. Figure 7. SEM morphology of the treated HWP book using functionalized Mg(OH)2 NPs-TMSC mixture at 2 bar Aknowledgement: FFG, aws MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

73 Bibliography Illig, M.F.: Anleitung auf eine sichere, einfache und wohlfeile Art Papier in der Masse zu leimen Barrow, W.J.: Manuscripts and Documents: Their Deterioration and Restoration. Charlottesville 1955 Amornkitbamrung, L., Mohan, T., Hribernik, S., Reichel, V., Faivre, D., Gregorova, A., Engel, P., Kargl, R., & Ribitsch, V. (2015). Polysaccharide stabilized nanoparticles for deacidification and strengthening of paper. RSC Advances, 5, DeGarmo's Materials and Processes in Manufacturing 11th Edition by Frederick E Giesecke, Ivan L Hill, Henry C Spencer, Alva Mitchell, John T Dygdon, James E. Novak, Shawna Lockhart, Marla Goodman, J. T. Black, Ronald A. Kohser, Peachpit Press; 14 edition, 2011,ISBN-13: Povzetek Poleg poškodb povzročenih z železo-taninskim črnilom, kemijskim in biološkim razkrojem papirja zaradi hrambe v vlažnih prostorih je razpad papirja iz obdobja /1990, ki ima za osnovo lesovinski papir eden od kritičnih vzrokov, ki resno ogroža obstojnost in s tem uporabo arhivskega in knjižničnega gradiva. Velike količine takega gradiva predstavlja kulturno dediščino hranjeno predvsem v arhivih in knjižnicah. Zaradi časovno zamudnega dela ni mogoče reševati objektov posamično ampak se iščejo metode t. i. masovnega konserviranja. NanoKult predstavlja enega od obetajočih načinov masovnega razkisljevanja ogrožene kulturne dediščine nastale na lesovinskem papirju. V prispevku je predstavljen princip NanoKult masovnega razkislevanja, kjer prihaja do simultanega razkisljevanje in utrjevanja dokumentov na papirju iz lesovine z uporabo disperzije hidrofobno modificiranega alkalnih nanodelcev magnezijevega ali kalcijevega hidroksida stabiliziranega z celuloznimi derivati. Rezultati raziskave so pokazali, da po opravljenem procesu masovnega razkisljevanja na dokumentih ni opaziti oborin/usedlin niti spremembe barve dokumentov, da ni opaziti občutne spremembe v ph-ju in neenakomerne razporeditve alkalne rezerve v različnih delih dokumenta, kar kaže na to, da so se nano delci med procesom enakomerno porazdelili po vsej površini obravnavanih papirnih dokumentov. Vsi rezultati tudi kažejo na to, da uporaba te metode preprečuje nadaljnjo razgradnjo oz. staranje in stabilizira mehanske lastnosti papirja. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 71

74 doc. dr. Jelka Melik Oddelek za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM dr. Mateja Jeraj višja svetovalka, Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv RS VLADANJE LJUDI ZA LJUDI PO LJUDEH GOVERNMENT OF THE PEOPLE, BY THE PEOPLE, FOR THE PEOPLE Izvleček Arhivi so ustanove, ki morajo ohraniti dokazno gradivo za tisto, kar je bilo, kar se je zgodilo. Zgodovina nam kaže, da so bili arhivi dolgo dobo namenjeni potrebam vladarjev ali cerkve, ki so jih hranili le za lastne potrebe, in sicer v politične, finančne, pravne in upravne namene. Danes stopajo v ospredje človekove pravice. Varstvo človekovih pravic. Tako kot sodišča bi morali biti vsaj najvišji in najpomembnejši arhivi neodvisni in nepristranski, da bi lahko ohranili pravico za vse. Da bi bili arhivi v službi človeka, pa morajo postati čim boljša ogledala resnice. Ključne besede: arhiv, javni arhiv, arhivist, človekove pravice, arhivsko pravo. Abstract Archives are institutions that have to preserve evidence of what happened. History shows that the archives existed only for the needs of the rulers or church, preserved only for their purposes, namely for political, financial, legal and administrative purposes. Today, human rights are coming into focus. Protection of human rights. Like courts, at least the highest and most important archives should be independent and impartial in order to preserve the rights of all. To be archives in the service of a man, they must become the mirror of truth as much as they can. Key words: archives, public archives, archivist, human rights, archival law MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

75 Uvod Znane besede A. Lincolna 1»vlada ljudi, od ljudi in za ljudi«bi morale veljati tudi za arhive. Arhivi ljudi, od ljudi in za ljudi. Arhivi kot ustanove, ki morajo ohraniti dokazno gradivo za tisto, kar je bilo, kar se je zgodilo. Zgodovina nam kaže, da so bili arhivi dolgo dobo namenjeni potrebam vladarjev ali cerkve, ki so jih hranili le za lastne potrebe v politične, finančne, pravne in upravne namene. Pomembna prelomnica v zgodovini javnih arhivov pa je prav gotovo francoska revolucija leta Takrat so se namreč rodili današnji nacionalni oziroma državni arhivi. Sprva je bilo veliko dokumentov uničenih, in sicer z namenom izbrisati simbol nekdanjega zatiranja evidence fevdalnih dolgov in obligacij. Toda istočasno se je rodila nova arhivska služba tokrat namenjena vsem državljanom, ne le uveljavljenim raziskovalcem preteklosti, temveč vsem, ki iščejo resnico. Danes stopajo v ospredje človekove pravice. Varstvo človekovih pravic. Ravno zato, ker se zdi, kakor da so človekove pravice in njihov pogoj, to je demokratična pravna država, v zatonu, je treba na vso moč poudarjati človekove pravice kot cilj, smoter, kot merilo, s katerim merimo vse ukrepe, vsa ravnanja in vse politike. Treba je poudarjati, kaj pomenijo za svobodo človeka kot njeno izhodišče in temelj, kaj pomenijo za njegovo dostojanstvo. Tako kot sodišča bi morali biti vsaj najvišji in najpomembnejši arhivi neodvisni in nepristranski, da bi lahko ohranili pravico za vse. Arhivi, da bi bili v službi ljudi, morajo postati čim boljša ogledala resnice. V prispevku bova ob uporabi domačih izkušenj, tujega arhivskega prava ter spoznanj mednarodnih arhivskih strokovnjakov poskušali dokazati, da je potrebna dopolnitev in harmonizacija arhivskega prava v evropskem in širšem svetovnem prostoru. Arhivsko gradivo in njegov pomen Arhivsko gradivo nima vsesplošne, univerzalne opredelitve. Povedano z drugimi besedami: definicija, ki bi natančno in enotno opredelila, kaj vse je arhivsko gradivo, ne obstaja. Vsekakor so to dokumenti, ki imajo neko višjo, globljo in predvsem trajno, časovno neomejeno vrednost za družbo, ki ji služijo, oziroma družbo, ki jih je ustanovila. Krajevni arhivi hranijo torej gradivo kraja in njegovih prebivalcev, arhivi določenih institucij, kot na primer cerkve, samostana, univerze, pa hranijo pomembne dokumente te ustanove. Za narod oziroma za državljane so najpomembnejši tisti javni arhivi, ki naj bi hranili najpomembnejše dokumente države in državljanov. V vsaki državi nastajajo pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb številni zapisi, dokumenti. Nekateri od njih se morajo zaradi različnih vzrokov ohraniti, da bi bili neomejeno dolgo na voljo javnosti kot arhivsko gradivo. Kateri dokumenti so to, kako in kdo jih bo določil in kje se bodo hranili, odloči vsaka država sama, glede na politične in druge družbene razmere, zgodovinske okoliščine, civilizacijsko stopnjo, višino ozaveščenosti in podobno. Pri tem je seveda vezana tudi na arhivsko stroko in mednarodno sprejete zahteve in standarde. Arhivsko gradivo je namreč tisto dokumentarno gradivo dokumenti, listine in drugo pisano gradivo, ki ima za neko državo trajen pomen bodisi zaradi potreb kulture in pravne varnosti bodisi zaradi potreb znanosti oziroma zgodovinskih in drugih raziskav, zakonodaje, sodstva in uprave ter zaradi zaščite pravic državljanov ali drugih značilnosti, ki jih ta država določi za tako pomembne, da jih je treba hraniti trajno, tudi za potomce, naslednike. Država z zakonom ali več zakoni določi, kateri so tisti dokumenti, tisti zapisi, ki se morajo hraniti neomejeno dolgo, oziroma določi organ ali organe, ki bodo določali arhivsko gradivo in načine, kako bodo to odločitev izvedli. 1 Government of the people, by the people, for the people, shall not perish from the Earth. Pridobljeno s TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 73

76 Predpise, ki urejajo arhivsko področje, arhivsko problematiko v posamezni državi, s skupnim imenom imenujemo arhivsko pravo in je del upravnega prava. Arhivsko pravo je torej skupnost pravil in načel, ki so po vsakokratnem pravnem redu obvezna za organizacijo arhivov in delo v njih, prav tako pa je arhivsko pravo tudi veda, ki ga obravnava. Arhivsko pravo razvija posebna pravila o arhivih (organizacijo arhivov oziroma arhivsko mrežo, pristojnost arhivov, način njihovega delovanja, njihovo notranjo organizacijo), določa pravne oziroma fizične osebe (ustanove oziroma posameznike), ki so dolžne z arhivi sodelovati in jim predajati arhivsko gradivo, predpisuje njihove dolžnosti in oblikuje strokovna vodila arhivistike, ki so pravno obvezna, predvideva pa tudi sankcije za njihovo kršitev. Mednarodna razmerja na področju delovanja arhivov ureja mednarodno arhivsko pravo. 2 Arhivsko pravo je del pravnega reda neke države. Zato se od države do države razlikujejo njegove opredelitve, način organizacije arhivov, postopek določanja in prevzemanja oziroma izročitve arhivskega gradiva arhivom, način hrambe in pogoji uporabe oziroma dostopnosti arhivskega gradiva. Arhivsko pravo nima dolgo tradicijo. Celo upravno pravo, katerega del je, ni staro. Upravno pravo je javno pravo, ki ureja ustroj in delovanje državne in javne uprave, njene naloge ter odgovornosti. Je izjemno široka pravna panoga, ki zajema med drugim področje notranjih zadev (javni red in mir, prometno varnost, državljanstvo, osebne izkaznice, potne listine, tujce, politične stranke, društva ipd.), obrambo države, gospodarske in negospodarske dejavnosti (zdravstvo, šolstvo, kulturo ipd.), varstvo okolja, socialno varnost. Je pravna panoga, ki ureja delovanje upravne veje oblasti, in sicer njeno organizacijo, področja delovanja, sredstva, ki so ji na voljo, način odločanja ter oblike nadzora njenega dela. Upravno pravo je novejša pravna veja, ki se je pojavila z nastankom osrednje državne oblasti, točneje v Franciji, z nastankom meščanske države v 18. stoletju. Francoski parlament je začel sprejemati zakone, ki so urejali delovanje uprave in tako je postopoma nastalo prvo upravno pravo v Evropi. Francoskemu zgledu so sledile tudi druge evropske države, zlasti Prusija, pozneje Avstrija, Italija in druge. V Veliki Britaniji in anglosaških državah nasploh se je upravno pravo razvilo pozneje, v sredini 20. stoletja. Obsežnejše je postalo zlasti v drugi polovici 20. stoletja zaradi vse večjega vpliva industrializacije, urbanizacije in tehnološkega razvoja družbe ter s tem povezanimi pojavi in problemi (na primer ekologije, migracij) pa tudi zaradi nastanka evropskih skupnosti, ki so vzpostavile obsežen uradniški aparat s številnimi pooblastili. Vse pomembnejša vloga upravnega prava je prav tako posledica vse močneje izražene zahteve po spoštovanju človekovih pravic in temeljnih državnih svoboščin. Posledici tega razvoja sta omejevanje upravnih oblastvenih posegov in preprečevanje samovolje upravnih organov. Poglejmo nekaj primerov opredelitve arhivskega gradiva iz evropskih arhivskih zakonov. Nekateri podajajo definicije arhivskega gradiva neposredno, drugi posredno, kot opis temeljne naloge državnega oziroma nacionalnega arhiva. Glavna naloga nacionalnega arhiva v Estoniji je na eni strani zagotoviti ohranitev in uporabnost zapisanega spomina, dokumentirane kulturne dediščine in na drugi strani jamstvo zavarovanja temeljnih državljanskih pravic in dolžnosti ter transparentnost demokratične države s hrambo in zaščito pravih, pristnih, verodostojnih dokumentov. Na Češkem je arhivsko gradivo zapis, ki je (zaradi časa njegovega nastanka, vsebine, izvora in zunanjih znakov ter trajne vrednosti, ki izhaja iz njegove pravne, politične, ekonomske, zgodovinske, kulturne znanstvene ali informativne pomembnosti) odbran v javnem interesu za trajno hrambo. Danska določa kot glavne naloge državnih arhivov: zagotoviti hrambo dokumentov zgodovinske vrednosti, ki so bistvenega upravnega in pravnega pomena za državljane in oblastne organe, pripraviti arhivsko gradivo za uporabo (tako za ustvarjalce kot druge uporabnike), opravljati raziskave in razširjati znanje (vedenje) o rezultatih raziskav, pomagati oblastnim organom pri arhivskih zadevah ter sodelovati z lokalnimi in regionalnimi arhivi. Avstrija daje arhivskemu in dokumentarnemu gradivu tako dokazni kot informativni pomen. Potrebna sta tako za raziskovanje in razumevanje zgodovine ter sodobnih političnih, gospodarskih, socialnih in kulturnih pogojev kakor tudi za zako- 2 Glej tudi Vilfan in Žontar (1973), Žontar (2003) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

77 nodajne, sodne, upravne in splošne ali posebne potrebe ter za varstvo pravic državljanov. 3 Nizozemska določa kot arhivske tiste dokumente, ki so pomembni za nacionalno kulturno dediščino, oblastne organe, posamezne državljane in raziskovalce zgodovine. Trajno je treba ohraniti gradivo, ki je pomembno za oblastne organe in pravno varnost državljanov, ter gradivo, ki ima posebno družbeno vrednost ne le za sedanje, ampak tudi za prihodnje raziskave kulturne dediščine. Po slovaškem arhivskem zakonu pa so arhivski dokumenti zapisi, ki imajo trajno dokumentarno vrednost, pomembno za poznavanje zgodovine Slovaške in slovaškega naroda. 4 V Sloveniji tako imenovani arhivski zakon 5 določa, da je»arhivsko gradivo«dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Arhivi in raziskovanje preteklosti Raziskave preteklosti so prav gotovo namenjene človeku, da bi spoznal preteklost, dosežke in stranpoti zgodovine svojega kraja, dežele, svojega naroda ali posameznega področja družbenega življenja. Znanost in kultura sta za mnoge državljane precej oddaljeni, večini se zdita nepotrebno razkošje. Potrebni so potrpežljiva razlaga, dolgoletna vzgoja in seznanjanje z rezultati dela in njihovimi vplivi na življenje. Znameniti arhivski strokovnjak Theodore R. Schellenberg na to opozarja na začetku knjige»moderni arhivi«, ki je prvič izšla leta 1956 in se od takrat dalje prevaja v različne jezike ter vztrajno ponatiskuje. Opisuje, kaj bi se zgodilo, če bi vprašali nekoga na ulici, kaj misli o arhivih in arhivskem gradivu. Verjetno bi le-ta začudeno terjal pojasnilo, kaj sploh to je, in ko bi mu vse razložili, bi zadevo končal s pripombo, da to predstavlja še en primer razsipavanja državnega denarja. Kljub takem stališču javnosti v vseh deželah sveta, nadaljuje Schellenberg, pa je treba opozoriti, da so arhivi v splošnem povsod ustanovljeni iz javnih sredstev. To je pomembno. Arhivi torej morajo služiti državljanom tudi drugače, in ne le kot raziskovalni vir. Arhivi in človekove pravice Človekove pravice in temeljne svoboščine so jedro ustavnopravnih sistemov vseh civiliziranih držav, odkar so ob koncu 18. stoletja prešle s področja politične filozofije na področje prava. Po drugi svetovni vojni, ko je Generalna skupščina Združenih narodov 10. decembra 1948 sprejela Splošno deklaracijo človekovih pravic, se je prizadevanje za človekove pravice intenziviralo, še posebej v zadnjih desetletjih. Z arhivskim gradivom, ki se tako ali drugače nanaša na človekove pravice in njihovo varstvo, se srečujejo tako dokumentalisti oziroma dokumentologi kot tudi arhivisti. Arhivi, še posebej državni, hranijo najrazličnejše gradivo, ki je pomembno za varstvo koristi in pravic posameznikov. To so osebne datoteke, kot na primer personalne mape, dokumenti o socialnem, zdravstvenem, invalidskem in pokojninskem zavarovanju, o prejemanju socialnih in drugih podpor, o članstvu v političnih strankah, volilni imeniki, dokumenti o lastništvu, državljanske zadeve. Nekateri arhivski dokumenti vsebujejo dokaze o zlorabah človekovih pravic. To so predvsem arhivi obveščevalnih služb in policije, predvsem iz obdobij diktatorskih in totalitarnih režimov, arhivi zaporov, bolnišnic, mrtvašnic, pokopališč. Arhivisti, ki določajo, prevzemajo, urejajo, popisujejo, hranijo in dajejo v uporabo takšno gradivo, igrajo pomembno vlogo pri varovanju človekovih pravic. Od njih je namreč odvisno, kdo, v kakšni obliki in kdaj bo dobil gradivo, pri čemer se srečujejo tako s pravnimi vprašanji kot tudi z vprašanji osebne profesionalne etike, nemalokrat pa se morajo soočiti tudi s pritiski oblastnih in političnih organov, ki od njih zahtevajo prikrivanje ali celo odstranitev doku- 3 Jeraj, M., Melik, J. in Škoro Babić, A. (2013a). 4 Jeraj, M., Melik, J. in Škoro Babić, A. (2013b). 5 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (2006, 2014). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 75

78 mentov, ki bi lahko pričali o njihovi vpletenosti v kršitve človekovih pravic, ali pa želijo, da določene skupine ali posamezniki ne bi mogli uveljaviti svojih pravic. Marsikaterega arhivista, ki se ni hotel odpovedati strokovnim in etičnim načelom svoje stroke, so doleteli povračilni ukrepi. 6 Zatorej je razumljivo, da so arhivisti zainteresirani za spoznavanje svojih pravic in dolžnosti glede varstva človekovih pravic. Leta 2003 je Mednarodna konferenca okrogle mize arhivov (The International Conference of the Round Table on Archives CITRA) 7 v Cape Townu sprejela resolucijo o arhivih in kršitvah človekovih pravic ter povabila Mednarodni arhivski svet (International Council on Archives ICA) 8 in UNESCO, da bi naredila načrt ohranitve arhivskih fondov, ki bi lahko vsebovali podatke o kršitvi človekovih pravic. Za uresničevanje ciljev resolucije pa je ustanovila Delovno skupino za človekove pravice (Human Rights Working Group HRG). Skupina, ki deluje pri Mednarodnem arhivskem svetu, širi in uveljavlja informacije o pomenu arhivov in arhivskega gradiva v prizadevanjih za zaščito človekovih pravic. Izdaja mesečno glasilo o arhivih in človekovih pravicah, razvija projekte, ki pospešujejo sodelovanje med Mednarodnim arhivskim svetom in arhivskimi službami na področju človekovih pravic, podpira boljšo in širšo uporabo arhivskega gradiva, ki služi za obrambo človekovih pravic. 9 Na kongresu Mednarodnega arhivskega sveta septembra 2016 v Seulu je programska komisija tega sveta potrdila Osnovna načela vloge arhivistov in dokumentalistov oziroma dokumentologov pri podpiranju človekovih pravic, ki jih je pripravila delovna skupina za človekove pravice pri Mednarodnem arhivskem svetu, kot delovno gradivo za razpravo. 10 S temi načeli, ki so bila objavljena oktobra istega leta, so vsi tisti, ki se ukvarjajo z arhivskim gradivom, povezanim s človekovimi pravicami, dobili skupek načel, ki jim bodo nudila oporo pri njihovem profesionalnem delu. Glede na to, da se mnogi arhivisti in dokumentalisti na različne načine dnevno srečujejo s problematiko varstva človekovih pravic, jih je smiselno podrobneje predstaviti. Načela so razdelili na 5 vsebinskih sklopov. Na prvo mesto so postavili odbiranje in ohranjanje arhivskega gradiva. Arhivske ustanove in arhivisti ter dokumentalisti oziroma dokumentologi naj bi ustvarili načrt hrambe dokumentov, ki bi omogočal popolno ohranjanje arhivskega gradiva, nanašajočega se na človekove pravice, in zagotavljal takšno upravljanje tega gradiva, da bi ostali njegova celovitost in dokazna vrednost neokrnjeni. Preprečiti bi morali vsakršno uničevanje arhivskega gradiva, ki vsebuje dokaze ali bi lahko vsebovalo dokaze o kršitvah človekovih pravic ali humanitarnega prava; če namreč arhivist ali dokumentalist oziroma dokumentolog ni povsem prepričan, da neko gradivo vsebuje dokaze o kršitvi človekovih pravic, mora na osnovi njegove provenience sklepati, ali gradivo lahko vsebuje takšne dokaze, zaradi česar nikakor ne sme biti uničeno. Arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi naj bi poskrbeli, da se gradivo, za katerega je pristojna ustanova, v kateri je zaposlen, odbira oziroma pridobiva brez vsake diskriminacije, v skladu s Splošno deklaracijo o človekovih pravicah, ki pravi, da je vsakdo,»ne glede na raso, barvo kože, spol, jezik, vero, politično ali drugo prepričanje, narodno ali socialno pripadnost, premoženje, rojstvo ali kakršno koli drugo okoliščino«, upravičen do pravic in svoboščin. 11 Prav tako naj bi ob vsaki valorizaciji gradiva pazili, da bo odbrano gradivo 6 Več o tem v: Melik, J. in Jeraj, M. (2011), Steemson, M. (2004). 7 Deluje od začetka 1950, ko se je okrog 40 arhivistov iz različnih držav zbralo, da bi se pogovorili o splošni strategiji arhivskega dela. Sprva so se je udeleževali predsedniki arhivskih združenj, pozneje se je razširila. Danes se sestaja praviloma na vsake tri leta in obravnava različna vprašanja s področja delovanja arhivov in arhivske vede. Leta 2003 je v Cape Townu obravnavala vprašanja povezave arhivov s človekovimi pravicami, odprtje pa je imel južnoafriški nadškof Desmond Tutu. (About CITRA, International Council on Archives. Prisobljeno s 8 Mednarodna nevladna organizacija arhivov in arhivistov, ki si prizadeva za ohranitev, razvoj in uporabo arhivov po svetu, ustanovljena leta V letu 2015 je štela že 1400 članov iz 199 držav. (International Council on Archives, pridobljeno s 9 Archives and Human Rights Group HRWG, International Council on Archives. Pridobljeno s en/about-archives-and-human-rights. 10 Basic Principles on the Role of Archivists and Records Managers in Support of Human Rights, International Council on Archives. Pridobljeno s -support-human-rights. 11 Splošna deklaracija človekovih pravic z dne 10. decembra Pridobljeno s -okvir-in-pristojnosti/mednarodni-pravni-akti-s-podrocja-clovekovih-pravic/organizacija-zdruzenih-narodov/ MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

79 omogočalo ugotavljanje morebitne kršitve človekovih pravic, identifikacijo oseb, ki bi bile zaradi svojega položaja lahko vpletene v to kršitev, pojasnjevanje dogodkov, ki so vodili h kršitvi, razjasnjevanje usode pogrešanih oseb in onemogočanje posameznikom, da bi se izognili kazni za pretekle kršitve človekovih pravic. Vlade in zasebne ustanove pa bi morale zagotoviti finančna sredstva in vse drugo, kar je potrebno za profesionalno upravljanje arhivskega gradiva, še posebej tistega, ki govori o človekovih pravicah. Poznavanje nacionalne zgodovine zatiranja človekovih pravic je namreč nujen sestavni del dediščine naroda, države. Samo z ohranitvijo gradiva, ki govori o kršitvah človekovih pravic, je mogoče ohraniti kolektivni spomin naroda neokrnjen in preprečiti pojave revizionizma in zanikanja. Vendar pa država ni dolžna ohraniti le državnih arhivov, ampak je z ustrezno zakonodajo ali dodeljevanjem finančnih sredstev dolžna omogočiti tudi ohranitev in dostop do nevladnih arhivov. Drugi sklop obravnava dostop do informacij v arhivih. Arhivisti so dolžni vključiti v popis arhivskih fondov informacije, ki uporabnike čim bolj jasno seznanijo s tem, kje lahko najdejo podatke, koristne za ugotavljanje človekovih pravic, še posebej pa jih je treba usmeriti na tiste dokumente, ki govorijo o največjih kršitvah človekovih pravic, ki lahko pojasnijo usodo pogrešanih oseb ali omogočijo posameznikom poravnavo preteklih krivic dober arhivski popis omogoča seznanjanje z resnico in podpira demokracijo. Arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi morajo tudi pravočasno omogočiti ureditev in popis arhivskega gradiva, posebno prednost pa morajo dati gradivu, ki se nanaša na najhujše kršitve človekovih pravic (slednje je treba storiti predvsem tedaj, če arhivska ustanova nima zadostnega števila kadrov). Arhivisti morajo tudi zagotoviti enak, pravičen, učinkovit in nediskriminatoren dostop vsem uporabnikom. Zavedati se morajo, da so vsi, tako obtoženci kot tožitelji, upravičeni do pomoči arhivista pri iskanju podatkov, ki jim lahko omogočijo uresničitev njihovih pravic. Poleg tega naj bi si arhivisti tudi prizadevali, da bi uporabniki dobili dostop ne le do vladnih arhivov, ampak da bi tudi nevladne organizacije omogočale enak dostop do svojega gradiva. Za zagotovitev dostopa do arhivskega gradiva, ki se nanaša na kršitev človekovih pravic in humanitarnega prava, pa so odgovorne tudi vlade, saj je pravica do dostopa informacij, ki jih hranijo javne oblasti, temeljna človekova pravica, odprtje informacij o najhujših kršitvah človekovih pravic pa najpomembnejša zadeva javnega interesa, ki je ne sme ovirati niti skrb za nacionalno varnost. Ob vsem tem pa arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi nikakor ne smejo pozabiti na ustrezno zaščito osebnih podatkov, saj le tako zagotavljajo spoštovanje pravic in temeljnih svoboščin oseb, na katere se informacije nanašajo. Še več o tem, kateri so varnostni ukrepi, ki jih je treba upoštevati ob omogočanju uporabe gradiva o kršitvi človekovih pravic, pa govori tretji sklop načel. Če arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi pri svojem profesionalnem delu odkrijejo gradivo, ki po njihovi vesti in razumu vsebuje dokaze o hudih kršitvah mednarodno priznanih človekovih pravic, katerih žrtve bi lahko želele dobiti zadoščenje, morajo s tem seznaniti pristojne oblasti. Če odkrijejo, da bi razkritje določene informacije lahko povzročilo maščevanje ali kakšno drugo slabo dejanje, morajo obvestiti oblasti tudi v primeru, če je informacija zaupna ali kako drugače nedostopna. Ustanove, arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi morajo spoštovati kulturno in pravno dediščino držav in skupnosti ter ne smejo pridobivati gradiva, ki ne sodi v njihovo pristojnost vsaka skupnost ima namreč pravico, da piše svojo lastno zgodovino. Pridobivanje arhivov, ki so bili zaradi različnih vzrokov premeščeni v druge države, pa bi moralo potekati ob korektnem sodelovanju arhivistov vseh vpletenih držav, v duhu poštenosti in vzajemnega spoštovanja. Če bi vrnitev takšnih arhivov pomenila tveganje za njihovo uničenje, uporabo v maščevalne namene ali bi predstavljala tveganje za osebe, katerih dejanja so razvidna iz njih, naj bi bilo vrnitev teh arhivov bolje odložiti. Četrti sklop načel je namenjen izobrazbi in vzgoji. Vlade, profesionalna združenja arhivistov in dokumentalistov oziroma dokumentologov, arhivske in izobraževalne ustanove ter posasplosna-deklaracija-clovekovih-pravic/. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 77

80 mezniki, ki se ukvarjajo z arhivskim izobraževanjem, naj bi poskrbeli, da bi arhivisti dobili ustrezno izobrazbo in vzgojo ter da bi se zavedali svojih etičnih dolžnosti v zvezi s človekovimi pravicami in temeljnimi svoboščinami, utemeljenimi v nacionalnem in mednarodnem pravu. Pri zaposlovanju oseb, ki se želijo zaposliti v arhivski stroki ali pa so v njej že zaposlene, ne bi smelo biti nikakršne diskriminacije. Še posebej pa naj bi pazili, da bi možnost ustrezne izobrazbe in zaposlitve dobili predstavniki skupnosti ali regij, katerih potrebe po arhivski službi niso zadovoljene, zlasti če imajo take skupine drugačno kulturo, tradicijo ali jezik ali pa so žrtve pretekle diskriminacije. Zadnji, peti sklop načel govori o svobodi govora in združevanja. Arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi imajo tako kot druge osebe pravico do izražanja, prepričanja, združevanja in zborovanja. Še posebej pa imajo pravico do sodelovanja v javnih diskusijah o zadevah, ki se nanašajo na podpiranje in zaščito človekovih pravic ter s tem povezane profesionalne odgovornosti. Ob uresničevanju teh pravic pa ne smejo razširjati informacij, ki so jih dobili ob opravljanju svojih profesionalnih nalog, če niso bile odprte za javnost. Arhivisti in dokumentalisti oziroma dokumentologi naj bi se združevali v samoupravne profesionalne organizacije, ki bi izražale njihove interese, promovirale njihovo kontinuirano izobraževanje in vzgajanje, še posebej na področju človekovih pravic, ter varovale njihovo profesionalno integriteto, vlade pa bi jih morale upoštevati kot civilno združbo organizacij, ki predstavljajo interese profesije in njenih izvajalcev. 12 Zaključek Arhivski zakoni v Evropi pa tudi zunaj nje so bolj ali manj grobo in površno oblikovani. Predvsem jih zaznamuje ohlapno opredeljevanje določitve arhivskega gradiva. Glavni državni arhivi v večini evropskih držav spadajo pod kulturno ministrstvo, skupaj z muzeji, knjižnicami, galerijami in gledališči. V družbi niso prav cenjene in ugledne ustanove. Večina državljanov niti ne ve, kaj arhivi delajo, čemu služijo in kaj je njihovo poslanstvo. V arhivskih strokovnih krogih in literaturi zadnjega desetletja pa se kljub temu razmišljanja o velikem pomenu javnih zgodovinskih arhivov kot branilcev prava in pravičnosti pojavljajo vse pogosteje. Splošna deklaracija o arhivih, ki jo je dokončno potrdil Mednarodni arhivski svet na letni generalni skupščini v Oslu septembra 2010, zatrjuje:»arhivi so verodostojen vir informacij, podpirajo odgovorno in pregledno upravno poslovanje. Igrajo bistveno vlogo pri razvoju družb, pri varovanju in prispevanju k individualnemu in skupinskemu spominu.«tako se na mednarodni ravni približujemo skupnim ciljem glede vloge arhivov v posameznih državah in pomenu arhivskega gradiva za vsako družbeno skupnost. Besedi arhiv in arhivsko gradivo naj bi sodobni svet povezoval s pojmi, kot so pravice in dolžnosti, demokracija, zaupanje, pravna varnost in dostopnost. Deklaracija seveda ni pravno zavezujoč akt ter predstavlja le stališča in usmeritve za nadaljnje ukrepe in delovanje. Arhivi morajo resnično postati ustanove, ki služijo človeku. To ne pomeni le, da morajo biti arhivi odprti javnosti, kot se rado poenostavlja. Mnogi dokumenti morajo biti tudi dlje nedostopni, kajti varovati morajo osebne podatke državljanov. Arhivi lahko postanejo varuhi človekovih pravic le, če bo arhivsko gradivo skrbno odbrano iz nepregledne množice dnevno nastajajočih zapisov, če bodo vsaj državni arhivi postali od vsakokratnih oblasti neodvisne ustanove, če se bo poklic arhivista uveljavil v družbi in bo arhivski etični kodeks postal del arhivske zakonodaje, ne le neobvezen akt, ter če bo vsaj v Evropi vzpostavljena prepotrebna harmonizacija arhivskega prava. 12 Basic Principles on the Role of Archivists and Records Managers in Support of Human Rights, Archives and Human Rights Working Group HRWG, Pridobljeno s: HRWG%20Basic%20Principles_endorsed%20by%20PCOM_2016_Sept_English.pdf MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

81 Literatura About CITRA, International Council on Archives. Pridobljeno s about-citra-0. Archives and Human Rights Group HRWG, International Council on Archives. Pridobljeno s Basic Principles on the Role of Archivists and Records Managers in Support of Human Rights, International Council on Archives. (2016). Pridobljeno s Government of the people, by the people, for the people, shall not perish from the Earth. Pridobljeno s International Council on Archives. Pridobljeno s Jeraj, M. (2008). Arhivi in njihova vloga v sodobni družbi. Arhivi, 31 (1), Jeraj, M., Melik, J. in Škoro Babić, A. (2013). Nekaj pogledov v arhivske zakone držav EU. V: I. Fras in N. Gostenčnik (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Arhivi in ustvarjalci gradiva stanje in perspektive, Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila 2013 (str ). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor. Jeraj, M., Melik, J. in Škoro Babić, A. (2013). Putevi i razilaženja čuvanja evropske historije (Arhivska zakonodavstva nekih od evropskih država). Arhivska praksa 16, Kodeks etike (Code of Ethics, prev. Erjavec, M. V.). (1997). Arhivi, 20 (1 2), Košir, M. (2010). Splošna deklaracija o arhivih in sodobna arhivska paradigma. Arhivi, 33 (2), Melik, J. (2008). Nove poti arhivistike v 21. stoletju. Arhivi, 31 (1), Melik, J. in Jeraj, M. (2011). Arhivi v današnji družbi. Atlanti, 21, Splošna deklaracija človekovih pravic z dne 10. decembra Pridobljeno s varuh-rs.si/pravni-okvir-in-pristojnosti/mednarodni-pravni-akti-s-podrocja-clovekovih-pravic/organizacija-zdruzenih-narodov/splosna-deklaracija-clovekovih-pravic/ Steemson, M. (2004). Conference Report: Political pressure and the archival record. Pridobljeno s Vilfan, S. in Žontar J. (1973). Arhivistika. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Uradni list RS, št. 30 ( ), Uradni list ( odločba Ustavnega sodišča), Uradni list, št. 15 ( ). Žontar, J. (2003). Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 79

82 Summary Famous words of A. Lincoln»government of the people, by the people, for the people«should also apply to the archives. Archives of the people, by the people and for the people. Archives and institutions must preserve evidence for what happened. History shows that the archives existed only for the needs of the rulers or church, preserved only for their purposes, namely for political, financial, legal and administrative purposes. An important milestone in the history of public archives is certainly the French Revolution in At that time, today's national and state archives were born. Initially, many documents were destroyed in order to delete this symbol of oppression, records of feudal debts and obligations. But at the same time, a new archival service was born for all citizens, not only for recognised researchers of the past, but for all who seek the truth. Today, human rights are coming into focus. Protection of human rights. Precisely because it seems as human rights and their condition, which is a democratic state, are in decline, it is necessary to highlight human rights as an objective aim, as a criterion by which we measure all measures, all practices and all policies. It is necessary to say what they mean for the freedom of a man as a base and foundation and what it means for his dignity. Like courts, at least the highest and most important archives should be independent and impartial in order to preserve the rights of all. To become archives in the service of a man, they must become the mirror of truth as much as they can MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

83 dr. Miroslav Novak Oddelek za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM, Pokrajinski arhiv Maribor RIC KOT KONCEPT POTENCIALNE UNIVERZALNE DOSTOPNOSTI DO ARHIVSKEGA GRADIVA THE CONCEPT OF RIC AS THE FRAMEWORK OF THE UNIVERSAL ACCESS OF ARCHIVAL RECORDS Izvleček V prispevku so predstavljeni trije osnovni koncepti popisovanja arhivskega gradiva. Opredeljeni so kot nestandardizirani, standardizirani in kontekstni. Vsak od njih je bil razvit na določeni stopnji razvoja arhivske vede. Posledično zagotavljajo tudi različno kakovost dostopnosti do arhivskega gradiva. Avtor v prispevku posveča posebno pozornost usmeritvam in rešitvam, ki jih predvideva sodobni kontekstni koncept RiC (Records in Context). Ta standardizira kompleksno zajemanje podatkov o vsebinah arhivskega gradiva in njihovih kontekstih. Podrobni opisi entitet arhivskih strokovnih aktivnosti skladno z RiC in dosledno vzpostavljene relacije med njimi omogočajo izvedbo kompleksnih standardiziranih struktur in tako predstavljajo enega od predpogojev za zagotavljanje univerzalne dostopnosti do arhivskega gradiva s sodobno informacijsko tehnologijo. Ključne besede: arhivske popisne enote, arhivski informacijski sistem, zapisi v kontekstu, dostopnost do arhivskega gradiva, standardi. Abstract The paper presents three basic concepts of archival description, defined as non-standardised, standardised and in-context. Each of them has been developed at a certain level of the development of archival science. Consequently, they are providing different levels of quality of access to archival material. Author pays special attention to orientations and solutions compatible with the modern in-context concept named RIC (Records in Context). The concept standardises the complex data capturing on the contents of archival material and related contexts. Detailed descriptions of entities of archival professional activities according to RiC and consistently established relationships between them allow the implementation of complex standardised structures. This is one of important prerequisites for ensuring the universal access to the archival material with help of modern information technology. Keywords: archival units of description, archival information system, records in the context, access to archival material, archival standards 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 81

84 Uvod Arhivsko strokovno delo, še posebej popisovanje arhivskega gradiva, postaja vedno bolj zahtevno. Od konca 80. let prejšnjega stoletja naraščajo zahteve in pričakovanja v zvezi z uporabo in splošno dostopnostjo arhivskega gradiva. Različne strokovne in tudi laične javnosti vedno jasneje artikulirajo s tem povezane želje in potrebe. Zaradi tega se v arhivskih strokovnih krogih pojavljajo različni konceptualni premisleki glede ustreznosti izvedb obstoječih arhivskih informativnih pomagal in tudi predstavitev arhivskega gradiva. Zahteve uporabnikov in pomisleki v stroki imajo posredne in neposredne posledice v segmentih priprav in oblikovanja popisov arhivskega gradiva, kot tudi njihovega predstavljanja in dojemanja v različnih kontekstih. Konceptualne spremembe pa niso zaznane le na teoretični ravni, ampak predvsem na praktični in posledično tudi na uporabniški ravni. Neposredno pa jim lahko sledimo skozi razvoj in pojavne oblike različnih arhivskih informativnih pomagal. 1 Odgovorov na vprašanja v zvezi z razlogi in vplivi na spremembe pri dojemanju popisovanja arhivskega gradiva in s tem pojavnih oblik arhivskih informativnih pomagal ni mogoče enoznačno opredeljevati. Treba jih je iskati v kompleksni interakciji med sodobnim družbenim razvojem, tehnološkim napredkom na področju strojnih obdelav podatkov, doseženih spoznanj arhivske stroke, količinami prevzetega in ohranjenega arhivskega gradiva, zahtevami uporabnikov ipd. Stopnjo implementiranih konceptualnih sprememb v segmentu popisovanja arhivskega gradiva moremo opredeliti vsaj z dvema fasetama. Prvo predstavlja intenzivnost interakcije zgoraj predstavljenih dejavnikov v določenem času in prostoru. Druga pa je družbena raven njihove implementacije. Ta je lahko nacionalna (državna raven), lokalna (raven arhivske ustanove ali arhivskega oddelka) ali personalna raven (raven arhivskega strokovnega delavca). Razvoj in spremembe na področju popisovanja arhivskega gradiva se v praksi le počasi uveljavljajo. Znano je, da različne metode in postopki popisovanja zahtevajo čas za razvoj in preizkušanje rešitev ter ne nazadnje tudi čas za njihovo praktično implementacijo. V tem kontekstu se individualni in ad hoc pristopi, ki so v obdobju pred informatizacijo arhivskih informacijskih sistemov predstavljali gonilo strokovnega razvoja, transformirajo v sistemsko manj primerne rešitve sodobnih informatiziranih arhivskih pomagal. 2 To velja še posebej za tiste, ki konceptualno niso kompatibilne z obstoječimi arhivskimi strokovnimi standardi. S sistemskega stališča jih zato moremo opredeliti kot anomalije z neposrednim vplivom na končne produkte arhivskega strokovnega dela, to je posamezne javno dostopne opise arhivskega gradiva. Mnoge anomalije popisovanja arhivskega gradiva pa najdemo tudi v standardiziranih opisih entitet arhivskih strokovnih obdelav. Omenimo le na videz marginalne pojave splošno znanih deviacij popisovanja arhivskega gradiva, kot so uporaba okrajšav, kratic, pojavljanje slovničnih in pravopisnih napak, podatkovna podhranjenost opisov ipd. Ti odkloni praviloma niso kritični s stališča generatorjev ustvarjalcev zapisov. Pogosto tudi ne s stališča uporabnikov, ki poznajo originalne ali izhodiščne kontekste nastanka arhivskega gradiva. Dolgoročno pa ti lahko postanejo obsežni problemi v procesih poizvedovanja, dojemanja in razumevanja vsebin opisov v drugem času ali okolju. Hkrati s tem pa na ravni odločanja vplivajo na integriteto in zaupanje v opisane vsebine ter s tem povezane zahteve glede njihove uporabe. 3 1 Novak, M. (2013a). Od popisovanja arhivskega gradiva do arhivske vede. V: Atlanti, posebna izdaja, Pridobljeno s 2 Novak, M. (2013b). Vplivi informacijskih tehnologij na oblikovanje arhivske doktrine. Atlanti, 23 (1), Pridobljeno s 3 Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A. (2013). Analiza oblikovanja vsebin zajetih podatkov v podatkovni bazi SIRAnet. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor : Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

85 Ne glede na predstavljene odklone in pomanjkljivosti popisovanja arhivskega gradiva pa moremo ugotoviti, da se količina zapisov o arhivskem gradivu v arhivskih informativnih pomagalih iz leta v leto veča. Njihov porast lahko opazujemo na individualni, lokalni in nacionalni ravni, posledično se krepi ta podatkovni potencial tudi na nadnacionalni ravni. 4 Naraščajoča količina zapisov v arhivih pa posledično vpliva na stopnjo sposobnosti njihove splošne interoperabilnosti, predvsem na logični in vsebinski ravni. Ta je ob sedanjih izvedbah in praktičnih trendih arhivske prakse popisovanja arhivskega gradiva dolgoročno manj ugodna in praktično realno izvedljiva. Konceptualne spremembe na področju popisovanja arhivskega gradiva lahko opazujemo tudi s stališča produktov popisovanja, ki je bilo izvedeno v preteklosti. Metodološko-tehnično je to izvedljivo s kritičnim opazovanjem dostopnih zapisov o arhivskem gradivu v online podatkovnih zbirkah, ki vsebujejo ob aktualnih še starejše ali nestandardizirane opise arhivskega gradiva. Pomanjkljivo izdelani zapisi, običajno so to nestandardizirani, v procesih poizvedovanja ustvarjajo visoko stopnjo informacijskega šuma, kar dolgoročno opredeljujemo kot entropijo sistema. V nasprotju s temi pa relativno obsežni opisi zahtevajo relativno več časa arhivskih strokovnih delavcev. Racionalizacija na področju zajemanja podatkov v tem kontekstu zahteva rešitve, ki jih je na sedanji stopnji razvoja stroke mogoče uresničevati le s standardizacijo, na samo na ravni opisov, ampak tudi na ravni njihovih elementov. Arhivske podatkovne zbirke so po obsegu zajetih podatkov zelo različne. Vsebujejo od nekaj deset tisoč 5 po do več milijonov 6 zapisov na lokalni ravni. S stališča uporabnika so te potencialno uporabne in praviloma predstavljajo zaupanje vredne vire za raziskovanje preteklosti. Obstajajo pa tudi takšne, ki potencialno ne vzbujajo tega zaupanja. Zajem podatkov pri slednjih temelji na minimalnih opisih entitet arhivskih strokovnih dejavnosti. Izpostavimo naj samo naslove popisnih enot, ki so izvedeni v nominativni obliki in brez potrebnih kontekstnih vsebin za razumevanje celot opisov arhivskega gradiva. Če pa k temu dodamo še njihovo lokalno omejeno dostopnost in izrazito favoriziranje drugih lokalnih arhivskih strokovnih posebnosti zajemanja podatkov, lahko to posledično negativno vpliva na konceptualne zasnove in rešitve nadaljnjega popisovanja arhivskega gradiva na lokalnih in tudi nacionalnih ter nadnacionalnih ravneh. Sodobni trendi izmenjav informacij v arhivih temeljijo na medsebojni povezanosti podatkovnih zbirk. Tehnološko povezane zbirke znotraj držav praviloma tvorijo nacionalne arhivske informacijske sisteme. 7 Ti se uresničujejo na več načinov. Omenimo naj samo različne izvedbe fuzij podatkovnih zbirk ali izvedbe arhivskih portalov z različno stopnjo integracije lokalnih rešitev ipd. Praktična in univerzalna uporabnost takšnih sistemov je odvisna od kakovosti zajetih zapisov, zato ni vseeno, po kakšnih konceptih popisovanja arhivskega gradiva so (bili) izvedeni posamezni popisi na lokalnih in individualnih ravneh. Korak naprej na področju izmenjave podatkov z uporabo arhivskih informacijskih sistemov pa predstavlja integracija zapisov skozi različne nadnacionalne portale. Ti so zgrajeni na način, da praviloma abstrahirajo nestandardizirane individualne in lokalne posebnosti popisovanja arhivskega gradiva. Upoštevajo pa vse tiste standardizirane elemente posameznega zapisa, ki omogočajo izvedbe portalov na nadnacionalni ravni. 4 V začetku leta 2017 je bilo več kot 253 milijonov popisnih enot arhivskega gradiva. Pridobljeno s archivesportaleurope.net/sl/home/. 5 Primer je NATO Archives Online, ki prek spleta posreduje dostop do več kot digitalnih dokumentov. Pridobljeno s 6 Primer je Britanski nacionalni arhiv, ki prek spleta posreduje 32 milijonov opisov arhivskega gradiva, ki so ohranjeni v Nacionalnem arhivu in več kot 2500 drugih arhivih. Ta sistem ponuja več kot 9 milijonov digitaliziranih dokumentov, ki so pripravljeni za uporabo. Pridobljeno s 7 Kot primer naj omenimo hrvaški arhivski informacijski sistem Arhinet. Pridobljeno s 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 83

86 Ena od največjih tovrstnih rešitev je gotovo Evropski arhivski portal. 8 Velika množica opisov iz različnih evropskih arhivskih tradicij predstavlja neslutene možnosti raziskav rešitev in usmeritev v zvezi z zajemanjem podatkov o arhivskem gradivu. Na abstraktni ravni pa lahko opazujemo mnoge pojave logičnih informacijskih konfliktov in deviacije v javno dostopnih zapisih, ki so rezultat konceptualnih razlik in s tem povezanih sprememb na različnih ravneh formalizacije in integracije zapisov o arhivskem gradivu. Splošno dostopna količina podatkov o arhivskem gradivu in njihovih kontekstih tako ni merilo za njihovo dejansko uporabnost. Že povprečno nezahtevni uporabniki tovrstnih storitev lahko kmalu spoznajo, da na trenutni stopnji razvoja arhivski portali dejansko predstavljajo le enega od komunikacijskih kanalov med njimi in pristojnim arhivom. 9 Praktično omejena uporaba pridobljenih informacij prek portalov se kaže na različne načine in skozi različne dejavnike. Omenimo naj samo: Dejavnike, ki onemogočajo dostop do informacij o arhivskem gradivu zaradi nedoslednosti in nekonsistentnosti arhivskih strokovnih odločitev. Ti se pojavljajo predvsem na individualni in lokalni ravni. Dejavnike, ki opredeljujejo omejitve dostopnosti arhivskega gradiva zaradi zakonskih zahtev ali zagotavljanja materialnega varstva. Ti se pojavljajo predvsem na lokalni in nacionalni ravni. Dejavnike, ki predstavljajo omejitve dostopnosti zaradi arhivskih strokovnih dejavnosti na zapisih (zapisi»v delu«). Vse te tri skupine dejavnikov neposredno in dinamično vplivajo na dostopnost do arhivskega gradiva skozi čas in prostor, enako tudi skozi ravni: lokalno, nacionalno, nadnacionalno. Ob tem pa obstajajo še vsaj tri skupine dejavnikov. Dejavniki, ki skupaj ali vsak zase generirajo nizko stopnjo arhivskega podatkovnega potenciala posameznih zapisov in tako trajno ali začasno vplivajo na dostopnost arhivskega gradiva. Sistemiziramo jih v: pomanjkanje podatkov v zapisih o arhivskem gradivu, kar lahko opredelimo kot pomanjkanje vsebin posameznih elementov popisa znotraj zapisov, pomanjkanje podatkov znotraj elementov popisa, pomanjkanje aktivnih in pasivnih kazalcev na druge vsebine zunaj zapisa o arhivskem gradivu. Izpostavljeni dejavniki selektivno omogočajo ali ne omogočajo dostopnost do arhivskega gradiva prek spleta, čeprav je to popisano in s tehnološkega ter arhivskega strokovnega stališča dostopno s statusi, kot so»javno dostopno«,»dostopno brez omejitev«in»zaključeno«. Problemov v zvezi z dostopnostjo do vsebinskih, tehničnih in kontekstnih metapodatkov o arhivskem gradivu in s tem povezano univerzalno izmenjavo vsebin se je arhivska strokovna javnost začela zavedati vzporedno z implementacijo kompleksnejših računalniško podprtih arhivskih informacijskih rešitev. Zahteve po standardizaciji zapisov o osnovnih entitetah arhivskih strokovnih obdelav so bile formalizirane na nadnacionalni ravni, implementacije in posamezne rešitve pa so bile prepuščene odločitvam na nacionalni in lokalni ravni ter do določene mere tudi individualni ravni popisovanja arhivskega gradiva. Sicer pa so v veliki meri omejene zgolj na zapise o arhivskem gradivu in le v določeni meri na zapise korporativnih teles, družin in posameznikov. Opisi ostalih entitet so v glavnem omejeni na preizkuse mogočih rešitev njihovega popisovanja Pfajfar, V. (2014). Arhivski portal Evrope okno v arhivski digitalni svet. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s uploaded/datoteke/radenci2014/38_pfajfar_2014.pdf. 9 Šauperl, A. idr. (2014). Uporabnikov pogled na arhiv in popise arhivskega gradiva v arhivskih informacijskih sistemih. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s 10 Semlič Rajh, Z. (2016). Kdor zna iskati, ta najde. Uporabniki in analiza uporabe vzajemne arhivske podatkovne zbirke SIRAnet. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor : Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

87 Oblikovanje popisnih enot na podlagi splošno znanih izhodišč 11 se izraža v različni stopnji avtarkičnosti in povezljivosti standardiziranih opisov entitet arhivskih strokovnih obdelav. Ta različnost izvedb in intenzitet izdelanih produktov popisovanja arhivskih strokovnih delavcev pa lahko predstavlja velike probleme sodobnim spletnim uporabnikom in onemogoča ali omejuje uporabo naprednih orodij za obvladovanje velikih podatkovnih zbirk. 12 Od lokalnih do mednarodnih arhivskih strokovnih standardov V ekstenzivnih arhivskih informacijskih sistemih, 13 ki so v veliki meri tudi nestandardizirani, je izpostavljena vsebinska obdelava arhivskega gradiva na podlagi njihovih pojavno zaključenih celot, npr. arhivskih tehničnih enot. Njihova pomembna konceptualna značilnost je, da so subjektivno naravnani, z relativno nizko stopnjo standardizacije popisovanja, če pa so implementirane standardizirane rešitve, so te omejene predvsem na lokalno in individualno raven. Pri intenzivnih različicah arhivskih informativnih sistemov, 14 ki so praviloma standardizirani, prihaja v ospredje predvsem sistematično obvladovanje zaključenih vsebin arhivskega gradiva, tako po horizontali (linearna vsebinska zaporedja) kot tudi po vertikali (hierarhična vsebinska zaporedja). Temu komplementarno se pojavlja množica vektorjev v smeri različnih, z arhivskim gradivom povezanih kontekstov. Uporabljene rešitve temeljijo na nacionalnih in nadnacionalnih arhivskih strokovnih standardih. Praktične izvedbe pa na doseženi minimalni stopnji standardizacije in strokovnega konsenza. Ta mora biti prisoten tako na nacionalni in nadnacionalni ravni kot tudi na lokalni in individualni ravni. Pri ekstenzivnih arhivskih informacijskih sistemih je formalna obdelava arhivskih vsebin običajno omejena na raven popisovanja arhivskih fondov ali zbirk. Kot primere tovrstnih obravnav na nižjih popisnih ravneh naj izpostavimo le srednjeveške listine, fotografije in druge posebno pomembne oblike arhivskega gradiva. Z metodološkega stališča so bile za te potrebe razvite rešitve za tri vrste vsebinsko-tehničnih pojavnih oblik arhivskega gradiva: vsebinske obdelave arhivskega gradiva na ravni tehničnih enot, izbrane vsebinske obdelave na ravni serij, zadev ali dosjejev in izbrane vsebinske obdelave na ravni dokumentov. Za izdelavo opisov tovrstnih entitet so oblikovane splošne arhivske strokovno-metodološke usmeritve. Te so temeljile na dveh merilih delitve: merilu delitve tehnične opreme in merilu delitve pomembnosti arhivske vsebine po subjektivnih merilih. Sistematika in zaporedja popisnih enot v teh primerih niso vedno enakovredno obravnavani, kar teoretično omogoča množico izvedb opisov istega arhivskega gradiva. Njihove konkretne izvedbe pa so odvisne predvsem od individualno razpoznane pomembnosti arhivskih vsebin pa tudi od idej in vsakokratnih rešitev, ki jih imajo na voljo arhivski strokovni delavci. Širšo paradigmo tovrstnega upravljanja arhivskih vsebin moremo umestiti v polje splošnega zgodovinopisja, strokovne dejavnosti, povezane z arhivskim gradivom, vključno z njegovo uporabo, pa so opredeljene kot pomožne zgodovinske vede. S tem se dolgoročno poveča možnost odklona od striktne implementacije provenienčnega k pertinenčnemu načelu, favorizira se pomen subjektivnega pogleda na pomembnost ohranjene dokumentacije, zmanjšuje se stopnja splošne in univerzalne dostopnosti do arhivskega gradiva zaradi pomanjkanja zajetih podatkov ipd. 11 To so: mednarodni standardi za popisovanje arhivskega gradiva, nacionalna in lokalna pravila in standardi popisovanja ter individualna spoznanja in rešitve arhivistov posameznikov s področja popisovanja. 12 Novak, M. (2014). Arhivski portal Evrope prilika za arhivski profesionalni razvoj na lokalnom, nacionalnom i globalnom nivou. Arhivski zapisi, 21 (1), Pridobljeno s 13 Ekstenzivni arhivski informacijski sistemi temeljijo na papirni in njej podobni tehnologiji, vključno z nekompleksnimi podatkovnimi strukturami. 14 Intenzivni arhivski informacijski sistemi temeljijo na arhivskih podatkovnih zbirkah običajno relacijskih ter na hiperpovezavah vsebinsko zaključenih celot znotraj podatkovne baze ali zunaj nje. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 85

88 S pojavom sodobne informacijske tehnologije v arhivskih ustanovah ter s povečanjem produkcije javnega arhivskega gradiva pri ustvarjalcih se je začela spreminjati splošna arhivska strokovna paradigma in s tem koncepti arhivskih strokovnih dejavnosti ne samo v velikih nacionalnih arhivskih sistemih, 15 ampak tudi v manjših javnih arhivskih službah. 16 Zakonitosti s področja informacijske tehnologije in s tem povezane obdelave podatkov so zahtevale spremembe oblikovanja popisnih podatkovnih struktur arhivskega gradiva v njihove popolnejše oblike, predvsem pa njihove standardizirane izvedbe s predpisanimi strokovnimi postopki. 17 Prvi obsežni in nadnacionalno usmerjeni odgovor na ta izziv so bili mednarodni arhivski strokovni standardi. Ti so postavili splošno nadnacionalno strokovno osnovo arhivskemu delu na področju popisovanja arhivskega gradiva. Hkrati s tem pa so predstavljali tudi veliko spremembo koncepta popisovanja na arhivski izvedbeni ravni. Proces standardizacije je pokazal na mnoge arhivske strokovne nedorečenosti v segmentu arhivskega popisovanja 18 in s tem povezane možnosti samostojne uporabe javno dostopnih arhivskih informativnih pomagal. Produkti ekstenzivnih in mnogih intenzivnih arhivskih informacijskih sistemov, ki so imeli vgrajene psevdoinovativne in ad hoc rešitve popisovanja arhivskega gradiva, so od uporabnikov zahtevali visoko stopnjo poznavanja historičnega ozadja obravnavanih problemov, sistemov pisarniškega poslovanja ustvarjalcev arhivskega gradiva, predvsem pa historiate ustvarjalcev in druge kontekste. 19 Ker taka znanja niso bila sistemizirana in dostopna vsem za njihove primere raziskav, so se uporabniki naslonili na znanja in izkušnje skrbnikov arhivskega gradiva, ki so v vsakem primeru zelo dragocena, a po pravilu niso formalizirana. Sodobna mednarodna arhivska strokovna javnost se je na to»anomalijo«odzvala tako, da je pripravila nove arhivske strokovne okvire izdelave standardiziranih opisov arhivskega grdiva, ki jih poznamo pod imenom»ric«oz.»records in Context«(RiC 2016). Osnovna razlika med obstoječimi koncepti in novim konceptom je v celovitosti obravnave vsebinskih, kontekstnih in tehnično-tehnoloških metapodatkov od nastanka dokumentov pri ustvarjalcih do njihovega arhiviranja v pristojnih arhivskih ustanovah. RiC»nov koncept«popisovanja arhivskega gradiva RiC predstavlja kompleksen koncept popisovanja arhivskega gradiva in z njim vsebinsko logično povezanih entitet. Popis, skladen s tem konceptom, naj bi uporabniku posredoval zadostno količino informacij za razumevanje ohranjenih arhivskih vsebin, brez nujno potrebne intervencije arhivskih strokovnih delavcev. Za doseganje tega cilja je treba predhodno identificirati in definirati osnovne entitete popisovanja in njihove medsebojne relacije, ki sestavljajo arhivske opise. Ob tem se koncept ne omejuje zgolj na fizične pojavne oblike arhivskega gradiva, ampak vključuje tudi elektronske pojavne oblike arhivskega gradiva skozi celoten življenjski cikel dokumentov. Prav zato ta koncept ni namenjen zgolj arhivski strokovni javnosti, ampak naslavlja tudi dokumentaliste in mnoge druge profile, ki se na kakršen koli način ukvarjajo ali so povezani z upravljanjem dokumentacije. 15 Kot primer naj izpostavimo samo Ameriški nacionalni arhiv. Pridobljeno s 16 Tako naj omenimo vzpostavljeni in delujoči slovenski sistem SIRAnet Vzajemni arhivski informacijski sistem slovenskih regionalnih arhivov (pridobljeno z ali švicarski sistem Archives Online (pridobljeno s 17 V tej zvezi naj omenimo le: Describing Archives: A Content Standard, Second Edition (DACS), Rules for Archival Describing (RAD): Canadian Archival Standard z vsebinskega stališča, s postopkovno-organizacijskega pa OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System. 18 Popovici, F. B. (2014). ISAD(G): A Case for Improvement. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s datoteke/radenci2014/16_popovici_2014.pdf. 19 Zajšek, B. (2014). Arhivski kopernikovski obrat od prilagajanja uporabnika arhivskemu popisu k prilagajanju arhivskega popisa uporabniku. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

89 Omenimo naj samo razvijalce dokumentnih sistemov, uporabnike arhivskega in dokumentarnega gradiva ipd. 20 Tako opredeljen pristop pa zahteva, da se dve prej samostojni in medsebojno ohlapno povezani okolji, okolje življenjskega cikla posameznih dokumentov pri ustvarjalcu in okolje življenjskega cikla teh dokumentov v pristojnih arhivskih ustanovah, tesno medsebojno povežeta za doseganje skupnih ciljev. RiC kot koncept abstrahira mnoge posebnosti, ki so naredile arhivsko gradivo unikatno, hkrati pa upošteva tudi kritiko temeljnih arhivskih strokovnih načel, ki so v obstoječih konceptih osredotočena na arhivsko gradivo in manj na kontekste, ki so potrebni za razumevanje arhivskih vsebin. RiC v veliki meri povzema temeljne zahteve in priporočila obstoječih mednarodnih arhivskih strokovnih standardov za popisovanje arhivskega gradiva. V nekaterih segmentih jih celo nadgrajuje. Tipično nadgradnjo predstavlja sprememba orientacije od večnivojskega popisovanja v smeri proti večdimenzionalnemu popisovanju. Prav tako»prestavlja«osnovno arhivsko strokovno terminologijo s področja popisovanja v polje abstraktnega in opisnega. To ne pomeni, da ukinja obstoječo in uveljavljeno arhivsko strokovno terminologijo. Za potrebe implementacije RiC je v verziji dokumenta Consultation Draft v0.1 (RiC 2016) predvidenih in opredeljenih 14 entitet opisovanja: Zapis (record) je opredeljen kot lingvistična, simbolična ali grafična informacija, ki je predstavljena v kakršni koli trajni obliki, na kakršnem koli trajnem mediju, na kakršni koli način, ne glede na agenta v času njegovega življenja ali dela in dejavnosti. Komponente zapisa (records component) je del zapisa z diskretno informacijsko vsebino, ki prispeva k fizični ali intelektualni celovitosti zapisa. Niz zapisov (record set) je definiran kot dva ali več zapisov, ki jih je na isti datum zbral agent in so intelektualno medsebojno povezani ne glede na to, kje obstajajo in kakšne lastnosti ali razmerja si delijo. Agent (agent) je oseba ali skupina ali entiteta, ki jo je ustvaril posameznik ali skupina in je odgovorna za izvedene dejavnostiter njihove posledice. Dejavnost (occupation) je opredeljena kot poklic ali posel ali spretnost, ki ga oseba opravlja v zvezi z izvajanjem funkcije. Pozicija (position) je vloga, ki se lahko dodeli osebi (ali več osebam hkrati) znotraj korporativnega telesa in obstaja neodvisno od oseb(e), ki jo lahko ima. Funkcija (function) je trajni cilj, naloga ali namen agenta. Funkcija (povzetek) (function (abstract)) je določitev in opredelitev funkcije neodvisno od instance funkcije, ki je specifična za posamezni socialni in kulturni kontekst. Aktivnost (activity) je niz usklajenih ukrepov ali transakcij, ki jih agent izvaja za izpolnitev funkcije ali v zvezi z opravljanjem poklicne dejavnosti. Pooblastila (mandate) so pristojnost ali pravila, ki določajo ukrepe agenta v določenem družbenem in kulturnem kontekstu. Dokumentarna oblika (documentary form) so pravila, uporabljena pri oblikovanju zapisov, ki predpisujejo posebne fizične ali intelektualne elemente, ki morajo biti prisotni. Datum (date) je kronološka informacija, povezana z entiteto, ki prispeva k njeni identifikaciji in kontekstualizaciji. Kraj (place) je pristojnost in vsaka geografska ali upravna točka ali področje. Koncept/stvar (concept/thing) je vsaka ideja ali pojem, materialna stvar ali dogodek ali pojav, ki je lahko povezan z drugimi entitetami ali je v nekaterih primerih njihov predmet. 20 Popovici, F. B. (2013). Some conceptual data model for records and archives. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s -mb.si/uploaded/datoteke/radenci/radenci2013/40_popovici_2013.pdf. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 87

90 Z arhivskega praktičnega stališča vseh zgoraj opredeljenih entitet ne bo mogoče na vseh ravneh popisovanja kakovostno opredeliti in opisati šele po prevzemu arhivskega gradiva v arhivsko ustanovo. V zvezi s tem obstaja razlika že med arhivskimi pomagali, ki so bila objavljena v različnih knjižnih oblikah (vodniki po fondih in zbirkah, objavljeni inventarji arhivskega gradiva, tudi objave arhivskega gradiva), in arhivskimi informativnimi pomagali, ki se po arhivih uporabljajo kot interna pomagala. Pa tudi znotraj posameznih tipov pomagal opazimo razlike, ki objektivno niso odvisne samo od njihovih avtorjev. Če lahko pri nekaterih pomagalih najdemo formalizirane vsebine, ki jih lahko neposredno mapiramo v posamezne entitete RiC, tega pri drugih praviloma ni mogoče izvesti. Razlog za to je pomanjkanje relevantnih in verodostojnih informacij, še posebej če je od prevzema oz. nastanka arhivskega gradiva preteklo relativno veliko časa, relevantnih virov informacij pa ni več na voljo. Zaključek Eno od osnovnih vprašanj v zvezi s popisovanjem arhivskega gradiva se nanaša tudi na uporabljen koncept popisovanja arhivskega gradiva vsakega fonda in zbirke. Čeprav so končne odločitve v zvezi tem vprašanjem praviloma sprejete na individualni ravni, so posledice odločitve neposredno zaznane predvsem na lokalni, nacionalni in nadnacionalni ravni, še najmanj na individualni ravni. To logično neskladje so v arhivski stroki že zelo zgodaj začeli uravnavati z različnimi arhivskimi strokovnimi standardi, navodili, strokovnimi usmeritvami ipd. Ti so bili sprva omejeni le na lokalno in nacionalno raven. Od konca prejšnjega stoletja pa so se razširili tudi na nadnacionalno raven. Obstoječi mednarodni standardi za oblikovanje opisov arhivskega gradiva (ISADg), normativnih zapisov za korporativna telesa, družine in posameznike (ISAAR CPF), funkcije (ISDF) ter za opise arhivskih ustanov (ISDIAH) predstavljajo veliko prelomnico v razvoju metod in oblik popisovanja arhivskih entitet glede na predhodne koncepte popisovanja. Nekateri pozitivni rezultati standardizacije so neposredno vidni na področju izmenjave informacij o arhivskih entitetah na nadnacionalni ravni. Hkrati s tem so se pokazale tudi njihove mnoge pomanjkljivosti. Posebna skupina strokovnjakov pri Mednarodnem arhivskem svetu je pripravila in leta 2016 poslala v razpravo nov standard ali, natančneje, koncept popisovanja arhivskega gradiva z naslovom RiC (Records in Context). Ta opredeljuje 14 entitet popisovanja in med njimi predvideva v verziji iz leta 2016 skoraj 800 relacij med njimi. To dejansko kaže na visoko stopnjo standardizacije popisovanja arhivskih entitet in s tem povezanih načinov ter oblik njihovih izmenjav. Podoben pristop priprave podatkov in izvedbe njihovih logičnih podatkovnih struktur najdemo tudi pri drugih podobnih strokah. RiC zaradi zahtev in ciljev na področju zajemanja podatkov o arhivskih entitetah potencialno spreminja obstoječi profil dokumentalistov pri ustvarjalcih arhivskega gradiva, njihov sistem dela in delovanja uporabljenih orodij na področju upravljanja dokumentov. Posledično pa se spreminjajo tudi profili arhivskih strokovnih delavcev v arhivih. Ti se morajo razviti v upravljavce arhivskih podatkovnih struktur, skrbnike integritete zajetih in prevzetih podatkov arhivske vrednosti, promotorje v arhivih ohranjenih podatkov ipd. Šele v tem primeru bodo zapisi po RiC odražali realne vsebine in kontekste arhivskega gradiva ter bodo postali potencial za zagotavljanje univerzalne dostopnosti do arhivskega gradiva ne glede na čas in prostor MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

91 Viri in literatura Novak, M. (2013a). Od popisovanja arhivskega gradiva do arhivske vede. V: Atlanti, posebna izdaja, Pridobljeno s Novak, M. (2013b). Vplivi informacijskih tehnologij na oblikovanje arhivske doktrine. Atlanti, 23 (1), Pridobljeno s Novak, M. (2014). Arhivski portal Evrope prilika za arhivski profesionalni razvoj na lokalnom, nacionalnom i globalnom nivou. Arhivski zapisi, 21 (1), Pridobljeno s Novak, M., Semlič - Rajh, Z. (2013). Merjenje rezultatov uspešnosti izgradnje arhivskih podatkovnih zbirk s kvantitativno-kvalitativno metodo na primeru podatkovne zbirke SIRAnet. V: Standardizacija (p)opisov arhivskega gradiva in uskladitev strokovnih praks v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije, Pfajfar, V. (2014). Arhivski portal Evrope okno v arhivski digitalni svet. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s Popovici, F. B. (2013). Some conceptual data model for records and archives. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s Popovici_2013.pdf. Popovici, F. B. (2014). ISAD(G): A Case for Improvement. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor : Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s Popovici, F. B. (2016). Records in Contexts. Towards a New Level in Archival Description? V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s RiC. Records in Contexts Conceptual Model. (2016). Pridobljeno s egad-ric-conceptual-model. Semlič - Rajh, Z. (2016). Kdor zna iskati, ta najde. Uporabniki in analiza uporabe vzajemne arhivske podatkovne zbirke SIRAnet. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor : Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s si/uploaded/datoteke/radenci/radenci_2016/ _semlic_2016.pdf. Semlič - Rajh, Z. in Šauperl, A. (2013). Analiza oblikovanja vsebin zajetih podatkov v podatkovni bazi SIRAnet. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s Šauperl, A. idr. (2014). Uporabnikov pogled na arhiv in popise arhivskega gradiva v arhivskih informacijskih sistemih. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor: Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s Zajšek, B. (2014). Arhivski kopernikovski obrat od prilagajanja uporabnika arhivskemu popisu k prilagajanju arhivskega popisa uporabniku. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor : Pokrajinski arhiv. Pridobljeno s pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/radenci2014/18_zajsek_2014.pdf. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 89

92 Summary One of the basic issues relating to the describing of archival material is referring also to the implemented concepts of archival description in archival Institution. Final decision is, as a rule, adopted on an individual level, but the consequences of those decisions are directly perceived primarily at local, national and international levels and not on the individual level. This logical inconsistency in the archival profession was very early started to steer with the various archive professional standards, instructions, professional orientations etc. These were initially limited to the local and national level. Since the end of the 20th century, they have ben also expanded on the international level. Existing international standards for the creation of descriptions of archival units (ISADg), authority records for corporate bodies, persons and families (ISAAR CPF), functions (ISDF) and for description of the archival institutions (ISDIAH) represent a huge turning point in the development of methods and forms of archival entities based on previous concepts of description. Some positive results in the field of standardisation are directly visible in the exchange of information about archival entities on the international level. At the same time, they show also their weakness. A special group of experts nominated by the International Council on Archives prepared a new standard or concept for description of archival entities entitled RiC (Records in Context). The document was sent to the archival international debate in the year RiC identifies fourteen entities for describing and almost eight hundred relationships between them. This reflects the high degree of standardisation of description of archival entities and related methods or forms of their exchanges. A similar approach of the data preparation and implementation in their logic and structures are also found in other with archival science related disciplines like librarianship. Because of the demands and objectives in the field of data capturing RiC, will have different impacts to the existing profiles of records managers, their systems of work and operation of the commonly used tools in the field of document management. As a consequence it will also change the profiles of archivists in the archives. Because of relations as the base of new approach, the archivist need to be developed into the operators of archival data structures, administrators of the related archival data integrity, promoters of in the archives preserved data, etc. On that base, the RiC records will reflect the real content and contexts of archival material, which will become a potential to provide universal access to archival material, irrespective of time and space MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

93 doc. dr. Tatjana Hajtnik univ. dipl. inž. rač. in inf., Arhiv Republike Slovenije OMOGOČANJE DOSTOPA DO E-ARHIVSKEGA GRADIVA VSEM ZAINTERESIRANIM UPORABNIKOM PROVIDING ACCESS TO E-ARCHIVAL RECORDS TO ALL INTERESTED USERS Izvleček Slovenski javni arhivi s skupnimi močmi nadaljujejo razvoj slovenskega javnega e-arhiva e-arh.si in so za ta namen pridobili tudi finančne vire s strani evropske kohezijske politike za obdobje Navdih in motivacijo razvoja e-arh.si predstavlja vizija, da bo vsem zainteresiranim uporabnikom omogočen dostop s katerega koli mesta do najboljših e-rešitev z namenom ohranjanja in uporabe elektronskega arhivskega gradiva. Avtorica v prispevku celostno predstavi rešitve za realizacijo omenjene vizije in pri tem posebej izpostavi tiste, ki bodo omogočale dostop do e-arhivskega gradiva tudi ranljivim skupinam. To je tudi eden izmed prioritetnih strateških ciljev razvoja e-arh.si za obdobje in hkrati predstavlja tudi realizacijo različnih predpisov, ki nalagajo tudi slovenskim javnim arhivom, da zagotovijo dostop do storitev, torej tudi storitev e-arhiviranja ranljivim skupinam. Ključne besede: e-arh.si, elektronsko arhivsko gradivo, dostopnost, ranljive skupine. Abstract Slovenian public archival institutions are currently working together in setting up the Slovenian public digital archive e-arh.si. For this purpose, we even acquired funds from the European cohesion policy for the period The inspiration for further development of the e-arh.si system comes from our vision that users shall have remote access to the best e-solutions in order to preserve and make use of digital archives. In the paper, the author offers a comprehensive description of solutions for the realisation of this vision, drawing special attention to the solutions that enable accessibility of digital archives to visually, hearing and physically impaired people. In addition to this issue, being one of the priorities of the e-arh.si system, the paper also presentsimplementation of various regulations according to which Slovenian public archival institutions are required to enable access to all of their services, including that of digital archiving, to impaired groups of users as well. Key words: e-arh.si, electronic archives, accessibility, vulnerable groups 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 91

94 Uvod Slovenska javna arhivska služba (v nadaljevanju SJAS) 1 mora v javnem interesu skrbeti za varstvo arhivskega gradiva, ki nastaja pri poslovanju javnopravnih oseb, na ravni državne uprave ali na ravni samoupravnih lokalnih skupnosti (ZVDAGA, člen 55). Javno arhivsko gradivo 2 ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb, je kulturni spomenik (ZVDAGA, člen 2) ter kot takšen predstavlja pomemben del nacionalnega spomina ne glede na nosilce, načine zapisa ali njihovo pojavnost. Dostop do javnega arhivskega gradiva je pravica, zagotavljanje dostopa pa sodi med naloge SJAS. Te pa se s hitrim tehnološkim razvojem temeljito spreminjajo. Še ne dolgo nazaj je bil dostop do javnega arhivskega gradiva mogoč le z neposrednim obiskom uporabnikov v čitalnicah arhivov, danes pa informacijsko-telekomunikacijska tehnologija, kot tudi nove pojavne oblike arhivskega gradiva, omogočajo tudi vrsto drugih možnosti. Leta 2014 noveliran Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA) na področju arhivske dejavnosti posebej izpostavi, da pristojni arhivi upravljajo skupno informacijsko-komunikacijsko infrastrukturo za vodenje evidenc, hrambo, uporabo arhivskega gradiva v digitalni obliki v arhivih ter skrbijo za učinkovito povezovanje med arhivskimi informacijskimi sistemi ter s podobnimi sistemi pri varovanju kulturne dediščine v Republiki Sloveniji in Evropski uniji (ZVDAGA, člen 59). To določilo dejansko predstavlja temelj razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva kot skupni cilj SJAS in v javnem interesu Republike Slovenije. Arhiv RS je že leta 2008, skupaj s tujimi strokovnjaki, izdelal študijo izvedljivosti dolgoročne hrambe elektronskega arhivskega gradiva (Arhiv RS, 2008). Ta je predstavljala osnovo za pripravo prve strategije in izvedbenega načrta za razvoj slovenskega javnega elektronskega arhiva za obdobje (Arhiv RS, 2010), potrdila jo je tudi Vlada RS. 3 S tem so bili določeni okviri in glavni cilji razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva, kratko poimenovanega e-arh.si, ki za SJAS predstavlja skupno rešitev na področju e-arhiviranja. Eden od ključnih strateških ciljev razvoja e-arh.si je bil, poleg vzpostavitve sodobnega, enovitega, varnega in zanesljivega ter mednarodno primerljivega sistema strokovnega in pravnega varstva elektronskega arhivskega gradiva (v nadaljevanju eag) povečati vsesplošno dostopnost arhivskega gradiva končnim uporabnikom ne glede na njihovo mobilnost in zmožnost. Projekt razvoja e-arh.si je bil formalno vzpostavljen v začetku leta 2011, ki pa je zaradi pomanjkanja finančnih sredstev prinesel prve rezultate šele po letu 2013, ko je Arhiv RS pridobil prva zagonska sredstva iz Evropskega sklada za regionalni razvoj/kohezijski sklad (SVRL, 2007). Z omenjenimi sredstvi so bile do zaključka leta 2015 razvite prve rešitve, ki temeljijo na mednarodnem standardu ISO (2012), bolj znanem kot referenčni model OAIS. Nadaljevanje prve petletne strategije, na podlagi katere so bili s pomočjo teh zagonskih sredstev vzpostavljeni temelji e-arh.si, predstavlja s strani SJAS pripravljena nova strategija in izvedbeni načrt za obdobje (Arhiv RS, 2016), ki jo je prav tako potrdila Vlada RS. 4 Nova strategija temelji na dosedanjem napredku in predstavlja načrtovane dejavnosti v okviru trenutnega operativnega in strateškega okolja e-arh.si. Jasno opredeljuje strateške prednostne naloge SJAS, vloge in odgovornosti vseh, ki so zadolženi za izvajanje strategije, in kazalnike, s katerimi bodo merjeni njeni uspehi. SJAS nadaljuje z že v prejšnji strategiji zastavljeno vizijo, da bo vsem zainteresiranim uporabnikom omogočila dostop s katerega koli mesta do najboljših rešitev e-arhiviranja z namenom ohranjanja, povečanja dostopnosti 1 SJAS predstavljajo državni arhiv (Arhiv RS) kot organ v sestavi Ministrstva za kulturo in šest regionalnih arhivov kot javnih zavodov (Pokrajinski arhiv Maribor, Pokrajinski arhiv Koper, Pokrajinski arhiv Celje, Zgodovinski arhiv Ljubljana, Zgodovinski arhiv na Ptuju, Pokrajinski arhiv v Novi Gorici). 2 Javno arhivsko gradivo je arhivsko gradivo javnopravnih oseb (ZVDAGA, 2. člen), te pa so za potrebe ZVDAGA državni organi, samoupravne lokalne skupnosti, pravne osebe javnega in zasebnega prava ter fizične osebe, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb. 3 Sklep Vlade RS 93. seje z dne , št. dokumenta /2010/3. Ljubljana: Vlada RS, Sklep Vlade RS 81. redne seje z dne , št. dokumenta /2016/5. Ljubljana: Vlada RS, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

95 in uporabe eag. Posebno pozornost namenja ranljivim skupinam oseb, zato želi prilagoditi rešitve s področja e-arhiviranja, kot tudi samo eag njihovim potrebam. Za uresničevanje omenjene strategije in izvedbenega načrta razvoja e-arh.si je Arhiv RS jeseni leta 2016 uspel pridobiti finančna sredstva iz Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju S tem so bili vzpostavljeni vsi pogoji za vzpostavitev projekta nadaljnjega razvoja e-arh.si, poimenovanega»projekt e-arh.si: ESS «, katerega ključni poudarek je omogočanje dostopa do eag in njegove uporabe vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti. Pravne zahteve za omogočanje dostopa do eag in njegove uporabe vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti Že s prvim stavkom Splošne deklaracije o človekovih pravicah, ki jo je skoraj pred šestdesetimi leti (10. decembra 1948) sprejela in razglasila Generalna skupščina Organizacije združenih narodov, je določeno, da»se vsi ljudje rodijo svobodni in z enakim dostojanstvom in enakimi pravicami«. Vendar so v človeški družbi v vseh obdobjih živeli ljudje, ki so včasih zaradi določenih invalidnosti ali»oviranosti«, 5 sicer lahko zelo različno pogojenih, potrebovali več podpore skupnosti, da bi dosegli enake življenjske pogoje kot ostali državljani. Ena takih skupin so tudi invalidi. Zato takšna podpora ni nikoli privilegij, to je človekova pravica. Podobno tudi Ustava Republike Slovenije (člen 14) 6 določa, da so»v Sloveniji vsakomur zagotovljene enake človekove pravice in temeljne svoboščine, ne glede na narodnost, raso, spol, jezik, vero, politično ali drugo prepričanje, gmotno stanje, rojstvo, izobrazbo, družbeni položaj, invalidnost ali katero koli drugo osebno okoliščino«. Uresničevanje prej omenjenih določil je Republika Slovenija začela uresničevati že 30. novembra 2006 s sprejetjem prvega Akcijskega programa za invalide , nato pa še s sprejetjem Akcijskega program za invalide (Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti, 2014). Program obsega 13 temeljnih ciljev s skupaj 91 ukrepi, ki celovito urejajo vsa področja življenja invalidov in se nanašajo na razdobje V akcijskem načrtu pojem dostopnosti ne obsega le dostopa do grajenega okolja in odprave arhitektonskih ovir, temveč tudi dostop do informacij oziroma komunikacij in s tem omogoča invalidu vključitev v širše družbeno okolje oziroma v vse sfere človekovega življenja, kot so na primer izobraževanje, zaposlovanje, vključevanje v politično, športno in kulturno življenje, ter dostopnost do zdravstvenih, socialnih in drugih storitev. Za projekt e-arh. si: ESS je pomembno predvsem uresničevanje ukrepov za doseganje dveh ciljev Akcijskega programa za invalide , in sicer: CILJ 3 dostopnost: ukrep 3.2: zagotavljanje dostopnosti do grajenega okolja ali do vseh objektov v javni rabi; ukrep 3.3: zagotavljanje dostopnosti do informacij in komunikacij (prilagoditev gradiva v zvezi z odločanjem na državni in lokalni ravni v lahko berljivo tehniko; uporaba slovenskega znakovnega jezika za gluhe ter zagotavljanje branja podnapisov in opisovanja dogajanja na zaslonu za slepe, vsaj pri dnevnoinformativnih, znanstvenih in drugih izobraževalnih televizijskih oddajah; spodbujanje e-dostopnosti in uporabe druge informacijsko-komunikacijske tehnologije; spodbujanje proizvajalcev, da svoje izdelke opremijo z Braillovo pisavo; ohranjanje relejnih centrov za senzorno in komunikacijsko ovirane invalide, to je centrov, ki skrbijo za posredovanje informacij med gluhim/naglušnim in drugimi osebami); 5 Izraz»oviranost«(angl. handicap) pomeni izgubo ali omejitev možnosti vključevanja v življenje skupnosti na enaki ravni kot pri drugih ljudeh. 6 V Ustavi RS je bil člen 14 v prvotni različici brez»invalidnosti«, ta je bila dodana šele leta 2004 z ustavnim zakonom o spremembi 14. člena Ustave RS kot posledica velikih naporov invalidov in invalidskih organizacij za omembo invalidnosti kot posebne kategorije v tem členu in s tem tudi priznavanje njihovega (ne)enakovrednega položaja v družbi. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 93

96 CILJ 8 kulturno udejstvovanje: ukrep 8.10: povečanje števila digitaliziranih in spletno dostopnih vsebin, prilagojenih potrebam pripadnikov različnih skupin invalidov. Na podlagi Zakona o Vladi Republike Slovenije (21. člen) je Vlada Republike Slovenije sprejela Nacionalne usmeritve za izboljšanje dostopnosti grajenega okolja, informacij in komunikacij za invalide, ki predstavljajo Strategijo o dostopnosti Slovenije. Ta izpostavlja dostopnost do storitev javnega in zasebnega sektorja ter do fizičnega okolja kot eno izmed pravic invalidov in vseh drugih funkcionalno oviranih ljudi. Strategija o dostopnosti Slovenije ima sedem temeljnih ciljev, ki imajo pravno podlago v številnih zakonih o urejanju prostora, gradnji objektov, dostopnosti stanovanj, dostopnosti delovnega okolja in opreme, letalskem in cestnem prometu, elektronskih komunikacijah ipd. Za projekt e-arh.si: ESS sta iz omenjene strategije pomembna predvsem dva cilja: CILJ I: odpravljanje grajenih in komunikacijskih ovir v obstoječih objektih v javni rabi in na javnih površinah; CILJ II: senzorno oviranim invalidom je treba zagotavljati informacije v prilagojenih oblikah. Omenjene zahteve predstavljajo pravni temelj, na podlagi katerega mora SJAS zagotoviti enakovreden 7 (pod enakimi pogoji) dostop do javnega arhivskega gradiva, ki ga hrani, vključno z njegovo uporabo, vsem zainteresiranim uporabnikom. Uporabo javnega arhivskega gradiva v arhivih v prvi vrsti določa ZVDAGA (členi 63 70). Zakon določa, da je javno arhivsko gradivo na podlagi pisne zahteve ali prek objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur (ZVDAGA, člen 63, 1. odstavek), pripadajoča uredba pa določa podrobnejše pogoje uporabe arhivskega gradiva v SJAS (UVDAG, členi ). Na dostop do javnega arhivskega gradiva vplivajo še različni drugi predpisi kot npr. tisti, ki urejajo dostop do informacij javnega značaja, varstvo osebnih podatkov in tajnost podatkov. Vendar se v nadaljevanju ne bomo ukvarjali s potrebami po varovanju tajnosti, temveč izključno s tem, kako zagotoviti dostop javnosti do eag ob enakih pogojih za uporabo v arhivih (ZVDAGA, člen 106, 1. točka) in, kot je zapisano tudi v strategiji razvoja e-arh.si za obdobje , da bo dostop do eag omogočen vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti. Kateri so»zainteresirani uporabniki ne glede na njihove zmožnosti«za realizacijo zastavljenih strateških ciljev je bilo treba v okviru projekta e-arh.si najprej definirati, kateri so»zainteresirani 8 uporabniki ne glede na njihove zmožnosti«. 9 Mednje sodijo tudi osebe z določeno oviranostjo, ki pa jih v različnih strokovnih krogih različno poimenujejo. Tako se npr. v Zakonu o izenačevanju možnosti (člen 3) zanje uporablja termin invalidi, 10 kjer se namesto medicinskega vidika bolj poudarja socialno delovanje, v predpisih Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (člen 3) 11 pa bolj delazmožnost osebe. Oseba lahko pridobi status invalida tudi po drugih zakonih, npr. Zakonu o družbenem varstvu duševno in telesno prizadetih oseb (za osebe, ki se že rodijo s telesno okvaro ali zbolijo pred 18. letom), Zakonu o vojnih veteranih in Zakonu o zaposlitveni rehabilitaciji in zaposlovanju invalidov. Pogosto pa ima v družbi termin invalid slabšalni prizvok, zato mnogi namesto tega uporabljajo termin»osebe s posebnimi potrebami«, ki pa ni uradni termin in se v zakonodaji ne uporablja. 7 ZRC SAZU, 2000: enakovreden -dna -o prid. (e e) po vrednosti enak drugemu. 8 ZRC SAZU, 2000: zainteresirati: navadno v zvezi z za vzbuditi pri kom zanimanje, nagnjenje za kaj; navdušiti, pridobiti; zainteresirati se: dobiti, pokazati zanimanje, nagnjenje za kaj. 9 ZRC SAZU, 2000: zmožnost -i ž (o): lastnost, značilnost koga, da more uresničiti, opravljati kako dejanje, dejavnost. 10»Invalidi so osebe z dolgotrajnimi telesnimi, duševnimi in senzoričnimi okvarami ter motnjami v duševnem razvoju, ki jih v povezavi z različnimi ovirami lahko omejujejo, da bi enako kot drugi polno in učinkovito sodelovali v družbi.«11»invalid oziroma invalidka (v nadaljnjem besedilu: invalid) je oseba, ki pridobi status invalida po tem zakonu ali po drugih predpisih, in oseba, pri kateri so z odločbo pristojnega organa ugotovljene trajne posledice telesne ali duševne okvare ali bolezni in ima zato bistveno manjše možnosti, da se zaposli ali ohrani zaposlitev ali v zaposlitvi napreduje.«94 5. MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

97 V okviru projekta e-arh.si: ESS se za osebe z določeno oviranostjo uporablja termin»ranljive skupine«, 12 saj ta ne poudarja primanjkljaja neke osebe (če npr. rečemo, da izvajamo prilagoditev za slepe osebe, s tem nehote poudarimo njihov primanjkljaj in pritegnemo pozornost na to, česar ne zmore, namesto na to, kaj zmore), čeprav je ravno tako na neki način izključujoč. Vendar tudi za ta termin ne obstaja enotna definicija oz. ima na različnih področjih svoj pomen (npr. na področju zdravstva, trga dela, sociale). Tako med»ranljive skupine«npr. sodijo brezposelni (na trgu dela se delijo še med mlade, dolgotrajno brezposelne, osebe z nižjo izobrazbo, starejši od 60, ženske nad 55 ipd.), brezdomci, odvisniki, enostarševske družine, Romi, nekdanji zaporniki, invalidi. Za projekt e-arh.si: ESS vse omenjene»ranljive skupine«niso ciljne. Ciljno skupino projekta predstavljajo le senzorno (vid, sluh) in gibalno ovirane osebe na vozičkih ter starejše osebe s težavami na področju vida, sluha ali gibanja. Kljub temu da ima oseba status invalida (ne glede na to, po katerem zakonu ga je pridobila) ali pa jo lahko uvrščamo v katero od ranljivih skupin, za razvoj sistema e-arh.si pomeni, da ji je treba po načelu nediskriminatornosti omogočiti dostop do eag in njegovo uporabo, kot to določa tudi ZIMI (člen 8). To pa pomeni, da bo morala SJAS implementirati ukrepe, s katerimi bo odpravila ovire pri dostopnosti do javnega arhivskega gradiva ne glede na njegovo pojavno obliko. Pri razvoju e-arh.si se ti ukrepi nanašajo predvsem na: omogočanje dostopnosti in uporabe eag, odstranitev grajenih ovir v objektih, kjer arhivi omogočajo dostop in uporabo eag ter tega ni mogoče zagotoviti drugače kot s fizičnim obiskom v arhivih, zagotovilo, da bodo pri omogočanju dostopnosti eag upoštevani vsi vidiki dostopnosti za ranljive skupine, to, da se pri omogočanju dostopa in uporabe eag, če je to potrebno, zagotovijo primerna podpora, zlasti z drugo osebo (bralci, tolmači slovenskega znakovnega jezika, tolmači za gluhoslepe), oznake v brajici ter podatki v lahko čitljivi in razumljivi obliki. Omenjeni ukrepi bi se lahko opustili samo v primeru, da bi predstavljali za SJAS nesorazmerno breme 13 (ZIMI, člen 8). Sistematičen pristop k omogočanju dostopa in uporabe eag ranljivim skupinam Analiza obstoječega stanja Pri izvajanju projekta e-arh.si: ESS se za dosego zastavljenega strateškega cilja, da bo omogočen dostop do eag in njegova uporaba vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti, pristopa sistematično, in sicer najprej z izvedbo študije, ki zajema pregled: potencialnih uporabnikov storitev e-arhiviranja s poudarkom na uporabnikih iz ranljivih skupin; prilagojene tehnologije (angl. adaptive/accessible technology) za dostop in uporabo različnih tipov eag različnim ranljivim skupinam (npr. slepim, slabovidnim, gluhim, naglušnim). Nujno potrebna je za dostop in uporabo gradiva zlasti v elektronskem okolju. Po smernicah IFLA (2005) gre za»tehnično opremo oz. sisteme, ki povečajo, ohranjajo ali izboljšajo funkcionalnost oseb z zmanjšano zmožnostjo branja«. Sprejemljivi izrazi so tudi: tehnologija za dostop, naprave za dostop, naprave za prilagoditev besedila. Primeri tehnologije za prilagoditev so brajeva vrstica, zaslonski bralniki oziroma bralniki besedil, povečevalniki slike oziroma povečevalni programi (Zveza društev slepih in slabovidnih Slovenije, 2017); 12 ZRC SAZU, 2000: ranljív -a -o prid. (ȋ í) ki se da (lahko) raniti: ranljiva mesta na telesu; oko je zelo ranljivo // ekspr. ki se mu hitro povzroči duševna bolečina, trpljenje: ne draži ga, saj veš, kako ranljiv je / ranljivo srce ekspr. dobro pozna njegove ranljive točke, ranljiva mesta ve, kaj ga najbolj boli, prizadene; ekspr. ranljiva mesta obrambe, utrdbe mesta, na katerih se more obramba, utrdba najbolj prizadeti. 13 Pri presoji, ali ukrep pomeni nesorazmerno breme, se upoštevajo zlasti velikost in viri javnega ali zasebnega subjekta, njegova narava, ocenjeni stroški, mogoče koristi od boljšega dostopa za invalide ter zgodovinske, kulturne, umetniške in arhitekturne vrednosti premičnin oziroma nepremičnin. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 95

98 arhivskih storitev, ki so morda na voljo ranljivim skupinam po svetu; pomanjkljivosti dosedanjih arhivskih rešitev za dostop do eag s predlogi za njihovo dopolnitev, da bodo na voljo tudi različnim ranljivim skupinam (npr. fizični dostop do zgradb arhivov in vanje); 14 slovenskih predpisov in evropskih direktiv, ki se nanašajo na to področje; tujih praks (zadovoljevanje potreb uporabnikov iz posameznih ranljivih skupin do elektronskega gradiva v Evropi, kot tudi širše), vključno z zakonskimi rešitvami; strokovnih smernic za organizacijo e-arhivskih storitev za posamezne ranljive skupine. Ukrepi za omogočanje dostopa in uporabe eag vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti Osnovni predpogoj, da bo SJAS lahko omogočala dostop in uporabo eag, je, da bo za to gradivo ustrezno poskrbljeno vse od njegovega nastanka pri ustvarjalcih pa vse do njegovega prevzema in nato hrambe v pristojnih arhivih, torej v celotnem življenjskem ciklu. Zato temelj razvoja e-arh.si predstavlja standard ISO (2012), ki opredeljuje odprti arhivski informacijski sistem (OAIS) kot organizacijo, ki izvaja funkcije dolgoročnega ohranjanja in omogočanja dostopa do e-gradiva potencialnim uporabnikom, v našem primeru OAIS predstavlja sistem e-arh.si. Osnovni koncept modela OAIS je informacijski paket (IP), ki se od svojega vstopa v arhivski informacijski sistem (AIS) do njegovega izhoda spreminja in lahko prevzema tri različne oblike, odvisno od procesa, v katerem je (slika 1): sprejemni informacijski paket (SIP): informacijski paket (vsebuje eag), ki ga ustvarjalec dostavi v e-arh.si za oblikovanje ali posodobitev enega ali več AIP oz. povezanih opisnih informacij; arhivski informacijski paket (AIP): informacijski paket, ki se ohranja znotraj e-arh.si (AIS); dostopni arhivski paket (DIP): informacijski paket, izpeljan iz enega ali več AIP-jev, ki ga e-arh.si pošlje uporabniku kot odgovor na njegovo zahtevo (naročilo). Slika 1: Tipi informacijskih paketov (IP) Projekt razvoja e-arh.si torej sledi modelu OAIS in skladno z njim načrtuje implementacijo različnih ukrepov, katerih končni rezultat bo omogočanje dostopa do eag in njegove uporabe vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti. V projektu so sklopi ukrepov razdeljeni na tri ključna področja iz življenjskega cikla eag: 14 Glejte tudi prispevek Mojce Kosi z naslovom Analiza stanja fizične dostopnosti javnih arhivov primer Arhiva Republike Slovenije, predstavljen na 5. mednarodni znanstveni konferenci fakultete Alma Mater Europaea ECM marca 2017 v Mariboru z naslovom»za ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV« MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

99 1. Pri ustvarjalcih: Prvi sklop ukrepov se nanaša na obvladovanje tveganj in izzivov, povezanih z dolgoročnim ohranjanjem eag skozi njegov celotni življenjski cikel, kar je skupna odgovornost tako ustvarjalcev tega gradiva kot pozneje tudi SJAS, ki prevzema to gradivo. SJAS ima pomembno vlogo pri usmerjanju ter spodbujanju ustvarjalcev, da bodo na podlagi lastne ocene tveganja vzpostavili ustrezne ukrepe za njegovo obvladovanje in s tem zagotavljali hrambo ustvarjenega gradiva pri sebi vse do predaje v e-arh.si. Zato bo SJAS vložila veliko napora za implementacijo zakonskega določila, da morajo ustvarjalci za obvladovanje dokumentarnega gradiva, ki ga ustvarijo ali prejmejo pri svojem delu, sprejeti notranja pravila glede izvajanja zajema in dolgoročne hrambe svojega dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev (te so npr. storitve odbiranja, pretvorbe, urejanja, uničevanja, zagotavljanja varnih prostorov) v obliki internega pravnega akta (ZVDAGA, člen 18) in njihovo primernost potrditi pri Arhivu RS, če jih k temu zavezuje zakon (ZVDAGA, člen 19). Ključni ukrepi na tem področju so: Priprava tipskih strokovno-tehničnih navodil. Cilj ukrepa zajema izdelavo metodologije pristopa k pripravi strokovno-tehničnih navodil, pripravo tipskih strokovno-tehničnih navodil za identificirane tipe eag in njihovo širšo implementacijo pri ustvarjalcih. S strokovno- -tehničnimi navodili arhivi ustvarjalcem predpišejo obseg, postopek in način izročitve eag ter oblike in nosilce zapisov (ZVDAGA, člen 40, 9. točka). Izvedba pilotskih ocen tveganj pri upravljanju in hrambi e-gradiva pri ustvarjalcih. Cilj ukrepa zajema razvoj metod in navodil za ustvarjalce, ki jim bodo v pomoč pri samostojnem upravljanju tveganj pri upravljanju e-gradiva, in redno preverjanje upravljanja tveganj pri izbranih ustvarjalcih s strani SJAS. Prepoznavanje, razumevanje in upravljanje tveganj so ključne dejavnosti za implementacijo ustreznih ukrepov za doseganje načel varne dolgoročne hrambe eag, zapisanih tudi v notranjih pravilih. Svetovanje pri uvedbi notranjih pravil. Cilj ukrepa zajema pripravo in izvedbo programov usposabljanj zaposlenih v SJAS in pri ustvarjalcih (sistem učitelj/učitelja) in pripravo načrta ter sodelovanje z ustvarjalci v pristojnosti SJAS z nalogo svetovanja pri pripravi in uvedbi notranjih pravil. Identifikacija, nakup ali razvoj programskih orodij za obvladovanje vseh vrst eag za pripravo, nadzor, popisovanje in prevzem eag od ustvarjalcev v e-arh.si (programsko orodje za kreiranje SIP za identificirane tipe eag), programsko orodje za strojno validacijo eag in programsko orodje za paketno pretvorbo gradiva v formate, primerne za dolgoročno hrambo. 2. V sistemu e-arh.si: SJAS, po prevzemu eag od ustvarjalcev v e-arh.si, prevzema tudi odgovornost za zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti in verodostojnosti tega gradiva. Zato se drugi sklop ukrepov nanaša na dolgoročno ohranjanje eag, kar bo mogoče doseči s pripravo in izvajanjem natančno določenih pravil upravljanja eag ter identifikacijo in implementacijo nujno potrebnih programskih orodij ter nosilcev in formatov zapisov, vse z namenom zmanjšanja vpliva intenzivno spreminjajoče se tehnologije na hranjeno eag ter zagotavljanje njegove zanesljive dolgoročne dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti, trajnosti in možnosti ponovne uporabe. Ključni ukrepi na tem področju so: Izboljšanje pogojev hranjenja prevzetega eag na sedanji informacijski infrastrukturi. Cilj ukrepa zajema nadgradnjo oz. po potrebi zamenjavo programske opreme za e-repozitorij, vzpostavitev sodobnih nadzornih sistemov, implementacijo dodatnih varnostnih ukrepov za e-arh.si z namenom zagotavljanja načel varne e-hrambe in periodično preverjanje varnosti sistema e-arh.si s pomočjo neodvisnih strokovnjakov na tem področju. Standardizacija upravljanja in popisovanja arhivskega gradiva na vseh ravneh s ciljem zagotavljanja temeljnih zahtev zakonodaje, vključno s semantično in tehnično povezljivostjo podatkov o arhivskem gradivu. Cilj ukrepa zajema izdelavo analize izvedljivosti, zagotavljanje kakovosti izdelkov in storitev na področju arhiviranja z razvojem kompleksnih 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 97

100 metod in postopkov popisovanja javnega arhivskega gradiva, vključno z zajemanjem komplementarnih kontekstnih vsebin ter vzpostavitev ene vzajemne podatkovne baze. Vzpostavitev centra za digitalizacijo arhivskega gradiva kot integralnega dela e-arh.si. Cilj ukrepa zajema ustrezno usposobitev zaposlenih v SJAS, nakup ali najem potrebne infrastrukture (strojne in programske opreme) za digitalizacijo arhivskega gradiva in vzpostavitev metodologije digitalizacije arhivskega gradiva in integracije digitalizatov v sistem e-arh.si (npr. digitalizacija in uporaba skupne arhivske dediščine po nekdanji SFRJ na podlagi sporazuma o nasledstvu, prenos v preteklih letih digitaliziranega arhivskega gradiva vseh javnih arhivov v e-arh.si). Vzpostavitev digitalnega arhiva za filmsko in drugo avdio/video gradivo kot integralnega dela e-arh.si. Cilj ukrepa zajema nakup specialne strojne in programske opreme za hrambo in nadaljnjo uporabo filmskega in drugega avdio/video gradiva. Periodično preverjanje hranjenega eag v e-arh.si. Cilj ukrepa zajema razvoj arhivskih strokovnih metod, procedur in meril za preverjanje celovitosti in uporabnosti ter avtentičnosti hranjenega eag, razvoj oz. nakup ustreznih programskih orodij in periodično izvedbo preverjanja na podlagi statističnega vzorca eag. 3. Za zainteresirane uporabnike ne glede na njihove zmožnosti: Tretji sklop ukrepov se nanaša na povečevanje dostopnosti AG vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti. V ta namen bo, ob zajemanju vsebinskih in tehničnih metapodatkov arhivskega gradiva, posebna pozornost namenjena tudi problemom zajemanja in oblikovanja kontekstnih metapodatkov, ki bodo omogočali praktično uporabo elektronskega in tudi fizičnega arhivskega gradiva. Enaka pozornost bo namenjena tudi digitalizatom, ki bodo obravnavani tako s tehnološko-tehničnega kot tudi vsebinskega stališča s ciljem zagotavljanja njihove splošne dostopnosti in uporabnosti. Ključni ukrepi na tem področju so: Vzpostavitev virtualnih čitalnic pri vseh članicah SJAS in s tem omogočanje, da bodo zainteresirani uporabniki lahko oddaljeno dostopali do arhivskih pripomočkov (popisov, inventarjev), eag in njegove uporabe na primerljiv način, kot če bi obiskali čitalnico v arhivu fizično. Omogočale bodo avtomatizacijo nekaterih postopkov in bodo kot takšne uporabne tako za arhiviste kot uporabnike, zasnovane bodo interaktivno in bodo omogočale neposredno sodelovanje uporabnika z arhivistom (angl. video chat). Prilagoditev programskih orodij in eag za omogočanje dostopa do tega gradiva in njegovo uporabo vsem zainteresiranim uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti, torej tudi različnim ranljivim skupinam na njim ustrezen način z različnimi prilagojenimi tehnikami. Med slednje npr. sodijo: spremljanje, implementacija in promocija novih tehnologij za reproduciranje eag v tehnikah, dostopnih za ranljive skupine, reproduciranje in prilagajanje eag v formate, prilagojene posameznim ranljivim skupinam, distribucija eag končnim uporabnikom, dolgoročno hranjenje eag, posnetega oz. reproduciranega v tehnikah, prilagojenih za posamezne ranljive skupine. Nakup ali razvoj programskega orodja za razpoznavanje in anonimizacijo z zakonom varovanih podatkov. Arhivsko gradivo lahko vsebuje tudi z zakonom varovane podatke, zato jih je treba anonimizirati (prekriti), preden se takšno gradivo da v uporabo. Eden ključnih ciljev projekta e-arh.si: ESS je zagotavljanje dostopa do arhivskega gradiva (digitaliziranega ali izvirno digitalnega) vsem zainteresiranim uporabnikom, torej tudi ranljivim skupinam. To v praksi npr. pomeni, da moramo, če do dokumenta, ki vsebuje z zakonom varovane podatke, želi dostopati slepa oseba, tega spremenili v zvočni zapis, pri tem pa prav tako upoštevati zahtevo po anonimizaciji MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

101 Ureditev fizičnega dostopa do zgradb arhivov SJAS in vanje. Dostop do eag zaradi različnih razlogov ni vedno mogoč samo z uporabo informacijsko-tehnoloških sredstev (npr. za uporabo eag je zahtevana prilagojena tehnologija, s katero uporabniki iz ranljivih skupin ne razpolagajo, bo pa na voljo v čitalnicah arhivov), zato bo treba omogočiti tudi fizičen dostop do zgradb arhivov SJAS in vanje. Ukrep sovpada z dosego cilja I iz Strategije o dostopnosti Slovenije odpravljanje grajenih in komunikacijskih ovir v obstoječih objektih v javni rabi in na javnih površinah. Oprema ustreznih mest v čitalnicah oz. drugih primernih prostorih s prilagojenimi tehnologijami za ciljno skupino projekta e-arh.si, ki jo predstavljajo senzorno (vid, sluh) in gibalno ovirane osebe na vozičkih ter starejše osebe s težavami na področju vida, sluha ali gibanja. Ukrep sovpada z dosego cilja II iz Strategije o dostopnosti Slovenije senzorno oviranim invalidom je treba zagotavljati informacije v prilagojenih oblikah, ki predvideva naslednje ukrepe, ki so pomembni tudi z vidika projekta e-arh.si: ESS , in sicer za: slepe in slabovidne: omogočiti branje s povečevalnim steklom oziroma elektronsko lupo, tiskanje pomembnejših informacij z večjimi črkami, omogočiti uporabo prilagojene tehnologije pri storitvah javnih služb, v javnih ustanovah mora biti dostopna elektronska lupa ali povečevalno steklo za slabovidne, za slepe uporabnike pa prilagojena računalniška oprema, kjer je to nujno potrebno (npr. v knjižnicah), za slepe in slabovidne zagotoviti branje podnapisov in opisno spremljanje dokumentarnih, znanstvenih, potopisnih oddaj in filmov dokler ne bo digitalna televizija omogočila sprejemanja teh informacij na ločenih kanalih za senzorno ovirane invalide, omogočiti večjo in širšo dostopnost zvočnih knjig. gluhe in naglušne: gluhim, ki uporabljajo za sporazumevanje slovenski znakovni jezik, omogočiti njim prilagojeno sporazumevanje v javnih ustanovah, omogočiti naglušnim osebam sporazumevanje, spremljanje informacij in predavanj v javnih ustanovah prek indukcijske zanke (prenosne ali stalne), varnostno opremo opremiti z vibracijskimi alarmi ali utripajočo lučjo, da lahko gluhi in naglušni zaznajo sporočila (npr. utripajoče luči, ki kažejo smer izhoda iz objekta ob alarmu), zagotoviti tehnične možnosti za povratne informacije v prometu in telekomunikacijah za senzorno ovirane invalide. Prilagoditev spletnih strani arhivov SJAS, da bodo eag in druge informacije predstavljeni na način, 15 ki ga lahko zaznavajo vsi uporabniki oziroma njihova podporna programska oprema (npr. bralniki zaslona), ter bodo s tem dostopni tudi različnim ranljivim skupinam. Akcijski načrt za invalide pričakuje, da bodo tudi arhivi izboljšali dostopnost svojih storitev za vse skupine invalidov (ranljivih skupin), kamor nedvomno sodijo tudi spletne strani arhivov SJAS. Zaključek V letu 2016 pridobljena finančna sredstva iz Evropskega socialnega sklada za nadaljnji razvoj sistema e-arh.si v obdobju bodo omogočila, da se bodo tudi arhivi SJAS ustrezno odzvali in realizirali uporabniške, kot tudi pravne zahteve (evropske in nacionalne) ter omogočili dostop do storitev e-arhiviranja, dostop do eag in njegovo uporabo vsem zainteresiranim uporabnikom, ne glede na njihove zmožnosti. 15 Pomembno je, da bodo vse informacije zapisane v čim preprostejšem jeziku, t. i. lahko branje (angl. plain language), ki ga zagovarjajo tudi svetovni arhivi, npr. ameriški National Archives (več na naslovu archives.gov/open/plain-writing). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 99

102 Literatura Arhiv RS. (2008). Feasibility Study LTDP ARS: Feasibility Study for the Implementation of a Long-term Digital Preservation (LTDP) System for the Republic of Slovenia. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Arhiv RS. (2010). Strategija razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-arh.si Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Izvedbeni načrt strategije razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-arh.si za obdobje Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno s zakonodaja/strategija_e-arh.si/strategija_e-arh_si_ v.1.5.pdf Arhiv RS. (2016). Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva , različica 1.0. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno s Strategija_e-ARH_si_ _1.0.pdf IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions). (2005). Libraries for the Blind in the Information Age Guidelines for Development /edited by Rosemary Kavanagh and Beatrice Christensen Sköld, The Hague, IFLA Headquarters. Pridobljeno s ISO (2012). Space data and information transfer systems Open archival information system Reference model. Ženeva: International Organization for Standardization. Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti. (2014). Akcijski program za invalide Pridobljeno s pdf/invalidi_vzv/api_ pdf Nacionalne usmeritve za izboljšanje dostopnosti grajenega okolja, informacij in komunikacij za invalide. Uradni list RS, št. 113/05 ( ). Pridobljeno s web/pregledpredpisa?id=stra27 Služba Vlade RS za lokalno samoupravo in regionalno politiko (SVLR). (2007). Operativni program krepitve regionalnih razvojnih potencialov za obdobje Ljubljana: Služba Vlade RS za lokalno samoupravo in regionalno politiko. Pridobljeno s mvzt.gov.si/fileadmin/mvzt.gov.si/pageuploads/dek/elektronske_komunikacije/goso/ OSO_OPRR_pomembni_dokumenti.pdf Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG). Uradni list RS, št. 86/2006 ( ). Pridobljeno s zakonodaja/uredba.pdf Ustava Republike Slovenije. Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97 UZS68, 66/00 UZ80, 24/03 UZ3a, 47, 68, 69/04 UZ14, 69/04 UZ43, 69/04 UZ50, 68/06 UZ121,140,143, 47/13 UZ148, 47/13 UZ90,97,99 in 75/16 UZ70a). Pridobljeno s Zakon o izenačevanju možnosti invalidov (ZIMI). Uradni list RS, št. 94/2010 in 50/2014 ( in ). Pridobljeno s Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Uradni list RS, št. 30/2006, 24/14 odl. US in 51/14. Pridobljeno s gov.si/pageuploads/zakonodaja/predpisi/zakonodaja_in_dokumentacija ZVDAGA_2014/ ZVDAGA_2014_-_cistopis.pdf Zakon o Vladi Republike Slovenije (ZVRS). Uradni list RS, št. 24/05 uradno prečiščeno besedilo, 109/08, 38/10 ZUKN, 8/12, 21/13, 47/13 ZDU-1G in 65/14. Pridobljeno s pisrs.si/pis.web/pregledpredpisa?id=zako MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

103 Zakon o zaposlitveni rehabilitaciji in zaposlovanju invalidov (ZZRZI). Uradni list RS, št. 16/07 uradno prečiščeno besedilo, 87/11, 96/12 ZPIZ-2 in 98/14). Pridobljeno s si/pis.web/pregledpredpisa?id=zako3841 ZRC SAZU, Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša in avtorji. (2000). SSKJ Slovar slovenskega knjižnega jezika, spletna izdaja. Ljubljana: SAZU in ZRC SAZU, Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša in avtorji. Založba ZRC. Pridobljeno s Zveza društev slepih in slabovidnih Slovenije. (2017). Katalog tehničnih pripomočkov za slepe in slabovidne. Pridobljeno s Summary Slovenian public archive (SPA), responsible for the protection of public archives, has been systematically establishing the Slovenian public electronic archive, briefly named e-arh.si, since The e-arh.si system represents IT infrastructure and solutions for long-term digital preservation and the usage of electronic archives. Based on the feasibility study on longterm preservation of electronic archives, the SPA prepared a strategy and an implementation plan for the development of the e-arh.si system in 2010, which was confirmed by the Government of the Republic of Slovenia. In 2013, National Archives of the Republic of Slovenia, as part of SPA, obtained start-up funds for first solutions in the area of e-archiving from the European Cohesion Fund. In March 2016, SPA adopted a new strategy and an implementation plan for the period of The key emphasis of this strategy is providing access to electronic archives and its usage to all interested users notwithstanding of their ability. One of the target groups of the e-arh.si project is visually, hearing, and physically impaired people. Therefore SPA will develop and adapt solutions for e-archiving and electronic archives to their needs in the next few years. These are also requirements of different European and national regulations. SPA will realise its objectives with the funding obtained from the European Social Fund in The approach to further development of the e-arh.si system is thoughtful and systematic. It is based on the findings so far and represents planned activities under current operational and strategic environment of the e-arh.si system. The strategic development priorities of the e-arh.si system will be realised by implementing a series of measures in all phases of the life cycle of electronic archives - from its creation, done by creators and an acquisition and long-term preservation in the e-arh.si system, to providing access and further usage to all interested users, irrespective of their abilities. This way, SPA will adequately respond and realise not only user demands, but also various legal requirements that present the legal basis on which SPA must provide access to public archives, including the usage of the records, to all interested users under the same conditions. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 101

104 doc. dr. Zdenka Semlič Rajh Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, SI-2000 Maribor OBLIKOVANJE TEZAVROV IN GESLOVNIKOV CREATION OF THESAURI AND OF SUBJECT HEADINGS LISTS Izvleček Geslovniki in tezavri, v katerih so oblikovana posamezna gesla, predstavljajo zelo pomemben element dostopa do arhivskega gradiva. Predvsem pa so le-ti postali pomemben dejavnik v trenutku, ko so arhivi prešli na popisovanje arhivskega gradiva v elektronskem okolju in posledično svoje gradivo ponudili uporabnikom tudi prek svetovnega spleta. Gre za pomembno dejstvo, ki se ga arhivisti premalo zavedajo. Avtorica v prispevku najprej na kratko opredeli tezavre in geslovnike ter nakaže teoretične temelje za oblikovanja tezavrov in geslovnikov, kot so opredeljeni v mednarodnih standardih. Opozori tudi na prvi poskus oblikovanja arhivskega tezavra v nekdanji skupni državi ter prikaže nekaj uspešnih primerov oblikovanja tezavrov in geslovnikov, ki se uporabljajo za popisovanje arhivskega gradiva. Ključne besede: arhivistika, geslovniki, tezavri, Splošni slovenski geslovnik, splošni geslovnik COBISS.SI, EVROVOC, Arhivski tezaver UK. Abstract Glossaries and thesauri, in which individual headings are designed, represent a very important element of access to archives. They have become an important factor at the moment when Archives changed their process of description from paper based to the electronic environment and, consequently, offered their holdings to users online. This is an important fact indeed, although archivists are not fully aware of jet. The paper first briefly defines glossaries and thesaurus and points to the theoretical foundations for their creation, as defined in the international standards. It presents also the first attempt to create an archival thesaurus within the archival profession in former common state, and displays some successful examples of thesauri and glossaries used also for the description of archives. Keywords: archival science, glossaries, thesauri, Splošni slovenski geslovnik, Splošni geslovnik COBISS.SI, EVROVOC, UK Archival Thesaurus MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

105 Uvod 1 Krooks in Lancaster (1993, v Aitchison et al., 2000, 15), ki sta sledila razvoju principov oblikovanja tezavrov in evoluciji navodil za njihovo izdelavo vse od leta 1959 pa do 1993, navajata, da je bila velika večina težav glede izgradnje in oblikovanja tezavrov rešena že do leta Z vprašanji izdelave tezavrov se je ukvarjala tudi Williamson (1996, v Aitchison et al., 2000, 15). Pomembno je k razvoju standardov na področju oblikovanja prispeval Austin (1986), ki je skupaj z Dale sooblikoval Unescova Navodila za izdelavo in razvoj enojezičnih tezavrov (UNESCO Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri, UNESCO, 1981), ki so bila pozneje vključena v standarde ISO, ki opredeljujejo izdelavo tezavrov. Osnovna dokumenta, na katerih temelji izdelava tezavrov, sta standarda SIST ISO 2788:1996 Dokumentacija Smernice za zasnovo in razvoj enojezičnih tezavrov in SIST ISO 5964:1996 Dokumentacija Smernice za zasnovo in razvoj večjezičnih tezavrov. Leta 2008 sta bila oba standarda spremenjena in razširjena ter tudi združena v novi standard ISO Informatika in dokumentacija Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji, ki ima dva dela, in sicer ISO :2011 Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji 1. del: Tezavri za pridobivanje informacij (2011) in ISO :2013 Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji 2. del: Interoperabilnost z drugimi slovarji (2013) (O tezavru Eurovoc, 2014). Prvi, ki se je s problematiko oblikovanja tezavrov ukvarjal v slovenski bibliotekarski literaturi, je bil Jože Urbanija s svojim delom Metodologija izdelave tezavra (1996), pri kateri je podrobno razložil oblikovanje tezavrov, kot jih predvidevajo standardi ISO. Kot ugotavlja Urbanija (1996), temeljijo sodobni sistemi, ki urejajo, shranjujejo in obdelujejo informacije, na deskriptorskih sistemih, v katerih imajo deskriptorji ključno vlogo. Ti morajo biti izdelani v standardizirani in pregledni obliki. Takšno zbirko deskriptorjev predstavljajo tezavri, ki vsebujejo tudi pomenske odnose med deskriptorji. Tezavri 2 predstavljajo kompleksnejšo obliko geselnikov. Bibliotekarski terminološki slovar (2009, 325) definira tezaver kot»kontroliran seznam deskriptorjev z navedbo semantičnih in hierarhičnih odnosov«, medtem ko ga Novak (2007, 216) opredeljuje kot»referenčni slovar, ki uporabnikom pomaga izraziti zahtevo za informacijo s termini deskriptorskega jezika. Poleg tega omogoča podrobno vsebinsko označevanje dokumentov in vprašanj s temi termini.«v osnovi gre torej za neke vrste standardiziran referenčni slovar, na osnovi katerega lahko arhivisti in bibliotekarji geslijo arhivsko oziroma knjižnično gradivo, uporabniki pa, kot ugotavlja Urbanija (1996), izrazijo izčrpno zahtevo za informacijo. Kot navaja Novak (2007), gre v osnovi za sezname deskriptorjev, ki so izraženi v jeziku za indeksiranje. V bistvu govorimo o informacijskih sistemih, katerih osnovo predstavlja naravni jezik. Tezavri predstavljajo sredstvo za označevanje dokumentov ter za shranjevanje in poizvedovanje po informacijah. Pri tem so sestavljeni iz deskriptorjev ali nedeskriptorjev, ki predstavljajo kontrolirane in semantično povezane termine (Novak, 2007). Funkcija tezavra je pravzaprav podajanje pomenskih odnosov med pojmi z njihovim povezovanjem in prikazom povezav med izrazi. Njihova vrednost so jasno izraženi semantični odnosi med njimi (Urbanija, 1996; Novak, 2007). 1 Pričujoči članek predstavlja majhen del obsežne raziskave, ki je bila izvedena v procesu priprave doktorske disertacije z naslovom»smernice za gesljenje, klasificiranje in izdelavo tezavrov pri vsebinah arhivske vrednosti«. 2 Beseda»tezaver«izvira iz grške besede»thesauros«in pomeni shrambo, zakladnico, zaklad ali dragocenost. Šele od srednjega veka dalje se je izraz začel uporabljati tudi v prenesenem pomenu za»besedni zaklad«(online Etimology Dictionary. Sneto s spletne strani allowed_ in_frame=0&search=thesaurus). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 103

106 Tezavri izražajo tako paradigmatske kot tudi sintagmatske odnose. V paradigmatskih odnosih so le-ti v vseh primerih recipročni. Ti odnosi so: 1. Ekvivalenčni odnos (enakosti ali skoraj enakosti), pri čemer morajo ekvivalentni izrazi ustrezati le enemu pojmu. To uporabnikom omogoča, da lahko na osnovi pojmov iz naravnega jezika dostopajo do pravih deskriptorjev. 2. Hierarhični odnos (nadrejenost in podrejenost pojmov), ki se deli na odnos generičnosti (nadrejeni izraz predstavlja razred pojmov) in odnos partitivnosti (izraža odnos med delom in njegovo celoto). Pri tem je treba poudariti, da je kakovost informacijskega sistema odvisna od dobrega poznavanja teh odnosov, saj mora tezaver omogočati, da je mogoče od specifičnih prehajati na splošne pojme in tudi obratno. 3. Asociativni odnos (izraža analogijo pomenov med pojmi) in jih oblikujemo takrat, ko so potrebni za poizvedovanje. Na njihovi osnovi lahko uporabniki informacijskega sistema razširjajo ali precizirajo svoje poizvedovanje (Urbanija, 1996; Novak, 2007). Za razliko od paradigmatskih, sintagmatske odnose navajamo le izjemoma in v redkih tezavrih, podajajo pa zveze med deskriptorji glede na kontekst (Urbanija, 1996). Semlič Rajh in Šauperl (2011) navajata, da je za tezavre obvezno prikazovanje semantičnih odnosov med pojmi dosledno pri vsakem pojmu, medtem ko za geslovnike to ni obvezno. Tako so v geslovnikih ti odnosi navadno prikazani zgolj z napotili»glej«in»uporabi za«(vzvratna povezava ekvivalenčnega odnosa, torej kazalka) ter»glej tudi«(za označevanje hierarhičnih in asociativnih odnosov). V tezavrih pa vedno uporabljamo standardizirane oznake za hierarhični odnos BT (širši izraz), NT (ožji izraz), RT (sorodni izraz) za asociativni odnos in USE/UF (sinonim) za ekvivalenčni odnos (Semlič Rajh in Šauperl, 2011). Poznamo tako enojezične tezavre, ki vsebujejo gesla iz naravnega jezika, ter tudi večjezične tezavre, ki vsebujejo gesla iz več naravnih jezikov, pri tem pa prikazujejo ekvivalentne izraze v vsakem od obravnavanih jezikov. Arhivska stroka in prvi poskusi oblikovanja tezavrov Novak (2007) ugotavlja, da so se prve, čeprav poenostavljene oblike tezavrov dejansko pojavile šele z uvajanjem informacijske tehnologije, vendar so bile zahteve po obvladovanju relacij med posameznimi gesli že pred tem dolgo prisotne v arhivski teoriji in praksi. O izgradnji tezavrov so tako razmišljali v nekaterih arhivskih službah, med drugim tudi v Franciji, Nemčiji in Angliji, nekaj poskusov vzpostavitve splošnega tezavra je bilo izvedenih tudi na področju naše nekdanje jugoslovanske arhivistike, ko so si v Arhivu Jugoslavije prizadevali zgraditi splošni tezaver. Milenkovič (1985) navaja, da je izgradnja tezavra sovpadala z uvajanjem avtomatske obdelave podatkov v arhivsko stroko. Kmalu se je pokazalo, da obstoječi tezavri ne ustrezajo potrebam arhivske stroke, zato so se odločili izdelati lasten tezaver, vendar arhivisti niso razpolagali z ustreznimi znanji in izkušnjami za izdelavo tezavra. Kljub temu so se na osnovi pregleda tako literature kot samega arhivskega gradiva odločili za pilotni projekt, v katerem so se lotili popisa in obdelave enega izmed fondov. Tako so izdelali predmetne oznake za osebna in zemljepisna imena ter stvarna gesla. Pri tem so upoštevali tudi mnenja raziskovalcev, ki so jih vključili v raziskavo, da bi ugotovili, katere so tiste informacije, ki jih uporabniki potrebujejo. Sam koncept tezavra, ki so ga izdelali, je ustrezal smernicam za izdelavo tezavrov, saj je predvideval ožje, širše in druge pojme, hierarhične in druge odnose ipd. Izkušnje, ki so jih pridobili pri tem pilotskem projektu, so pokazale, da je tezaver treba oblikovati s popisom vsebine arhivskega gradiva, in ne iz informativnih pomagal, ter da je treba poskrbeti za povezave med pojmi, pri katerih se pojavljajo težave s sinonimi in hierarhičnimi povezavami. Prišli so do zaključka, da ne bi bilo smiselno izdelovati posebnih tezavrov za posamezne fonde, temveč skupen tezaver za skupine fondov (npr. gospodarstvo, kultura) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

107 Zavrnili pa so idejo izdelave enega skupnega tezavra za vse fonde in zbirke arhiva (Milenković, 1985). Poskus vzpostavitve arhivskega tezavra je ostal le na ravni pilotnega projekta in v praksi dejansko ni nikoli zaživel. Dejansko je projekt izvedbe in izgradnje specialnega arhivskega tezavra v evropskem prostoru uspel le angleškim arhivistom, ki so med letoma 2003 in 2004 razvili UK Archival Thesaurus, ki ga bomo podrobneje predstavili v nadaljevanju. Primerjava nekaterih izbranih geslovnikov V nadaljevanju bomo predstavili nekaj geslovnikov, ki jih uporabljata knjižničarska in arhivska stroka. Gre za Splošni slovenski geslovnik (SSG), ki ga je razvila Narodna in univerzitetna knjižnica in ki ga katalogizatorji uporabljajo za predmetno označevanje knjižničnega gradiva. Pri tem gre za geslovnik, po katerem smo se deloma zgledovali pri pripravi naših smernic, ki jih predstavljamo v nadaljevanju. Tudi drugi predstavljen geslovnik, splošni geslovnik COBISS.SI, predstavljamo zaradi dejstva, da gre za slovenski geslovnik, ki naj bi predstavljal sodobni kontrolirani slovar za spletno okolje ter zagotavljal doslednost pri gesljenju. Pri obeh omenjenih geslovnikih ne gre spregledati dejstva, da se na njuni osnovi gesli tudi arhivsko gradivo, ki ga v svojih fondih hranijo tudi slovenske knjižnice. Tretji predstavljeni geslovnik je Eurovoc in zajema področja, ki so močno zastopana tudi v našem arhivskem gradivu (predvsem področje javne in državne uprave) in ki bi bil ob ustreznih modifikacijah mogoče primeren tudi za uporabo v arhivih. Kot zadnjega predstavljamo še UK Archival Thesaurus (UKAT), ki je edini specialni tezaver za arhive v evropskem prostoru in je prav zaradi tega še posebej zanimiv za našo raziskavo. Splošni slovenski geslovnik (SSG) Splošni slovenski geslovnik (2002) je izdala Narodna in univerzitetna knjižnica (NUK) in je namenjen predvsem katalogizatorjem, ki v slovenskih knjižnicah skrbijo za predmetno označevanje knjižničnega gradiva. Njegov namen je predvsem izboljšati kakovost iskanja po vsebini in tudi odpraviti neusklajenost na področju predmetnega označevanja. Ta je, kot ugotavlja Zalokar (2002), najbolj opazna v sistemu vzajemne katalogizacije, saj kontrolirane slovarje uporabljajo le nekatere knjižnice, ostale se zadovoljujejo le z dodajanjem prosto oblikovanih predmetnih oznak. Zalokar (2002) navaja tudi več vzrokov za takšno stanje in mednje prišteva dejstvo, da od začetka vzpostavljanja sistema vzajemne katalogizacije pa do izdelave splošnega geslovnika ni bilo splošnega kontroliranega slovarja, ki bi v sistemu vzajemne katalogizacije lahko predstavljal osnovo za predmetno označevanje. Zalokar (2002) meni, da bi takšen splošni kontrolirani slovar»moral biti dovolj splošen, obenem pa tudi dovolj specifičen, vsebovati bi moral zadostno število gesel, zagotavljati bi moral doslednost pri vsebinski obdelavi in, ne nazadnje, moral bi biti kolikor toliko enostaven za uporabo in vzdrževanje. Le tako bi ga lahko na določenem nivoju uporabljale vse knjižnice, vključene v sistem vzajemne katalogizacije, ne glede na vrsto, velikost in potrebe«(zalokar, 2002). SSG je ustvarjen na osnovi vzorcev vsebinske obdelave monografij v NUK-u. V njem so bile ob njegovem nastanku opredeljene vse predmetne oznake, ki so jih v NUK-u med letoma 1995 in 2002 dodelili knjižničnemu gradivu. Kot navaja Klemen (2010), obsega»kataložne zapise enciklopedij, leksikonov in drugega referenčnega gradiva«ter tudi»predmetne oznake, nastale na podlagi vsebinskega opredeljevanja disertacij, raziskovalnih nalog, različnih študij«(klemen, 2010, 20). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 105

108 V začetku je bilo v geslovniku v večji meri zastopano gradivo s področja družboslovja in humanistike, temu so bili pozneje dodani še izrazi, ki niso temeljili na vsebinski obdelavi monografij v NUK-u. Kazalke in vodilke, ki so dodane predmetnim oznakam, povezujejo nesprejete predmetne oznake s sprejetimi (Krstulović, 2002; Zupanc, 2004). Leta 2003 je prišlo do odločitve, da SSG izide tudi v elektronski obliki, in rezultat tega je bila izdelava Spletnega slovenskega splošnega geslovnika, ki je dostopen na spletni strani NUK (slika 1). Spletna izdaja geslovnika predstavlja veliko prednost tako za bibliotekarje kot uporabnike, saj je le-ta bolj in lažje dostopen in omogoča tudi dopolnjevanje ter nadgrajevanje geslovnika (Zupanc, 2004; Klemen, 2010). To omogoča dejstvo, da geslovnik (tako knjižna kot spletna izdaja) temelji na načelu»o izvoru knjižničnega besedišča«, kot ga imenuje Šauperl (2005), oziroma»načelu o jamstvu knjižničnega gradiva«, kot se imenuje v prevodu Iflinih smernic (Rozman, 2002). To namreč določa, da se geslovnik dopolnjuje in gradi na osnovi knjižničnega besedila. Slika 1: Vstopna stran Spletnega slovenskega splošnega geslovnika (Pridobljeno s spletne strani Kot poroča Zupanc (2004), je geslovnik konec leta 2004 vseboval»8000 tematskih predmetnih oznak, 5990 osebnih imen kot predmetnih oznak, 99 rodbinskih imen kot predmetnih oznak in 430 določil«(zupanc, 2004), medtem Klemen (2010) navaja, da je geslovnik leta 2010 vseboval že 8570 osebnih imen in 160 rodbinskih imen. Leta 2002 je bila opravljena analiza Splošnega slovenskega geslovnika (2002), o kateri poroča Zalokar (2002). Analiza geslovnika je bila narejena na osnovi posameznih Iflinih načel za predmetno označevanje (2002), ki predstavljajo osnovo za zagotavljanje doslednega dostopa do vsebine. Kot navaja Zalokar (2002), jih je zanimalo, ali SSG na osnovi Iflinih načel (2002) zagotavlja doslednost pri predmetnem označevanju, pri čemer so obravnavali le tista načela, ki so se jim zdela najbolj relevantna. Z analizo so ugotovili naslednje pomanjkljivosti geslovnika: nedomišljena skladnja in skladenjska pravila, neizdelan in za uporabnika kataloga neustrezen sistem semantičnih odnosov, pomanjkljiv nadzor nad sinonimi ter homonimi ipd. Geslovnik kot tak ne zagotavlja nadzora nad enoličnostjo predmetnih oznak, kakor tudi ne doslednosti pri vsebinski obdelavi. Vse to je predvsem posledica slabo zastavljenega in nekonsistentnega metodološkega pristopa pri izgradnji splošnega kontroliranega slovarja (Zalokar, 2002). Kljub temu pa gre za najsplošnejši geslovnik v slovenščini (Šauperl, 2005), ki je hkrati tudi najbolj uporabljen, vendar še ni v popolni meri podprt v sistemu COBISS MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

109 Splošni geslovnik COBISS.SI (SGC) Splošni geslovnik COBISS.SI (SGC) je nastal na osnovi projekta, katerega začetek sega v leto 2000, ko se je na pobudo takratnega Ministrstva za znanost in tehnologijo Republike Slovenije začelo sodelovanja Instituta informacijskih znanosti v Mariboru (IZUM) in šestih področnih osrednjih specializiranih informacijskih centrov (OSIC) za biomedicino, biotehniko, družboslovje, humanistiko, naravoslovje in tehniko (slika 2). Večina jih deluje pri Univerzi v Ljubljani, medtem ko OSIC za humanistiko deluje pri Znanstvenoraziskovalnem centru Slovenske akademije znanosti in umetnosti. Cilj je bil, pripraviti enoten dvojezični slovensko- -angleški kontrolirani slovar za COBISS.SI, hkrati pa tudi ustrezno normativno bazo podatkov za predmetne oznake. Slovar naj bi bil sodoben kontrolirani slovar za spletno okolje, prav tako naj bi zagotavljal večjo doslednost pri gesljenju, s tem pa tudi večjo kakovost iskanja v sistemu COBISS (Zalokar, 2006). Osnova, na kateri je zgrajen geslovnik, je geslovnik Sears List of Subject Headings (Sears) (2000), ki je leta 2000 vseboval 7833 zapisov, ki so bili prevzeti za potrebe geslovnika COBI- SS.SI. Največji delež zapisov je bil s področja družboslovja (38 %), temu je sledila humanistika (29 %), na tretjem mestu pa tehnika z 9 % (Zalokar, 2006). Načinov, kako priti do splošnega kontroliranega slovarja najhitreje in na najboljši način, je bilo seveda več; od prevoda geslovnika Kongresne knjižnice, razvoja kontroliranih slovarjev za posamezna področja in nato njihova združitev, dopolnitve geslovnika NUK-a ali pa za osnovo preprosto izbrati neki tuji splošni kontrolirani slovar (Zalokar in Žigart, 2003). Po preučitvi danih možnosti so se odločili za vzorčni kontrolirani geslovnik Sears List of Subject Headings (Zalokar in Žigart, 2003). Slika 2: Vstopna stran Splošnega geslovnika COBISS.SI (Pridobljeno s spletne strani Prevod Searsa je bil zaključen konec leta 2002, temu je sledila redakcija tako pridobljene začetne normativne baze podatkov, ki je bila leta 2006 vključena tudi v COBISS/OPAC. Ker gre za obsežen projekt, le-ta obsega veliko različnih vidikov, zato ima zelo pomembno vlogo redakcija. Od nje je odvisen osnovni nabor izrazov ter tudi vsestranska uporabnost geslovnika (Zalokar, 2006). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 107

110 Glavne značilnosti SGC so: Postkoordinacija, kar pomeni, da se predmetne oznake 3 dodeljujejo posamično, in ne v obliki predmetnega niza, po čemer se SGC razlikuje od Searsa in LCSH. Oba omenjena geslovnika sta predkoordinirana. Je dvojezični slovensko-angleški slovar, s hierarhičnimi, asociativnimi in ekvivalenčnimi odnosi v geslih v slovenskem delu. Predmetne oznake, ki jih vsebuje SGC, pripadajo skupinam faset: občna in lastna imena. Znotraj lastnih imen posebej ločimo še fasete za osebna, rodbinska in zemljepisna imena, imena korporacij in enotne naslove. Zapisi za občna, rodbinska in zemljepisna imena tvorijo tudi normativno bazo podatkov in so glavni predmet redakcije. Kot občna imena se obravnavajo tudi nekatera lastna imena, prav tako tudi čas in oblika. Predmetne oznake za občna imena so v naravnem jeziku, morebitne dodatke pa navajamo v oklepaju. V skladu z načeli SGC se oblikujejo predmetne oznake za občna, rodbinska in pretežno tudi zemljepisna imena, preostale pa po veljavnih katalogizacijskih pravilih (Zalokar, 2006). Naloge redakcije normativne baze podatkov sledijo ustreznim navodilom in so preverjanje ustreznosti slovenske značnice, ustreznosti slovenskih neizbranih izrazov, ustreznosti opomb ter ustreznosti odnosov med značnicami. Naloga redakcije je tudi, da geslovnik dopolnjujejo z novimi izrazi. Ter prireja vse (značnice, odnosi med izrazi) za slovenske potrebe. Težavnejše področje za redakcijo je področje zgodovine, kjer je težava predvsem v razlikovanju čistih zgodovinskih tem od nezgodovinskih, kot navaja Zalokar (2006). Na to tematiko se veže tudi področje domoznanstva. Zemljepisna imena predstavljajo posebno poglavje pri razvoju SGC. Baza naj bi zajemala čim več zapisov za zemljepisna imena, predvsem zemljepisna imena za slovenski prostor. Tako v SGC razlikujejo tri vrste zemljepisnih imen: imena, kot so morja, jezera, vodotoki, hribi, gozdovi, puščave, celine, planeti ipd. (fizična geografija), imena držav, zveznih držav, krajev (mest, vasi ipd.), upravnih enote (sedanje in nekdanje političnoteritorialne enote), imena, kot so spomeniki, prometne poti, arheološka najdišča, skupine držav ipd. (družbena geografija). Konec leta 2006 je SGC vseboval zapisov, od tega 9522 predmetnih oznak za občna imena in 1247 značnic za zemljepisna imena. Poleg tega je sistem vseboval neizbranih izrazov (Zalokar, 2006). Kot nam je povedal Zalokar, je bil geslovnik septembra 2015 še vedno v fazi izdelave in redakcije, kar pomeni, da še vedno ni funkcionalno delujoč in obvezen pri vsebinski obdelavi knjižničnega gradiva. Geslovnik se posodablja tedensko in po podatkih na spletni strani geslovnika je septembra 2015 geslovnik vseboval več kot zapisov (SGC, ). Tezaver EUROVOC Po opravljeni primerjalni študiji o uporabi dokumentacijskih jezikov znotraj institucij Skupnosti 4 sta se Evropski parlament in Evropska komisija leta 1982 odločila izdelati večjezični tezaver, ki naj bi vseboval področja delovanja Skupnosti, predvsem pa naj bi bil v skladu z mednarodnimi standardi s tega področja (O tezavru Eurovoc, 2014). 3 Zalokar (2006) v svojem besedilu namesto izraza»predmetna oznaka«uporablja izraz»značnica«. 4 Danes Evropske unije MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

111 Opravljeno delo je temeljilo na: prvem osnutku enojezičnega tezavra, ki je bil pripravljen na podlagi vsebine makrotezavra OECD. Pripravil ga je Evropski parlament; prvi verziji tezavra ECLAS, pripravljenega leta 1978, ki ga je uporabljala Osrednja knjižnica Komisije; seznamu mogočih deskriptorjev, ki je bil pridobljen s strani avtomatizirane osrednje dokumentacijske službe (SCAD); seznamu prostih deskriptorjev, ki se uporabljajo za indeksiranje dokumentov v bazi podatkov Komisije EC-01 in seznamu prostih deskriptorjev, ki se v Uradu za publikacije uporabljajo pri sestavljanju kazal Uradnega lista (O tezavru Eurovoc, 2014). Tako je bila leta 1984 objavljena prva izdaja tezavra Eurovoc v dveh zvezkih: abecedni in tematski tezaver. Izšla je v sedmih jezikih (danščini, nemščini, grščini, angleščini, francoščini, italijanščini in nizozemščini), takoj pa sta ga začela uporabljati Evropski parlament in Urad za publikacije. Trenutno je v uporabi osma izdaja tezavra Eurovoc, verzija 4.4., ki po podatkih, dostopnih na spletni strani Eurovoc, vsebuje 6883 deskriptorjev in je na voljo v 26 jezikih (O tezavru Eurovoc, 2014). Gre za multidisciplinarni tezaver z nadzorovanim besediščem, ki ga lahko uporabljajo tudi institucije zunaj Evropske unije. Njegova uporaba ima številne prednosti, med katere sodijo tudi standardizacija terminologije besedišč za gesljenje, kar omogoča natančnejše iskanje, ter njegova večjezičnost, ki omogoča, da se dokumenti lahko gesljijo v jeziku dokumentalista, iščejo pa v jeziku uporabnika. Kot je zapisano na spletni strani portala Europa, ima tezaver tudi nekatere omejitve. Ker je bil izdelan za potrebe Evropske unije in njenih splošnih dokumentacijskih sistemov, ni primeren za gesljenje posebnih dokumentov, dovolj podrobno tudi ne zajema različnih nacionalnih stvarnosti (O tezavru Eurovoc, 2014). Tezaver Eurovoc zajema vsa področja delovanja unije, in sicer: politiko, mednarodne odnose Evropske skupnosti, pravo, gospodarstvo, trgovino, finance, družbena in socialna vprašanja, izobraževanje in komunikacije, znanost, poslovanje in konkurenco, zaposlovanje in delovne razmere, promet, okolje, kmetijstvo, gozdarstvo in ribištvo, kmetijsko živilstvo, proizvodnjo, tehnologijo in raziskovanje, energetiko, industrijo, geografijo in mednarodne organizacije (O tezavru Eurovoc, 2014). Nekatera področja so bolj razvita od drugih, saj je zbiranje deskriptorjev po področjih delno poljubno. Eurovoc namreč omejuje polihierarhijo, saj se deskriptorji običajno dodelijo samo za najobičajnejše področje, čeprav bi se lahko uporabljali na več področjih. S tem naj bi olajšali upravljanje tezavra in omejili njegov obseg (O tezavru Eurovoc, 2014). Pri pripravi tezavra Eurovoc so upoštevali standarde Mednarodne organizacije za standardizacijo, in sicer ISO : smernice za pripravo in razvoj enojezičnih tezavrov (1986) ter ISO : smernice za pripravo in razvoj večjezičnih tezavrov (1895). Kot omenjeno že na začetku tega prispevka, sta bila leta 2008 oba standarda spremenjena in razširjena ter tudi združena v nov standard ISO Informatika in dokumentacija Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji, ki ima dva dela, in sicer ISO :2011 Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji 1. del: Tezavri za pridobivanje informacij (2011) in ISO :2013 Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji 2. del: Interoperabilnost z drugimi slovarji (2013) (O tezavru Eurovoc, 2014). Na generični ravni ima Eurovoc dvostopenjsko hierarhično razvrstitev na področja, označena z dvomestno številko in imenom, ter posamezne mikrotezavre, označene s štirimestno številko in imenom. Prvi dve številki označujeta področje, ki mu pripada mikrotezaver. Vsi pojmi, ki so zajeti v tezaver, imajo sklic na mikrotezaver (MT) (O tezavru Eurovoc, 2014). 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 109

112 Izrazi v tezavru vsebujejo preferenčne izraze oziroma deskriptorje, ki označujejo pojme in se uporabljajo za gesljenje, in nepreferenčne izraze oziroma nedeskriptorje, ki usmerjajo uporabnika z izrazoma»rabi za«ali»rabi«k ustreznemu deskriptorju in se ne dodeljujejo kot izrazi za gesljenje. Če pojem ni dovolj jasen, so dodane opombe, ki pojasnjujejo pojem ali način njegove uporabe v določenem jeziku. Z izrazoma»rabi za (UF)«in»rabi (USE)«se označuje enakovrednost deskriptorjev in nedeskriptorjev. Tezaver vzpostavlja tudi tri vrste odnosov: hierarhični odnos, asociativni odnos in polihierarhični odnos (O tezavru Eurovoc, 2014) (slika 3). V vseh jezikih so dosledno enakovredna področja, mikrotezavri, deskriptorji, hierarhije in povezave, medtem ko se od jezika do jezika razlikuje število nedeskriptorjev in opomb (O tezavru Eurovoc, 2014). Slika 3: Primer oblikovanja gesla kulturna politika v tezavru Evropske unije Eurovoc (Pridobljeno s spletne strani 2Feurovoc.europa.eu%2F2459&termuri=http%3A%2F%2Feurovoc. europa.eu%2f379097&language=sl&view=pt&ifacelang=sl) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

113 Arhivski tezaver UK (UKAT) Ideja po izgradnji UKAT-a se je pravzaprav pojavila že konec 90. let prejšnjega stoletja, ko je Nacionalni arhivski svet arhivsko gradivo proglasil za pomemben nacionalni vir za vse državljane Velike Britanje (National Council on Archives, 1999). Britanska vlada je svojo vizijo uporabe informacijskih tehnologij za povečanje dostopa do arhivskega gradiva zapisala v strateškem dokumentu Govrnment Policy on Archives (1999), v katerem je izpostavila, da je prioriteta arhivov, kar se da najhitreje zagotoviti natančne in specifične popise arhivskega gradiva v ustreznih informacijskih sistemih in jih tako čim bolj približati širši javnosti. Tako Garrod poroča (The Subject in Question), da so se vse večje institucije, ki so delovale ali imele opravka z arhivi, poskušale združiti v Nacionalno arhivsko mrežo (National Archival Network), ki naj bi začela izvedbo različnih projektov, katerih cilj je združitev teh posameznih projektov v enotno integrirano mrežo, z enotno vstopno točko za uporabnike in iskalnikom, ki bo omogočal iskanje po celotni mreži. Vendar na žalost do ustanovitve takšne enotne Nacionalne arhivske mreže nikoli ni prišlo. 5 Pri tem so ugotovili, da bodo pomemben del pri dostopu do Nacionalne arhivske mreže predstavljali geslovniki, saj bodo na njihovi osnovi uporabniki lahko poizvedovali po arhivskem gradivu, ki se nanaša na enako ali podobno tematiko. Bili so mnenja, da predmetni geslovniki zagotavljajo lociranje arhivskega gradiva ne glede na kontekst, v katerem je le-to nastalo. V tem času je večina arhivskih služb v Veliki Britaniji za gesljenje uporabljala tezaver UNESCO (UNESCO Thesaurus, ), ki pokriva relativno široka področja, kot so npr. izobraževanje, znanost, kultura, družboslovne in humanistične znanosti, informacije in komunikacije, politika, pravo in ekonomija. Ker pa je omenjeni tezaver za arhivsko stroko preveč splošen in ne zajema terminologije in gesel, ki se pojavljajo v arhivski stroki, o čemer sta pisala Gerrod (The Subject in Question) in Fenton (2010), so se odločili zgraditi novi specializirani arhivski tezaver UKAT. V ta namen so razširili in prilagodili tezaver UNESCA, pri tem pa v novo nastali tezaver vključili tudi nekatera sheme iz LCSH (Library of Congress Subject Headings, 2015) in British Education Thesaurus (British Education Thesaurus, 2015). Slika 4: Vstopna stran UKAT za iskanje po strukturi (Pridobljeno s spletne strani 5 Danes so najpomembnejše arhivske mreže, ki delujejo v Veliki Britaniji, sledeče: The Archives Hub, ki ponuja dostop do arhivov s področja višjega in visokega izobraževanja, Access to Archives (A2A), ki ponuja dostop do arhivov v Angliji, Scottish Archives Network (SCAN), ki ponuja dostop do škotskih arhivov, Archives in the M25 Area (AIM25), ki ponuja dostop do arhivov, lociranih ob avtocesti št. 25, ki poteka okoli Londona, in Archives Network Wales. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 111

114 UKAT ohranja strukturo tezavra UNESCO (slika 4), pri čemer seveda upošteva vse standarde, ki veljajo za izdelavo tezavrov, ter dodatno vključuje za arhive relevantno terminologijo. S podatkom, koliko deskriptorjev je trenutno vključenih v tezaver, ne razpolagamo, Fenton (2010) pa navaja, da se novi deskriptorji v tezaver dodajajo na prostovoljni osnovi. Slika 5: Vstopna stran UKAT za iskanje po hierarhiji stvarnih gesel (Pridobljeno s spletne strani Osnovni namen UKAT-a je bil, in je še vedno, izboljšati dostop do arhivskega gradiva s stvarnimi gesli (slika 5). Uporabnikom naj bi omogočal efektivno iskanje po arhivskih podatkovnih zbirkah. Že ob načrtovanju tezavra so si snovalci zastavili vprašanje, ali bo arhivska stroka sprejela in uporabljala tezaver, o čemer piše že Garrod (The Subject in Question). Na žalost je raziskava, ki jo je izvedla Fenton (2010) in v kateri je iskala odgovore na vprašanja o uporabi kontroliranih geslovnikov v Veliki Britaniji, pokazala, da različne arhivske mreže uporabljajo tudi različne pristope h gesljenju in oblikovanju stvarnih gesel ter da pri tem uporabljajo tudi različne tezavre. Kot že omenjeno, ni prišlo do vzpostavitve enotne arhivske mreže, Fenton (2010) pa ugotavlja, da bi bila vzpostavitev takšne enotne mreže velika pridobitev za uporabnike, ki bi lahko znotraj takšne enovite mreže poizvedovali po vseh arhivih, namesto da morajo zdaj poizvedbe opravljati po različnih sistemih. Gre za prvo takšno kvalitativno-kvantitativno raziskavo, ki je bila namenjena preučevanju uporabe kontroliranih geslovnikov in stvarnih gesel pri gesljenju arhivskih informativnih pomagal. 6 Raziskava je zajela skupno 454 arhivskih institucij, od katerih jih je 298 sodelovalo s svojimi odgovori. Med njimi je bilo 11 institucij na nacionalni ravni, 77 na akademski, 121 na lokalni ravni ter 89 drugih arhivskih institucij v Veliki Britaniji. Tukaj se bomo omejili le na rezultate, ki govorijo o uporabi UKAT-a, ki so relevantni za našo raziskavo. Od 11 institucij na nacionalni ravni 7 jih ima 91 % informativna pomagala objavljena v javno dostopnih podatkovnih zbirkah, 80 % jih oblikuje tudi stvarna gesla. Pri tem jih le 25 % za oblikovanje stvarnih gesel uporablja UKAT. Od akademskih institucij, zajetih v raziskavo, jih 74 % informativna pomagala objavlja v javno dostopnih podatkovnih zbirkah, 68 % oblikuje tudi stvarna gesla. Pri tem jih le 26 % za oblikovanje stvarnih gesel uporablja UKAT. 6 Tudi v primeru gesljenja v arhivih Velike Britanije je razvidno, da se gesljenje vrši le na nivoju informativnih pomagal, ne pa na dejanskem arhivskem gradivu, kar za uporabnike seveda pomeni, da lahko gradivo iščejo le na višjih nivojih. Pri iskanju točno določenih dokumentov lahko naletijo na težave, saj dokumenta zaradi takšnega načina gesljenja ni mogoče najti. 7 V raziskavi je sodelovalo vseh 11 nacionalnih arhivskih institucij MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

115 Od 121 institucij na lokalni ravni jih ima le 49 % informativna pomagala objavljena v javno dostopnih podatkovnih zbirkah, 45 % jih oblikuje tudi stvarna gesla. Pri tem jih le 19 % za oblikovanje stvarnih gesel uporablja UKAT. Če pogledamo še 89 drugih arhivskih institucij, jih 68 % informativna pomagala objavlja v javno dostopnih podatkovnih zbirkah, 50 % jih oblikuje tudi stvarna gesla. Pri tem pa jih 32 % za oblikovanje stvarnih gesel uporablja UKAT, kar predstavlja največji odstotek med zajetimi institucijami. Če pogledamo še z drugega zornega kota, je raziskava, ki jo je izvedla Fenton (2010), pokazala, da od vseh institucij, ki uporabljajo oziroma oblikujejo stvarna gesla (skupno 106 institucij), samo 25 % le-teh uporablja UKAT. Največji odstotek institucij, in sicer 32 %, uporablja svoje lastne»hišne«tezavre, 31 % LSCH, 25 % tezaver UNESCO in 14 % specialne tezavre. Raziskava ja pokazala tudi močno korelacijo med tipom posameznega arhiva, uporabo kontroliranih geslovnikov in tipom uporabljenega tezavra (Fenton, 2010, 193). Raziskava je torej jasno pokazala, da je uporaba UKAT-a v primerjavi z drugimi tezavri, ki se uporabljajo v angleških arhivih, relativno zelo majhna, čeprav gre za specialni tezaver, ki je bil razvit izključno za potrebe izdelave stvarnih gesel v arhivski stroki (slika 6). Pri tem je Fenton (2010) v raziskavi identificirala dva velika dejavnika, ki bosta vplivala na nadaljnji razvoj gesljenja v Veliki Britaniji. Prvi se nanaša na naravo arhivske mreže v Veliki Britaniji in vprašanje razvoja enotne mreže, znotraj katere bodo uporabniki lahko poizvedovali po vseh arhivskih institucijah v državi. Drugi, po njenem mnenju še pomembnejši, ki bo imel vpliv na prihodnost oblikovanja stvarnih gesel, pa je, ali se bo UKAT vzdrževal in redno dopolnjeval ali pa bo ostal v stanju, kot je zdaj. Zagotavljanje zadostnih finančnih sredstev za vzdrževanje tezavra bi namreč prineslo veliko korist celotni arhivski stroki v državi in s tem bi UKAT postal najboljši tezaver za uporabo pri oblikovanju stvarnih gesel v angleški arhivski stroki. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 113

116 Namesto zaključka Kot navaja Novak (2007), nam danes sodobne tehnološke rešitve omogočajo obvladovanje geselnikov, tezavrov in tudi klasifikacij na mnogo kompleksnejši način. Glede na to, da je potreba po obvladovanju velike količine podatkov v različnih oblikah vedno večja, prav tako tudi informacijske zahteve uporabnikov, ki si želijo kakovostnega poizvedovanja, predstavljajo rešitve v obliki tezavrov dobro alternativo, saj zagotavljajo kakovostnejšo logiko in organizacijo vsebin, različne točke dostopa ter intuitivne vmesnike (Novak, 2007). Pri tem opozarja na dejstvo, da si moramo v arhivski teoriji in praksi pomagati z izkušnjami in rešitvami drugih sorodnih strok, predvsem knjižničarske. Ob tem moramo razviti tudi lastne, natančno določene rešitve, ki so lastne specifiki arhivske stroke. Viri in literatura About the AAT (2010). Art and Architecture Thesaurus Online. Los Angeles : The Getty Trust. Pridobljeno s vocabularies/aat/about.html#scope ( ). Aitchison, J., Bawden, D. in Gilchrist, A. (2000). Thesaurus Construction and Use: A Practical Manual. London: Aslib. Austin, D. (1986). Vocabulary Control and Information Technology. ASLIB Proceedings, 38 (1), Austen, D. in Dale, P. (1981). Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri. Paris: UNESCO. Bibliotekarski terminološki slovar. (2009). Ljubljana: Zveza bibliotekarskih društev Slovenije, Narodna in univerzitetna knjižnica. Knjižnica, 53 (3/4). British Education Thesaurus (2015). Pridobljeno s default.html ( ). Fenton, C. (2010). Use of controlled vocabulary and thesauri in UK online finding aids. Journal of the Society of Archivists, 31 (2), Garrod, P. (b. l.). The Subject in Question: The Case for Developing a UK Archival Thesaurus. Pridobljeno s ( ). Government Policy on Archives, section 4.2. (1999). Pridobljeno s gov.uk/ archives/archivepolicy/fullpolicy2.pdf. Guidelines for multilingual thesauri. (2009). The Hague: IFLA. Pridobljeno s ifla.org/vii/s29/pubs/profrep115.pdf. ( ). Index Tutorial. Pridobljeno s ISO :2011 Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji 1. del: Tezavri za pridobivanje informacij. ISO :2013 Tezavri in interoperabilnost z drugimi slovarji 2. del: Interoperabilnost z drugimi slovarji. ISO 2788:1986 Guidelines for establishment and development of monolingual thesauri. ISO 5964:1985 Documentation Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri. Klemen, A. (2010). Ustreznost vsebinskih opisov dokumentov v online dostopnem knjižničnem katalogu. Magistrsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo. Krooks, D. in Lancaster, F. W. (1993). The evolution of guidelines for thesaurus construction. Libri, 43 (4), MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

117 Krstulović, Z. (2002). [Geslovnik]. V: Splošni slovenski geslovnik: navodila za predmetno označevanje knjižničnega gradiva in geslovnik (str. 40). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Lancaster, F. W. (1972). Vocabulary Control for lnformation. Retrieval (1st ed.). Washington: Information Resources Press. Landry, P. (2009). Guidelines for multilingual thesauri. IFLA World library and information congress. 75th general conference and assembly, Milan, Italy, Prodobljeno s ifla.org/files/hq/papers/ifla75/215-landry-en.pdf ( ). Library of Congress Subject Headings (2015). Washington, D.C.: Library of Congress, Cataloging Distribution Service. Milenković, M. (1985). Iskustva Arhiva Jugoslavije na izradi tezaurusa. Sodobni arhivi 85', Maribor: Pokrajinski arhiv, Arhivsko društvo Slovenije. Novak, M. (2007). Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih. Maribor: Pokrajinski arhiv. O tezavru Evrovoc (2014). Bruselj: Evropska unija. Pridobljeno s drupal/?q=sl/node/422&cl=en. ( ). Rozman, D. (2002). Ifline smernice za predmetno označevanje. V: Splošni slovenski geslovnik: navodila za predmetno označevanje knjižničnega gradiva in geslovnik (str. 9 10). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Sears List of Subject Headings. (2000). New York: H.W. Wilson. Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A. (2011). Problematika gesljenja in oblikovanja deskriptorjev. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 10, SIST ISO 2788:1996 Dokumentacija Smernice za zasnovo in razvoj enojezičnih tezavrov. SIST ISO 5964:1996 Dokumentacija Smernice za zasnovo in razvoj večjezičnih tezavrov. Splošni slovenski geslovnik: navodila za predmetno označevanje knjižničnega gradiva in geslovnik. (2002). Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica. Šauperl, A. (2005). Ifline smernice za predmetno označevanje: prednosti in slabosti v luči spoznanj o vedênju uporabnikov. Knjižnica, 49 (1 2), Ljubljana: Zveza bibliotekaskih društev Slovenije. UNESCO Thesaurus ( ). Pridobljeno s unesco.org/thesaurus/ ( ). Urbanija, J. (1996). Metodologija izdelave tezavra. Bibliothecaria 1. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo. Williamson, N. J. (1996). Deriving a thesaurus from a restructured UDC. V: Advances in Knowledge Organisation, vol. 5. Knowledge organisation and change. Proceedings of the 4th International ISKO Conference Washington DC, , (str ). Frankfurt/Main: Indeks Verlag. Zalokar, M. (2002). Splošni slovenski geslovnik. Organizacija znanja, 7 (3 4). DOI: / oz Pridobljeno s cobiss/oz/2002_3-4/html/clanek_05.html. ( ). Zalokar, M. (2006). Priprava Splošnega geslovnika COBISS.SI. Organizacija znanja, 9 (4). DOI: /oz Pridobljeno s clanek_09.html. ( ). Zalokar, M. in Žigart, J. (2003). Priprava dvojezičnega splošnega geslovnika COBISS.SI. Organizacija znanja, 8 (1). DOI: /oz Pridobljeno s oz/2003_1/html/clanek_02.html. ( ). Zupanc, Š. (2004). SSSG Spletni splošni slovenski geslovnik. Knjižničarske novice, 14 (3), TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 115

118 Summary Glossaries and thesauri, in which individual headings are designed represent a very important element of access to archives. They have become an important factor at the moment when Archives changed their process of description from paper based to the electronic environment and, consequently, offered their holdings to users online. This is an important fact indeed, although archivists are not fully aware of it jet. The paper first briefly defines glossaries and thesaurus and points to the theoretical foundations for their creation, as defined in the international standards. It presents also the first attempt to create an archival thesaurus within the archival profession in former common state, and displays some successful examples of thesauri and glossaries used also for the description of archives. Nowadays, now modern IT solutions enable the control of glossaries, thesauri and classifications on a much more complex way. Since the need for managing large amounts of data in various forms is growing, as well as information requirements of users, who want high-quality inquiries and information, thesauri represent good alternative solution of this problem. They provide a more qualitative logic and organization of content, a variety of access points and intuitive interfaces, as stated by Novak (2007). Since archival theory and practice did not develop its own methods and solutions, it would be advisable to consider the experiences and solutions of other related disciplines, especially libraries. However, at the same time we need to develop our own, precise solutions that are unique to the specifics of the archival profession MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

119 dr. Bojan Cvelfar Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije, direktor NA POTI DO SLOVENSKEGA ELEKTRONSKEGA ARHIVA ON OUR WAY TO SLOVENIAN DIGITAL ARCHIVES Izvleček Elektronsko arhiviranje se izvaja v elektronskem arhivu in je sestavljeno iz naslednjih postopkov: prevzemanja elektronskega arhivskega gradiva (eag) v pristojne arhive, strokovne obdelave, dolgoročne hrambe v skladu z veljavno zakonodajo, učinkovitega upravljanja in uporabe eag. Prispevek osvetljuje prve praktične izkušnje pri prevzemih eag v Arhiv Republike Slovenije in začetke razvoja slovenskega elektronskega arhiva, povezane s študijo izvedljivosti, strategijo in izvedbenim načrtom razvoja slovenskega javnega e-arhiva ter seveda mednarodnimi standardi (izpostaviti velja ISO 14721, bolj znan kot referenčni model OAIS, ter ISO 20625, ki natančneje definira sam proces prevzema). Ključne besede: elektronsko arhivsko gradivo (eag), elektronski arhiv, e-arh.si, digitalizacija. Abstract Electronic archiving is performed in electronic archives and consists of the following procedures: transferring electronic archives (EAG) into relevant archives, professional arrangement, long-term preservation in accordance with applicable law, effective management and use of digital archival records. The author highlights the first experience of transferring digital archival records into the Archives of the Republic of Slovenia. The paper gives the overview of beginnings of the development of Slovenian electronic archives related to the feasibility study, strategy and implementation plan development of Slovenian public e-archive and of course, international standards (highlight applies ISO 14721, better known as the reference model OAIS and ISO 20625, which specifies the process of acquisition). Key words: digital archival records, electronic archives, e-arh.si 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 117

120 Nekaj izhodišč za razumevanje sistema e-arhiva V uvodu prispevka bi rad opozoril na nekaj izhodiščnih točk za lažje razumevanje sistema elektronskega arhiviranja. Pri tem je že v temeljih treba dosledno razločevati med elektronsko hrambo in elektronskih arhiviranjem. Elektronska hramba namreč poteka pri ustvarjalcih gradiva ali njihovih pravnih naslednikih ter je lahko kratko- ali dolgoročna. Za arhivsko gradivo je seveda pomembna slednja, ki pravzaprav pomeni hrambo gradiva v digitalni obliki za daljše časovno obdobje in se nanaša na gradivo, katerega rok hrambe je več kot pet let. Slovenska zakonodaja ob tem predpisuje, da mora biti tovrstno digitalno gradivo pretvorjeno v primerno obliko za dolgoročno hrambo, zanesljiva pretvorba pa mora ohraniti uporabnost in avtentičnost vsebine izvornega gradiva (»Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih«, 2014). Elektronsko arhiviranje pa se izvaja v elektronskem arhivu in je sestavljeno iz naslednjih postopkov: prevzemanja elektronskega arhivskega gradiva (eag) v pristojne arhive, strokovne obdelave, dolgoročne hrambe v skladu z veljavno zakonodajo, učinkovitega upravljanja in uporabe eag. Javni arhivi v Sloveniji prevzemamo arhivsko gradivo najpozneje 30 let po njegovem nastanku, pri tem pa mora javnopravna oseba izročiti arhivsko gradivo v izvirniku ter mora biti urejeno in popisano (»Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih«, 2014). To v praksi pomeni, da mora biti eag, ki je izvorno nastalo v elektronski obliki, kot takšno tudi izročeno pristojnemu arhivu. Po prevzemu mora arhiv zagotavljati dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost prevzetega eag. Med najpomembnejšimi je avtentičnost oziroma ohranjanje izvirnih lastnosti dokumenta v daljšem časovnem obdobju glede na kontekst, strukturo in vsebino, kar poenostavljeno pomeni, da je dokument tisto, kar naj bi bil (»Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih«, 2014). Na področje konteksta (metapodatkov) tako npr. spadajo: ime ustvarjalca in organizacije, poslovni proces, ki je ustvaril dokument, datum, naslov dokumenta, različica dokumenta, relacije do drugih dokumentov, izvorni in trenutni format, zgodovina revizijskih sledi izvedenih operacij na dokumentu (npr. spreminjanje). Življenjski cikel dokumentarnega gradiva lahko ponazorimo z naslednjimi postajami: nastanek dokumentarnega gradiva, hramba dokumentarnega gradiva pri ustvarjalcu, vrednotenje dokumentarnega gradiva. Na tej točki se glede na rezultate vrednotenja dokumentarno gradivo razcepi v tri smeri: 1. dokumentarno gradivo, ki mu je rok hrambe potekel, ustvarjalec izloči in uniči; 2. dokumentarno gradivo, ki je ovrednoteno kot trajno in ostane v hrambi pri ustvarjalcu; 3. dokumentarno gradivo, ki je ovrednoteno kot arhivsko (ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb), pa nadaljuje svojo pot v arhiv če je v digitalni obliki, torej v elektronski arhiv MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

121 Prve praktične izkušnje pri prevzemih elektronskega arhivskega gradiva Prvi prevzem elektronskega arhivskega gradiva v elektronski obliki je Arhiv RS izvedel v letu Šlo je za občutljivo arhivsko gradivo SOVE. Prevzem je bil narejen na podlagi posebne vladne uredbe, ki je predvidela posebno delovno skupino (»Uredba o izročanju gradiva iz arhiva nekdanje Službe državne varnosti«, 2007). Predmet predaje je bil CAE (Centralna aktivna evidenca), podatkovna zbirka Informix v operacijskem sistemu SCO Unix. Bili pa smo seveda»goli in bosi«, brez izkušenj, brez izdelanih postopkov in programskih orodij ter seveda brez ustreznega informacijskega okolja. Naloge smo se lotili tako, da smo najprej oblikovali poseben obrazec in priložili tudi navodila za njegovo izpolnitev. Ko nam je ustvarjalec vrnil izpolnjeni obrazec, smo tako pridobili potrebne podatke, da smo se postopka sploh lahko lotili. Ob prevzemu smo seveda sestavili zapisnik o prevzemu, podatke pa smo prevzeli na DVD-ju, v predpisani obliki za dolgoročno hrambo, podpisani so bili s kvalificiranim digitalnim potrdilom SIGOV-CA, izračunane pa so bile tudi varnostne vsebine (SHA 256). Ustvarjalec je na svojo željo predal tudi infrastrukturo (računalnik). In kaj smo se iz tega prvega prevzema naučili? Predvsem to, da bomo v prihodnje prevzemali le podatke brez aplikacij in ostalega IT-okolja ter da težko zagotovimo verodostojnost in nadaljnjo uporabo gradiva v arhivu (15 dni po prevzemu). Seveda ni bilo težko ugotoviti, da za prevzeme elektronskega arhivskega gradiva potrebujemo izdelano metodologijo prevzema, specifična programska orodja in primerno infrastrukturo. Razvoj slovenskega elektronskega arhiva Pri samem razvoju slovenskega elektronskega arhiva smo izhajali predvsem iz dveh izhodišč: Študije izvedljivosti dolgoročne hrambe arhivskega e-gradiva, ki nam je ponudila nabor mogočih rešitev oziroma poslovnih modelov, Strategije in izvedbenega načrta razvoja slovenskega javnega e-arhiva, dokument je potrdila tudi Vlada RS. Strokovna izhodišča, ob predpostavki, da je elektronski arhiv skupni projekt vseh slovenskih javnih arhivov, so bila: dolgoročnost izvedbe e-arh.si v neposrednem upravljanju in pod nadzorom slovenskih arhivov, zakonske zahteve, sodelovanje z drugimi državnimi institucijami javne uprave s področja e-poslovanja, sodelovanje z ustvarjalci arhivskega gradiva, vpliv na regionalni razvoj, standardi in dobre prakse, razpoložljivost eag, digitalizacija že prevzetega arhivskega gradiva v fizični obliki, kombinirana hramba arhivskega gradiva (celota, načelo izvora in prvotne ureditve). Pri standardih smo se seveda najbolj naslonili na ISO 14721, bolj znan kot referenčni model OAIS, ki temelji na sistemu SIP AIP DIP oziroma prevzem hramba uporaba. Pri sami problematiki prevzemanja eag pa nam je veliko pomagalo tudi spoznavanje standarda ISO 20625: 2006, ki natančneje definira proces prevzema. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 119

122 Prvi pomembni dosežki projekta e-arh.si V prvi fazi razvoja slovenskega elektronskega arhiva ( ) smo bili skorajda popolnoma brez finančnih sredstev, zato smo čas koristno uporabili za dejavnosti, ki niso zahtevale visokega finančnega vložka, njihova izvedba pa je pomenila dobro pripravo za naprej. Tako smo v tem času preučevali in analizirali tuje dobre prakse (tudi z obiski arhivov v tujini), analizirali stanje doma (pilotske analize ustvarjalcev), pregledovali arhivske standarde, pripravljali funkcionalne specifikacije, usposabljali arhiviste ter iskali možnosti za financiranje v okviru EU-projektov. Leta 2013 pa nam je le uspelo pridobiti evropska sredstva iz naslova OP RR (Evropski sklad za regionalni razvoj) v višini EUR, naslednje leto pa smo skupaj s še nekaterimi evropskimi partnerji sooblikovali projekt e-ark, financiran prav tako iz evropskih sredstev CIP (Competitiveness and Inovation Framework Programme). V okviru podprojekta e-arh.si: OP RR smo si zadali predvsem dva osnovna cilja: pokriti osnovne funkcionalnosti v okviru modela OAIS (ISO ) za izbrane vrste eag in izgradnja infrastrukture. In kakšna je bila realizacija? V okviru tega podprojekta smo uspeli razviti programska orodja, vključno z navodili za: ustvarjalce (prevzem eag: priprava SIP, predaja gradiva v e-arhiv), arhiviste (hramba: priprava AIP, e-repozitorij), uporabnike (dostop/uporaba: priprava DIP). Za zdaj nam je uspelo razviti programska orodja le za nekatere tipe gradiva, kot so računalniške datoteke, podatkovne zbirke in dokumentni sistemi. Uspelo nam je vzpostaviti primerno informacijsko okolje na treh medsebojno oddaljenih lokacijah. Pripravili smo nacionalni standard za digitalizacijo arhivskega gradiva (kontrolni seznam), ki opredeljuje ravnanje z arhivskim gradivom med postopkom digitalizacije, formate zapisa metapodatkov, parametre za digitalizacijo (različni tipi gradiva), način izročitve digitaliziranega gradiva, zaščito podatkov ter začasno hrambo izročenega gradiva. Vzpostavili smo skupni spletni portal javne arhivske službe, na katerem zainteresirani uporabniki lahko najdejo osnovne informacije o projektu ter dostopajo do programskih orodij in navodil za njihovo uporabo. Pripravili pa smo tudi programe usposabljanja uporabnikov ter seveda vse nove storitve ustrezno promovirali. Nadaljnji razvoj e-arh.si v obdobju V Strategiji in izvedbenem načrtu nadaljnjega razvoja e-arh.si za obdobje , dokument je sprejela tudi Vlada Republike Slovenije, smo jasno zapisali, da je naše poslanstvo»vrednotenje, pridobivanje, strokovna obdelava, ohranjanje in omogočanje uporabe nacionalne arhivske kulturne dediščine Republike Slovenije v elektronski obliki«. Naša vizija pa:»vsem zainteresiranim uporabnikom želimo omogočiti dostop s katerega koli mesta do najboljših e-rešitev z namenom ohranjanja in uporabe eag. S tem želimo postati ena vodilnih ustanov na področju inovacij e-arhiviranja v Republiki Sloveniji, na območju EU in Jugovzhodne Evrope.«Med strateške prednostne naloge e-arh.si med letoma 2016 in 2020 smo tako uvrstili: skrb za arhivsko e-gradivo pri ustvarjalcih in njegov prevzem v e-arh.si, skrb za dolgoročno ohranjanje eag v e-arh.si, skrb za nadaljnjo uporabo in povečanje dostopnosti arhivskega gradiva, dejavno sodelovanje z drugimi sorodnimi institucijami doma in v tujini, podpora strokovnemu razvoju zaposlenih pri ustvarjalcih arhivskega gradiva in v arhivih, zagotavljanje kakovosti e-arh.si v skladu z modelom CAF in promocija MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

123 Smelo zastavljeno strategijo smo tako začeli uresničevati , ko smo dobili odobritev pristojnih državnih organov o začetku uporabe finančnih sredstev v višini 4 mio EUR za namen nadaljnjega razvoja slovenskega elektronskega arhiva. Delo smo organizirali v obliki osmih kompetenčnih centrov, v katerih sodeluje več kot 70 zaposlenih strokovnjakov različnih profilov, zaposlenih v slovenski javni arhivski službi. Koordinacijo projekta izvaja krovni kompetenčni center, nadzor nad izvajanjem projekta pa projektni svet, ki ga vodita direktor Arhiva Republike Slovenije in predstojnik projekta na naše zadovoljstvo je to funkcijo prevzel minister za kulturo. Nad delom kompetenčnih centrov torej bdi Krovni kompetenčni center (KKC), katerega osnovna naloga je vzpostavitev organizacijske strukture e-arh.si, njena ustrezna umestitev v slovensko javno arhivsko službo in dejavnosti za pridobitev potrebnih kadrovskih virov ter stabilnega financiranja e-arh.si. Nalogo bo center izvajal z več ukrepi: vzpostavitvijo kompetenčnih centrov v okviru e-arh.si, koordinacijo dela kompetenčnih centrov, zaposlitvijo dodatnih kadrov za področje informatike in arhivistike v slovenski javni arhivski službi (predvidoma 8), zagotavljanjem občasnih zaposlitev glede na vsebino pri izvajanju projekta, vodenjem in evalvacijo izvajanja projekta. Nalogi krovnega kompetenčnega centra sta tudi vzpostavitev modela kakovosti CAF (priprava dokumentacije za pridobitev CAF in pristop k CAF) in logistika projekta. Delovanje kompetenčnih centrov je med seboj zelo povezano, saj bodo določeni izdelki enega kompetenčnega centra vhod oziroma podlaga za delovanje drugega kompetenčnega centra. Vsebinsko pa smo delo po kompetenčnih centrih razdelili takole: KC1: Upravljanje eag pri ustvarjalcih in izročitev. KC2: Zagotavljanje dolgoročne hrambe elektronskega arhivskega gradiva v e-arh.si. KC3: Standardizacija arhivskega strokovnega dela. KC4: Upravljanje dostopov do elektronskega arhivskega gradiva. KC5: Center za digitalizacijo. KC6: Digitalni filmski arhiv. KC7: Mednarodno sodelovanje, promocija in usposabljanje. Naloge kompetenčnih centrov so naslednje (za dvopičjem so našteti tudi ukrepi): KC1: Standardizacija in priprava navodil za kreiranje, upravljanje in izročitev eag pri ustvarjalcih: izdelava metodologije pristopa k pripravi strokovno-tehničnih navodil; priprava tipskih strokovno-tehničnih navodil za posamezne tipe eag in njihova širša implementacija. Prevzemi eag od ustvarjalcev v e-arh.si, prevzemanje različnih tipov eag (podatkovne baze, nestrukturirani dokumenti, ISUD, prostorski podatki, e-pošta, spletne strani/družbena omrežja). Svetovanje pri uvedbi notranjih pravil: priprava in izvedba programov usposabljanj zaposlenih v slovenski javni arhivski službi in pri ustvarjalcih (sistem učitelj/učitelja) in priprava načrta ter sodelovanje z ustvarjalci v pristojnosti slovenske javne arhivske službe z nalogo svetovanja pri pripravi in uvedbi notranjih pravil. Izvedba pilotskih ocen tveganj pri upravljanju in hrambi e-gradiva pri ustvarjalcih: razvoj metod in navodil za ustvarjalce, ki jim bodo v pomoč pri samostojnem upravljanju tveganj pri upravljanju e-gradiv, ter redno preverjanje upravljanja tveganj pri izbranih ustvarjalcih. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 121

124 Identifikacija, nakup ali razvoj programskih orodij za obvladovanje vseh vrst eag za pripravo, nadzor, popisovanje in prevzem eag od ustvarjalcev v e-arh.si: pregled morebitnih obstoječih rešitev in dobrih praks za obvladovanje identificiranih vrst eag; identifikacija vrst eag, za katere je treba razviti ali kupiti programska orodja za njihovo obvladovanje (npr. avdio/video, e-sporočila, spletne strani, družbena omrežja, prostorski podatki in 3D-modeli); javno naročilo za razvoj oz. nakup programskih orodij ali prilagoditev in integracija že obstoječih orodij na trgu; implementacija in integracija programskih orodij v obstoječe okolje e-arh.si. Sodelovanje pri pripravi različnih predpisov, kot so ETZ, Splošni pogoji za izvajanje certifikacije KC2: Periodično preverjanje hranjenega eag v e-arh.si: razvoj arhivskih strokovnih metod, procedur in meril za preverjanje celovitosti in uporabnosti ter avtentičnosti hranjenega eag; razvoj oz. nakup ustreznih programskih orodij; periodična izvedba preverjanja na podlagi statističnega vzorca eag. Izboljšanje pogojev hranjenja prevzetega eag na sedanji informacijski infrastrukturi: periodično preverjanje varnosti sistema e-arh.si s pomočjo neodvisnih strokovnjakov na tem področju javno naročilo; nadgradnja oz. po potrebi zamenjava programske opreme za e-repozitorij; vzpostavitev sodobnih nadzornih sistemov; implementacija dodatnih varnostnih ukrepov za e-arh.si z namenom zagotavljanja načel varne e-hrambe. Prilagoditev obstoječih aplikacijskih programskih orodij sistema e-arh.si za obvladovanje drugih tipov eag (npr. avdio/video, spletne strani, e-pošta, družbena omrežja, prostorski podatki in 3D-modeli), vzpostavitev namenske (specifične) infrastrukture ter izvedbo pilotskih projektov za preizkus teh orodij: prilagoditve oz. nadgradnje in razvoj programske opreme; razvoj programske opreme za avtomatizirano (strojno) vrednotenje prevzetega gradiva; razvoj ali nabava programske opreme za paketno pretvorbo eag v formate, primerne za dolgoročno ohranjanje. Vzpostavitev podatkovne zbirke za hrambo eag Slovencev v zamejstvu in po svetu: vzpostavitev programa izobraževanja oseb, ki bodo zajemale podatke v bazo; sistematičen zajem gradiva Slovencev v zamejstvu in po svetu v podatkovno zbirko. KC3: Standardizacija upravljanja in popisovanja arhivskega gradiva na vseh ravneh s ciljem zagotavljanja temeljnih zahtev zakonodaje, vključno s semantično in tehnično povezljivostjo podatkov o arhivskem gradivu: analiza izvedljivosti; zagotovitev kakovosti izdelkov in storitev na področju arhiviranja z razvojem kompleksnih metod in postopkov popisovanja javnega arhivskega gradiva, vključno z zajemanjem komplementarnih kontekstnih vsebin; vzpostavitev ene vzajemne podatkovne baze. Zagotavljanje osnovnih arhivskih strokovnih načel na vsebinsko zaključenih celotah elektronskih in fizičnih pojavnih oblik arhivskega gradiva: izvedbe temeljnih in aplikativnih raziskav predmetnega področja glede na pojavne oblike vsebinsko zaključenih celot arhivskega gradiva; razvoj arhivskih strokovnih metod in pravil ter postopkov za zagotavljanje in preverjanje skladnosti rešitev glede na sprejeta arhivska strokovna načela. Nabava ustreznih dokumentnih sistemov za upravljanje dokumentarnega gradiva regionalnih arhivov, kar bo omogočalo interoperabilnost rešitev na področju e-arhiviranja v SJAS: raziskava tržišča in specifikacija; javno naročilo; implementacija in integracija v informacijske sisteme posameznih arhivov v SJAS in e-arh.si MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

125 KC4: Povečati dostopnost in uporabo eag: raziskava tržišča, specifikacije za ustrezno infrastrukturo; vzpostavitev virtualnih čitalnic ter s tem omogočanje oddaljenega dostopa do eag; nadgradnja obstoječih ali morebitni nakup novih programskih orodij za podporo invalidnim uporabnikom (orodja za prevzem in dostop do eag) specifikacija in javno naročilo; nadgradnja obstoječih ali nakup novih programskih orodij za avtomatizirano razpoznavanje in anonimizacijo z zakonom varovanih podatkov raziskava oz. ogled dobrih praks, specifikacija in javno naročilo; priprava oz. prilagoditev eag za omogočanje dostopa invalidnim osebam (npr. slabovidnim) na njim ustrezen način specifikacije in javno naročilo. KC5: Vzpostavitev centra za digitalizacijo kot integralnega dela e-arh.si: ustrezna usposobitev zaposlenih v SJAS; vzpostavitev metodologije digitalizacije arhivskega gradiva in integracije digitalizatov v sistem e-arh.si; nakup ali najem potrebne infrastrukture (strojna in programska oprema) za digitalizacijo gradiva javno naročilo. Digitalizacija prevzetega arhivskega gradiva v fizični obliki glede na stopnjo ogroženosti in pogostost uporabe: izvedba digitalizacije ali center za digitalizacijo ali javni razpis za specifično AG (npr. film na traku, mikrofilm). Digitalizacija in uporaba skupne arhivske dediščine po nekdanji SFRJ na podlagi sporazuma o nasledstvu: priprava meril za izbor arhivskega gradiva za digitalizacijo; izvedba pilotne digitalizacije izbranega arhivskega fonda iz lastnih sredstev; prizadevanje za pridobitev EU-sredstev za financiranje celotnega projekta; izvedba digitalizacije, prenos digitalizatov v e-arh.si ter omogočanje njihove uporabe. Prenos v preteklih letih digitaliziranega arhivskega gradiva vseh javnih arhivov v e-arh. si: Priprava seznamov že digitaliziranega AG, preverjanje ustreznosti metapodatkov; načrt prenosa in po potrebi zajemanje dodatnih podatkov, hramba. KC6: Vzpostavitev digitalnega arhiva za filmsko in drugo avdio/video gradivo kot integralnega dela e-arh.si: nakup specialne strojne in programske opreme za hrambo in nadaljnjo uporabo filmskega in avdio/video gradiva javni razpis. KC7: Sodelovanje v evropskih projektih, financiranih za potrebe digitalizacije arhivskega gradiva in hrambe izvornega eag: iskanje ustreznih možnosti za sodelovanje z arhivi, knjižnicami, univerzami in raziskovalnimi institucijami; članstvo v strokovnih združenjih s področja e-arhiviranja; predstavljanje rešitev na mednarodnih srečanjih; sodelovanje v konzorcijih za prijavo in izvajanje mednarodnih projektov. Izmenjava znanj in izkušenj v širši mednarodni skupnosti na področju e-arhiviranja: iskanje ustreznih možnosti za sodelovanje z arhivi, knjižnicami, univerzami in raziskovalnimi institucijami. Promocijske dejavnosti: priprava promocijskega materiala; diseminacija rezultatov projekta (organizacija konferenc, organiziranje predstavitvenih seminarjev, urejanje spletnih strani...). Dvig ravni strokovnega znanja na področju dolgoročnega ohranjanja elektronskega gradiva: priprava in organizacija izvajanja programov usposabljanja za vodilne in strokovne sodelavce v arhivih ter pri ustvarjalcih arhivskega gradiva; iskanje možnosti pridobivanja specifičnih znanj oz. specializacij v tujih institucijah za strokovne sodelavce v arhivih. Sicer pa se je treba zavedati, da je razvoj slovenskega e-arhiva odgovorna in zahtevna naloga, v kateri smo svoja znanja in izkušnje združili arhivisti in informatiki iz vseh slovenskih javnih arhivov. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 123

126 Viri in literatura Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-arh.si. (2010). Ljubljana. Strategija in izvedbeni načrt nadaljnjega razvoja e-arh.si za obdobje (2016). Ljubljana. Študija izvedljivosti dolgoročne hrambe arhivskega elektronskega gradiva. (2009). Ljubljana. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivi. Uradni list RS, št. 24/2014. Summary Electronic archiving is performed in electronic archives and consists of the following procedures: transferring electronic archives (EAG) into relevant archives, professional arrangement, long-term preservation in accordance with applicable law, effective management and use of digital archival records. The author highlights the first experience of transferring digital archival records into the Archives of the Republic of Slovenia. The paper gives the overview of beginnings of the development of Slovenian electronic archives related to the feasibility study, strategy and implementation plan development of Slovenian public e-archive and of course, international standards (highlight applies ISO 14721, better known as the reference model OAIS and ISO 20625, which specifies the process of acquisition). The author also presents the first major achievements of the e-arh.si project, such as the development of software tools for different types of records, the establishment of an appropriate information environment on three mutually remote locations, a proposal for a national standard for digitization of archives (checklist) and the establishment of a common web portal of the public archival service. Among the strategic priorities of further development of e-arh.si project in the period between 2016 and 2020 the author emphasizes the concern for digital archival records at creators and transferring records to e-arh.si, the concern for longterm preservation of digital archival records in e-arh.si. and the concern for further use and increasing the accessibility of archival records. It is important to establish active cooperation with other similar institutions in Slovenia and on international level, as well as to provide support to the professional development of employees at records creators and in archives, and the quality assurance of e-arh.si in accordance with CAF model MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

127 Antonio Monteduro Senior Archivist, Central European Initiative Executive Secretariat, Trst, Italy / Izvršni sekretariat Srednjeevropske iniciative, Trst, Italija IDENTITETA IN DEMOKRACIJA V ARHIVIH IDENTITY AND DEMOCRACY IN THE ARCHIVES Abstract The paper aims to stress the fundamental importance of archives in the process of developing, preserving and retrieving the identity of a person and/or of a social group, and how archives can/could be used as a useful tool in the process of getting and keeping democracy. Reference is given to the Basic Principles on the Role of Archivists and Record Managers in Support of Human Rights, recently (October 2016) edited by the Human Rights Working Group of the International Council on Archives. Key words: archives, human rights, ICA Izvleček Namen prispevka je, poudariti temeljni pomen arhivov v procesu razvoja, hrambe in priklicu identitete posameznika in/ali družbene skupine ter predstaviti, kako bi arhivi lahko bili uporabno orodje na poti do demokracije in pri ohranjanju le-te. Avtor se v prispevku sklicuje na Osnovna načela pri vlogi arhivistov in upravljavcev dokumentov pri podpori človekovih pravic, ki jih je pred kratkim, in sicer oktobra 2016, oblikovala Delovna skupina za človekove pravice pri Mednarodnem arhivskem svetu. Ključne besede: arhivi, človekove pravice, Mednarodni arhivski svet. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 125

128 Insiders or not, we are all (rightly) used to consider archives as a fundamental cultural heritage, guardians of our history, both personal and collective. However, we should never lose sight of the fundamental reason for which an archive is organised and maintained: the need for a legal-administrative trial for acts committed by a producer be it a single person or an organisation. Therefore, we should never forget the fact that, before anything else, an archive is a legal-instrumental good. As Eugenio Casanova reminds,»the archive is the ordered collection of acts of an institution or individual, established during the course of its activity and preserved for the achievement of political purposes, legal and cultural aspects of that entity or individual«. In addition, Elio Lodolini emphasizes»... the archive is born spontaneously, as documentary sedimentation of a practical activity, administrative, legal«. In this proper sense, the archive finds its natural reason for being, and only at a later time, it fulfils the natural glue function between identity and its relative cultural identification, constituting its indispensable support and sure witness. Regarding this legal significance of the archives, it is also to be noted that there is a close connection between political power and archives, since they constitute legal justification, administrative foundation and historical memory. Apparently, nothing should disturb the relations between these two entities, if only for the extreme, vital importance of archives for political power, the latter having interest in protecting those in the highest degree, recognising the extreme value and usefulness not only to the proper functioning of their administrative machinery, but above all as an irreplaceable support to their existence. Anyway, throughout history not always this relationship remained on the track absolute correctness. At the same time, in fact, where political power is questioned, challenged, fought or even overturned (most frequently with strong actions), the importance of archives changes suddenly, assuming a connotation of danger for both the political power shot down and, very often, even for what took place. In these cases, even entire masses of documentation are in danger, for their content are concealed, hidden, and secreted; when not even physically eliminated altogether. And this is true not only at the level of personal action (for example, a politician who seeks to eliminate the traces of her/his being compromised with a power that has been overturned), but also at the level of administration (when for example witnessing of extremely dangerous actions not perfectly in line with the spirit of the law, or even illegal, carried out by the administration). Also, paradoxically sometimes just the new powers perform work of destruction, trying to eliminate every possible reference or justification of a previous regime. Nevertheless, what is it, exactly, to make so formidable an archive (i.e., an ordered document storage), what is it sometimes such an enemy of a political power to such an extent to desire the concealment or even destruction? Probably its objectivity, it being not a subjective interpretation of reality as a mere, hygienic report and drawing up of facts, by this very reason mostly fearsome. Papers themselves do not lie, nor favour one or another of the parties, they simply (but not trivially!) attest to a situation, make it transmissible, make it memory. On the contrary, it is in her/him who reads them and then offers them to the public opinion, that lies the power to make a situation more or less certificated more or less palatable, through a careful selection of materials to be made public. In fact, it is a value that archives have always been having, and a task they will continue to perform: indeed, when a legal entity or a natural person may enforce their rights with the help of good supporting documentation with legal evidence value, just these rights become conclusive and binding tool of proper management of public affairs. And for this same reason, element of democracy and good management practice. The value of archival material, in short, takes on in these cases also a connotation of real source of democracy MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

129 The author has witnessed, at the time of the dissolution of the former Yugoslavia (1991) an episode symbolic of what we say here. At the moment of Slovenia s independence, in a small but militarily relevant inland village, the archives of the population register of the village were removed by the employees of the office and divided in parts; then hidden in order to keep them safe until the re-establishment of a situation of peace and security; and finally reassembled safely and carefully in its entirety. And it is probably at this almost basic level of civil society that is more heartfelt and more present the strong value of the democratic institution of the archives, where documents are a proof and a guarantee of rights (land register, for example), otherwise unknown and unobtainable. In short, the most transparent as possible managing of the archival documentation produces a virtuous effect at all levels, of professional and/or of users that participate in getting benefit in one way or another in the process of restoring the democratic truth. As Linda Giuva writes,»... individual rights but also collective rights find... a chance... of being built thanks to the documents stored in the archives.... In the end, about the close connection between political power and the archives of which it was written above, it seems important to provide the web reference to a recent (October 2016) document edited by the Human Rights Working Group of the International Council on Archives: Basic Principles on the Role of Archivists and Record Managers in Support of Human Rights : -support-human-rights. Povzetek V prispevku je poudarjen temeljni pomen arhivov v procesu razvoja, hrambe in priklicu identitete posameznika in/ali družbene skupine. Avtor ugotavlja, kako bi lahko bili arhivi uporabno orodje na poti do demokracije in pri ohranjanju le-te. V prispevku se sklicuje na Osnovna načela pri vlogi arhivistov in upravljavcev dokumentov pri podpori človekovih pravic, ki jih je pred kratkim, in sicer oktobra 2016, oblikovala Delovna skupina za človekove pravice pri Mednarodnem arhivskem svetu. Med politiko in arhivi obstaja namreč tesna povezava. Povezuje jih pravna utemeljitev neke države, upravni temelji in zgodovinski pomen. Arhivi so vedno bili nezamenljiva podpora obstoja vladajoče strukture. Vendar v času, ko se politični sistemi spreminjajo, vladajoče skupine menjavajo, je ohranitev gradiva ogrožena. V tovrstnih primerih so velike količine gradiva v nevarnosti pred uničenjem z namenom, da njihova vsebina ostane za vekomaj skrita. To ne velja le na ravni posameznika, pri čemer bi neki politik poskušal odstraniti gradivo, ki ga bremeni, ampak tudi na ravni državne uprave, ko nekateri upravni ukrepi niso ravno v sozvočju z zakoni ali so celo nezakoniti. Paradoksalno se dogaja, da vladajoče strukture poskušajo uničiti gradivo in se pri tem sklicujejo na prejšnje politične režime. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 127

130 dr. Vlatka Lemić Hrvaški državni arhiv ARHIVI IN DRUŽBA KAJ ARHIVI SO, BI LAHKO BILI IN BI MORALI BITI PRIMER HRVAŠKE ARCHIVES AND SOCIETY WHAT ARCHIVES ARE, CAN AND SHOULD BE CROATIA CASE STUDY Izvleček V prispevku avtorica podaja pregled globalnih idej in percepcij arhivov v globalnem informacijskem okolju ter vlogo arhivov v sodobni družbi v primerjavi s strateškimi dokumenti in trenutnim položajem hrvaške arhivske službe in arhivske skupnosti. Na podlagi strateških dokumentov in načrtovanih dejavnosti, povezanih s statusom in prihodnjim razvojem hrvaške arhivske službe, je mogoče zaključiti, da se tudi v arhivskih dejavnostih načeloma sledi sodobnim trendom v skladu z zmožnostmi posameznih institucij, vendar so trenutni položaj in obeti precej oddaljeni od načrtovanih ciljev. Prihodnji razvoj hrvaške arhivske službe in harmonizacija s strokovnimi standardi, kot tudi mednarodnimi arhivskimi trendi sta povezana z administrativno in institucionalno zmogljivostjo različnih segmentov hrvaške javne uprave in javne službe, uporabo evropskih predpisov, standardov in usmeritev na Hrvaškem, kot tudi z vključevanjem arhivske službe v strokovni razvoj in standardizacijo strokovnega dela v celoti. Ključne besede: sodobni arhivi, informacijska družba, strategije hrvaške arhivske službe, razvojni cilji. Abstract In this paper, the author provides an overview of the global ideas and perception of archives in global information environment, and role of the archives in contemporary society in comparison with strategic documents and current position of Croatian archival service and archival community. On the basis of strategic documents and planned activities, related to the status and future development of the Croatian archival service, it can be concluded that contemporary trends are recognised in principle, as well as implemented in archival activities in accordance with the capabilities of individual institutions, but the current position and prospects are far from planned goals. Future development of Croatian archival service and harmonisation with professional standards and international archival trends are related to administrative and institutional capacity of various segments of the Croatian public administration and public services, the application of European regulations, standards and policies in Croatia, as well as, with the involvement of archival service, in the professional development and standardisation of professional work as a whole. Key words: contemporary archives, information society, Croatian archival service strategies, development objectives MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

131 Archives as an integral part of information and knowledge of society in 21 st century Changes and expansion of cultural, scientific and administrative needs and society interests during the 20th century influenced opening of archives and shaped them as public institutions, accessible to various segments of society, which significantly contribute to cultural life and the formation of community identity and which attract a diverse range of users. Recent trends of globalisation and development of information and communication technologies had a particular impact on archives information functions and services. Responding to this and to other social demands, archives have become information centres and active in finding partnerships with the records creators and users. Also, following contemporary challenges and trends, archives tend to act as cultural, scientific and social events centres, as well as part of a wider network of educational and cultural institutions that seek to educate society and evoke a shared heritage. The development of digital technologies and the information society are nowadays considered as main drivers of cultural, social, economic and other changes in the contemporary environment, with global and local influence on archives as well. Administrative, economic, technological, social and legal changes are reflected in the archives work, as well as new public expectations and society's perception of archives. Those trends and actions are integrated in strategic, programmatic, operational, technical and other documents made by public administration, professional community and the archival institutions, as well as implemented in archives activities. Programming documents of the European Union bodies at the beginning of the 21st century emphasise the social character of the archives. According to them, contemporary archives should combine traditional role of guardians of memory with information task and active servicing of the public administration. This way archival service would have contributed to further democratisation and transparent functioning of the public administration. According to the EU documents dealing with archives, archive service, as part of public administration, should base its actions on a mutual relationship and cooperation. The basis for strengthening relations between archival service and public administration relies on the promotion of practical measures, such as for example the correct application of archival rules and regulations and presentation of archival expertise to responsible persons in public administration bodies. The Executive Summary of the 2005 Report on Archives in the Enlarged EU identified the following main actions to build such relationships: measures for damage prevention to archives in Europe by drawing lessons from natural catastrophes, such as flooding, which recently occurred in different countries in Europe and abroad; the restoration of damaged documents and archives; standards for Archives purpose built buildings, reinforcement of European interdisciplinary cooperation in relation to electronic documents and archives, in particular issues of authenticity, long-term preservation and access, creation and maintenance of an Internet Gateway/Portal for documents and archives in Europe in order to provide easier and cross-border access to this unique information asset for EU citizens, monitoring EU and national legislation relating to the management of, and access to, documents and archives at an early stage; establishing an inventory of existing archival and related legislation within the enlarged European Union, examination and improvement of measures against the theft of archival documents. 1 1 Report on Archives in the Enlarged EU. Increased archival cooperation in Europe: action plan. P. VIII-IX. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 129

132 Following these objectives, it can be concluded that archives are expected to be a public administration service regarding document management and protection and also to be providers of new services, which would ensure better availability, visibility and presentation of archives and archival sources in the public by using new technologies. In this sense, the activities of European archival community are for decades focused on co-operation and networking of archival institutions at all levels (institutional, through joint programs and projects, joint initiatives, through professional associations and conferences, etc.), development and implementation of professional standards, transfer of knowledge and creation of a common information infrastructure. Europe 2020 Strategy, presented by the European Commission in 2010, is focused at accomplishing growth through three mutually reinforcing priorities for European Union by 2020: smart growth: developing an economy based on knowledge and innovation, sustainable growth: promoting a more resource efficient, greener and more competitive economy, inclusive growth: fostering a high-employment economy delivering social and territorial cohesion 2. One of the seven pillars of the Europe 2020 Strategy is Digital Agenda, which proposes to better exploit the potential of Information and Communication Technologies (ICTs) in order to foster innovation, economic growth and progress which several objectives: achieving the digital single market, enhancing interoperability and standards, strengthening online trust and security, promoting fast and ultra-fast Internet access for all, investing in research and innovation, promoting digital literacy, skills and inclusion, ICT-enabled benefits for EU society. 3 European archives co-operate together for years in the framework of EBNA, EAG and other structures regarding challenges archives face in digital era, by studying changing role of archives in connection with digital records management and e-government, on-site versus on- -line access, use and re-use of public sector information, digitisation, costs and funding and other ongoing issues. 4 Their work and initiatives are shaped in various reports, summaries, documents, policies and joint activities such as for example DLM Forum, Brussels Declaration on digital Access to Archives or Archives Portal Europe project. What archives should be on the global perspective, or to be more precisely, how archival community see archives nowadays, can best be shown from the perspective of The Universal Declaration on Archives developed by ICA at the beginning of the 21st century. This Declaration was approved by ICA delegates at the Annual General Meeting in Oslo 2010 and adopted by the UNESCO General Conference in Declaration recognises archives as unique and authentic whiteness of administrative, cultural and intellectual activities and as reflection of society evolution. As such, they are of vital importance for supporting business efficiency, accountability and transparency, for protecting citizens rights, for establishing individual and collective memory, for understanding the past, and for documenting the present to guide future actions. Besides archives diversity and multiplicity of archival records formats, key role of archivists is to serve their societies by care for and provide access to archival records, as well as to provide and promote good archival management. 5 2 Europe A European strategy for smart, sustainable and inclusive growth. P. 7. Available at: eu2020/pdf/complet%20en%20barroso%20%20%20007%20-%20europe%202020%20-%20en%20version.pdf 3 Digital Agenda for Europe: key initiatives. European Commission Press Release Database. Available at: europa.eu/rapid/press-release_memo _en.htm?locale=en 4 European Archives Group Summary: Archives in Europe Facing the Challenges in digital era. 2nd Progres Report to the Council (SWD(2012) 263 final), Universal Declaration on Archives, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

133 Croatian archives from public administration perspective to do list At the beginning of the 21 st century, following the European initiatives on the development of information society, Croatia also initiated various national strategies, initiatives and programmes, started with Strategy of the development of Republic of Croatia Croatia in the 21st century. This document was the base for various specific areas and activities strategies that followed, including Strategy of cultural development made in 2003 by the Ministry of Culture. This document deals with topics of cultural change, strategy, context, goals and tasks of cultural development, cultural policy in fields of arts, cultural industries and heritage, relations and inter-sector fields of cultural development, as well as strategic goals, objectives and cultural development instruments. For archival service, the outlined goal was: To enable archival services, in organisational and financial sense, for the protection of the entire archive holdings (owned by the state, public and private), to develop and integrate document management system in administration and archives and to provide education for archive professionals. 6 In Strategy is stated that for the comprehensive and effective work of archival services it is necessary to secure appropriate conditions in terms of institutions, space, education and restitution, which means undertaking of the following measures : establishing an Archives Office or Administration, at the Croatian State Archives or as an independent body, which will be in charge for administrative, professional and inspection jurisdiction in archives, with responsibility for professional coordination of the entire archival service and which would developing legislation and legal norms needed by archival service, developing a unique system of documentation, classification and macro-evaluation of records, including a functional micro-evaluation at the record creators level and to make preconditions for e-business, in the framework of informatisation of archival services, making preconditions for on-line access to archival records, developing and implementing program for systematically microfilming and digitization of archival records, providing new space for the Croatian State archives as well as a functional space for majority of regional archives (making short and long term plans) and urgently providing space for the Croatian Film/Audio-visual Archives, harmonising the state archives network with the administrative division of Croatia included, establishing of new regional state archives, as well as coordinating archives funding according to the type and administrative level of the archives and promoting decentralisation of archival service, encouraging and making preconditions for the founding of specialised archives, in the framework of developing of information infrastructure, linking archival services and incorporating them into the European network of archival institutions on the basis of acceptance of ICA standards, founding archival studies which will provide optimal education for experts for archives and documentation management, completing the repatriation of archival material from Austria, Italy and Yugoslavia. Introduction of a new legislation in 2009, initiated a process of creating three-year strategic plans of ministries and other public bodies in Croatia (Budget Act, 2008), and a three-year cycles plan was made at the Ministry of Culture as well. 6 Hrvatska u 21. stoljeću - strategija kulturnog razvitka : 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 131

134 In The Ministry of Culture Strategic Plan for the period , archive activity is placed under general objective Protected and preserved cultural heritage as a specific objective of Development of archival service with ensuring conditions for regular transfer of archival material to archives. Planed activities for reaching those goals were: improving the conditions and storage capacity for holdings in the archives, the introduction of the system for transfer and long-term preservation of archival records in digital form, strengthening capacity for preservation, arrangement and description of archival records, providing access to archival records in digital environment. Some of result indicators (outputs) for those activities were: new material transferred in archives, improving conditions in archival storages with prolongation of expected lifetime of documents, better compliance with international standards and professional guidelines, increasing number of persons completed the training program, increasing number of arranged archival records, increasing number of online accessible descriptive units, digitized materials and digitally used archival units. 7 In the following Ministry of Culture Strategic Plan for period , same general and specifics goals for archives were outlined and specified activities for reaching those goals were: ensuring conditions for long-term preservation of material in public archives, increasing the availability of archival material in the archives, increasing the quality of services for users and visitors support public bodies and institutions in managing their documentation. Some of defined result indicators (outputs) for those activities were: raising percentage of archival material stored in optimal conditions and reducing percentage of archival material needed active protection regime as well as raising quantity of material stored in archives; raising percentage of archival material with available finding aids in reading rooms, raising number of archival units and digitised material on-line, raising percentage of services provided in accordance to adopted quality norms; raising number of visitors of public programmes in archives; raising percentage of record creators with classification plans and lists of their record; raising number of people going in professional education for documentation management; and raising number of institutions, which deliver their lists of records in electronic forms to the archives. 8 Besides those three-year strategic plans, Ministry of Culture also made a document called Strategy of protection, conservation and sustainable economic use of cultural heritage of the Republic of Croatia for period, which comprises museum, archival and library heritage in the section Movable cultural heritage. 9 In the description of the current state relating to the archival holdings, besides overview of archival service and inherited and current problems in particular fields of archives work, progress that introduction of national archival information system started from the end of 2006 was made was outlined, especially in data integration in the framework of central national Register of archival fonds and collections, as part of the system. 7 Strateški plan Ministarstva kulture ; 8 Strateški plan Ministarstva kulture , Strate%C5%A1ki%20plan%20MK% %20-%20za%20web.pdf. 9 Strategija zaštite, očuvanja i održivog gospodarskog korištenja kulturne baštine Republike Hrvatske za razdoblje : MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

135 Besides data on archival records, creators and holders, finding aids and bibliographic sources, there are more than digital images and inventories publicly available. Among the listed problems and needs, regarding the sustainable use of cultural heritage in archives, a few problems regarding general perception, administration and internal professional issues were recognised, including: insufficient knowledge of archives in the general population, a priori perception of archives as demanding and tiring places, scarce promotion and presentation of archives and use of archival material, lack of motivation in local communities to preserve and to use materials as interesting resources for a variety of users and activity; emphasized focus in archives on their own processes and their internal effects, lack of interest for providing public services and insufficient capacity and competence to design and create new services and products; lack of incentives that would motivate and support archives to make a serious step towards general population or specific target groups, poor cooperation with other cultural activities and institutions in order to establish synergy potential for use, passive approach, minimal examples of long time partnership with others. Identified needs for improvement of those deficiencies were: providing additional storages, work and public spaces (for records use and public programmes) for public archives for transfer of new material to archives and better access to archival records, providing organisational and financial sources to build new national archives facility, providing hardware and software equipment, professional staff and financial resources for the development and implementation of e-archives; training of state archives for transfer, permanent preservation and ensuring the availability and use of electronic archival records, inclusion of archives in the adoption of regulations and guidelines and the creation of infrastructure in the document management field and the introduction of e-government, introduction of continuing education programs for records creators employers in order to improve document management and increase utilisation of their information and documentation resource; raising awareness about archives among records creators through transfer of knowledge and cooperation in the field of protection, arrangement and use of archival material; continues digitising of archival material and activities on the integration of digital content in the national and international portals of cultural heritage; strengthening competencies and organisational skills in archives work in order to provide additional services in the information environment, continuously improving quality services in archives in accordance with the modern technology, professional and social development and the promotion of the possibilities of using public archives; promoting public use of archival material; motivating local communities for preservation and use of archival records; raising the level of competence of professionals in archives in terms of creating new services and products, promoting cooperation with other cultural activities and institutions for establishing synergy in creation of joint products and services. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 133

136 Croatian archival service from the archives perspective Descending from the administrative to the implementation level, that is at state archives and archival community operational environment, their plans, objectives and work show some of the above stated activities, but in a very different scale and with very different results. Some of the reasons for that are for many decades emphasised problems in various professional papers, studies and reports discussing the state archival service in Croatia and archival issues space, human resources and funding. In recent times, in period, Croatian State Archives participated in a European project MATRA Administrative and management reform of Croatian Archive Service, under the leadership of the Dutch National Archives, purpose of which was to contribute to the process of Croatian accession to the EU through the support of the Ministry of Culture and the state archives in optimizing existing structure of archival service in Croatia and its harmonisation with European standards and policies in the area of archival activities. During the project, some pilot projects of evaluation, digitisation and education were implemented,in particular Croatian archives, central advisory service was introduced and a few workshops, visits of experts and international conferences were organised. More important, the project resulted in various analyses of the current state, functioning and the operating environment of the Croatian archive services in general, recommendations for strategic plan, as well as propositions for concrete actions and measures in the future. Final Project report from 2008 provided mission s statement, activities and directions of the future development of Croatian archival service, shaped in accordance with legal and professional standards in European states, as well as global information and social trends, defined with six key strategic goals: Archive service is a prime national information service providing easy and prompt access to historical experience. Archives are processed and made available as soon as possible, and properly preserved as long as needed. Archive service provides guidance and support to records and information management in government and public sector. Nation-wide promotion of the role of archives in lives of citizens and communities. Archive service is a leading knowledge and expertise centre in the field. Archive service is a capable and flexible organisation. 10 Among proposals for archiving those goals, many measures are highlighted and specific strategies, such are: digitisation of archival materials, development of on-line services, developing and implementing standards and best practices, strengthening cooperation and developing partnership with public and private institutions, improve storage and security standards and preservation capacities, involvement in the records management concepts and practice, educational activities, live-long learning, strengthening the capacity in archival institutions and workforce and many others. Almost ten years later, list of the above mentioned goals and current status of Croatian archives and national archival service in the administrative and professional context show discrepancies between plans and results, as well as devastating perspectives, from many points of view. It is clear that archival institutions and archival community know what are their tasks and how should they operate, but there is a lack of knowledge, ways and conditions for practical implementation of plans, standards and strategic documents. By analysing so far identified problems and needs, defined objectives and planed goals and current status of archival service, it can be concluded that some basic preconditions needed for archives professional work still waiting to be resolved, such as: 10 MATRA izvještaj Reforma hrvatske arhivske službe (MAT06/HR/9/2), MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

137 organisation and legal framework of archival service archival legislation is obsolete and non-harmonised with other relevant laws and EU directives; coordination and support for archival network are not regulated in practice, preservation inadequate buildings, lack of storage space in many archives, e archives lack of funding, strategic partnership and competencies in archives for dealing with electronic records and implementation of e-archive system, digitisation and on-line services lack of technical and information infrastructure, professional procedures, networking and coordination, archival community lack of standardisation, lack of comprehensive training programs and professional development, active participation in international archival programs and initiatives. In some fields of archival work, such as public programmes (exhibitions, workshops, lecture, etc.) and cooperation with other cultural and local institutions, proactive approach to record creators and user communities, number of professional working in archives, improvements were made at the institutional and public level. Current status and the environment in which archives service in Croatia now operates, reflect decades of unsolved problems, as well as non-compliance and deficiencies relating to the legal, organizational and technical issues, for resolving which archives need help and support from government, public administration and communities within they operate. Regarding their own possibilities for inclusion in global trends, programs and projects in the archival field, Croatian archives certainly need first to define and uniformly apply professional standards and technologies in their work. Also, they need greater coordination, networking, coherence and transparency in their work, as well as an introduction and implementation of standards and statistical indicators to measure their professional work and services. Literature Digital Agenda for Europe: key initiatives. European Commission Press Release Database. Located at Europe A European strategy for smart, sustainable and inclusive grow. Located at European Archives Group Summary: Archives in Europe Facing the Challenges in Digital Era. 2nd Progres Report to the Council (SWD(2012) 263 final), Brussels, Hrvatska u 21. stoljeću strategija kulturnog razvitka. Located at org/news/publics/2009/strategy.pdf ( ). MATRA izvještaj Reforma hrvatske arhivske službe (MAT06/HR/9/2): Hrvatska arhivska služba: Analiza i preporuke. (2008). Zagreb. Report on Archives in the Enlarged EU. Increased archival cooperation in Europe: action plan. Located at Strategija zaštite, očuvanja i održivog gospodarskog korištenja kulturne baštine Republike Hrvatske za razdoblje Located at bastina/strategija_bastine_vrh.pdf Strateški plan Ministarstva kulture Located at docsimages/odobreni%20programi%20u% %20godini/strateski_plan_ministart- VA%20KULTURE% izmjena pdf Strateški plan Ministarstva kulture Located at Universal Declaration on Archives. Located at 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 135

138 Povzetek Sodobno globalno družbo, gledano z arhivske perspektive, označujejo hitre kulturne, socialne in ekonomske spremembe, zaradi katerih so arhivi posledično postali vedno bolj odprti za javnost in se v 20. stoletju oblikovali v javne ustanove, dostopne širšim segmentom družbe, ki bistveno prispevajo kulturnemu življenju in oblikovanju identitete skupnosti ter pritegujejo širok in raznolik krog raziskovalcev. Prav tako s spremljanjem sodobnih izzivov in trendov si arhivi prizadevajo delovati kot središča kulturnih, znanstvenih in družbenih dogodkov ter kot del širše mreže izobraževalnih in kulturnih inštitucij, ki si prizadevajo izobraževati družbo in ohranjati ter oživljati skupno dediščino. Trendi globalizacije in razvoja informacijsko-komunikacijskih tehnologij so bistveno vplivali na širjenje informacijskih funkcij in storitvene dejavnosti arhiva. Z odzivom na zahteve družbe sodobni arhivi združujejo tradicionalno vlogo čuvajev spomina z novo vlogo informacijskih centrov in so usmerjeni v partnerski odnos z ustvarjalci zapisov in uporabniki, kar je poudarjeno tudi v različnih programskih dokumentih organov Evropske unije, Mednarodnega arhivskega sveta ter v drugih strokovnih organih in združenjih. Skladno s tem so dejavnosti evropske arhivske skupnosti že desetletja usmerjene v sodelovanje in mreženje arhivskih ustanov na vseh ravneh (institucionalno, prek skupnih programov in projektov, skupnih pobud, prek strokovnih združenj in zborovanj ipd.), v razvoj in uporabo strokovnih standardov ter ustvarjanje skupne informacijske infrastrukture. S tem ko je Hrvaška začela slediti evropskim pobudam za razvoj informacijske družbe, je na začetku 21. stoletja oblikovala različne nacionalne strategije, pobude in programe. Med prvimi je bila Strategija razvoja Republike Hrvaške Hrvaška v 21. stoletju, ki so ji na področju kulture, kamor spada tudi arhivska dejavnost, sledile še Strategija kulturnega razvoja, triletni strateški načrt Ministrstva za kulturo ter Strategija zaščite, ohranitve in trajnostne gospodarske uporabe kulturne dediščine Republike Hrvaške za obdobje Prav tako je v obdobju Hrvaški državni arhiv sodeloval pri evropskem projektu MATRA z naslovom Administrativna in upravna reforma hrvaške arhivske službe pod vodstvom Nizozemskega državnega arhiva, katerega namen je bil, prispevati k procesu pristopanja Hrvaške k EU s podporo Ministrstvu za kulturo in državnim arhivom pri optimizaciji obstoječe strukture arhivske službe na Hrvaškem in usklajevanju slednje z evropskimi standardi in usmeritvami na področju arhivske dejavnosti. Čeprav so na vseh ravneh prepoznane in definirane osnovne smeri prihodnjega razvoja arhivske službe racionalnejša organizacija (zakonodajni okvir, mreža), sprejetje splošno sprejetih strokovnih standardov (tehničnih in intelektualnih) ter izboljšava kakovosti storitev in služb v arhivih (uporaba novih tehnologij) se ne morejo uresničiti zunaj konteksta administrativnih in institucionalnih zmožnosti raznih segmentov hrvaške javne uprave in javne službe, brez upoštevanja evropskih predpisov, norm in usmeritev na Hrvaškem ter brez sistemskega in dejavnega udejstvovanja arhivske službe pri strokovnem razvoju in usklajevanju strokovnega dela v celoti. S primerjavo analiz, ocen stanj, načrtovanih ciljev in doseženih rezultatov hrvaške arhivske službe približno zadnjih deset let se lahko poda ugotovitev, da so nekateri osnovni predpogoji, ki so potrebni za strokovno delo arhiva, kot so prostor, kadri in financiranje, še zmeraj daleč od tega, da bodo izpolnjeni, in da se hrvaški arhivi morajo za enakopravno vključevanje v sodobne arhivske trende, programe in projekte najprej definirati in pri svojem delu enako upoštevati strokovne norme in tehnologije, potrebujejo tudi večjo koordinacijo, mreženje in medsebojno povezanost. Edino na ta način bodo lahko prihodnje strategije arhivske službe na Hrvaškem, utemeljene na sodobnih procesih in ciljih arhivske dejavnosti v EU, optimalno prilagojene našim okoliščinam in dolgoročno obstojne ter razvojne za arhivsko stroko v celoti MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

139 dr. Milena Marinič Univerzitetna psihiatrična klinika Ljubljana DOKUMENTIRANJE V ZDRAVSTVU IN MATERIALNO VARSTVO ZAPISOV DOCUMENTATION IN HEALTH AND PRESERVATION OF RECORDS Izvleček Vloga dokumentiranja je ohranjanje ugotovitev, sporočil, zapisov o dogovorih, izvedbi in/ali namenu dejavnosti, s katerim izvajalec zavaruje svoje pravice na način, da zapiše vse, kar je bilo dogovorjeno, je ugotovil, storil v zvezi s tem, in zabeleži načrt obravnave. Drug posameznik svoje pravice uveljavlja na podlagi teh zapisov; z njimi dokazuje, kakšna obravnava mu je bila izvedena, čemu, na kakšen način in kdaj. Beležene informacije zagotavljajo za nazaj pravno varnost prav zaradi dokazljivosti izvedenih postopkov; česar nismo zapisali, ne moremo dokazovati kot ugotovljeno, dogovorjeno ali izvedeno. Da bi na podlogi zapisov lahko uveljavljali pravice za nazaj, je nujno, da so ti zapisi dosegljivi, varni pred ponarejanjem in uničenjem in jih je mogoče uporabiti. Velika količina zapisov predstavlja nepreglednost, zato moramo dokumentirati usmerjeno. Nujno je dejavno zagotavljati varstvo zapisov; tako glede dostopnosti nepooblaščenim kot tudi materialno varnost nosilcev zapisov. Dolgotrajna hramba in zakonita obdelava dokumentarnega gradiva zato zahtevata izobražen in suveren kader. Samo če bo arhivska služba samostojna služba znotraj zavoda, v službi celovite skrbi za dokumentarno gradivo, bo lahko vzpostavila pravila zakonite obdelave in bo ta del varstva dediščine lahko napredoval. Podrejenost arhivske službe drugim službam degradira njen pomen in zavira razvoj arhivske znanosti. Ključne besede: dokumentalistika, zdravstveni podatki, zdravstveni arhiv. Abstract The role of documenting is conservation of the findings, communications, records, agreements, execution and/or purpose of the activity by which contractors protect their rights in a manner that they record everything that has been agreed upon, everything that has been made and what is still planned to do. Other individuals assert their rights on the basis of these records; with them, they prove what treatment has been carried out, what, how and when. Recorded information is provided to back legal certainty, because of evidence procedures performed; which we write, we cannot prove as determined agreed or implemented. In order to prove our point, it is essential that these records are accessible, secure against forgery and destruction, and that they can be used. A large quantity of records represents an opacity, so we need to document carefully. It is essential to actively ensure protection of the records; both in terms of accessibility to unauthorised people, as well as material security holders of the record. Long-term retention and lawful processing of documents, therefore, requires an educated and sovereign scene. Only if the archive service would be an independent department within the institution in the service of comprehensive care for the documents, it would be able to establish rules and legal treatment and this part of the heritage protection will be able to be promoted. Subordination archive service degrades its importance and inhibits the development of archival science. Keywords: documentation, health information, health archive 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 137

140 Uvod Kronološki zapis, vestno in usmerjeno dokumentiranje dejstev, pa tudi varni in dostopni dokumenti predstavljajo temelj uresničevanja pravic tako posameznika kot zavoda. Znanje dokumentiranja, obdelave in varstva dokumentov je zato pomembno za uresničevanje pravic več rodov. Namen Da bi obdelava dokumentarnega gradiva od nastanka do arhiva potekala na način, ki bi zagotavljal varnost zasebnosti pacienta in varnost delavca, ki jih obdeluje, sta potrebna poznavanje zakonodaje in prenos zakonskih določil v prakso. Namen predstavitve je prikaz zakonske podlage in varne obdelave dokumentarnega gradiva v praksi. Metodologija Na podlagi spoznanj dosedanjih raziskav je bila postavljena hipoteza, da zdravstveni delavci nimajo zadostnih navodil in znanja s področja dokumentiranja in varstva dokumentarnega gradiva. Raziskovalno delo je v največji meri temeljilo na analitični in strokovno kritični obravnavi relevantne literature, mednarodnih pravnih aktov, pravnih aktov EU in nacionalne normativne ureditve ter na shemi spoznavanja smisla, realnosti in uporabnosti. Rezultati Pomena dobrega dokumentiranja se vse bolj zavedajo zdravstveni delavci, kar izhaja iz raziskave, ki jo je izvedla Petkovšek Gregorinova (2014). Navedena avtorica še ugotavlja, da je dokumentiranje potrditev opravljenega dela. Pregled raziskovalnih nalog pokaže, da se z vprašanjem dokumentiranja ukvarjajo samo medicinske sestre. Zavedanje o pomembnosti dokumentiranja vseh zdravstvenih delavcev pa se širi. Dokumentiranje v zdravstvu je bilo zato tudi tema Jesenskega posveta v zdravstvu odgovornost v zdravstvu, ki je odprlo nove praznine na tem področju. Pregled domače zakonodaje kaže na pomanjkanje zakonskih določil dolžnosti dokumentiranja. Zakon o zdravstveni dejavnosti (ZZDej-UPB2) nalaga izvajalcem zdravstvene dejavnosti dolžnost, voditi zdravstveno dokumentacijo in druge evidence v skladu z Zakonom o evidencah v zdravstvu, in sicer v enotnem in usklajenem informacijskem sistemu, kar v RS še ne poteka. 1 Zakon v 54. členu predvidi poseben zakon o zdravstveni dokumentaciji, ki do danes še ni realiziran. Zakonska določila nalagajo dolžnost zasebnim in javnim izvajalcem zdravstvene dejavnosti vodenje zdravstvene dokumentacije v skladu s posebnim zakonom. Kateri zakon to ureja, ostaja pravno odprta dilema. V prihodnji zakonodaji mora zakonodajalec za zdravstveno dokumentacijo zagotoviti: celovitost (natančen seznam dokumentov, ki spadajo v zdravstveno dokumentacijo, zagotavlja preverjanje vsebine, združevanje podatkov pri enem izvajalcu); 2 natančnost (predpisana vsebina in pogostost beleženja zdravstvenih podatkov, določeni roki 1 Glej Zakon o zdravstveni dejavnosti, Na podlagi drugega odstavka 54. člena ZZDej je dovoljena le v obliki, ki onemogoča prepoznavo posameznika. V zdravstveni dokumentaciji je mnogo različnih dokumentov, od katerih pa vsak nosi posebno pravno vrednost. Napotnica ne nastopa samo kot obračunski dokument, temveč nosi podatke o naročilu osebnega zdravnika specialistu o diagnozi. Poleg tega običajno na zadnji strani napotnica vsebuje pomembne zapise iz zgodovine bolezni in zdravljenja, ki jih kot pomembne osebni zdravnik posreduje specialistu. Vse to pa je podlaga za nadaljnjo zdravstveno obravnavo. Originalni izvidi telesnih tekočin so pomemben kazalnik razvoja bolezni, prepisi so lahko napačni. Testi, na podlagi katerih nastajajo psihološka poročila, imajo lahko za preverjanje ustreznosti pomembno vrednost. Njihova hramba zakonsko ni opredeljena, ne časovno, niti krajevno. Takšen pripravljalni dokument ne spada v zdravstveno dokumentacijo in je ločen od zdravstvenih podatkov. Enako usodo delijo dokumenti socialne obravnave pacienta MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

141 posameznih dokumentov, določeni roki oddaje dokumentacije nazaj v arhiv po odpustu pacienta); dostopnost (prepoved vsakega odnašanja zdravstvene dokumentacije iz zavoda); 3 jasnost (natipkan zapis in elektronsko vodenje zdravstvene dokumentacije, ki zagotavlja čitljive in jasne zapise); varnost (natančna navodila ravnanja pri posameznih načinih obdelave podatkov, hrambi, sporočanju; načrt reševanja neželenih dogodkov; kaj je treba storiti, na kakšen način, koga obvestiti); transparentnost obdelave (na podlagi izrecnega soglasja elektronska evidenca vseh seznanitev). 4 Zakonski akti, ki urejajo zdravstveno dokumentacijo Vodenja zdravstvene dokumentacije ne definira noben pravni akt, jo pa mnogi zgolj omenjajo. Zakon o zdravstveni dejavnosti (ZZDej) dolžnost vodenja zdravstvene dokumentacije opredeljuje v 46. členu. Zakon nadalje v 51. členu opredeljuje dolžnost varovanja poklicne skrivnosti in dolžnost posredovanja zdravstvene dokumentacije drugemu zdravniku, če se pacient preseli ali izbere drugega izvajalca zdravstvene obravnave. Kadar pacient nadaljuje zdravstveno obravnavo pri drugem zdravniku, ima ta na podlagi petega odstavka 51. člena pravico zahtevati vso pomembno zdravstveno dokumentacijo, komu pripada originalna dokumentacija, zakon ne definira. 5 Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) 6 v 8. členu nalaga upravljavcem, da osebne (in zdravstvene) podatke obdelujejo na podlagi predhodnih zakonskih določil ali na podlagi osebne privolitve osebe, na katero se nanašajo. Posameznik mora biti seznanjen z obdelavo svojih podatkov. Za obdelavo osebnih podatkov pri zasebnem zdravniku je potrebna osebna privolitev pacienta, zato mora zasebni zdravnik za pridobitev pacientovih osebnih podatkov posredovati soglasje pacienta (10. člen). Kadar zdravstveni zavod obdelavo osebnih podatkov zaupa drugemu zunanjemu izvajalcu, je dolžan o tem delu skleniti pisno pogodbo, s katero na zunanjega izvajalca naloži pooblastila. Zunanji obdelovalec osebnih podatkov ne sme obdelovati za noben drug namen. Osebam, ki v zdravstveni obravnavi ne sodelujejo, ni dovoljena seznanitev z zdravstvenimi podatki, brez soglasja pacienta. V skladu s 14. členom se za dovoljen in varen prenos zdravstvenih podatkov prek telekomunikacijskih poti šteje samo prenos podatkov zavarovanih (zaklenjenih) s kriptografskimi metodami, da jih lahko odpre zgolj uporabnik na podlagi elektronskega podpisa. Za namen obdelave zdravstvenih podatkov za zgodovinsko, statistično in znanstvenoraziskovalne namene na podlagi 17. člena lahko zdravstveni zavod posreduje prosilcu v anonimizirani obliki, razen če raziskovalec pridobi soglasje pacienta z navedbo, da sme obdelovati neanomizirane podatke. Raziskovalec takšne fotokopije vrne po končani raziskavi, zdravstveni zavod pa jih komisijsko uniči. Člen 22 nalaga upravljavcu osebnih podatkov, da za vsako posredovanje osebnih podatkov zagotovi, da je mogoče pozneje ugotoviti, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kakšni podlagi, in sicer za obdobje, ko je mogoče zakonsko varstvo pravice posameznika zaradi nedopustnega posredovanja osebnih podatkov. Tehnična navodila in postopke varovanja osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, uničenjem, odtujitvijo, seznanitvijo nepooblaščenih in pošiljanjem po neustrezni poti je dolžan zagotoviti upravljavec (24. člen). 3 V času zdravstvene obravnave mora biti celotna zdravstvena dokumentacija dostopna 24 ur vsem nosilcem zdravstvene obravnave zdravnikom v fizični ali elektronski obliki. 4 Določilo o statistični in znanstveni obdelavi anonimnih podatkov ostaja samo sebi namen. Tega dela določila v praksi raziskovalci ne spoštujejo, saj zdravstveni podatki v papirni obliki niso anonimizirani, raziskovanje pa se včasih izvaja tudi s pomočjo pregleda zdravstvene dokumentacije pacienta. Dolžnost objavljanja raziskovalnih rezultatov v anonimni obliki se izvaja tako, da se poleg začetnic imena in priimka dodajo letnica rojstva in raziskovalni rezultati, kar lahko v kombinaciji z rezultati ugotovitev raziskovalca brez manjšega napora privede do prepoznavnosti posameznika. Varovanje zasebnosti torej na tak način ni zanesljivo. 5 Zakon o zdravstveni dejavnosti. Uradni list RS, št. 23/05 uradno prečiščeno besedilo, 15/08 ZPacP, 23/08, 58/08 ZZdrS-E, 77/08 ZDZdr, 40/12 ZUJF, 14/13 in 88/16 ZdZPZD. 6 Zakon o varstvu osebnih podatkov. Uradni list RS, št. 94/07 uradno prečiščeno besedilo. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 139

142 Posameznik ima v povezavi z dokumentiranjem in obdelavo dokumentarnega gradiva na podlagi 30. člena pravico zahtevati vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov o njem, informacije, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje, izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, seznam uporabnikov, ki so jim bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen, informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave, informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem, informacijo o tehničnih oziroma logično tehničnih postopkih odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika. Zakon o pacientovih pravicah (ZPacP) 7 daje pacientu pravico nadzora obdelave svojih zdravstvenih podatkov. V skladu s 23. členom ZPacP ima pacient pravico vedeti, kdo sodeluje pri njegovem zdravljenju, kar zajema tudi informacijo o administratorki, ki je prisotna med samo zdravstveno obravnavo in tako seznanjena z zdravstvenimi podatki. Privolitev: ZPacP v 26. členu določa soglasje pacienta za: sodelovanje v učnem procesu, zlasti ob prisotnosti drugih oseb med izvajanjem zdravstvene oskrbe zaradi zdravstvenega izobraževanja, uporabo zdravstvenih podatkov za namene, ki ne predstavljajo zdravljenja, seznanjanje tretjih oseb z zdravstveno dokumentacijo, kar ureja 44. člen tega zakona, sporočanje informacij o zdravstvenem stanju tretjim osebam, sodelovanje v medicinskih raziskavah, preiskavah na njemu odvzetem biološkem materialu (tak biološki material se lahko opravi samo za potrebe njegovega zdravljenja), razpolaganje s telesom ali deli telesa po njegovi smrti za potrebe medicinskega izobraževanja in znanstvenih raziskav, darovanja organov, tkiv ali celic v času življenja in po smrti, ki ga ureja poseben zakon. Soglasje je treba podati na obrazcu, ki je v skladu s členom 27 ZPacP. Tak obrazec vsebuje: osnovne podatke o izvajalcu zdravstvenih storitev, opis medicinskega posega oziroma zdravstvene oskrbe z navedbo poglavitnih mogočih zapletov in pričakovanih koristi ter povzetek drugih pojasnil iz 20. člena tega zakona, osebno ime in podpis zdravnika, ki opravi pojasnilno dolžnost, oziroma zdravnika, ki medicinski poseg oziroma zdravstveno oskrbo izvede, privolitveno in zavrnitveno izjavo ter izjavo o prejemu in razumevanju pojasnil iz 20. člena tega zakona ter izjavo o preklicu iz 31. člena tega zakona, osebno ime in ZZZS-številko zavarovane osebe ali drug osebni podatek, ki identificira pacienta, osebno ime in drug podatek, ki omogoča identifikacijo prič, oseb, ki dajejo soglasje, in oseb, ki dajejo privolitev namesto pacienta, ki ni sposoben odločanja o sebi, osebna imena, kontaktne podatke in razmerje do pacienta tistih oseb, ki jih pacient določi v okviru privolitve iz tretje in četrte alineje tretjega odstavka prejšnjega člena in način, ter obseg uresničevanja pravice, čas in datum danih izjav, navedbo razlogov in okoliščin iz šestega in sedmega odstavka prejšnjega člena, podpis pacienta, razen v primerih, ki jih določa ta zakon, in podpise drugih oseb, kadar je to potrebno, druge sestavine, ki so potrebne glede na naravo in okoliščine privolitve oziroma zavrnitve ali jih določa drug zakon. Tak obrazec je sestavni del zdravstvene dokumentacije, dokler se ta dokumentacija hrani. Pri tem pa je velikega pomena za uresničevanje pacientovih pravic določilo, da je treba fotokopijo izpolnjenega in podpisanega privolitvenega obrazca izročiti tudi pacientu. V praksi pa se lahko primeri, da pacient v medicinski poseg privoli, pisne privolitve pa noče dati. V takem primeru je treba to dejstvo in morebitne razloge dokumentirati na obrazcu iz 27. člena tega zakona in potrditi s podpisom dveh polnoletnih prič. Tudi kadar pacient v zdravstveno obravnavo privoli, podpisati pa se ne more, je treba tako podano soglasje evidentirati, resničnost navedb potrdita dve priči s podpisom. Enako se dokumentira tudi zavrnitev predlagane zdravstvene obravnave. Na podlagi 31. člen ZPacP ima pacient pravico, svojo privolitev vedno preklicati, pri tem pa velja, da je treba pisna soglasja tudi pisno preklicati po istem postopku, kot ga je pacient podal. 7 Glej Zakon o pacientovih pravicah. Uradni list RS, št. 15/ MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

143 Pravica do upoštevanja vnaprej izražene volje: Za uresničevanje te pravice posameznik lahko pooblasti zdravstvenega pooblaščenca, ki ga definira 32. člen ZPacP. Takšno pooblastilo mora vsebovati: osebne podatke pacienta in zdravstvenega pooblaščenca, področje pravic, za katere posameznik pooblašča drugo osebo. Podpis zdravstvenega pooblaščenca in pacienta mora biti overjen. Najlažje in najceneje tak podpis overimo na upravni enoti, kjer naj overijo tudi kopijo tega dokumenta. Pacient naj za svoje potrebe zadrži overjeno kopijo. Originalni izvod lahko izroči zdravniku, ta pa prevzem in obstoj tega dokumenta evidentira v zdravstveno dokumentacijo. Vsebina tega pooblastila bi morala že biti dostopna izvajalcem zdravstvene obravnave prek kartice zdravstvenega zavarovanja na podlagi delovanja centralnega registra pacientovih podatkov (CPP). Takšno pooblastilo se lahko prekliče samo z drugo pisno izjavo. Lahko pa posameznik vnaprej izraženo voljo izjavi pisno v primeru, ko bi: trpel za hudo boleznijo, ki bi glede na dosežke medicinske znanosti v kratkem času vodila v smrt, medicinski poseg oziroma zdravstvena oskrba podaljšala življenje v položaju, ko bo bolezen ali poškodba povzročila tako hudo invalidnost, da bo dokončno izgubil telesno ali duševno sposobnost, da bi skrbel zase. V navadnih primerih pacient lahko poda navodila zdravniku vnaprej, kar pa zapiše na enak način kot soglasje za medicinski poseg (na obrazcu iz 27. člena tega zakona). Ob podaji izjave volje je pomembno, da je pacient o posledicah informiran s strani zdravnika, zabeležena ugotovljena identiteta pacienta, ugotovitve glede izpolnjevanja pogojev, evidentirana osnovna pojasnila ter podpisi pacienta, izbranega osebnega zdravnika in zastopnika pacientovih pravic. Takšna pisna izjava vnaprej izražene volje velja pet let in jo pacient lahko ne glede na sposobnost odločanja o sebi kadar koli s pisno izjavo prekliče. Tudi ta dokument je treba evidentirati ob prihodu v zdravstveno dokumentacijo. Zdravstveni podatki po smrti pacienta: Po pacientovi smrti lahko do njegovih zdravstvenih podatkov dostopajo osebe, ki jih je pacient pooblastil že za časa življenja. Po pacientovi smrti imajo pravico do seznanitve z njegovo zdravstveno dokumentacijo pacientov zakonec, zunajzakonski partner, partner iz istospolne skupnosti, otroci in posvojenci, kadar teh oseb ni, pa pacientovi starši. Vsi drugi prosilci pa so dolžni dokazati pravni interes na podlagi ustreznih listin. Pacientova pravica iz 42. člena tega zakona je, pred smrtjo delno ali v celoti prepovedati dostop določenim osebam do njegove zdravstvene dokumentacije. Posameznik to pravico lahko uresničuje s pisno ali ustno izjavo v navzočnosti dveh prič. Posameznik ima v skladu s 45. členom pravico določiti osebe, ki se po njegovi smrti lahko seznanijo z njegovo zdravstveno dokumentacijo, in osebe, ki jim seznanitev s svojo zdravstveno dokumentacijo prepoveduje. Prepoved oziroma določitev oseb se evidentira v zdravstveni dokumentaciji in centralni evidenci zdravstvene dokumentacije. Prijava kršitve pravic: Pacient ima na podlagi 60. člena tega pravilnika pravico, vložiti ustno zahtevo za varovanje svojih pravic na zapisnik. To stori tako, da administratorka pri pristojni osebi zapiše njegove zahteve, kar sam tudi podpiše. Lahko pa pacient prinese že napisano prvo zahtevo za varovanje svojih pravic. Dokumentarno gradivo pritožb pacientov in obveščanje zastopnika: Člen 63 nalaga pristojni osebi v zdravstvenem zavodu, da anonimiziran zapisnik o obravnavi prve prijave pacienta o kršitvi njegovih pravic (pritožbe) pošlje v 15 dneh najbližjemu zastopniku pacientovih pravic. Zapisniki in morebitno drugo gradivo, ki je nastalo v postopku z zahtevo, se hranijo pri izvajalcu zdravstvenih storitev v zbirki, ki je ločena od zdravstvene dokumentacije posameznih pacientov, in po zakonskih določilih varstva osebnih podatkov. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 141

144 Zakon o duševnem zdravju (ZDZdr) 8 predvideva za osebe s težavami v duševnem zdravju med drugim tudi omejevanje pravic, kar pa je izvajalec dolžan natančno evidentirati, kajti samo na podlagi dokumentiranja lahko posameznik ali ustanova uveljavlja svoje pravice. ZDZdr predvideva soglasje pacienta za sprejem v bolnišnico in zdravljenje, če se posameznik s tem ne strinja, vendar je ogroženo njegovo zdravje in življenje ali zdravje in življenje drugih, je takšna oseba hospitalizirana proti volji. Za uresničevanje pravic posameznika v skladu z ZDZdr nastaja velika količina dokumentarnega gradiva, kar predvidevajo členi, navedeni v nadaljevanju. Zakon v 9. členu določa pogoje za uvedbo posebnih varovalnih ukrepov, ki se smejo izvajati samo v bolnišnici in morajo biti tudi natančno evidentirati. Za znanstveno raziskovanje na posamezniku zakon v 11. členu določa posebne pogoje, kar je treba dokumentirati. Člen 12 določa pravice posameznika, ki so pod določenimi pogoji lahko omejene; hkrati pa v 14. člen daje posamezniku pravico do pritožbe na sklep o omejevanju pravic. Na podlagi 23. člena ima pacient, obravnavan v oddelku pod posebnim nadzorom, v varovanem oddelku in v nadzorovani obravnavi, pravico do zastopnika. Izjava pacienta o imenovanju zastopnika je sestavni del zdravstvene dokumentacije. Kadar pacient soglaša s sprejemom v psihiatrično bolnišnico, to tudi potrdi pisno v skladu 23. členom. Takšno soglasje je sestavni del zdravstvene dokumentacije. Ob sprejemu brez privolitve je na podlagi 58. člena sprejemni zdravnik s temi dejstvi dolžan seznaniti najbližjo osebo in zakonitega zastopnika o sprejemu osebe v oddelek pod posebnim nadzorom, in sicer v štirih urah od sprejema. Poleg tega pa o zadržanju osebe sprejemni zdravnik v štirih urah pisno obvesti direktorja psihiatrične bolnišnice. V primeru zdravljenja proti volji direktorja psihiatrične bolnišnice 59. člen tega zakona obvezuje, da takoj obvesti pristojno sodišče o zadržanju in sprejemu pacienta na zdravljenje v nujnih primerih. Na podlagi tega obvestila in obravnave ustreznosti ukrepa sodišče izda sklep, ki se v skladu s 66. členom vroči pacientu. Pacient ima na tak sklep pravico do pritožbe v skladu s prvim odstavkom 67. člena tega zakona. Zakon v členih nalaga psihiatričnim bolnišnicam, socialnovarstvenim zavodom in koordinatorjem nadzorovane obravnave ter koordinatorjem obravnave v skupnosti vodenje evidenc o spremljanju omejevanja pravic oseb iz 12. člena tega zakona, uporabi posebnih varovalnih ukrepov (PVU), izvajanju posebnih metod zdravljenja, izvajanju nadzorovane obravnave in obravnave v skupnosti. To dokumentarno gradivo ni sestavni del zdravstvene dokumentacije, zanj tudi zakonodajalec ni predpisal roka hrambe. Zakon o sodiščih (ZS) določa, da morajo upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki jih sodišče potrebuje za ugotovitev ali presojo dejstev za odločanje v postopkih iz svoje pristojnosti, na podlagi 13. člena tega zakona posredovati zahtevane podatke sodiščem brezplačno in nemudoma, najpozneje pa v osmih dneh. Med podatke, ki jih zahtevajo sodišča, sodijo tudi podatki, ki jih upravljavci posredujejo sodnim izvedencem. Sodišče in sodni izvedenci kot prosilci za osebne podatke, ki so potrebni za izdelavo sodnoizvedenskega mnenja, pa so dolžni posredovati zavodu, ki upravlja osebne podatke, dejstva: katere podatke zahtevajo, namen njihove obdelave oziroma pravno podlago,osebno ime in rojstni datum ali enotno matično številko (EMŠO) ali pa naslov prebivališča stranke ali drugih oseb, katerih podatke sodišče zahteva, številko zadeve sodišča, primeren rok, v katerem naj bi bili zahtevani podatki posredovani. Takšna zaprosila in odredbe so sestavni del zdravstvene dokumentacije. 8 Glej Zakon o duševnem zdravju. Uradni list RS, št. 77/08 in 46/15 odl. US MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

145 Materialno varstvo zdravstvene dokumentacije Materialnega varstva zdravstvene dokumentacije v času življenja oseba, na katero se nanaša, neposredno ne ureja noben zakon ali podzakonski akt; če gre za arhivsko gradivo, to določa arhivska zakonodaja. Od letos dalje velja na tem področju Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP). 9 Uredba o upravnem poslovanju velja za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, če ni s to uredbo in drugimi predpisi določeno drugače. Področje urejanja zajema: upravno poslovanje (delovni in poslovni čas, uradne ure, uporabo prostorov in opreme, upravljanje dokumentarnega gradiva, komunikacijo s strankami in drugimi javnostmi). Sestavni del Uredbe o upravnem poslovanju je tudi klasifikacijski načrt. Uredba v poglavju VI določa upravljanje dokumentarnega gradiva, kjer določa delovanje glavne pisarne, evidentiranje pošte, vsebino na prejemnem žigu, klasificiranje zadev (na podlagi vsebine) in dodeljevanje v reševanje (na podlagi signirne številke). Uredba narekuje tudi izdelavo ovoja dokumentarnega gradiva. V poglavju VIII ureja hrambo dokumentarnega gradiva tudi tako, da določi hrambo dokumentarnega gradiva v zbirki nerešenih zadev, tekoči zbirki in v stalni zbirki. Uredba določa, da se sme omogočati dostop do dokumentov samo upravičencem in nikakor vsem zaposlenim v zavodu. Upravljavcu je naloženo evidentiranje vsakega vpogleda v dokumentarno gradivo in odnašanje dokumentarnega gradiva zunaj prostorov upravljavca zgolj z dovoljenjem predstojnika in na podlagi reverza. Klasifikacijski načrt: Vsak upravljavec zase izdela klasifikacijski načrt, da bi s tem dokumentom kar najbolje zajel vse dokumente, ki pri njem nastajajo ali jih zgolj obdeluje. Klasifikacijski načrt je pripomoček, ki zaposlene vodi pri razvrščanju dokumentarnega gradiva v posamezne celote to je zadeve, v katerih so različni dokumenti s skupno temo. Klasifikacijski načrt je interni akt, s katerim upravljavec s pooblastili Arhiva Republike Slovenije določi roke hrambe dokumentarnega gradiva in predpiše, katero dokumentarno gradivo ima pomen za zgodovino naroda, zato je razporejeno kot arhivsko, ali pa je pomembno za zavod, zato je razporejeno kot trajno gradivo. Koliko časa se trajno gradivo hrani, Uredba o upravnem poslovanju ne navaja. Razprava Da bi bili zdravstveni delavci vešči dokumentiranja in znali beležiti bistvene podatke, je potrebno izobraževanje; kot ugotavlja Petkovšek Gregorinova. Kot je ugotavljal Andrej Pitako na Jesenskem posvetu v zdravstvu 2016, se v Sloveniji ne zavedamo, da je zdravljenje, ne samo medicinski, ampak tudi pravni pogodbeni odnos. Vsak tak dogovor je zato nujno zapisati, da bi v prihodnje lahko dokazovali obseg soglasja in predstavljeno zdravstveno obravnavo, za katero je bilo soglasje dano. Zdravstvenemu delavcu mora zakonodaja naložiti frekvenco in način evidentiranja ugotovitev in izvedenih obravnav, ne le kot storitev, temveč tudi kot opis stanja in postopka obravnave. 10 Ročno vodena, to je papirna zdravstvena dokumentacija ne zagotavlja materialnega varstva zdravstvenih dokumentov, zato je varnejša elektronsko obdelava. Obdelava digitaliziranih zdravstvenih dokumentov in tistih, ki so nastali izvorno v elektronski obliki, pa zahteva dodatna znanja vseh zaposlenih v zdravstvu. Zakonodajalec obdelave digitaliziranih dokumentov ne definira. Zaposleni nimajo natančnih navodil, kako ravnati s papirno zdravstveno dokumentacijo in digitaliziranimi podatki v primeru prenosa ali dolgotrajne hrambe. 9 Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP) je Državni zbor RS sprejel 5. decembra 2016, veljati pa je začel 15. dan po objavi v Uradnem listu RS. Uradni list RS, št. 85/2016 z dne Taka natančna navodila vodenja zdravstvene dokumentacije bi pozitivno vplivala na dokumentiranje pomembnih dejstev v raportne zvezke, v izognitev napačnemu dokumentiranju in odsotnosti dokumentiranja. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 143

146 Zaključek Dokumentiranje v zdravstvu je velikega pomena, saj je kronološko urejena in čitljiva zdravstvena dokumentacija dokaz izvedene zdravstvene obravnave. Na podlagi zdravstvenih zapisov se izvajalci odločajo za nadaljnjo obravnavo. Dokumentiranje ugotovljenih dejstev in izvedene zdravstvene obravnave je nujno zaradi treh vidikov: kot dokazilo zdravstvene obravnave s strani izvajalca, za varnost zaposlenega in za uresničevanje pravic pacienta. Zdravstvena administracija in tajništvo je v praksi mesto, kjer nastaja največ dokumentarnega gradiva, kjer se zahtevki za verstvo pravic pogosto začnejo. Zato je pomembno, da je to dokumentarno gradivo klasificiramo in na podlagi klasifikacije ter ustrezno materialno in časovno hranjeno. Samo dokumentirane ugotovitve, načrti in postopki predstavljajo dokazno vrednost v primeru spora. Upravljavec zdravstvenih podatkov mora zagotavljati dokazljivost postopkov obdelave in učinkovito varstvo dokumentarnega gradiva za varnost dokumentov in dokumentacije kot celote pred krajo in ponarejanjem in nepooblaščenim dostopom. Dokazljivost postopkov obdelave dokumentarnega gradiva z občutljivimi osebnimi podatki natančneje definira Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov). Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah ter se začne uporabljati 25. maja Pri vsem tem pa je velikega pomena tudi znanje dokumentalistike, ki ga morajo ponujati v prihodnje vsi izobraževalni programi za svojo stroko, tako pri dodiplomskem kot podiplomskem študijskem programu. Literatura Petkovšek Gregorin, R. (2014). Stališča medicinskih sester o pomembnosti dokumentiranja v zdravstveni negi. Magistrsko delo. Jesenice: Visoka šola za zdravstveno nego. Uredba o upravnem poslovanju. Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13. Zaključki Jesenski posvet v zdravstvu Odgovornost v zdravstvu, 5. in Pridobljeno s Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP). Uradni list RS, št. 85/2016. Zakon o duševnem zdravju (ZDZdr). Uradni list RS, št. 77/08 in 46/15 odl. US. Zakon o pacientovih pravicah (ZPacP). Uradni list RS, št. 15/08. Zakon o sodiščih (ZS). Uradni list RS, št. 94/07 uradno prečiščeno besedilo, 45/08, 96/09, 86/10 ZJNepS, 33/11, 75/12 ZSPDSLS-A, 63/13 in 17/15. Zakon o varstvu osebnih podatkov. Uradni list RS, št. 94/07 uradno prečiščeno besedilo. Zakon o zdravstveni dejavnosti (ZZDej-UPB2). Uradni list RS, št. 23/05 uradno prečiščeno besedilo, 15/08 ZPacP, 23/08, 58/08 ZZdrS-E, 77/08 ZDZdr, 40/12 ZUJF, 14/13 in 88/16 ZdZPZD MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

147 Summary The purpose of the documents in health care often for several reasons does not provide legal certainty and the basis for the exercise of rights; both patient and provider. Employees in health care, with a few exceptions, do not receive training in dokumentalistics. Documentation is a science that provides theoretical and practical knowledge management, document management, to serve and to exercise their rights. Based on the analysis of legal acts, regulating health records synthesis provisions in the area of documentation and long-term observation of the work of health administrators, nurses and physicians based arguments. Health law imposes obligations and exercise of the rights of users, it does not require knowledge of the duties of statutory provisions. Health data processed so individuals in the area of legislation a lack of knowledge, nor to the secondary importance of documents is not known. The Decree on administrative operations, namely the state administration bodies, administrations, local governments and other legal and natural persons when on the basis of public authority performing administrative tasks as defined processing documents, defined management and allocation of documents. For health records and other documents, it is not a rule, nor the implementing regulation that would require treatment. The debate in the work of administrators and secretaries, nurses, social workers and doctors in health institutions produced an abundance of documents with health and personal data. They are also encountered with the requirements of employees and other persons to acquaint themselves with such documentary material, as well as oral data and information at phone. Employees in health care but do not know the legal provisions, which do not follow. That the processing of documents from creation through archive place in a manner that ensures the safety and privacy of patient material security documents requires knowledge of the legislation and the transfer of legal provisions in practice. The purpose of the presentation is to show the necessity of education of all employees with the statutory basis for the processing of documents. Preservation of documents must be based on the provision of internal and external traceability, processing them and education creators of documents, in particular, knowledge archivists and archive autonomy as independent departments within the institution. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 145

148 mag. Aida Škoro Babić višja svetovalka arhivistka, Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv Republike Slovenije MERILA ZA OHRANITEV ARHIVSKEGA GRADIVA CRITERIA FOR PRESERVATION OF ARCHIVAL RECORDS Izvleček Merila za ohranitev arhivskega gradiva so širok pojem, ki v prvi vrsti zajema načela in merila za presojo oziroma valorizacijo arhivskega gradiva, merila za strokovno obdelavo arhivskega gradiva ter merila za materialno varstvo. Morajo biti usklajena s temeljnimi načeli varstva gradiva, ki so predpisana, določena oziroma drugače upoštevana v predpisih, ki urejajo arhivsko področje posamezne države. Arhivska načela, ki so se oblikovala skozi zgodovino, so steber varne hrambe arhivskega gradiva. Modernizacija in digitalizacija družbe in gradiva nalagata arhivski stroki, da se dejavno vključi v proces in teorijo upravljanja zapisov. Prispevek podaja nekaj pogledov na ureditve za ohranitev gradiva v elektronski obliki. Ključne besede: arhivsko gradivo, načela, merila, dokument v kontekstu, elektronsko arhiviranje. Abstract Criteria for the preservation of archives is a broad concept, which primarily covers the principles and criteria for the assessment of records and record appraisal, the criteria for the processing of archival records and the criteria for preservation. They must be consistent with the fundamental principles of the archival preservation prescribed, determined or otherwise taken into account in the rules governing the archival area of each country. Archival principles that were formed through history, are the pillar of secure preservation of archival records. Modernisation and digitisation of society and archival material imposes discipline to be actively involved in the process and theory of management records. The paper provides some views on the regulation for the preservation of records in digital form. Keywords: archival records, principals, criteria, record in context, electronic archiving MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

149 Uvod Merila za ohranitev arhivskega gradiva so širok pojem, ki v prvi vrsti zajema načela in merila za presojo oziroma valorizacijo arhivskega gradiva, merila za strokovno obdelavo arhivskega gradiva ter merila za materialno varstvo. Glede na politične in druge družbene razmere, zgodovinske okoliščine, civilizacijsko stopnjo, stopnjo ozaveščenosti in druge dejavnike vsaka država odloči, kateri dokumenti in kje se bodo hranili. Prav tako vsaka država določi, kako in kdo jih bo določil kot arhivsko gradivo. 1 Merila za ohranitev arhivskega gradiva morajo biti usklajena s temeljnimi načeli varstva gradiva, ki so predpisana, določena oziroma drugače upoštevana v predpisih, ki urejajo arhivsko področje posamezne države. V kontekstu slovenske arhivske službe govorimo o načelu ohranjanja gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine, načelih trajnosti, celovitosti, dostopnosti gradiva in načelu varstva arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika, ki so utemeljeni v Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA 2014). Prispevek podaja nekaj pogledov na merila za ohranitev arhivskega gradiva prek zgodovinskega razvoja arhivskih načel, moderne arhivistike in vpeljave makrovalorizacije ter vprašanj elektronske hrambe, ki odpira dodatna vprašanja in zahteva nadnacionalne rešitve. Razvoj splošnih arhivskih načel Pred prelomnim letom 1789 se je arhivsko gradivo ohranjalo zaradi želje in potrebe ovekovečenja, simboliziranja ter ohranjanja legitimnosti vsakokratne oblasti ter za potrebe marginalizacije ali soočanja oziroma koloniziranja njihovih nasprotnikov (Cook 2013, 102). Po francoski revoluciji so arhivi postali javne ustanove v državi. Gradivo je postalo dostopno za raziskovanje širših slojev prebivalcev, v najožjem smislu je bilo dostopno vsaj znanstveni eliti za raziskovanje. Do poznega 19. stoletja se je gradivo razvrščalo na različne načine. Po letu 1890 je bil princip»respect des fonds«, ki se je uveljavil leta 1841 na zahtevo francoskega notranjega ministrstva za opredeljevanje in urejanje departmajskih in komunalnih arhivov, razširjen s prusko doktrino provenience. V skladu s tema dvema načeloma je bilo treba začeti spoštovati prvotno ureditev, kakršna se je razvila in uporabljala v ustanovi, kjer je gradivo nastalo. Obe načeli so podprli, strokovno odobrili ter utemeljili Nizozemci leta 1898 v prvem priročniku za urejanje in popisovanje arhivskega gradiva. 2 (Melik, 2011, 163) V času, ko sta bila nosilca zapisa samo pergament in papir, sta bili navedeni načeli vodilo pri strokovnem urejanju gradiva. Pravzaprav je sledenje načelom pomenilo uvedbo enotne arhivske strukture, predvsem pa postavljanje gradiva v kontekst. Pri upoštevanju načela prvotne ureditve in načela provenience se namreč ohranijo okoliščine oziroma kontekst, v katerem je posamezen dokument nastal. (Cook, 2013, 106) Dokument z vsebino in kontekstom ima večjo pričevalno in dokazno vrednost. Pri upoštevanju obeh načel se ohranja tudi načelo trajnosti, celovitosti in dostopnosti. Vendar pa pojav digitalnih nosilcev zapisa podaja dodatno zahtevo po spoštovanju trajnosti in celovitosti, kot tudi uporabnosti (v smislu berljivosti). Razvoj meril za valorizacijo Obče ocene arhivske stroke so, da obseg in raznovrstnost gradiva enormno narašča. Tu govorimo tako o gradivu na papirju kot na drugih nosilcih, posebno je vedno bolj številno gradivo v digitalni obliki. Zato je vrednotenje zapisov vse bolj nujna, a vendar izredno odgovorna naloga. 1 Melik, J. (2011), Avtorji priročnika z naslovom»handleiding voor heet ordenen en beschrieven van Archieven«so bili Samueel Muller, Johan A. Feeith in Robert Fruin. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 147

150 Teorijo moderne valorizacije z začetki funkcijskega vrednotenja ter temeljnimi načeli in merili vrednotenja je utemeljeval že leta 1956 Theodore Schellenberg. Na prvem mestu je poudarjal razlikovanje med primarno in sekundarno vrednostjo. Primarna vrednost je za ustvarjalca gradiva in sekundarna je za druge uporabnike tega gradiva. Ker se arhivsko gradivo trajno hrani v javnih arhivih še dolgo potem, ko nastali dokumenti nimajo več tiste primarne vrednosti oziroma niso več potrebni za tisti namen, zaradi katerega so nastali, je treba ugotavljati oziroma ocenjevati sekundarno vrednost gradiva. Treba je namreč ugotavljati, kakšno vrednost bo ohranjeno gradivo imelo za druge, poznejše uporabnike. (Schellenberg, 1956/1984, 58) Schellenberg tako nadalje poudarja razlikovanje med dokazno in informacijsko vrednostjo. Pri dokazni vrednosti poudarja nujnost poznavanja dela in funkcij ustvarjalca gradiva, 3 kot tudi pomembnost unikatnosti gradiva, oblike in pomena za poznejše raziskave. Na Schellenbergovo teorijo se je naslonila tudi slovenska arhivska stroka, seveda ob upoštevanju nemške in sovjetske teorije. Ruska oziroma sovjetska arhivistika je v 60. in 70. letih dvajsetega stoletja razvila teorijo za valorizacijo gradiva. Slednja teorija postavlja tri širše zahteve pri valorizaciji, in sicer izvor gradiva oziroma pomen ustvarjalca ter čas in kraj nastanka gradiva, nato vsebino gradiva oziroma pomen in frekventnost podatkov ter zunanje značilnosti gradiva, kjer so pomembne fizična oblika dokumenta, jezikovne in paleografske značilnosti. 4 Ta merila je v 70. in 80. letih prevzela tudi jugoslovanska arhivska stroka. Slovenska arhivistika je skupaj z jugoslovansko arhivistiko ustvarila bogate izkušnje in do leta 1990 vzpostavila precej dobro arhivsko prakso. 5 Na teh temeljih so začeli nastajati klasifikacijski načrti pri ustvarjalcih. Do leta 1981 je slovenska arhivska praksa temeljila na tako imenovanem»negativnem«načinu odbiranja arhivskega gradiva. Arhivska zakona iz leta 1966 (UL RS 4/1966) in leta 1973 (UL RS 34/1973) sta določala, da je arhivsko gradivo tisto dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo in za druge družbene potrebe, kar je pomenilo dolgotrajni poslovni pomen. Način, kako priti do arhivskega gradiva, je bil opisan v 1. členu podzakonskega akta, ki je določal:»arhivsko gradivo se odbira tako, da se iz registraturnega gradiva izločijo tisti deli, ki nimajo več pomena za tekoče delo in ki nimajo lastnosti arhivskega gradiva.«6 Na tej podlagi so ustvarjalci izdelovali, arhivi pa potrjevali tako imenovane vnaprejšnje izločitvene sezname, ki so vsebovali sezname dokumentarnega gradiva z roki hranjenja. Kar je po končanem izločanju ostalo, je bilo arhivsko gradivo. Taka ureditev je privedla do velike količine arhivskega gradiva, ki ga je bilo treba po prevzemu v arhiv strokovno obdelati, vsi arhivi v Sloveniji pa se že vrsto let soočajo s prostorsko stisko. V Sloveniji s tako ureditvijo niso bili zadovoljni in proti koncu 70. let prejšnjega stoletja so tekla intenzivna prizadevanja, da bi arhive izvzeli iz postopkov izločanja nepotrebnega dokumentarnega gradiva in jih obvarovali pred obveznostjo določanja rokov hranjenja dokumentarnega gradiva za uradne in poslovne namene. Arhivska stroka je namreč ugotovila, da tega področja strokovno ne more obvladovati. Posledično si je prizadevala za uveljavitev ožje definicije arhivskega gradiva, ki bi kot arhivsko gradivo določila le tisto dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo. Ta prizadevanja so dobila pravno podlago leta 1981 v Zakonu o naravni in kulturni dediščini (Ur. l. RS, 1/1981) ter na njegovi podlagi izdanem Pravilniku o odbiranju in izročanju arhivskega gradiva arhivu (Ur. l. RS 34/1981). Zakon iz leta 1981 je arhivom naložil skrb le za gradivo, ki je kulturna dediščina, ter vpeljal»pozitivno«metodo odbiranja. S tem so bili ustvarjalci obvezani, da po navodilu arhiva odbirajo arhivsko gradivo, ki je kot kulturna dediščina predano pristojnemu arhivu. Gre za začetek funkcijskega makrovrednotenja gradiva na vseh področjih, kjer so ustvarjalci začeli razvrščati gradivo glede na naloge. Razvrstitev je začela sloneti na sistematično razvrščenih klasifikacijskih načrtih. 3 Schellenberg. T (1984). The Appraisal of Modern Public Records (1956). Washington: Modern Archives Reader, Žumer, V. (2008). Makro valorizacija arhivskega gradiva v Sloveniji. Arhivi 31, Prav tam, Navodilo o odbiranju arhivskega gradiva iz registraturnega gradiva. Uradni list SRS, št. 9/ MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

151 Spremembe političnega in ekonomskega sistema so botrovale tudi novostim v Zakonu o arhivskem gradivu in arhivih leta 1997 (Ur. l. RS, 20/1997), s katerim se je zaščitila zasebna lastnina arhivskega gradiva. Vendar pa se definicija arhivskega gradiva in način odbiranja arhivskega gradiva nista spremenila. Z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih iz leta 2006, noveliranim leta 2014, se dopolnila definicijo arhivskega gradiva, ki se danes glasi:»arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik.«(ur. l. RS, 30/2006, 51/2014) Trajni pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb je tako zakon določil kot eno izmed meril za valorizacijo dokumentarnega gradiva. Z uredbo iz leta 2006 (Ur. l. RS, 86/2006) so bili dodatno opredeljeni načini in postopki vrednotenja dokumentarnega gradiva, izločanje oziroma uničevanje nepotrebnega gradiva po preteku rokov hrambe ter odbiranje in izročanje arhivskega gradiva pristojnim arhivom. Tako se arhivsko gradivo odbira iz dokumentarnega gradiva javnopravnih oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnega arhiva in dodatnimi strokovnim navodili predstavnikov pristojnega arhiva ob samem odbiranju. V strokovnem navodilu je opredeljeno dokumentarno, ki ima lastnosti arhivskega gradiva. Pri pripravi takšnega navodila je treba upoštevati organizacijsko strukturo javnopravne osebe in način razvrščanja dokumentarnega gradiva, ki se uporablja pri poslovanju javnopravne osebe oziroma ustvarjalca gradiva. Ker strokovna navodila pripravljajo pristojni arhivisti ob sodelovanju predstavnika ustvarjalca, se arhivisti morajo seznaniti z organizacijsko strukturo ustvarjalca, z njegovimi pristojnostmi in nalogami, predmetom poslovanja, načinom upravnega poslovanja, funkcijami, dejavnostjo, evidencami o dokumentarnem gradivu Za namen kakovostnega odbiranja je treba spremljati znanstvenoraziskovalno dejavnost, ki se nanaša na področje, za katerega je posamezen arhivist pristojen. 7 Ohranitev konteksta merilo za ohranitev arhivskega gradiva v digitalni obliki Samuels je že leta 1986 citirala Georgea Orwella (1984), ki je dejal, da tisti, ki nadzoruje preteklost, nadzoruje prihodnost, in tisti, ki nadzoruje sedanjost, nadzoruje preteklost. Pretekla dejanja obstajajo le v zapisih in človeškem spominu. Preteklost je tisto, kjer se zapisi in spomin strinjata. 8 Pomembna je misel, ki jo je Jenkins zapisal že leta 1922, 9 in sicer, da je glavna dolžnost arhivistov, da ohranijo zapis, šele za tem pa je dolžnost do uporabnika. S tem se moramo v celoti strinjati, zlasti ko govorimo o ohranitvi arhivskega gradiva v elektronski obliki. Schwartz in Cook pravita, da sta spomin in zgodovina ukoreninjena v arhivistih (2012). Pri elektronskem arhiviranju arhivisti opravljajo pomembno vlogo že pri samem nastajanju gradiva, ko vnaprej določajo, kaj bo ohranjeno. Tako je arhivistom dana odgovornost, da nadzorujejo avtentičnost ter ohranitev nastalega gradiva, še preden se arhivsko gradivo odbere. Elektronsko arhiviranje zajema vse postopke od prevzema elektronskega arhivskega gradiva v pristojni arhiv, strokovno obdelavo, izvedbo dolgoročne hrambe do omogočanja učinkovitega upravljanja in uporabe tega gradiva. Pravilen zajem digitaliziranega gradiva in izvornega digitalnega gradiva je pogoj, da je gradivo pripravljeno za elektronsko hrambo. Po opravljenem pregledu oziroma nadzoru sprejemnega informacijskega paketa (SIP) elektronskega gradiva se opravi prevzem elektronskega gradiva v dolgotrajno hrambo ter uredi dostop do prevzetega gradiva. Slovenska arhivska zakonodaja (ZVDAGA 2014) ureja način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo zajema ter hrambe gradiva ter določa pripravo notranjih pravil, s katerimi se določijo postopki upravljanja elektronskega gradiva od zajema do hrambe. 7 Škoro Babić, A. (2015). Upravljanje, vrednotenje in dolgoročna hramba e-gradiva: vloga arhivistov in informatikov. Atlanti, 25, Samuels, H. W (1986). Who Controls the Past. American Archivist, 47 (2), Jenkinson, H. A (1922). Manual of Archive Administration Including the Problems of War Archives and Archive Making. Oxford: At the Clarendon Press, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 149

152 Pri postopkih elektronskega arhiviranja je treba upoštevati načelo ohranjanja gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine. Tu sta izenačena»hramba izvirnega gradiva s hrambo zajetega gradiva, če zagotavlja zajetemu gradivu vse učinke izvirnega gradiva«(ars 2013). S tem je doseženo načelo trajnosti. Hramba gradiva namreč mora zagotavljati»trajnost reprodukcije njegove vsebine«(ars 2013). Nadvse pomembno je načelo celovitosti, ki postavlja zahtevo, da se zapis hrani na način, ki bo zagotavljal nespremenljivost, neokrnjenost, urejenost in dokazljivost izvora. Za zanesljivo elektronsko arhiviranje je treba zato najti ustrezne tehnične rešitve za zagotavljanje celovitosti in avtentičnosti. Zagotovljena mora biti prenosljivost gradiva med informacijskimi sistemi, kot tudi prenosljivost varnostnih vsebin, ki morajo biti tehnološko neodvisno preverljive. Tudi pri elektronski hrambi se mora spoštovati načelo dostopnosti, ki določa, da dokumentarno gradivo oziroma reprodukcija njegove vsebine mora biti ves čas trajanja hrambe zavarovana pred izgubo ali okrnitvijo celovitosti ter dostopna pooblaščenim uporabnikom (6. člen ZVDAGA). Arhivske institucije v Evropi in po svetu se soočajo z vprašanji elektronske hrambe in elektronskega arhiviranja že več kot dvajset let. Mednarodni arhivski svet je v sodelovanju z vsemi člani prepoznal nujo in potrebo po harmonizaciji zahtev za programsko opremo za elektronsko hrambo znotraj mednarodne arhivske skupnosti. Te zahteve bi arhivska stroka enotno posredovala proizvajalcem programske opreme. Prav tako je mednarodna arhivska stroka naletela na vprašanja hrambe dokumentarnega gradiva, saj je elektronsko poslovanje v vseh poslovnih sferah dinamično in tekoče, kjer je pa je ključno vprašanje hramba nastalih elektronskih dokumentov, ki so ključni za posamezno gospodarsko družbo ali drugo institucijo. Upravljanje zapisov v elektronskem svetu zahteva odgovore na zagotovitev nespremenljivosti, avtentičnosti in sledljivosti zapisa. Kot odgovor na ta vprašanja je Mednarodni arhivski svet razvil skupek navodil in funkcionalnih zahtev (ICA-Req). V ICA-Req sta zajeta tudi standarda za upravljanje zapisov ISO in ISO ICA-Req podaja osnovna načela za funkcionalno hrambo, ki se zahtevajo pri poslovanju, podaja skupek funkcionalnih zahtev za programsko opremo za upravljanje zapisov in predstavlja začetek nadaljnjih funkcionalnih zahtev. Zahteve standarda ISO so povzete po ICA-Req in slonijo na minimalnih zahtevah glede funkcionalnosti zapisa, ki so definirane v mednarodnem standardu ISO ISO ne pokriva funkcionalnih zahtev za dolgotrajno hrambo digitalnega gradiva. Se pa ta standard lahko aplicira v skladu z vsako nacionalno zakonodajo. Cunningham je podrobneje obravnaval ISO v zvezi z drugimi tovrstnimi standardi. 10 Pri elektronskem arhiviranju je ohranitev konteksta, v katerem je zapis oziroma dokument nastal, zelo pomembna. Kot je že uvodoma omenjeno, dokument s kontekstom ima pričevalno in dokazno vrednost in s tem uporabno vrednost. Za ohranitev konteksta so zelo pomembni metapodatki, ki predstavljajo skupek vsega, kar lahko povemo o nekem informacijskem objektu. 11 Pomembnost konteksta prepoznava tudi mednarodna arhivska stroka pri oblikovanju standarda RiC (Records in Context), standarda za popisovanje arhivskega gradiva Cunningham, A., Relationships between the ISO Series of Standards and Other Products of ISO/TC46/SC11: Archives and Records Management. Pridobljeno s 11 Guilliland-Swetland, A. J. (2000). Introduction to Metadata: Setting the Stage. 12 str. (Pathways to Digital Information). Pridobljeno s 12 RiC-CM je oblikovala ekspertna skupina za arhivsko popisovanje pri Mednarodnem arhivskem svetu (ICA) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

153 Zaključek Arhivsko gradivo je pomembno za vsako družbo, za vsako vladavino. Vladajoči so se tega vedno zavedali, tega se zaveda tudi demokratična družba. Ohranjeno gradivo mora čim bolj reflektirati značilnosti države in družbe v določenem času in prostoru. Arhivske institucije morajo zagotavljati varno hrambo za najpomembnejše dokumente neke družbe, neke države. Ocena pomembnosti dokumentov za trajno ohranitev je odgovorna in težka naloga. Na eni strani je vladajoča skupina z državnim aparatom, ki na mnoge načine vpliva oziroma je povezana z malim človekom, posameznikom ali skupino posameznikov. Na drugi strani je posameznik ali skupina posameznikov, ki je vpeta v neki družbi in je odvisna od državnega aparata vladajoče skupine. Arhivska načela, ki so se oblikovala skozi zgodovino, so steber varne hrambe arhivskega gradiva. Modernizacija in digitalizacija družbe in gradiva nalagata arhivski stroki, da se dejavno vključi v proces in teorijo upravljanja zapisov. Zaradi različnih nacionalnih zakonodaj ter različnih sistemov državne in javne uprave, kot tudi različnih korelacij javne uprave in zasebnega sektorja je težko pričakovati poenoten sistem elektronskega arhiviranja. Vendar znanstveni pristop pri oblikovanju arhivskih strokovnih meril in načel, ki bi se aplicirala povsod in v skladu z vsako zakonodajo, je ne samo mogoč, ampak tudi nujen. Digitalni svet s svetovnim medmrežjem in različnimi ter spreminjajočimi se upravno-političnimi skupnostmi narekuje dodatne zahteve in merila za ohranitev arhivskega gradiva. Načeli provenience in prvotne ureditve sta seveda ob primerni strokovni obdelavi pri papirnatem gradivu zagotavljali ohranitev konteksta, v katerem je gradivo nastalo, in uporabnost gradiva, medtem ko se pri elektronskem arhiviranju soočamo z mnogimi izzivi dolgotrajne hrambe, predvsem z zagotavljanjem avtentičnosti, zanesljivosti, celovitosti in uporabnosti, za kar je pomemben pogoj obstoja konteksta dokumenta. Viri in literatura Arhiv Republike Slovenije (2013). Enotne tehnološke zahteve del. Pridobljeno s Arhiv Republike Slovenije (2013). Enotne tehnološke zahteve del. Pridobljeno s Arhiv Republike Slovenije (2013). Enotne tehnološke zahteve del. Pridobljeno s Cook, T. (2013). Evidence, memory, identity, and community: four shifting arhival paradigms. Archival Science, Cook, T. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. Pridobljeno s Cunningham, A. Relationships between the ISO Series of Standards and Other Products of ISO/TC46/SC11: Archives and Records Management. Pridobljeno s Guilliland-Swetland, A. J. (2000). Introduction to Metadata: Setting the Stage. 12 str. (Pathways to Digital Information). Pridobljeno s: 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 151

154 ISO 15489, Parts 1 2: Information and Documentation Records management. ISO/TR 23081, Parts 1 3: Information and Documentation Managing metadata for records. Jenkinson, H. A (1922). Manual of Archive Administration Including the Problems of War Archives and Archive Making. Oxford: At the Clarendon Press. Navodilo o odbiranju arhivskega gradiva iz registraturnega gradiva. Uradni list SRS, št. 9/1970. Pravilnik o odbiranju in izročanju arhivskega gradiva arhivu. Uradni list SRS, št. 34/1981, popravek št. 2/1982. Records in Context. A Conceptuonal Model for Archival Description. ICA, Experts Group on Archival Description, Consultation Draft v0.1. (2016). Pridobljeno s default/files/ric-cm-0.1.pdf Samuels, H. W (1986). Who Controls the Past. American Archivist, 47 (2). Schellenberg, T (1984). The Appraisal of Modern Public Records (1956). Washington: Modern Archives Reader, Schwartz, J. M., Cook, T. (2002). Archives, Records, and Power: The Making of Modern Memory. Archival Science 2, Škoro Babić, A. (2015). Upravljanje, vrednotenje in dolgoročna hramba e-gradiva: vloga arhivistov in informatikov. Atlanti, 25, Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (2006). Uradni list RS, št. 86/2006. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih. Uradni list SRS, št. 4/1966. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih. Uradni list SRS, št. 34/1973. Zakon o naravni in kulturni dediščini ZNKD. Uradni list SRS, št. 1/1981, popravki št. 42/1986, št. 8/1990. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih. Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 odl. US in 51/2014. Žumer, V. (2008). Makro valorizacija arhivskega gradiva v Sloveniji. Arhivi, 31, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

155 Summary Archival material is important for each society and for each government. Governments have always been aware of this it is also aware of a democratic society. Preserved records must, as much as possible, reflect the characteristics of the state and society at a given time and space. Archival institutions must ensure safe storage of the most important documents of a society and of a state. Assessment of the significance of documents (appraisal) for permanent preservation is a responsible and difficult task. On one hand, there is the ruling group of the state apparatus, which, in many ways, affects or is associated with a small man, an individual or a group of individuals. On the other hand, there is an individual or a group of individuals, embedded in a society and it depends on the state apparatus of the ruling group. Archival principles formed through history are the pillar of secure storage of archival records. Modernisation and digitisation of society and archival material impose archival profession to be actively involved in the process and theory of record management. Due to different national laws and due to different systems of state and public administration as well as the correlations of different public administrations and the private sector it is difficult to expect a unified system of electronic archiving. However, the scientific approach in designing archival professional criteria and principles to be applied everywhere and in accordance with any law, it is not only possible but also necessary. The digital world with the global Internet and the different and changing administrative-political communities requires additional requirements and criteria for the preservation of archives. Principles of provenance and of original arrangements, of course, with appropriate professional treatment of paper records, ensure the preservation of the context of the records, as well as the usability of the records, while the electronic archiving face many challenges in long-term preservation, in particular by ensuring the authenticity, reliability, integrity and usability for which an important condition is the existence of the context of the document. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 153

156 mag. Mojca Kosi Ministrstvo za kulturo Arhiv Republike Slovenije, Sektor za elektronske vire in računalniško podporo, Projekt e-arh.si ESS ANALIZA STANJA FIZIČNE DOSTOPNOSTI JAVNIH ARHIVOV PRIMER ARHIVA REPUBLIKE SLOVENIJE ANALYSIS OF PHYSICAL ACCESSIBILITY OF PUBLIC ARCHIVES - THE CASE OF THE ARCHIVES OF THE REPUBLIC SLOVENIA Izvleček Leta 2016 je Arhiv Republike Slovenije pridobil finančna sredstva ter skupaj z regionalnimi arhivi začel izvajati projekt nadaljnjega razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva e-arh.si. V okviru projekta bo posebna pozornost namenjena tudi potrebam starejših oseb in oseb s posebnimi potrebami (ranljivim skupinam), za katere želijo slovenski javni arhivi prilagoditi rešitve s področja e-arhiviranja, kot tudi elektronsko arhivsko gradivo. Z vzpostavitvijo virtualnih čitalnic bodo lahko tako rekoč iz domačega naslanjača uporabniki hitreje in preprosteje dostopali do arhivskega gradiva. Vendar obstaja nevarnost, da bi na tak način nekatere skupine uporabnikov (ranljive skupine) dodatno socialno izolirali. Zato je nujno, da arhivi izvedejo potrebne ukrepe za fizično dostopnost svojih zgradb in vzpostavijo dostopno ter ustrezno opremljeno točko dostopa v virtualno čitalnico tudi v svojih javnih prostorih (čitalnici). V prispevku bo po izdelani metodologiji Urbanističnega inštituta RS na primeru Arhiva Republike Slovenije predstavljen način izdelave analize dostopnosti za ranljive skupine uporabnikov, ki je prenosljiv na vse arhive in tudi vse (javne) zgradbe. Ključne besede: dostopnost, ranljive skupine, javni elektronski arhiv (e-arh.si), virtualna čitalnica. Abstract In 2016, the project Development of Slovenian public electronic archive e-arh.si has been launched. The project will pay special attention to the needs of the elderly and persons with special needs (vulnerable groups), for which the Slovenian public archives is developing adapted solutions for electronic archiving and electronic archives. By creating virtual reading rooms, users will gain faster and easier access to archives from the comfort of their own home. However, there is a fear that in this instance a certain group of users (vulnerable groups) would face further social isolation. Therefore, it is imperative that the archives implement necessary measures for physical accessibility in their own buildings and set up accessible and properly equipped access points to the virtual reading room in its own public areas (reading room). The paper will be written according to the methodology of the Urban Planning Institute on the case of the Archives of the Republic of Slovenia and final results will include a presentation of proper procedures for conducting the analysis for vulnerable groups of users, which will be transferable to all archives and all public buildings. Keywords: accessibility, vulnerable groups, public electronic archive (e-arh.si), virtual reading room MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

157 Uvod Enakopravnost vseh ljudi je kot človekova pravica opredeljena v slovenski ustavi in se uresničuje tudi z različno področno zakonodajo. Urejenost zakonodaje pa je samo osnova, na kateri lahko gradimo enakopravno družbo. Če želimo, da bi se enakopravnost izražala tudi v praksi, je med drugim zelo pomembno, da se oblikovalci javnega prostora, storitev in procesov pri svojem delu zavedajo, kdo so uporabniki tega, kar ustvarjajo s svojim delom. Družba namreč ni homogena množica»povprečnih«ljudi, temveč pisana skupina ljudi zelo različnih sposobnosti in zmožnosti. Javni prostor, dostopen široki množici ljudi, je ključen za ustvarjanje pogojev za enakopravno družbo v praksi, saj so v nedostopnem prostoru tudi storitve in procesi, ki potekajo v njem, večinoma nedostopni. 1 Dostopni prostor je tudi izhodišče za izvajanje ocene dostopnosti prostora (zgradbe) Arhiva Republike Slovenije za osebe s posebnimi potrebami v okviru projekta e-arh.si ESS Dostop do elektronskega oz. digitalnega in digitaliziranega arhivskega gradiva je storitev, ki jo Arhiv Republike Slovenije ponuja v svojih prostorih in jo mora omogočiti vsem uporabnikom ne glede na njihove zmožnosti. Če nima ustrezno urejenega dostopa v javne prostore za osebe s posebnimi potrebami, to velja za diskriminacijo (Zakon o izenačevanju možnosti invalidov, člen 8). Ne glede na rešitve, ki jih bo prinesel projekt e-arh.si ESS (povečan dostop do digitaliziranega gradiva, virtualne čitalnice), naj ostane proučevanja arhivskega gradiva na daljavo v virtualni čitalnici zgolj možnost izbire, ne pa edina mogoča izbira za ranljive skupine. Omeniti velja tudi, da je večina slovenskih javnih arhivov (vključno z njihovimi enotami) v občinah, ki so pridobile naziv»občina po meri invalidov«. To so Ravne na Koroškem (2013), Mestna občina Ptuj (2012), Mestna občina Murska Sobota (2012), Mestna občina Nova Gorica (2012), Mestna občina Maribor (2010) in Mestna občina Ljubljana (2009). To naj bo še dodatna spodbuda, da tudi slovenski javni arhivi izboljšajo dostopnost svojih zgradb in storitev ranljivim skupinam. Gruberjeva palača in Arhiv Republike Slovenije Arhiv Republike Slovenije ima sedež v Zvezdarski ulici 1 v Ljubljani. Prostori arhiva so v Gruberjevi palači, ki jo je poleg bolj znanega Gruberjevega kanala za odvajanje visokih voda z Ljubljanskega barja leta 1773 začel graditi jezuit Gabrijel Gruber kot hidravlično in mehanično šolo. V času Ilirskih provinc od leta 1809 do leta 1813 so na južnem delu dodali prizidek in s tem porušili baročno simetrijo čelne fasade. V drugi polovici 19. stoletja so na severni strani dozidali Virantovo hišo in jugovzhodni del, ki je bil v 70. letih 20. stoletja v celoti predelan in tako je nastalo trikotno notranje dvorišče. Gruberjeva palača je umetnostnozgodovinski spomenik, saj nam poslikave s štukaturnimi okrasi na stopnišču in v sobah, kapela s Kremser-Schmidtovimi slikami in Herrleinova freska nad stopniščno kupolo predstavljajo biser meščanskega baroka v Ljubljani iz zadnje četrtine 18. stoletja, ki ga dopolnjuje še poslikava v čitalnici iz prve polovice 19. stoletja. Prvi zametki Arhiva Republike Slovenije kot institucije segajo v leto 1859, ko je Historično društvo za Kranjsko predlagalo, da bi se ustanovil deželni arhiv, medtem ko so arhivsko gradivo do tedaj že zbirale in popisovale različne ustanove, društva in posamezniki. Z dograditvijo stavbe Deželnega, današnjega Narodnega muzeja v Ljubljani v letu 1887 so bili zgrajeni tudi prostori, namenjeni hrambi arhivskega gradiva, kjer so združili vse do tedaj zbrano gradivo. Arhiv je začel delovati kot del Kranjskega deželnega muzeja. V obdobju Kraljevine Jugoslavije je sicer bil leta 1926 uradno ustanovljen Državni arhiv, ki pa je še vedno deloval kot organizacijska enota muzeja. 31. oktobra 1945 je Narodna vlada Slovenije z odlokom ustanovila Osrednji državni arhiv Slovenije kot samostojno institucijo, ki se je v letu 1953 preimenoval v Državni arhiv Slovenije, leta 1966 v Arhiv Slovenije, leta 1979 v Arhiv Socialistične republike Slovenije, leta 1991 pa v Arhiv Republike Slovenije. (Arhiv Republike Slovenije) 1 Albreht, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 155

158 Opis metodologije Pri študiju razpoložljive literature je bilo ugotovljeno, da v Sloveniji nimamo enotne metodologije in meril za ocenjevanje dostopnosti. Z analizami in ocenami dostopnosti se ukvarjajo različna društva, združenja in zavodi, ki ocenjujejo dostopnost za potrebe svojih članov ali uporabnikov (npr. socialno podjetje Brez ovir ocenjuje dostopnost turističnih objektov za potrebe gibalno oviranih na invalidskih vozičkih). Najbolj dodelano (na podlagi leta 2015 veljavne zakonodaje, predpisov in standardov) metodologijo je pripravil Urbanistični inštitut Republike Slovenije, ki je izdal Priročnik o dostopnosti objektov v javni rabi (2015). 2 Skupina raziskovalcev Urbanističnega inštituta Republike Slovenije je skupaj s skupino senzorno (slepi, slabovidni, gluhi in naglušni) ter gibalno oviranih (osebe na invalidskih vozičkih) oseb izvedla analizo nekaterih objektov v javni rabi. Prostori, ki so jih ocenjevali, so: parkirno mesto, dostopna pot, glavni vhod, informacijski pult, stopnice, dvigalo, klančina, dvižna ploščad, razstavni in sanitarni prostor. V analizo dostopnosti Urbanističnega inštituta Republike Slovenije ni bil vključen noben slovenski javni arhiv. Pri ocenjevanju so uporabljali listo s približno 250 elementi ocenjevanja. Ocenjevalna lista ni javno dostopna. Po razgovoru z vodjo raziskovalcev, dr. Richardom Sendijem, 3 o metodologiji ocenjevanja dostopnosti je bilo ugotovljeno, da lahko za potrebe ocene dostopnosti Arhiva Republike Slovenije uporabimo kazalnike iz Priročnika o dostopnosti objektov v javni rabi. Na podlagi teh kazalnikov je bil izdelan anketni vprašalnik, po katerem je bila izvedena ocena dostopnosti. Dodatno, kot avtorsko delo članov Kompetenčnega centra 4 v projektu e-arh.si ESS , so bila izdelana merila za ocenjevanje dostopnosti arhivske čitalnice. Pri oceni dostopnosti v tej fazi niso bili vključeni invalidi iz ciljnih skupin, saj smo ocenili, da so merila dovolj jasno napisana in nazorno razložena, da lahko v tej fazi dobimo relevantne rezultate. Če bo prišlo do realizacije odpravljanja grajenih in drugih ovir dostopnosti, je treba k sodelovanju povabiti usposobljene strokovnjake ter predstavnike ciljnih skupin. Rezultati ocene dostopnosti Ocena je bila izvedena med 9.30 in Dostopna pot Dostopna pot do javnega objekta mora biti ustrezno prilagojena za vse tipe invalidnosti. Biti mora jasno označena. Do Arhiva Republike Slovenije v Zvezdarski ulici 1 v Ljubljani vodi več različnih poti. Uporabniki lahko pridejo z lastnim prevozom (javna parkirišča v neposredni bližini), mestnim avtobusom (postajališče tik ob Arhivu Republike Slovenije iz smeri središča mesta in v neposredni bližini iz smeri Rudnika) ali peš. Za izhodišče smo izbrali pešpot iz smeri središča mesta (od Prešernovega spomenika vzdolž Ljubljanice Hribarjevo nabrežje, Breg), ki je označena s talnim taktilnim vodilnim sistemom (fotografija 1), kar omogoča dostop tudi slepim uporabnikom. Oceno smo izvajali v času»veselega decembra«, ko so po celotnem središču mesta postavljene številne stojnice. Stojnice na izbrani poti so bile postavljene tik ob talnem taktilnem vodilnem sistemu in tako je pot v tem času za slepe praktično neprehodna. Brez ovir in nevarnosti ni niti nadaljevanje poti, saj se talni taktilni vodilni sistem nenadoma spremeni (drugačna struktura poti do prehoda za pešce). Položaj prehoda za pešce ni jasno označen s spremembami v površini pločnika. Prav tako poglobitev na prehodu za pešce ni označena s kontrastno in taktilno oznako. Semafor je ustrezno opremljen z zvočnim signalom. Čez prehod za pešce ne vodi talni taktilni vodilni sistem, zaradi česar se slepi uporabnik težje orientira. 2 Priročnik je dostopen tudi v elektronski obliki na spletnem naslovu na Urbanističnem inštitutu Republike Slovenije MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

159 Prehod ovirajo tudi količki, ki niso dovolj kontrastni z okoljem, kar lahko predstavlja oviro za slabovidne uporabnike. Težavo bi brez večjih težav lahko rešili s kontrastnimi rumeno-črnimi nalepkami. Pot je sicer utrjena in nedrseča. Robniki so na določenem delu izravnani s površino cestišča oz. prehoda za pešce, kar omogoča gibanje tudi uporabnikom na invalidskih vozičkih. Pomanjkljivost je, da so te izravnave pod kotom, kar oteži manevriranje uporabnikom na invalidskih vozičkih, ko prečkajo prehod za pešce in želijo zavijati levo v smeri proti Arhivu Republike Slovenije. Ko uporabniki prečkajo prehod za pešce na Zoisovi cesti, se orientirajo levo preko mostu čez Ljubljanico v smeri proti Arhivu Republike Slovenije, ki je oddaljen dobrih 150 metrov. Čez most ne vodi talni taktilni vodilni sistem, vendar lahko ograja mosta služi kot vodilo za slepe. Kljub zimskemu času so pot ob začetku mosta ovirale veje v višini glave (obraza), ki so s stebra visele na pločnik in bi lahko poškodovale slepega ali slabovidnega uporabnika. Pristojna služba bi morala v vseh letnih časih poskrbeti za obrezovanje rastlin, ki se razraščajo na pločnik. Pot do Arhiva Republike Slovenije pelje tudi čez avtobusno postajališče. V času ocenjevanja (dopoldne) je bilo postajališče brez večjih težav prehodno. V času jutranjih in popoldanskih konic, ko je gostota potnikov povečana, pa je lahko prehod preko avtobusnega postajališča zaradi številnih potnikov, ki čakajo avtobus, sila neprijeten in celo nevaren za slepe, slabovidne in gibalno ovirane uporabnike. Dodatno oviro lahko predstavlja tudi prometni znak, postavljen na pločniku. Parkirno mesto Na koncu mosta, na desni strani, je parkirišče, na katerem sta prvi dve mesti rezervirani za invalide. Rezervirana mesta so oddaljena približno 50 metrov od zgradbe Arhiva Republike Slovenije. V neposredni bližini glavnega vhoda ni možnosti parkiranja ali kratkotrajnega ustavljanja. Po predhodnem dogovoru bi bilo mogoče parkirati na notranjem dvorišču Arhiva Republike Slovenije. V času izvajanja ocene dostopnosti sta bili obe parkirni mesti zasedeni z avtomobiloma, ki sta bila na vidnem mestu označena z mednarodno nalepko za invalide. V bližini ni parkirnega avtomata. V bližini parkirišča ni mogoče najti informacije, ali je parkirišče za invalide brezplačno, kar lahko predstavlja težavo za invalide, ki ne prihajajo iz Ljubljane in ne poznajo parkirnega režima v prestolnici. Glavni vhod v Arhiv RS Do glavnega vhoda v Arhiv RS ne vodi talni taktilni vodilni sistem. Oviro predstavljajo tudi količki, ki v manj sončnih dneh (megla, mrak) niso dovolj kontrastni z okoljem. Podlaga tal je sicer nedrseča, a ni izravnana (dvignjen del ob sami zgradbi, ki vodi do glavnega vhoda). Glavni vhod v Arhiv RS je sicer jasno prepoznaven oziroma označen. Barva vhodnih vrat je v kontrastu z zidovi. Vhod je označen z informativnimi tablami (Ministrstvo za kulturo Arhiv Republike Slovenije, Gruberjeva palača), vendar so table nameščeno precej nad višino oči in zato za marsikaterega uporabnika s posebnimi potrebami neuporabne. Posebnih oznak (brajica, zvok) ni. Do vhodnih vrat vodita dve stopnici neenakomerne širine in višine. Zato je glavni vhod za gibalno ovirane na vozičku nedostopen. Z ustreznimi kontrastnimi oznakami bi zadostili potrebam slabovidnih uporabnikov. Vrata so masivna in težka za odpiranje, kar otežuje vstop vsem uporabnikom. Skrajno desno na vratih je gumb»pozvoni«, ki je težje dosegljiv za vse uporabnike, za slepe, slabovidne in gibalno ovirane pa je nedosegljiv. Na zvonec večkrat pozvonijo uporabniki, ki ne morejo odpreti težkih vrat oz. menijo, da je vhod zaklenjen. Vhodna vrata so pod videonadzorom informatorja v arhivu, ki po potrebi priskoči na pomoč pri odpiranju vrat. Tudi kljuke so premalo opazne in nekontrastne z vrati. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 157

160 Za vhodnimi vrati so še steklena vrata s samodejnim odpiranjem. Vrata so označena s kontrastnimi (rumeno-črnimi) nalepkami, ki niso nalepljene v ustrezni višini, oz. je zgornja nalepka (v višini oči) prekratka, pozornost pa odvračata tudi dve drugi (belo-rdeči) nalepki z obvestilom. Uporabniki, za katere je glavni vhod zaradi grajenih ovir nedostopen, imajo možnost vstopa v zgradbo Arhiva Republike Slovenije skozi stranski vhod, ki pa v času izvajanja ocenjevanja ni ustrezno označen, niti ni ustrezno vzdrževana pot za samostojen vstop uporabnikov s posebnimi potrebami (neoznačena pot, brez informacij o možnosti vstopa skozi stranski vhod, neurejena pot čez parkirišče luknje, kamni, betonske izbokline v tleh ). V prihodnosti se obetata ureditev dostopa z notranje strani dvorišča (stranski vhod) in izgradnja dvigala. Informacijski pult v Arhivu RS Informacijski pult je v neposredni bližini glavnega vhoda in je prepoznaven. Dostop do informacijskega pulta je brez nivojskih razlik. V nobenem od prostorov arhiva ni talnih taktilnih oznak ali kontrastno označenih poti. Sam informacijski pult je neustrezen za sporazumevanje z večino uporabnikov s posebnimi potrebami, saj je previsok in zastekljen. Za nemoteno sporazumevanje bi informator moral stopiti izza zastekljenega pulta. Oviro za slepega uporabnika lahko predstavljajo tudi odprta kovinska vrata črne barve ob prehodu na stopnišče. Stopnice Največjo oviro za gibanje po javnosti namenjenih prostorih predstavljajo ravno stopnice. Javnosti namenjeni prostori (razstavni prostor, avla, v kateri se odvijajo izobraževanja in usposabljanja, čitalnica) so v prvem oziroma drugem nadstropju. Stopnišče mora imeti ravno ramo, opremljeno mora biti z ustrezno ograjo ter ustrezno označeno in osvetljeno. Ustrezna mora biti tudi višina, širina in globina stopnic. Priporočeno je, da stopnice nimajo niti previsnih ploskev niti praznega čela. 4 Priporočljivo je, da bi bila pred stopnicami taktilna talna vodilna oznaka, ki slepega opozori, da so pred njim stopnice. Prav tako naj bi bili prva in zadnja stopnica označeni s kontrastno oznako. Stopnice v Arhivu Republike Slovenije ne izpolnjujejo osnovnih priporočil in za velik del uporabnikov (tudi za starejše in vse, ki se srečujejo z začasnimi težavam na področju gibanja ali nošenjem bremen) predstavljajo veliko ali celo nepremostljivo oviro. Stopnišče je ovalno. 5 Stopnice zaradi spreminjajoče se nastopne ploskve ne zagotavljajo varne hoje. Stopnišče je kamnito, drsnost je zmanjšana s preprogo po celotnem stopnišču. Dostopnost po stopnicah otežuje neustrezna ograja. Stopnišče je v zimskem času dokaj temačno. Sanitarni prostori Sanitarni prostori so v vsakem nadstropju zgradbe. Obiskovalcem so namenjeni predvsem sanitarni prostori v neposredni bližini razstavnega prostora in čitalnice (2. nadstropje), zato so bili v oceno vključeni samo ti sanitarni prostori. Nobeni od treh sanitarnih prostorov niso dostopni in prilagojeni za osebe na invalidskem vozičku. Do sanitarij v drugem nadstropju vodita dve stopnički, ki sta označeni s kontrastnimi barvami, vendar neustrezno. Sam sanitarni prostor (ločen za moške in ženske) je uporaben za ostale uporabnike, čeprav ni optimalno urejen (vrata se odpirajo v prostor, ni obešalnika, alarmne naprave za dvosmerno sporazumevanje, ki omogoča klic na pomoč in je povezana z varnostnim osebjem, bolj kot klasično se priporoča samodejno prižiganje/ugašanje luči). 4 Sendi, R. (2015). Priročnik o dostopnosti objektov v javni rabi. Ljubljana: Urbanistični inštitut Republike Slovenije, Serajnik Vavken, J. (1959). Stavbni razvoj Gruberjeve palače v Ljubljani. Kronika, časopis za slovensko krajevno zgodovino, Pridobljeno s MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

161 Razstavni prostor Vrata so problem po celotni zgradbi, saj so raznolika, na številnih prehodih dvojna. Tudi kljuke na vratih so različnih oblik in večinoma nekontrastne z barvo vrat, kar je še zlasti z vidika slabovidnega uporabnika neustrezno. Številni prehodi imajo tudi komaj opazne pragove, ki so bolj ali manj (ne)ustrezno označeni s kontrastnimi barvami. Čeprav so pragovi v povprečju nizki, lahko predstavljajo oviro za slepe, slabovidne (možnost padca) in gibalno ovirane v primeru višjih pragov. Praviloma se odpira samo eno krilo vrat; z odprtjem obeh kril je dovolj prostora za vstop oseb na invalidskih vozičkih. Preproga na hodniku do razstavnega prostora zmanjša učinek drseče talne površine, lahko pa služi tudi kot orientacija za slabovidne uporabnike. V razstavnem prostoru preproge ni. V času izvajanja ocenjevanja v razstavnem prostoru ni bilo postavljene razstave, zato ocene nismo izvedli. Čitalnica Vhod v čitalnico vodi skozi razstavni prostor. Po priporočilih naj bi bila čitalnica arhiva v pritličju in naj bi bila razdeljena na tihi in glasni del. Vsak del naj bi imel svojega čitalničarja, ki daje informacije uporabnikom. V Arhivu Republike Slovenije te možnosti ni. Čitalnica je namenjena tihemu delu, kar lahko oteži sporazumevanje z uporabniki, ki potrebujejo več informacij in glasnejši, jasni govor. Vhod v čitalnico ni jasno označen (iz osrednjega razstavnega prostora vodijo tri vrata). Vrata v čitalnico so kontrastna s sosednjimi zidovi. Na vratih je napis, da gre za čitalnico, ki je nekontrasten z vrati in obdan z drugimi obvestili. Kljuke so nestandardne. Arhivska čitalnica je ustrezno urejena za dostop oseb s posebnimi potrebami. Med delovnimi površinami je dovolj prostora za manevriranje z invalidskim vozičkom. Prostor je primerno osvetljen, za dodatno osvetljenost so na voljo namizne luči. V čitalnici sta na voljo dva informatorja, vendar še zlasti informacijski pult v arhivski čitalnici zadaj ni jasno razpoznaven in uporabniki težje presodijo, da gre za delovno mesto informatorja. Informacijski pult v arhivski čitalnici spredaj je razpoznaven in brez težav dostopen (dovolj širok prehod) tudi za osebe na invalidskem vozičku. Prostor za psa vodnika ni urejen. Zaključek Na podlagi izvedene ocene lahko povzamemo, da sta dostop do zgradbe in premikanje po zgradbi Arhiva Republike Slovenije za uporabnike s posebnimi potrebami otežena. Vstop v zgradbo je mogoč skozi stranski vhod tudi za gibalno ovirane na vozičku, ki pa nimajo dostopa do sanitarij. Ocena dostopnosti lahko služi kot vodilo, kje so kritične točke dostopnosti za invalide, in usmerja pri iskanju ustreznih rešitev, ki so vedno mogoče. Oviranost namreč ne izhaja iz okvar in drugačnosti neke osebe, temveč iz okolja, v katerem živi in se giblje (Krivic, 2008, 22). Šele v dostopnem okolju lahko ponudimo dostopne storitve. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 159

162 Literatura Albreht, A. in drugi (2016). Z belo palico po mestu. Priročnik za načrtovanje talnega taktilnega vodilnega sistema. Ljubljana: Zavod Dostop, Zveza društev slepih in slabovidnih Slovenije. Brez ovir. Pridobljeno s Krivic, A. (2008). Čutim, vidim, zmorem Prostor tudi za slepe in slabovidne. Ljubljana: Študentska založba. O arhivu zgodovina. Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno s arhivu/zgodovina/. Prejemniki listine Občina po meri invalidov. Zveza delovnih invalidov Slovenije. Pridobljeno s Sendi, R. in drugi (2015). Priročnik o dostopnosti objektov v javni rabi. Ljubljana: Urbanistični inštitut Republike Slovenije. Serajnik Vavken, J. (1959). Stavbni razvoj Gruberjeve palače v Ljubljani. Kronika, časopis za slovensko krajevno zgodovino, Pridobljeno s URN:NBN:SI:DOC-CLH0V3M6. Summary In 2016, the project Development of Slovenian public electronic archive e-arh.si has been launched. The project will pay special attention to the needs of the elderly and persons with special needs (vulnerable groups), for which the Slovenian public archives is developing adapted solutions for electronic archiving and electronic archives. By creating virtual reading rooms, users will gain faster and easier access to archives from the comfort of their own home. However, there is a fear that in this instance a certain group of users (vulnerable groups) would face further social isolation. Therefore, it is imperative that the archives implement necessary measures for physical accessibility in their own buildings and set up accessible and properly equipped access points to the virtual reading room in its own public areas (reading room). The paper will be made according to the methodology of the Urban Planning Institute on the case of the Archives of the Republic of Slovenia and the final results will include a presentation of proper procedures for conducting the analysis for vulnerable groups of users, which will be transferable to all archives and all public buildings MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

163 Vanja Pfajfar študentka na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM, Ministrstvo za kulturo RS, Arhiv RS NOVE MOŽNOSTI PREUČEVANJA VIROV NA SPLETU: DIGITALIZACIJA IN SPLETNA DOSTOPNOST URBARJEV NEW POSSIBILITIY OF RESEARCHING SOURCES ONLINE: DIGITISATION AND ONLINE ACCESS OF URBARIA Izvleček Urbarji so bogat vir za gospodarsko, socialno, krajevno, okoljsko in pravno zgodovino slovenskega prostora in zato zelo uporabljeno gradivo v arhivskih čitalnicah. Zahteve uporabnikov po lažjem in širšem dostopu do arhivskega gradiva so v zadnjih letih spodbudile digitalizacijo gradiva v arhivih. V prispevku je predstavljen projekt digitalizacije urbarjev, ki je bil izveden v letih 2012 in 2015, kot primer za oblikovanje standardnih postopkov in zahtev za digitalizacijo vezanega gradiva. Ključne besede: digitalizacija, arhivsko gradivo. Abstract Urbaria are a rich source for the research of economic, local, environmental and juridical history of the Slovenian region and therefore frequently used documents in archival reading rooms. Users requests for easier and broader access to archival documents have in recent years led archival institutions to run a number of digitisation projects. The article presents the project of digitisation of Urbaria, which was carried out in 2012 and in 2015 as a case study for adopting standard procedures and requirements for digitisation of bound archival material. Key words: digitisation, archival material 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 161

164 Uvod Digitalizacija arhivskega gradiva v Arhivu RS se izvaja že od leta 2003, ko je bil digitaliziran del gradiva katastrov iz 19. stoletja. Takrat je bil glavni razlog za digitalizacijo zaščita originalov, saj je katastrsko gradivo predvsem karte eno najpogosteje uporabljenih gradiv v čitalnici arhiva. S tem je povezan tudi problem ravnanja z velikim formatom (mape katastra namreč merijo v povprečju cm); gradivo katastrov je bilo zaradi stalnega pripravljanja za uporabnike v nevarnosti, da se nepopravljivo poškoduje. Digitalizacija je torej takrat omogočila zagotovitev materialnega varstva kulturne dediščine. Danes je v ospredju nov razlog za pretvorbo analognega gradiva v digitalno, in sicer omogočanje dostopa prek spleta. Uporabnik današnjega časa namreč želi prost in širok dostop do informacij, zato se arhivi spopadamo z izzivom, da tem pričakovanjem zadostimo. Tej usmeritvi je toliko lažje slediti s podporo Evropske unije, ki spodbuja digitalizacijske projekte pridruženih članic s priporočili, ki jih ustvarjajo strokovnjaki z različnih področij, in v ta namen namenja iz leta v leto več sredstev. V prispevku je predstavljena digitalizacija, ki jo je izvedel Arhiv RS v letu 2012 v okviru projekta ENArC (European Network on Archival Cooperation) in leta 2015 v okviru projekta OP RR (Operativni program krepitve regionalnih razvojnih potencialov). Zbirka urbarjev sicer predstavlja majhen del arhivskega gradiva, ki ga arhiv hrani, vendar sta pomembnost tovrstnega gradiva za znanstvene (in laične) raziskave in s tem povezana pogostost uporabe imeli pomembno težo pri odločitvi za digitalizacijo. Urbarji kot zgodovinski vir Urbarji so popisi posesti zemljiških gospodov in z njimi povezanih dohodkov in pravic (Bizjak, Žnidaršič Golec, 2016). 1 Beseda»urbar«pomeni»zemljo, ki daje donos«, izhaja iz nemške besede»erbern«. 2 Na slovenskem ozemlju so nastajali od 12. do sredine 19. stoletja in so dragoceni vir za raziskovanje gospodarske, socialne, demografske, krajevne, okoljske in pravne zgodovine. Urbarji nam skozi stoletja ne kažejo le razvoja posameznih zemljiških gospostev, temveč so tudi eden redkih zgodnjih virov o življenju najnižjega stanu prebivalstva, podložnikov. Vsebujejo namreč podroben seznam obveznosti, ki jih je posamezen podložnik moral odvajati zemljiškemu gospodu, ponekod pa tudi opis njegovega položaja, ki izhaja iz velikosti in donosnosti zemlje, ki jo obdeluje (npr. hubar ali kajžar). Glede na funkcijo poznamo temeljne in priročne urbarje. Prve so izdelovali za daljše obdobje in pomenijo normativ za višino in obseg dajatev, medtem ko so drugi služili za sprotno beleženje poravnanih podložniških obveznosti. Zemljiški gospod je imel s to evidenco pregled nad obsegom in donosom svoje zemljiške posesti ter tudi nad pobiranjem podložniških dajatev. 3 1 Juričić Čargo, D., Žnidaršič Golec, L. (2005). Vodnik po urbarjih Arhiva Republike Slovenije, zvezek 1. Urbarji v Zbirki urbarjev in fondih zemljiških gospostev, Prav tam, 5. 3 Prav tam, MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

165 Novoreformirani urbar graščine Gamberk, 1571 (SI AS 1074/65) Priročni urbar graščine Medija, (SI AS 1074/86) Zlata doba nastajanja urbarjev je od konca 15. do 18. stoletja. To je zlasti čas t. i. reformiranih in rektificiranih urbarjev. Prvi so nastali z reformami, ki jih je začel vladar Maksimilijan I., drugi pa v času Marije Terezije. 4 Novonastali urbarji so bili izdelani na podlagi instrukcij, ki jih je izdal Maksimilijan kot deželni knez, in so za razliko od zgodnejših vsebovali protokol, v katerem je pojasnjeno ozadje nastanka urbarja. Sledijo, tako kot pri starejših urbarjih, seznami podložnikov po uradih in vaseh ter njihove obveznosti (dajatve od posesti, tlaka in druga bremena). Predvsem pa so urbarji tega obdobja zanimivi, ker vsebujejo podrobne opise gospostva, njegovih meja, sodnih pristojnosti, podatke o načinu pobiranja dajatev, o izvrševanju tlake in drugih izrednih delih (npr. pripravljenost za turške napade, kidanje snega ipd.), informacije o merah in še mnogo drugih zanimivosti. 5 Urbarji so seveda primarni vir za preučevanje agrarnega gospodarstva, vendar pri mnogih zasledimo opise negospodarskih dejavnosti, kot so obrt, trgovina in promet. Najpogosteje so v urbarjih omenjeni mlini, zasledimo pa tudi kovaško obrt, tesarstvo, lov in ribištvo, žagarstvo, rudarstvo. Na poklice podložnikov pogosto namigujejo tudi njihovi priimki (npr. Wagner kolar, Schmid kovač). Od trgovskih poklicev najdemo v urbarjih omenjene kramarje, o prometu pa lahko sklepamo pri opisu sejmov, sejemskih pristojbin in mitnin. 6 V urbarjih najdemo tudi imena krajev in oseb, zato so neobhoden vir tudi za historične topografske raziskave, imenoslovje in rodoslovje. 7 Kot kažejo raziskave Žige Zwittra, je v urbarjih najti tudi netipične podatke, ki govorijo o življenjskem prostoru in okolju. Pri tem prednjačijo predvsem podatki o gozdovih, podnebju oz. vremenu, naravnih nesrečah in vodah. 8 Urbarji so torej zagotovo bogat vir za preučevanje široke sfere človeškega življenja in ustvarjanja, čeprav gre morda le za indice oziroma so ti le površno omenjeni ali»skriti«. Seveda si pri razjasnitvi lahko pomagamo tudi z drugimi viri, kot so davčni registri trgov in mest, inventarji premoženja, napovedne preglednice idr. 4 Prav tam, Prav tam, Prav tam, Prav tam, 5. 8 Prav tam, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 163

166 Zbirka urbarjev v Arhivu RS Arhiv RS hrani več kot 2000 urbarjev od sredine 14. do sredine 19. stoletja. Pojavljajo se po raznih fondih gospostev in upravnih oblasti; največ jih je najti v fondu Terezijanskega katastra (signatura SI AS 174), manjši del pa jih je zbranih v Zbirki urbarjev (signatura SI AS 1074). Za lažjo orientacijo med temi viri je Arhiv RS od leta 2005 izdal že tri vodnike po urbarjih, ki so zajeli 2003 urbarje, četrti zvezek pa je v pripravi. Naslovnice treh vodnikov po urbarjih v fondih in zbirkah Arhiva RS, 2005, 2009 in 2013 Vodniki služijo obstoječim in potencialnim uporabnikom kot orientacija po glavnini tega obsežnega gradiva in jim nudijo možnost, da spoznajo uporabnost in pomen tega vira. Urbarji so opisani s 14 mogočimi popisnimi elementi (pri vsakem urbarju niso zajeti vsi), s katerimi so podane različne informacije, kot so nahajališče (signatura), naslov, čas nastanka, vsebina, pisna podlaga, število (popisanih) strani, vrsta in tip vezave, posebnosti (npr. pečati), jezik in stanje ohranjenosti. Primer opisa v Vodniku po urbarjih, 1. zvezek, 2005 Zbirka urbarjev je nastala v arhivu, ko je bil ta še del Kranjskega deželnega muzeja (danes Narodni muzej Slovenije); največ zaslug za nastanek nosi kustos in ravnatelj muzeja, Josip Mal. Arhiv je pozneje zbirko dopolnjeval z različnimi prevzemi in nakupi, del pa je bil na podlagi sporazu MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

167 ma vrnjen iz Avstrije. 9 Danes zbirka obsega nekaj čez 200 urbarjev in drugih registrov (registri desetine, gornine, male pravde in tlake, registri činža in davka, računske knjige idr.). Jezik urbarjev je povečini nemški (pisava gotica), pojavlja pa se tudi italijanski, latinski in redko, pa vendar, tudi slovenski jezik. 10 Gre za vezane knjige različnih velikosti in obsega in različnih stopenj ogroženosti in poškodb. V večini primerov je ohranjenost dovolj dobra, da so lahko prenesli stres, ki so mu bili izpostavljeni med prevozom in digitalizacijo. Urbarji so v zadnjih 7 letih, odkar v Arhivu RS vodijo elektronsko evidenco uporabe, med bolj uporabljenim gradivom (gl. spodnji graf). V zadnjem letu je viden upad naročanja urbarjev v čitalnici, kar pripisujemo njihovi objavi na spletu. Zaradi pogoste uporabe in tudi zaradi obvladljivosti zbirke (200 kosov) se je arhiv odločil zbirko digitalizirati kot primer vezanega gradiva. Digitalizacija urbarjev Smernice za zajem, dolgotrajno ohranjanje in dostop do kulturne dediščine v digitalni obliki (2013) so okvir in osnova, po kateri se digitalizira arhivsko gradivo v Arhivu RS. Kot spremljajoči dokument smernicam, ki obsega konkretne postopke in zahteve, pa je Arhiv RS izdelal Kontrolni seznam za digitalizacijo (2014). Meril za izbor gradiva za digitalizacijo je več, najpogostejši razlogi pa so omogočanje širše dostopnosti do gradiva, zaščita izvirnikov, popularizacija in preprostejše ravnanje z gradivom. 11 Pri urbarjih so imeli največjo težo pogosta uporaba in s tem povezano materialno varstvo, deloma pa tudi preprostejše ravnanje z gradivom. Dodana vrednost projekta digitalizacije urbarjev je v tem, da so ti objavljeni na spletu in tako širše in lažje dostopni, kar, seveda, pripomore k večji prepoznavnosti arhivskega gradiva kot neizčrpnega zgodovinskega vira. Zbirka urbarjev se je digitalizirala v letih 2013 in Digitalizacija je potekala v naslednjih korakih: pregled stanja ohranjenosti, popis in priprava minimalnih zahtev, prevoz izvirnikov do izvajalca, nadzor nad izvedbo pri izvajalcu, prevzem digitaliziranega gradiva in vrnitev originalov, vključitev posnetkov v elektronski repozitorij in objava na spletu. Pregled stanja ohranjenosti Pred digitalizacijo je treba pregledati gradivo in ugotoviti, v kakšnem stanju je. Merila za oceno stanja so izhajala iz obsega in resnosti poškodb. Na tej podlagi je bila izdelana naslednja lestvica: I zelo dobro, II dokaj dobro, III dobro, slabo, IV dokaj slabo, V zelo slabo. Pregled je pokazal, da je večina (85 %) urbarjev dobro do zelo dobro ohranjenih; po posvetu s konservatorsko službo arhiva se je arhiv odločil, da se zbirka digitalizira v celoti. 9 Prav tam, Prav tam. 11 Smernice za zajem, dolgotrajno ohranjanje in dostop do kulturne dediščine v digitalni obliki (2013), TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 165

168 Center za restavriranje in konserviranje Arhiva RS, ki deluje že 60 let, je s svojimi specifičnimi znanji in izkušnjami uspel rešiti marsikateri dokument pred propadom. Leta 2007 so sodelavke centra v obdelavo prejele na primer enega od urbarjev iz Zbirke urbarjev, ki so ga zob časa in insekti dodobra načeli. Priročni urbar gospostva Brdo pri Kranju ter uradov Naklo in Primskovo, (SI AS 1074, Zbirka urbarjev, št. 064, I/9u) Popis in priprava minimalnih zahtev Med pregledom sta potekala tudi popis in priprava seznama minimalnih (tehničnih) zahtev ter metapodatkov, ki jih morajo vsebovati posnetki. Zaradi pomembnosti gradiva in tudi nekaterih vsebinskih karakteristik (ponekod majhna in zbledela pisava, pečati) so bili določeni naslednji parametri: resolucija: 600 dpi, barvna lestvica: barvno, barvna globina: 24 bit, formati: TIFF, PDF/A, nosilec za izročitev digitaliziranega gradiva: prenosni disk. Postavljene so bile še dodatne zahteve, in sicer da se skenira vsaka stran posebej (torej ne razprte knjige) in da se prazne strani brišejo le na koncu knjige. Naročnik digitalizacije (Arhiv RS) je ponudniku dostavil tudi potrebne metapodatke in navodila za poimenovanje posnetkov. Ime datoteke je sestavljeno iz signature fonda (SI AS 1074), zaporedne številke popisne enote (npr. 005), dodana je stara signatura popisne enote (npr. 5u), naslov popisne enote (npr. Urbar graščine Boštanj) in letnica nastanka (1682). Celotno poimenovanje je takole: SI_AS_1074_005_(5u)_Urbar graščine Boštanj Prevoz izvirnikov do izvajalca Ker arhiv v svojih prostorih nima potrebne strojne opreme za izvedbo digitalizacije vezanega gradiva (tovrstno gradivo namreč zahteva izvedbo na posebnem knjižnem skenerju, na katerem se gradivo razpira največ do kota 120 in se ne stiska ob steklo), je k oddaji ponudbe pozval zunanje izvajalce. Prevoz je moral biti skrbno načrtovan, gradivo pa zaščiteno. Urbarji so sicer zaščiteni že s tem, da so shranjeni v t. i. zaščitnih škatlah, vendar so bile pri prevozu te položene še v posebne zaboje, ki so zagotavljali dodatno varnost. Nadzor nad izvedbo pri izvajalcu Arhiv je med digitalizacijo opravil večkratni nadzor nad izvajanjem digitalizacije pri ponudniku. Obisk je obsegal pregled prostorov, v katerih je bilo gradivo shranjeno, način izvedbe digitalizacije in testnih posnetkov MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

169 Prevzem digitaliziranega gradiva in vrnitev originalov Ob prevzemu originalov v arhiv po opravljeni digitalizaciji je bilo treba preveriti: a) ali je gradivo vrnjeno v celoti, b) ali je v takem stanju, kot je bilo oddano, c) ali posnetki ustrezajo postavljenim zahtevam. Vključitev posnetkov v elektronski repozitorij Po pregledu je bilo gradivo vrnjeno na svoje mesto v skladišče, posnetki pa preneseni v začasen e-repozitorij. Pred objavo na spletu so bili posnetki povezani s pripadajočimi popisnimi enotami in preneseni na končno mesto v elektronski bazi scopearchiv, ki jo Arhiv RS uporablja od leta Spletni dostop do urbarjev Uporabniki lahko do gradiva Arhiva RS in informacij o njem dostopajo prek spletnega iskalnika scopequery ( ki omogoča pregledovanje arhivskih enot in tudi naročanje originalov za pregled v čitalnici. Iz evidence Arhiva RS je razvidno, da so na spletu objavljeni podatki o 1901 fondu in zbirki, dnevno pa se te informacije dopolnjujejo tako v širino kot globino. To pomeni, da se dodajajo podatki o na novo prevzetem gradivu in podrejene popisne enote. Posnetki dokumentov so pripeti na popisno enoto kot datoteke v formatih.pdf ali.jpeg. ScopeQuery, slika 1 Brskalnik scopequery (slika 1) omogoča iskanje na štiri načine: po polnem besedilu, poljih, tektoniki in deskriptorjih. Če uporabnik že pozna signaturo fonda oz. popisne enote, je najlažje iskanje po poljih (slika 2). S klikom na posamezno popisno enoto se prikažejo osnovne informacije (slika 3). Poleg že osnovnih popisnih elementov (signatura, naslov, obdobje, količina in raven popisa) so za uporabnika lahko zanimivi tudi originalni naslov, vsebina, dimenzija in ohranjenost. S klikom na pripeto datoteko se odpre tudi posnetek urbarja (slika 4). ScopeQuery, slika 2 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 167

170 ScopeQuery, slika 3 ScopeQuery, slika MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

171 Zaključek Spletna objava urbarjev iz zbirke ponuja uporabnikom nov način študija obstoječih virov in jim arhivsko gradivo bolj približa. S tem je bil narejen korak naprej k splošni ozaveščenosti o uporabnosti arhivskega gradiva za raznovrstne raziskave, z dodajanjem informacij k posameznim popisnim enotam pa je gradivo urbarjev veliko lažje razumljivo. Osnovni principi in smernice digitalizacije so tako postavljeni, v naslednjih letih pa bodo z vzpostavitvijo slovenskega elektronskega arhiva še nadgrajeni. Zagotovo se bodo projekti digitalizacije nadaljevali, saj z vsakim novim projektom ponudimo uporabnikom arhivskega gradiva udoben in takojšen dostop do dela slovenske kulturne dediščine. Viri in literatura Bizjak, M., Žnidaršič Golec, L. (ur.). (2016). Urbarji na Slovenskem skozi stoletja. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Juričić Čargo, D., Žnidaršič Golec, L. (2005). Vodnik po urbarjih Arhiva Republike Slovenije, zvezek 1. Urbarji v Zbirki urbarjev in fondih zemljiških gospostev. Smernice za zajem, dolgotrajno ohranjanje in dostop do kulturne dediščine v digitalni obliki. (2013). Različica 1.0. Pridobljeno s Summary In the paper, the author describes the process of digitising Urbaria, which was carried out by the Archives of RS in 2012 within the project ENArC (European Network on Archival Cooperation) and continued in 2015 within the project OPRR (Operational Programme for Strengthening Regional Development Potentials). Although our collection of Urbaria (reference code SI AS 1074) represents but a small part of archives kept by the Archives of RS, its importance for scientific (and lay) research and the requests of our users for easy access to all sorts of archival material have in recent years given rise to a number of digitisation projects. Digitisation itself was carried out in several predetermined stages; first, there was a preparation of the original documents (reviewing the condition of Urbaria and making a list), followed by setting of minimal requirements (parameters and handling), transportation of the material to the selected external contractor, examination of digital objects and post-digitisation condition of the originals, and finally scans with corresponding content data were published online. Digitisation of Urbaria enables our users a better and more comfortable access to historical sources and is considered to be another major step towards earning greater public recognition and importance for both, archives and archival institutions. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 169

172 Jožica Huber univ. dipl. soc. kult. in prof. zgod. ARHIVSKO GRADIVO PRI RAZISKOVANJU ZGODOVINE VSAKDANJEGA ŽIVLJENJA: PRIMER KAZENSKIH SPISOV ARCHIVAL MATERIAL IN THE RESEARCH OF THE HISTORY OF EVERYDAY LIFE: EXAMPLE OF CRIMINAL FILES Izvleček Prispevek bo poskušal prikazati vrednost arhivskega gradiva pri raziskovanju zgodovine vsakdanjega življenja. Poudarek bo na specifični vrsti arhivskega gradiva, in sicer na kazenskih spisih. Slednji vsebujejo raznovrstne dokumente, ki so nastali med kazenskim postopkom. In ravno ti dokumenti pogostokrat, poleg okoliščin kazenskega dejanja, razkrivajo tudi drobce vsakdanjega in nevsakdanjega življenja posameznikov, ki so tako ali drugače bili vpleteni v kazenski proces. Slednji je bil v namene dokazovanja krivde ali nedolžnosti obtoženega posameznika podrobno dokumentiran. Ob tem so nastali že prej omenjeni dokumenti, ki so obsegali orožniške ovadbe, prevzemna poročila, zaslišanja obtožencev in prič, oglede izvedencev, sodbe in še mnogo več. Na podlagi teh dokumentov se lahko razberejo nekatera prepričanja, pričakovanja in strahovi posameznikov, njihove navade in rutine, zdravstveno stanje (tako telesno kot duševno), oblačilna in stanovanjska kultura ipd. Kazenski spisi so dragoceno in pogostokrat spregledano arhivsko gradivo, s katerim lahko raziskujemo ne le zgodovino kriminala, ampak tudi zgodovino vsakdana. V njih so zajete informacije, ki pridejo prav tako zgodovinarjem kot etnologom ter morebiti tudi pisateljem, ki iščejo navdih za zgodbo. Ključne besede: arhivsko gradivo, kazenski spisi, zgodovina vsakdanjega življenja, kazenska dokumentacija. Abstract This paper will try to demonstrate the value of archival material in the research of history of everyday life. The focus will be on the specific kind of archival documents namely criminal files. Criminal files contain various documents, which arose during criminal procedure. These documents unveil us some fragments how the lives of individuals involved in the criminal procedure looked like. Criminal procedure itself was heavily documented, which resulted in various kind of collected documents. Some of these documents are police reports, receiving reports, interrogations of accused and witnesses, expert s examinations, verdicts and many more. These documents recorded not only criminal act itself, but also brought to light everyday life of involved individuals. Thanks to these documents we get some insight on the beliefs, expectations and fears of these persons; their habits and routines, their mental and physical health, their clothing and indoor living culture, and much more. Criminal files are valuable and often overlooked archival material. With it, we can research not only history of crime, but also history of everyday live. They contain information that are valuable to historians and ethnologists and my to some writer who seek a good story. Key words: archival material, criminal files, history of everyday life, criminal documentation MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

173 Uvod Tema mojega prispevka se dotika specifičnega arhivskega gradiva, in sicer kazenskih spisov. Poskušala bom prikazati posebno vrednost, ki jo kot arhivsko gradivo imajo kazenski spisi, za namene preučevanje zgodovine vsakdanjega življenja. To sem ugotovila med izdelavo svoje diplomske naloge, ko sem raziskovala kriminal v Prekmurju. Ob tem sem ugotovila, da so mi kazenski spisi povedali mnogo več, kot sem pričakovala, in slednje želim prikazati v tem prispevku. Tega se bom lotila na primerih kazenskih spisov, ki jih hrani Pokrajinski arhiv Maribor in se dotikajo Prekmurja v času od priključitve leta 1919 do razglasitve šestojanuarske diktature leta Za podkrepitev te tematike pa se bom oprla tudi na strokovno arhivistično in zgodovinopisno literaturo. Zgodovinopisje in arhivsko gradivo Zgodovinopisje je od začetka svojih znanstvenih poti neločljivo povezano z arhivi. V 19. stoletju, ko je začelo postajati znanstvena disciplina, se je tesno oprlo na arhive in gradivo, ki so ga slednji hranili in ga hranijo še danes. Čeprav so se razmerja med zgodovinopisjem, arhivi in arhivistiko spremenila (slednja je šla v smer samostojne discipline in ni več le pomožna zgodovinska veda), je povezava med njimi še vedno trdna. Razlog je seveda v specifičnosti arhivskega gradiva kot vira za raziskovanje preteklosti, saj so podatki, ki so zajeti v njih, podani še najbolj verodostojno in so zato pomemben zgodovinski vir. Arhivi danes hranijo raznovrstno gradivo od listin, spisovnega gradiva, kart, slikovnega in zvočnega gradiva (fotografije, filmi ) do elektronskega gradiva. 1 Med spisovno gradivo spadajo tudi kazenski spisi, ki so nastali med kazenskim postopkom. Kazenski spisi Kazenski spisi so torej ena od vrst gradiva, ki jih hranijo arhivi. V slovenskem prostoru je v zadnjem času prišlo do prepoznavanja in pripoznanja vrednosti kazenskih oz. sodnih spisov pri zgodovinarjih. Eden od razlogov za zanimanje gotovo tiči v usmeritvi zgodovinopisja v smer mikrozgodovine, ki daje poudarek na raziskovanje preteklosti vsakdana malega človeka oz. neprivilegiranih slojev, ki so pogostokrat v senci tradicionalne usmeritve zgodovine (predvsem politične zgodovine). 2 Drugi razlog, ki ga prepoznavam, pa je v bogastvu podatkov, ki ga nudijo kazenski spisi. Kazenski spisi so namreč gradivo, ki je nastalo med kazenskim postopkom. Namen tega postopka je bil, ugotoviti in dokazati storitev kaznivega dejanja, določiti storilca in ga kaznovati. Posledično so za izpolnitev tega namena nastajali različni dokumenti. 3 Obseg in vsebina dokumentov v kazenskih spisih se razlikujeta od primera do primera. Če je bil kazenski spis zaključen, je vseboval vsaj naslednje dokumente: ovadbo, obtožnico, glavno razpravo in sodbo. Največkrat pa je vseboval še druge dokumente, kot so prevzemna poročila orožnikov, pisma o glasu, zaslišanja obdolžencev in prič, ogledi izvedencev, skice s prizorišč ipd. In ravno ti dokumenti nam dajejo tako vpogled v sama kriminalna dejanja kot tudi v intimne sfere obdolženih. Razkrijejo se njihova razmišljanja, njihova prepričanja, ambicije, kompleksnost družinskih odnosov, načini preživljanja prostega časa, potek opravkov itn. Torej utrinki iz vsakdanjega življenja. In s tem se začnejo razkrivati tudi zgodbe običajnih ljudi. S preučevanjem kazenskih spisov in vsakdana teh akterjev pa lahko vidimo njihovo vpetost in vključenost v širše zgodovinsko dogajanje. 4 1 Žontar, J. (1984). Arhivistika. Ljubljana: Dopisna delavska univerza Univerzum, Žontar, J. (2003). Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 7 8, 16 17, Kos, D. (2016). Zgodovina morale 2. Ljubezenske strasti, prevare in nasilje ter njihovo obravnavanje na Slovenskem med srednjim vekom in meščansko dobo. Ljubljana: ZRC, ZRC SAZU, 7 8. Studen, A. (1999). Iz drobnih posameznosti spisane zgodbe. V: Bojan Čas (ur.), Kamniški sociološki zbornik. Kamnik: Šolski center Rudolfa Maistra, Melik, J. (2000). Delovanje kazenskih sodišč od 18. stoletja dalje. V: Pravo zgodovina arhivi. 1. Prispevki za zgodovino pravosodja. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, Huber, J. (2016).»Zakaj Bog take dol ne včesne, ko kriminalsko delo delajo?«kriminal v Prekmurju od priključitve 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 171

174 Za ponazoritev bogastva informacij, ki jih je mogoče razbrati iz kazenskih spisov, bom izpostavila nekaj zgoraj omenjenih dokumentov in poskušala prikazati, na kakšen način nam podajajo sliko vsakdanjega življenja. Nato bom izpostavila še nekaj najbolj reprezentativnih primerov, ki se dotikajo posameznih točk vsakdanjika. Zaslišanje obdolženca in zaslišanje priče Zaslišanje obdolženca in zaslišanje priče sta dokumenta, ki sta si podobna in imata na sprednji strani obliko obrazca. V obrazcu o zaslišanju obdolžencev je zajetih več kategorij podatkov kot pri zaslišanju prič. Pri obeh so na vrhu strani navedeni podatki o sodišču, datumu in kraju, sodniku in zapisnikarju. Nato sledijo podatki o obdolžencu oz. priči. Če za primer vzamem samo dokument o zaslišanju obdolženca, dobimo naslednje podatke: ime in priimek, kraj rojstva in kraj bivanja, veroizpoved, družinski stan (samski, poročen ), poklic, izobrazba, premoženjske razmere, ime staršev, letnik nabora, predhodna kaznovanost. 5 Pozneje pa se pojavijo še kategorije o številu otrok, narodnosti, maternem in tujem jeziku, telesnih in duševnih boleznih ter o družinski zdravstveni (tako telesni kot duševni) in kriminalni zgodovini. 6 Že samo ti podatki nam povedo veliko o posamezniku, npr. ali je živel istem kraju, kot se je rodil. Nato pa sledi še dejansko zaslišanje, kjer dobimo intimnejši vpogled v obdolženega. Iz tega lahko razberemo strahove, pričakovanja, prepričanja posameznikov. Navedeno lepo ilustrira primer Antonije Kovač, ki je storila detomor nad nezakonskim otrokom:»/ / da on ne bo očetovstva priznal ter da bom morala otroka sama preživljati. Vsled tega in pa iz strahu pred sorodniki in iz sramu pred ostalimi ljudmi ter omamljena vsled porodnih bolečin sem bila v tem trenutku popolnoma zbegana ter sem storila dejanje, ki se ga danes kesam.«7 Skice s prizorišča dejanja Odvisno od primera so kazenski spisi vsebovali tudi skice s prizorišča kriminalnega dejanja, občasno pa še fotografije. Največkrat so bile vsebovane v primerih, ki so se dotikali umorov ali ubojev. 8 Poleg tega da so služile razjasnitvi primera, povedo tudi, kakšna je bila stanovanjska in materialna kultura. Z njih je razvidna razporeditev prostorov in pohištva v njih. Prevzemna poročila 9 Prevzemna poročila so imela obliko obrazcev, ki so jih izpolnili orožniki, ko so prijeli in pridržali kakšno osebo. Podobno kot pri zaslišanjih so nudila osnovne podatke o pridržanem posamezniku. V njih pa sem razpoznala dodatno vrednost, ker nudijo še podatke o posameznikovem videzu. Med kategorijami podatkov tako dobimo še podatke o velikosti, postavi, barvi las in obrvi, barvi oči, bradi, nosu, ustih, zobeh, podbradku, barvi obraza, znamenjih na obrazu in telesu, hoji in drži ter obleki. So pa ti podatki podani precej skopo. Tako je na primer pri kategoriji postave zapisano, da je srednja ali velika, pri nosu pa npr. normalen ali širok. 10 To je le nekaj primerov dokumentov znotraj kazenskih spisov, ki podrobneje razkrivajo posebnosti določenih posameznikov. Je pa še več dokumentov, ki razkrivajo podrobnosti iz vsakdanjega življenja. Tudi v ovadbah, ogledih izvedencev so zajeti drobci iz vsakdanjika. Občasno so kot dokaz dodana pisma, iz katerih lahko razberemo nekatere poglede in vidike posameznikov. 11 Prekmurja Kraljevini SHS do šestojanuarske diktature. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta, 19, Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 1530/21. 6 Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 56/29. 7 Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 1039/28. 8 Prav tam ter tudi v kazenskih spisih Okrožnega sodišča Maribor Vr VII 1255/26, Vr VI 187/27, Vr VIII 375/22. 9 Primer kazenskega spisa Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 298/ Prav tam in tudi v kazenskem spisu Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 500/ Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 721/ MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

175 V nadaljevanju se bom osredotočila na nekatere primere, ki lepo ponazarjajo tegobe vsakdanjega življenja. Izpostavila bom primere, ki pričajo o kompleksnosti družinskega in ljubezenskega življenja, ter primer, ki ponazarja vpetost v širše družbene spremembe. Kompleksnot družinskih odnosov V kazenskih spisih je mogoče zaznati kompleksnost družinskih odnosov, znotraj katerih so živeli obtoženi in njihove žrtve. Pri tem se slika tudi struktura družin in razmerij znotraj njih ter načini skupnega življenja v zakonu ali zunaj njega. Kompleksna struktura večgeneracijske družine je vidna na primeru Terezije Škerlak, ki je bila obtožena poskusa umora svoje snahe.»terezija Škerlakova, preužitkarica v Stanjevcih, je izročila polovico posestva pet oralov zemlje svojemu sinu Janošu Škerlaku, a si pridržala hasek od celega posestva. Pod isto streho biva tudi obdolženkin drugi sin Jožef s svojo ženo Trezo in otrokom Gizelo, prav tako Janoševa žena z 8-letno Irmo. Gospodinjstvo v hiši vodi obdolženka, zunanja dela opravljata sinova s svojima ženama.«12 Delček besedila iz obtožnice proti Tereziji Škerlak kaže, da sta skupaj pod isto streho živeli dve družini z ostarelo materjo. Poleg tega so vidne razdelitve vlog znotraj družine. Primer priča o kompleksnih družinskih razmerjih med ostarelo materjo, njenima sinovoma ter snahama. Kompleksnost ljubezenskih odnosov V več primerih sem naletela tudi na skupno življenje zunaj zakona oz. na tako imenovani konkubinat. Obliko takšnega skupnega življenja sem zasledila pri primeru Ivana Čahuka, 13 ki je bil obtožen in obsojen umora sosede Žuže Šavel. Poleg samih okoliščin umora je ta kazenski spis zaradi svoje kompleksnosti zelo zanimiv za preučevanje zgodovine vsakdanjega življenja. Na kratko bom opisala primer, saj želim ponazoriti kompleksnost ljubezenskih razmerij, ki so se spletle okoli žrtve. Žuža Šavel je zapustila svojega moža in je še poročena živela skupaj s Francem Balirjem. Istočasno je imela še ljubezensko razmerje z Matijo Brglezom, za katerega je Balir vedel. Z Brglezom sta načrtovala, da bosta skupaj šla živet na Štajersko. Bila pa je v sovražnih odnosih s sosedom Ivanom Čahukom, saj je bila prepričana, da ji je njegov sin ukradel denar. Umoril naj bi jo ravno sosed Ivan Čahuk. Primer je zanimiv tudi, ker vsebuje poročila iz osnovnih šol za nekatere učence. V teh poročilih je podana ravnateljeva ocena o učenčevih osebnostnih in karakternih lastnostih, o telesni in duševni razvitosti ter o družinskih razmerah. Tako na primer izvemo, da učenec Štefan Slavič naj ne bi imel normalno razvite razumnosti ter je imel»hibe v nravstvenosti in značaju: svojeglavost, potuhnjenost in lažnivost«. In da naj bi bili v družini»pijančevanju vdani«. Iz teh poročil bolj kot o samem razvoju otroka zaznamo, katere osebnostne lastnosti so bile družbeno nezaželene. Vpetost v družbene spremembe Čas po prvi svetovni vojni je prinesel ogromne spremembe. Ena izmed takšnih sprememb je bila tudi nova država z novim kraljem. Turbulenco tega časa je lepo povzel Adam Ozvatič, ki se je znašel pod drobnogledom zaradi žalitve kralja:»kjer je kralj, tam se vedno vojska dela, prisegel sem Avstro-Ogrski in Madžarski in zdaj Srbiji, nikjer pa ni bilo tako slabo kakor pod jugoslovanskim kraljem, ker ne zna drugega kot vojsko delati.«svoje besede je poskušal opravičiti z naslednjimi:»zakaj niste preje povedali, da pridemo pod Srbijo, ker bi v tem slučaju ne prisegel madžarskemu kralju in ne bi šel v vojsko?«14 12 Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 1425/ Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VII 1255/ Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 282/28. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 173

176 Zaključek V prispevku sem pokazala, katere vrste dokumentov lahko najdemo znotraj kazenskih spisov in kako ti dokumenti pričajo o vsakdanjiku in nevsakdanjiku običajnih ljudi. Tistih, ki niso na glavnem prizorišču zgodovinskih in družbenih sprememb. A to ne pomeni, da niso vključeni vanje. Tudi oni imajo zgodbe, le da te niso tako slišane. Tudi oni so imeli lastne želje, ambicije, poglede na svet, življenjska pričakovanja in podobno. Z raziskovanjem in preučevanjem kazenskih spisov se lahko razkrijejo tudi njihove zgodbe. Literatura Huber, J. (2016).»Zakaj Bog take dol ne včesne, ko kriminalsko delo delajo?«kriminal v Prekmurju od priključitve Prekmurja Kraljevini SHS do šestojanuarske diktature. Diplomsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Kos, D. (2016). Zgodovina morale 2. Ljubezenske strasti, prevare in nasilje ter njihovo obravnavanje na Slovenskem med srednjim vekom in meščansko dobo. Ljubljana: ZRC, ZRC SAZU. Melik, J. (2000). Delovanje kazenskih sodišč od 18. stoletja dalje. V: Pravo zgodovina arhivi. 1. Prispevki za zgodovino pravosodja (str ). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Studen, A. (1999). Iz drobnih posameznosti spisane zgodbe. V: Bojan Čas (ur.), Kamniški sociološki zbornik (str ). Kamnik: Šolski center Rudolfa Maistra. Žontar, J. (1984). Arhivistika. Ljubljana: Dopisna delavska univerza Univerzum. Žontar, J. (2003). Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Seznam arhivskih virov Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 1530/21. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 56/29. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 1039/28. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VII 1255/26. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 187/27. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 375/22. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 298/27. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 500/23. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VIII 1425/22. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 282/28. Kazenski spis Okrožnega sodišča Maribor Vr VI 721/2. Summary This article focuses on the criminal files as a resource for the research of the history of everyday life. Criminal files are result of the criminal procedure, where one of the purpose of it was to identify and prove a criminal offence and because of that, the procedure itself was heavily documented which resulted in various kind of collected documents. And these document give us some insight of the everyday life of the individuals that are not on the main stage of historical and social events. For example, the documents of interrogations of accused and witnesses register also the believes, fears, expectations of the accused or witnesses. In many cases collected documents in criminal files show us a complex family structures, unusual love relationships and also how the individuals were entangled in the events of social changes. Regardless of the nature of the crime, the criminal files are telling a story. Story of the people which are often overlooked in traditional historiography MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

177 Aleksander Lavrenčič, univ. dipl. zgod. študent na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM, RTV Slovenija SPREMINJANJE AVDIOVIZUALNIH ARHIVOV V MEDIJSKE ARHIVE IN NOVA VLOGA AVDIOVIZUALNIH ARHIVISTOV V PRIHODNOSTI TRANSFORMATION OF THE AUDIO-VISUAL ARCHIVES INTO MEDIA ARCHIVES AND A NEW ROLE OF AUDIO-VISUAL ARCHIVISTS IN THE FUTURE Izvleček Poročilo opisuje spremembe v avdiovizualnih arhivih, ki se spreminjajo v dinamične medijske arhive. Avtor predstavlja razvoj televizijskega arhiva RTV Slovenija skozi desetletja in hitre spremembe v 21. stoletju ter pričakovanja v novem desetletju. Poročilo navaja, da lahko pričakujemo velike spremembe v delu avdiovizualnih arhivistov. Kmalu bo prišlo tudi do spopada koncepta avtomatizacije dela proti človeškemu delu. Avdiovizualni arhivisti se bodo spremenili v urednike platform, medijske menedžerje in trenerje, ki bodo spodbujali k boljšemu delu in novi arhivski politiki. Novi arhivisti bodo odločali, kaj bodo v arhivih arhivirali, v kakšni obliki in kakšna bo uporaba gradiva. Ključne besede: arhivi, avdiovizualni arhivi. Abstract This paper presents quick and large changes in audio-visual archives, which are changing into dynamic media archives. Author presents the development of television archives of RTV Slovenija through decades, from the beginnings in 50's of 20th century, to the 21st century, and the expectations for new decade and challenges for the future. Many changes in the principles of the work of the media archivists will alter television archivists into the editors of platforms, media managers and coaches, who will encourage better results. New archivists will set new archive policy. Key words: archives, audio-visual archives 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 175

178 Uvod Velike in hitre spremembe pri vsebini in uporabi avdiovizualnih vsebin v novih digitalnih medijih so spremenile arhiviranje avdiovizualnega arhivskega gradiva v televizijskih in drugih avdiovizualnih arhivih. Avdiovizualni arhivi se spreminjajo v dinamične medijske arhive. Avdiovizualni arhivisti skupaj z uporabniki arhivov sodelujemo na hitro spreminjajočem se dinamičnem področju, kjer so nove metode in koncepti razširili poslanstvo avdiovizualnih in televizijskih arhivov v izgradnjo digitalnega medijskega sveta 21. stoletja. Digitalizacija ponuja sodobnim avdiovizualnim arhivom in novim medijem nove priložnosti. Poročilo predstavlja hitre spremembe in pričakovanja v novem desetletju 21. stoletja in v prihodnosti. V delu arhivistov bo prišlo do velikih sprememb in spopada koncepta avtomatizacije dela proti človeškemu delu. Arhivisti se bodo spremenili v urednike platform, ki bodo omogočale preprost dostop do gradiva. Toda arhivi se bodo lahko novim kreativnim uporabnikom odprli samo s pomočjo mednarodnega sodelovanja arhivistov in medijskih hiš. Spremembe, ki so že preoblikovale evropske in svetovne arhive, so se dotaknile tudi našega televizijskega arhiva. Zaposleni v arhivu lahko čutimo, kako se ga spremembe dotikajo in ga poskušajo preoblikovati, vendar imamo hkrati nepogrešljiv občutek, da nam v delovni organizaciji teh sprememb ne dovolijo. Da bi pravilno ocenili razvoj v prihodnosti, se bomo najprej ozrli v preteklost ter si ogledali nastajanje in razvoj arhiva Televizije Slovenija, televizije v Sloveniji in novih medijev v svetu in Sloveniji. Pogled v preteklost nam bo omogočil razumevanje sedanjosti in sprejemanje pravilnih odločitev za delo v prihodnosti. Razvoj televizijskega arhiva RTV Slovenija Bralci revije Arhivi so v preteklih letih lahko spoznali nastanek in zgodnji razvoj Televizije Ljubljana oziroma TV Slovenija. Z začetki TV Ljubljana je tesno povezan tudi nastanek arhiva Televizije Slovenija. Čeprav se zdi to marsikomu samoumevno, je bila to v pionirskih časih televizije prej izjema kot pravilo. 1 Televizija je kot nov medij v 50. letih hitro osvojila svet. Kot vodilni medij je zamenjala radio, ki je pred tem z vodilnega mesta izrinil časopise. Na vodilnem mestu je ostala televizija do razcveta svetovnega spleta v drugi polovici 90. let. Tako smo v Lizboni na letni konferenci FIAT/IFTA leta 2007 slišali zanimivo parodijo:»internet killed the video star.«parodija se je nanašala na popevko skupine Buggles»Video Killed the Radio Star«iz leta 1979, ki je opevala zmago videospotov nad radijskim etrom. Pot od»radia s slikami«, kot so v petdesetih letih poimenovali televizijo, do videoposnetkov na spletu pa ni bila tako hitra in tudi potekala ni vedno linearno, včasih so se pripetili tudi nepredvideni zavoji v slepo ulico (kasete U-matic in M2). Arhiv TV Ljubljana je od začetka arhiviral oddaje na filmskih trakovih, besedila oddaj (srajčke), fotografije in telope, ki so jih uporabljali v oddajah. 2 Oddaj, ki jih je televizija prenašala v živo, niso arhivirali. Že na začetku so arhivirali posnetke, ki so predstavljali vir kulturne dediščine, in posnetke, ki so jih potrebovali za ponovno predvajanje. Veliko spremembo v delu televizije in arhiviranju v televizijskem arhivu je pomenil pojav magnetoskopskih trakov. Magnetoskopski trakovi so s preprostim ravnanjem pomenili revolucijo v prenosu televizijskih oddaj, žal pa so imeli dve zelo slabi lastnosti za arhiviranje: bili so zelo dragi, zapisi pa so bili izbrisljivi, saj so na trak lahko ponovno posneli novo oddajo. Zato so začeli označevati trakove z oznakama A in B. Trakove z oznako A so arhivirali kot arhivske, trakove z oznako B pa so brisali in pripravili za ponovno uporabo. Po olimpijskih igrah v Sarajevu (1984) je RTV Ljubljana prejela novo magnetoskopsko napravo za predvajanje ožjih, enopalčnih magnetoskopskih trakov, v tem času pa so se pojavile tudi prve kasete U-matic. Konec 80. so začeli na TV Ljubljana uporabljati beta kasete, konec 90. digitalne kasete in imx kasete. Prve digitalne HDcame smo v arhivu TV Slovenija arhivirali leta 2008, prve digitalne datoteke pa novembra Lavrenčič, A. (2004). Digitalizacija televizijskih arhivov v razvitem svetu in koraki k digitalizaciji arhiva TV Slovenija. 2 Udovič, K. (1993). Televizijski arhiv, prva in edina zaposlitev MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

179 Za naše poročilo o delu televizijskega arhiva je zelo pomembno dejstvo, da so v arhivu od začetka vodili pravilen postopek katalogiziranja. Ta postopek se je še dodatno utrdil z Visnewsovimi navodili, ki so jih v arhivu prejeli v 60. letih. Arhiv TV Ljubljana je deloval v skladu s strokovnimi navodili Arhiva Republike Slovenije in v skladu s standardi vseh evropskih televizij. Načelo popisa so z majhnimi potrebnimi spremembami prenesli tudi v računalniško popisovanje s programom EVA. Pomembno v teh letih je bilo tudi, da je bila RTV Slovenija sprejeta v mednarodno organizacijo televizijskih arhivov FIAT/IFTA, ki je skupaj z EBU izdajala televizijskih arhivom strokovna navodila in omogočala podporo pri njihovem delovanju. Računalniško popisovanje pa je omogočilo prek intranetne strani arhiva vpogled v arhivski katalog vsem zaposlenim na RTV Slovenija. V arhivu smo pričakovali, da bodo velik del naročil prevzeli naročniki sami, mi pa se bomo posvetili drugim nalogam. Od vodstva RTV-ja smo zahtevali tudi začetek digitalizacije arhiva, vendar nam tega niso omogočili. Začetek digitalizacije smo pričakovali predvsem zaradi zaščite arhivskega gradiva. Digitalizirano gradivo bi namreč pomenilo učinkovito zaščito izvirnikov. Digitalizacija bi takrat tudi olajšala nekatere procese in arhivisti bi se lahko posvetili zahtevnejšim nalogam, ki jih omogoča digitalno okolje. 3 Odnos RTV Slovenija do arhiva lahko ponazorimo tudi z dejstvom, da so se morali do leta 1981 kar trikrat seliti, vsaka selitev pa seveda pomeni velike težave pri hrambi arhivskega gradiva. V arhivu so bili prisiljeni hraniti filmsko arhivsko gradivo v popolnoma neprimernih prostorih s previsoko temperaturo v radijskem delu hiše. Delavce pa so iz pisarn, ki so jih morali prepustiti novinarjem, preselili v prostore priročnega skladišča v drugem nadstropju televizijske hiše. V teh skladiščnih prostorih, popolnoma neprimernih za osemurno delo, delajo arhivarji in arhivisti še danes. Sodelovanje z mednarodnimi organizacijami, kot so EBU, FIAT/IFTA, COPEAM in projekt EUscreen, pa je arhivu odprlo nove poti. Na osnovi navodil mednarodnih organizacij smo pripravili tudi nekaj projektov za zaščito arhivskega gradiva (presnemavanje vsebine z beta kaset dnevnoinformativnega programa na imx kasete) in nekaj projektov za uspešno uporabo gradiva za različne skupine prebivalstva: ljubitelje starejših posnetkov, slepe in slabovidne, mlade, starostnike in študente. Mednarodno sodelovanje televizijskega arhiva RTV Slovenija Arhiv TV Slovenija je pridobil veliko izkušenj z digitalnim arhiviranjem, ko se je leta 2010 priključil projektu EUscreen. Projekt EUscreen se je razvil iz skupnega evropskega projekta Videoactive, ki se je pozneje razširil tudi z vstopom novih članic Evropske unije. Osnovni namen projekta EUscreen je oblikovanje zavesti o pomembnosti in uporabnosti arhivskega in dokumentarnega gradiva evropskih radiotelevizijskih ustanov pri raziskovanju bogate in raznolike evropske kulturne dediščine. Ustvarjalci portala EUscreen so na osnovi ustrezne selekcije dokumentov in njihove podatkovne opreme za opis vsebine povezali heterogene zbirke evropskih avdiovizualnih arhivov. S tem so poenotili podatkovne zbirke in jih pripravili za raziskovanje kulturne zgodovine in razvoja televizije v Evropi. EUscreen je tudi pomemben del Europeane, evropske digitalne knjižnice, ki omogoča dostop do digitaliziranega gradiva evropskih muzejev, knjižnic in arhivov. V projektu EUscreen je sodelovalo 31 polnopravnih partnerjev in 19 pridruženih partnerjev iz 22 evropskih držav. Večino družabnikov v projektu so predstavljali avdiovizualni arhivi, raziskovalni inštituti, univerze in ponudniki računalniških storitev. 4 3 Lavrenčič, A. (2004). Digitalizacija televizijskih arhivov v razvitem svetu in koraki k digitalizaciji arhiva TV Slovenija. 4 Šturm, K. in Lavrenčič, A. (2016). Arhiv TV Slovenija in delo na portalu EUscreen. V: M. Selan (ur.), Doksis by media. doc, Sodobno upravljanje e-dokumentov. 25. posvetovanje z mednarodno udeležbo. 25, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 177

180 Po zaključku projekta se je EUscreen od marca 2016 preoblikoval v konzorcij EUscreen pod okriljem fundacije EUscreen za ohranjevanje avdiovizualne dediščine, ki si prizadeva za: širjenje strokovnega znanja na področju digitalnega arhiviranja in spletnega ohranjevanja avdiovizualne kulturne dediščine, prirejanje izobraževalnih seminarjev in delavnic za usposabljanje novih partnerjev, odprto politiko dostopa do arhivskega gradiva in urejanje vprašanj intelektualne lastnine, spodbujanje uporabe zbirk Europeane in EUscreena v izobraževalnem sektorju s prispevki o ohranjanju avdiovizualne kulturne dediščine, raziskovanje novosti in začetke novih projektov na področju avdiovizualne dediščine, vodenje projektne skupine Europeane, namenjene za avdiovizualno gradivo. Zaključno poročilo o projektu EUscreen in o načrtih za nadaljevanje je bilo v daljši obliki objavljeno v zborniku posvetovanja Smart.doc. 5 Kot vidimo, so sodelavci posvetili veliko pozornosti izobraževanju arhivskih delavcev v avdiovizualnih arhivih. Arhivi v tem projektu sicer sodelujejo s posameznimi nacionalnimi avdiovizualnimi inštituti in univerzami, vendar je izobraževanje za avdiovizualne arhiviste tudi v Evropski uniji še preslabo razvito. Temu vprašanju so posvetili tudi posebne delavnice na konferenci FIAT/IFTA oktobra 2016 v Varšavi. Spremembe in pričakovanja za prihodnje desetletje Glavna tema konference v Varšavi je bila prihodnost avdiovizualnih del. Uradni naslov konference»premislek o prihodnosti avdiovizualnega«je udeležencem sporočal, da v Mednarodni zvezi televizijskih arhivov FIAT/IFTA razmišljajo o velikih spremembah v prihodnosti. Tako so ustanovili tudi novo komisijo za medijsko upravljanje, komisija za raziskavo televizijskih študij pa se je preimenovala v komisijo za medijske študije. Poleg teh dveh komisij delujeta pri zvezi FIAT/IFTI še komisija za ohranjanje in migracije ter programsko-produkcijska komisija. Udeleženci konference so s predavatelji in moderatorji razpravljali o izzivih, ki jih je digitalna doba postavila pred akademske raziskovalce, in o dostopu do dokumentov na medmrežju, razvrščanju gradiva na platformah za lažjo praktično uporabo in novih uredniških strategijah, ki se pojavljajo ob robu procesa zagotavljanja dostopa do arhivskega gradiva in njegove uporabe. Pri tem so razpravljavci opozorili na proces, ki poteka od vzgoje najmlajših do raziskav v akademskih krogih. Televizijski in avdiovizualni arhivi morajo kot medijski arhivi zagotoviti predvsem najmlajšim uporabnikom dostop do verodostojnih vsebin in ločiti zrnje od plev, ki se nabira na različnih straneh medmrežja in novih družbenih omrežij, ki sprožajo v svet veliko nepreverljivih novic, med njimi tudi veliko število avdiovizualnih dokumentov. Platforme in multimedijske zbirke na medmrežju bodo postale odprte knjižnice 21. stoletja: obširne in vsestranske zbirke, izvori znanja in estetskih izkušenj, kataloško obdelane in kontekstualizirane zbirke, dostopne z rešenimi pravnimi vprašanji in verodostojnimi podatki. Na konferenci so posvetili tudi veliko pozornosti vprašanjem izobraževanja avdiovizualnih arhivistov. 6 Žal je izobraževanje avdiovizualnih arhivistov omejeno na neformalne oblike, svetovanja na medmrežju in izvedbo delavnic ter seminarjev. Z univerzami sodeluje samo nizozemski avdiovizualni inštitut Beeld end Geluid. Tudi v Sloveniji bi morali zato razmisliti o posebnem predmetu Avdiovizualni arhivi in avdiovizualno arhiviranje pri študiju arhivistike in dokumentologije na fakulteti Alma Mater Europaea. Glede na velike spremembe, ki smo jih opisali, spreminjanje televizijskih arhivov v medijske arhive, televizijskih arhivistov v medijske arhiviste oziroma medijske menedžerje, je takšno izobraževanje več kot nujno. Predvsem moramo arhivisti v medijskih arhivih paziti, da ohranimo stik s stroko in nadaljujemo delo v skladu s strokovnimi navodili in pravili arhivistike. 5 Prav tam. 6 Lavrenčič, A. (2016). Konferenca FIAT/IFTA, Varšava, oktobra 2016, Arhivi. Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije, 39 (2), MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

181 Zaključek Pregled razvoja televizijskih arhivov od začetkov do preoblikovanja v medijske arhive potrjuje, da sodobni arhivi stopajo v službo človeka v prihodnosti. Poleg osnovnih nalog pridobivanja gradiva, izdelave evidenc, hrambe in omogočanja uporabe gradiva se z delom na platformah in ponudbo dodatnih vsebin preoblikujejo v platforme z dostopom do verodostojnih podatkov. Misija mogoče, kot so pri EBU poimenovali digitalizacijo televizijskih arhivov, se torej uresničuje. 7 Avdiovizualni arhivisti se spreminjajo v urednike platform, medijske menedžerje in trenerje, ki bodo zaposlene v arhivih in uporabnike arhivov spodbujali k boljšemu sodelovanju, ki bo vodilo do boljšega dela v arhivih in k novi arhivski politiki. Novi arhivisti bodo odločali, kaj bodo v arhivih arhivirali, v kakšni obliki in kakšna bo uporaba gradiva v prihodnosti, ko bodo uporabnikom omogočili preprost dostop do vsega gradiva na medmrežju. Pri omogočanju dostopa pa jih čaka še veliko dela z urejanjem avtorskih in sorodnih pravic na avdiovizualnih delih. Poleg tega bomo morali biti pri razvoju arhivov in uvajanju novih tehnologij zelo pozorni na pravila arhivske stroke in navodila mednarodnih organizacij ter upoštevati mednarodne standarde. Seveda se moramo vključiti tudi v programe izobraževanja arhivskih delavcev, saj je to edina pravilna pot do pridobivanja znanja in dela v arhivih v skladu z zakonodajo in predpisi. Za delo v avdiovizualnih arhivih pa bo še vedno veljalo, da morajo imeti zaposleni poleg strokovne izobrazbe tudi zelo široko splošno izobrazbo. Pravzaprav bi lahko dejali, da je njihove kompetence opisal že Umberto Eco v opisu Jacopa Belba in njegovih kolegov pri založbi Garamond ter gostov pri Piladeju. Literatura Archives in Digital Broadcasting. (2003). A report from the Interdisciplinary Archive Group. Geneva: EBU. Dooley, B. (2005). Archives revisited or revamped?. V: Mission Possible. Seminar Digital Archives. Ženeva: EBU, Eco, U. (2005). Foucaultovo nihalo. Ljubljana: Mladinska knjiga. Lavrenčič, A. (2004). Digitalizacija televizijskih arhivov v razvitem svetu in koraki k digitalizaciji arhiva TV Slovenija. V: S. Tovšak (ur.), Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike, 3, Lavrenčič, A. (2013). O»prazgodovini«slovenske televizije ob njeni 55-letnici. Slovenski televiziji želimo vso srečo, da tele krava bi čim prej postalo. V: J. Volčjak (ur.), Arhivi. Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije, 36 (2), Lavrenčič, A. (2016). Konferenca FIAT/IFTA, Varšava, oktobra 2016, Arhivi. Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije, 39 (2), Mäusli, T. (2016). The archivist to come the coach. How to enivsage the broadcaster's archives in V: Changing sceneries, changing roles. Setting the standard in second generation MAM systems and metadata, Glasgow: FIAT/IFTA. Pridobljeno s fiatifta/wp-content/uploads/2015/11/changing-sceneries-changing-roles-vii_midres.pdf. Šturm, K. in Lavrenčič, A. (2016). Arhiv TV Slovenija in delo na portalu EUscreen. V: M. Selan (ur.), Doksis by media.doc, Sodobno upravljanje e-dokumentov. 25. posvetovanje z mednarodno udeležbo, 25, Udovič, K. (1993). Televizijski arhiv, prva in edina zaposlitev. V: L. Pohar (ur.), Televizija prihaja. Spominski zbornik o začetkih televizije na Slovenskem, Ljubljana: RTV Slovenija. 7 Dooley, B. (2005). Archives revisited or revamped?. V: Mission possible. Seminar Digital Archives. Ženeva: EBU, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 179

182 Peter Wolf študent na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM GESLJENJE VSEBIN ARHIVSKEGA GRADIVA: ANALIZA IZBRANIH SPLETNO DOSTOPNIH PODATKOVNIH ZBIRK CREATING HEADINGS IN ARCHIVES: ANALYSIS OF ONLINE ACCESSIBLE ARCHIVAL DATABASES Izvleček S približevanjem arhivov uporabnikom, ki postajajo zaradi spleta dostopnejši, postaja gesljenje vsebin pomemben dejavnik, ki ga moramo upoštevati, če hočemo, da se uporabnik med vsemi podatki kar najbolje znajde. V pričujoči nalogi smo preverjali neposredno uporabnost deskriptorjev pri poizvedovanju po arhivskem gradivu v posameznih podatkovnih zbirkah, dostopnih na spletu. Ključne besede: metoda analize, gesljenje, podatkovne zbirke, deskriptorji, tezavri. Abstract Familiarising users with archives, which are becoming more accessible, subject indexing is developing into an important factor, which has to be taken into account in order to help users to look for the best solution. Direct use of descriptors for searching through archival material in separate databases, accessible on the internet, is tested in this paper. Key words: method of analysis, indexing, databases, descriptors, thesaurus Uvod Arhivi so vitalen del naše kulturne dediščine in imajo ne glede na formalno izobrazbo velik pomen za vsakega člana skupnosti. Posameznikom in narodom pomagajo najti skupen smisel v sedanjosti oziroma preteklosti ter obenem zagotavljajo okvir v svetu, ki se nenehno spreminja. Informacijska tehnologija je skupaj z digitalizacijo naredila arhive danes veliko dostopnejše. Velik izziv za arhiviste predstavlja torej vprašanje, kako arhivsko gradivo predstaviti tako, da se bodo uporabniki, ki do njega dostopajo prek spletnih podatkovnih baz, kar najbolje znašli. Na spletu so namreč prepuščeni sami sebi, saj pri podatkovnih bazah za enkrat še ne morejo računati na pomoč strokovnih delavcev. Iskanje izvajajo tako le po podatkih, ki so v bazo vneseni. V naši nalogi, ki bo sicer služila kot uvod v obširnejšop raziskavo, smo se v ta namen odločili raziskati uporabnost deskriptorjev pri poizvedovanju po arhivskem gradivu v posameznih podatkovnih zbirkah, saj so le-ti mnogokrat ključni element pri dostopanju do relevantnih informacij. Raziskovalna metoda Analiza vsebine je znanstvena metoda, osnovana na eksplicitnih pravilih kodiranja, ki jo uporabljamo za analizo pisnih, zvočnih, slikovnih in podobnih virov. Raziskovalec najprej oblikuje tako imenovane kode, s katerimi označi bistvene sestavine podatkov, pri čemer se osredotoča na vzorce ali oblike, ki se pojavljajo v podatkih, vključno s predhodnimi in posledičnimi vzorci. Koda je lahko beseda, značilnost, tema ali zadeva. Ko podatke kodiramo, jih začnemo združevati v skupine oz. kategorije MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

183 Zdenka Semlič Rajh in Alenka Šauperl v znanstvenem prispevku navajata Krippendorfa, ki piše, da si je treba v postopku analize vsebine zastaviti šest vprašanj, in sicer: 1. Kakšne podatke analiziramo? 2. Kako so definirani? 3. Kakšna je populacija, na katero se nanašajo? 4. V kakšnem kontekstu so podatki, ki jih analiziramo? 5. Kakšne so meje analize? 6. Kaj je cilj raziskave? 1 Potek raziskave Da bi ugotovili, ali so deksriptorji prisotni, ter preverili njihovo neposredno uporabnost, smo se odločili, da obiščemo šest različnih online podatkovnih zbirk. Podatkovne zbirke, ki smo jih izbrali, so bile sledeče: 1. Spletne podatkovne zbirke zveznih arhivov Švice (Schweizerisches Bundesarchiv Swiss Archives) 2 2. Spletna podatkovna zbirka mestnega arhiva Zürich (Online Archivkatalog des Stadtarchivs Zürich) 3 3. Spletna podatkovna zbirka državnih arhivov Italije (Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani) 4 4. Spletna podatkovna zbirka arhivov na Hrvaškem (Nacionalni arhivski informacijski sustav) 5 5. Spletna podatkovna zbirka NATO (North Atlantic Treaty Organization Archives Online) 6 6. Spletna podatkovna zbirka mestnega arhiva Vancouver (City of Vancouver Archives) 7 Iskali smo odgovore na sledeča vprašanja: Ali je gesljenje vsebin arhivskega gradiva izvedeno tako, da omogoča uporabnikom samostojno poizvedovanje po arhivskih podatkovnih zbirkah? Ali je v sistemu implementirano iskanje po deskriptorjih, ki je izvedeno s posebnim iskalnim oknom in geslovnikom? Po katerih deskriptorjih je mogoče iskanje v sistemu? Ali obstaja tezaver, iskanje pa ni omogočeno, bodisi zaradi neobjavljenih popisnih enot ali zaradi nepovezovanja popisnih enot z deskriptorji? Ali so iskalniki po deskriptorjih uporabni za iskanje? Ali so tezavri razdeljeni na posamezne podskupine? Ali so deskriptorji normirani? Ali so vzpostavljene relacije med posameznimi deskriptorji, kot jih predpisuje ISAAR (CPF) 2 Mednarodni standard za arhivski normativni zapis korporativnih teles, oseb in družin? 1 Semlič - Rajh, Z. in Šauperl, A. (2013). Analiza oblikovanja vsebine zajetih podatkov v podatkovni bazi SIRAnet. Pridobljeno s pdf. Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila Schweizerisches Bundesarchiv Swiss Archives. Pridobljeno s 3 Online Archivkatalog des Stadtarchivs Zürich. Pridobljeno s dostop. 4 Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani. Pridobljeno s 5 Nacionalni arhivski informacijski sustav. Pridobljeno s 6 NATO Archives Online. Pridobljeno s 7 City of Vancouver Archives. Pridobljeno s 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 181

184 Rezultati Uporabnost deskriptorjev V prvem delu bomo najprej predstavili podatkovne zbirke, ki imajo v svojih sistemih implementirano iskanje po deskriptorjih. Spletna podatkovna zbirka mestnega arhiva Zürich Informacijska programska oprema za popisovanje arhivskega gradiva t. i. scopearchiv nam je bila domača, saj enako uporablja tudi vzajemni informacijski sistem slovenskih regionalnih arhivov SIRAnet. Iskalnik uporabnikom nudi več možnosti poizvedovanj, in sicer: iskanje po polnem besedilu, po tektoniki oz. strukturi arhiva, po določenih poljih in po deskriptorjih, ki je izvedeno s klikom na posebno okno. Sam vsebinski tezaver je razdeljen na: zemljepisna imena, zgodovinske in druge dogodke, korporativna telesa, osebna imena, stvarna gesla, mestno upravo in ulična imena. Nadalje se tezavri delijo še po abecednem seznamu. Da bi preverili uporabnost gesljenja, smo za vsako geslo izbrali tri naključne besede, za katere smo predvideli, da bi se v podatkovni zbirki morale nahajati. Uspešnost je bila sledeča: ZEMLJEPISNA IMENA Zürichsee Hönggerberg Lindenhof ZGODOVINSKI IN DRUGI DOGODKI Helvetische Republik Züriputsch Reformation KORPORATIVNA TELESA Sozialdemokratische Partei Stadtpolizei Zürich X Zürcher Kantonalbank X OSEBNA IMENA Napoleone Bonaparte Alfred Escher Gottlieb Duttweiler X STVARNA GESLA Bürgerbücher Landwirtschaft Kanton MESTNA UPRAVA Gemeinderat Stadtrat Präsidialdepartement IMENA ULIC Bahnhofstrasse Weinbergstrasse X Walchestrasse X Iskalnik po deskriptorjih se je v 21 poizvedovanjih izkazal za uspešnega v 16 primerih, kar pretvorjeno v odstotke znaša 76,2 %. Najslabše se je iskalnik obnesel pri iskanju imena ulic in korporativnih imen, kjer smo bili uspešni v enem primeru, ter pri iskanju osebnih imen, kjer smo bili uspešni v dveh primerih. Ko smo gesla, pri katerih nismo bili uspešni, iskali po polnem besedilu, se je izkazalo, da iskalni pojmi v podatkovni zbirki sicer obstajajo, vendar nimajo deskriptorjev. Ko pa smo med»zgodovinskimi in drugimi dogodki«iskali npr. geslo»helvetische Republik«, ki je bilo normirano, se je izkazalo, da je bilo iskanje po deskriptorjih bolj uspešno, saj nam je za razliko od polnega besedila, ki nam je ponudilo zgolj 3 zadetke, v tem primeru našlo 15 zadetkov. Pri oblikovanju normativnih imen korporativnih teles, fizičnih oseb in družine predstavlja teoretično osnovo standard ISAAR(CPF) 2. Ugotovili smo, da je v iskalniku sicer zajeta ustrezna količina normativnih oblik deskriptorjev, manjkajo pa relacije med deskriptorji in popisanimi enotami. V primerjavi s slovensko podatkovno bazo SIRAnet lahko rečemo, da jih je veliko manj. Iskalnik je torej najbolj uporaben, če do arhivskega gradiva poskušamo dostopati na različne načine. Spletna podatkovna zbirka mestnega arhiva Vancouver Uporabnost deskriptorjev smo nato preizkusili pri spletni podatkovni zbirki mestnega arhiva Vancouver. Iskalnik nam omogoča iskanje po polnem besedilu, poljih, digitalnih objektih in deskriptorjih. Le-ti so razdeljeni na ljudi in organizacije (ki vključujejo korporativna in osebna imena ter družine), zemljepisna imena in na koncu še stvarna gesla. LJUDJE IN ORGANIZACIJE Edward Odlum B. C. Police Ammnesty International X ZEMLJEPISNA IMENA Queen Elizabeth Park France Jericho Beach X STVARNA GESLA Archives Christianity Soviet Union MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

185 Poizvedovanje po deskriptorjih nam je dalo spet različne rezultate, vendar lahko rečemo, da so bili deskriptorji na splošno uporabni, saj smo od 9 poizkusov bili uspešni 7-krat ali v 77,7 %. Poleg tega nam je z deskriptorji uspelo pomembno zožiti število zadetkov. Kot primer lahko navedemo geslo»archives«, kjer smo pri iskanju po polnem besedilu dobili rezultatov, pri iskanju po deskriptorjih pa 33. Kar se tiče relacij med posameznimi deskriptorji, lahko rečemo, da so le-ti ustrezno ustvarjeni. Iskalniki brez deskriptorjev V drugem delu bomo na kratko predstavili še iskalnike, ki deskriptorjev ne uporabljajo. V to kategorijo spadajo spletna podatkovna zbirka arhivov na Hrvaškem, ki uporablja iskanje po polnem besedilu in polju, spletne zbirke zveznih arhivov Švice, pri kateri lahko iščemo po polnem besedilu, tektoniki in poljih, zbirka državnih arhivov Italije, kjer je arhivsko gradivo mogoče iskati po polnem besedilu, tektoniki, določenih poljih ter na koncu še podatkovna zbirka NATO, v kateri lahko iščemo po polnem besedilu in poljih. Skupna lastnost vseh štirih iskalnikov je, da rezultatov žal ne moremo ustrezno konkretizirati. Tukaj pride do izraza natančen in ustrezno izdelan sistem deskriptorjev, ki je pri velikih količinah ključnega pomena, saj je, kot ugotavljata Z. Semlič - Rajh in A. Šauperl, število informacij preprosto preveliko, da bi ga popisovali na najnižjih ravneh dokumenta, zaradi česar smo pri iskanju ustreznih informacij za uporabnika od deskriptorjev še toliko bolj odvisni. 8 Skupna lastnost iskalnikov pa je tudi ta, da se zaradi pomanjkanja vzpostavljenih relacij hitro znajdemo v slepi ulici, ko ne vemo več, kako naprej. Deskriptorji lahko torej uporabniku omogočajo ustrezno razumevanje hranjenega gradiva v nekem določenem prostoru in času 9 ali, kot v svojem prispevku piše Tarvo Kärberg, lahko z dobro strukturo in ustreznim povezovanjem arhivskih deskriptorjev uporabnikovo znanje spremenimo v arhivsko znanje. 10 Zaključek z razpravo Digitalizacija v 21. stoletju predstavlja priložnosti za uporabnike, da se še bolj povežejo s storitvami, ki jih arhivi ponujajo. Spletni dostop do digitaliziranega gradiva in spletnih katalogov je spremenil način, s katerim raziskovalci dostopajo do gradiva. Pri tem igrajo deskriptorji pomembno vlogo, saj je, kot smo ugotovili z našo raziskovalno nalogo, vedno večje število zapisov, ki deskriptorjev ne vsebujejo, za uporabnike težko dostopnih ali pa preprosto nevidnih. V prid popisovanja deskriptorjev govori tudi raziskava, izvedena v vzajemni arhivski podatkovni zbirki SIRAnet, s katero je Z. Semlič - Rajh ugotovila, da kar 89 % vseh uporabnikov podatkovne zbirke poizveduje po deskriptorjih, in sicer 50 % uporabnikov za poizvedovanje uporablja kot točko dostopa ime korporativnega telesa, 30 % uporabnikov zemljepisno ime, 10 % uporabnikov ime fizične osebe in 2 % družinsko ime. 11 Kot v prispevku ugotavlja tudi Kate Cruikshank s sodelavci, so deksriptorji v informacijskih zbirkah še koristnejše orodje, če uporabnik ve, kako je oseba, kraj ali ideja v vzajemnem katalogu opisana. Ravno na tem področju pa pride do izraza tudi uporaba standardov, saj bo v prihodnosti prav tako pomembno oblikovanje enotnih smernic, s katerimi bomo lahko poenotili sistem gesljenja in tako naredili uporabo deskriptorjev še koristnejšo. 8 Semlič - Rajh, Z. in Šauperl, A. (2011). Problematika gesljenja. Pridobljeno s Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila Prav tam. 10 Kärberg, T., Transforming User Knowledge into Archival Knowledge. Pridobljeno s march16/karberg/03karberg.html. 11 Semlič - Rajh, Z. (2016). Kdor zna iskati, ta najde. Pridobljeno s Radenci/radenci_2016/ _semlic_2016.pdf. Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 183

186 Viri City of Vancouver Archives. Pridobljeno s Cruikshank, K. idr., How Do We Show You What We've Got? Access to Archival Collections in the Digital Age. Pridobljeno s Kärberg, T., Transforming User Knowledge into Archival Knowledge. Pridobljeno s Nacionalni arhivski informacijski sustav. Pridobljeno s NATO Archives Online. Pridobljeno s Online Archivkatalog des Stadtarchivs Zürich. Pridobljeno s ch/query/suchinfo.aspx. Schweizerisches Bundesarchiv Swiss Archives. Pridobljeno s ch/suchinfo.aspx. Semlič - Rajh, Z. (2016). Kdor zna iskati, ta najde. Pridobljeno s Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila Semlič - Rajh, Z. in Šauperl, A. (2011). Problematika gesjlenja. Pridobljeno s pokarh-mb.si/uploaded/datoteke/radenci/radenci2011/19_semlic_sauperl_2011.pdf. Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila Semlič - Rajh, Z. in Šauperl, A. (2013). Analiza oblikovanja vsebine zajetih podatkov v podatkovni bazi SIRAnet. Pridobljeno s Radenci2013/12_Semlic_Sauperl_2013.pdf. Zbornik mednarodne konference, Radenci, aprila Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani. Pridobljeno s maas.ccr.it/. Summary Digitalisation in the 21st century presents an opportunity for users to connect with services, offered by the archives. Internet access to digitised material and internet catalogues has changed the way of how researchers access material. That is why we decided to research the use of descriptors for searching through archival material, which is found in separate databases on the internet. Our experimental research paper, which otherwise serves as an introduction into a more extensive research, finds out that descriptors play an important role, because there are more and more records that do not include them and these records are difficult to access or they are simply unnoticed MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

187 Urška Rok študentka na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM VOJNI PLAKATI KOT ARHIVSKO GRADIVO WAR POSTERS AS ARCHIVE MATERIAL Izvleček V naslednjem prispevku bodo predstavljeni vojni plakati kot arhivsko gradivo in kaj nam ti sporočajo. Čeprav se na prvi pogled mogoče zdi, da ne vsebujejo veliko podatkov, le temu ni tako. Vojni plakati sami po sebi osvetljujejo zgodovinsko ozadje na slovenskih tleh v obdobju druge svetovne vojne. Raziskava je bila narejena na primeru fonda SI AS 1890, ki je v Arhivu Republike Slovenije. Vojni plakati poročajo o pobojih vojnih talcev s strani okupatorja za zločine, ki so jih zagrešili borci za narodnoosvobodilno borbo. Na teh plakatih so zapisani številni podatki žrtev, in sicer polno ime, starost, poklic in domači naslov. Plakati so največkrat zapisani v tujem jeziku ali dvojezično. Med vojnimi plakati pa se poleg popisa usmrtitev znajdejo tudi številni propagandni plakati, ki poročajo o pomanjkanju surovin in najrazličnejših boleznih ter pozivajo k zbiranju potrebnih surovin in večji higienski ozaveščenosti. Na številnih propagandnih plakatih so upodobljene pomembnejše politične osebnosti tedanjega časa. Nekateri plakati pozivajo k večji aktivnosti žensk, ki so v vojnem času nadomestile moške na različnih področjih. Do tedaj je za ženske veljalo, da naj svoje delovanje omejijo predvsem na družinsko sfero. Vendar pa je ravno to vključevanje med vojno pripomoglo k temu, da so ženske pridobile nekatere pravice, ki jih do tedaj niso bile deležne. Ženske so med vojno namreč prvič volile neposredno, kar je pozneje pripomoglo tudi k temu, da so z Ustavo Federativne ljudske republike Jugoslavije leta 1946 uradno pridobile volilno pravico. Ključne besede: vojni plakati, razglasi, propaganda, zgodovina, druga svetovna vojna. Abstract This paper will represent the results of the research, which is based on war posters as archive material. The author is focusing on communicativeness of the material in question. It may seem that posters do not include much information, but it is quite the opposite. War posters are showing the history background on Slovenian territory in the period of Second World War ( ). The research was based on the example of Fond SI AS 1980, which is located in the National Archive of Republic of Slovenia. The purpose of posters was to inform broad public about the events that happened on Slovenian territory at the time. Posters report about the war hostage executions, committed by the occupying forces for crimes, which were committed by the OF. A lot of information about the victims were displayed on the posters, such as full name, age, occupation, home address. Usually, the information was written in foreign languages (Italian, German) or bilingually (foreign, Slovenian). Some posters also included propagandist content that informed people about problems such as diseases and lack of raw materials and also called people to collect this material. Several of propagandistic posters included images of important political personalities of that time. Other posters motivated women to contribute more. Many of the women replaced men on several fields. The paper will highlight a question of role of women and their part in the society, based on the literature and war posters, and will mainly characterise war posters as archive material. Keywords: war posters, propaganda, history, Second World War, archive material, announcement 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 185

188 Uvod Ko omenimo besedno zvezo arhivsko gradivo, pomislimo na najrazličnejše listine, publikacije, slikovno gradivo, katastre Vendar pa so v Arhivu Republike Slovenije v fondu SI AS 1890 tudi vojni plakati. Čeprav se mogoče na prvi pogled zdi, da ne vsebujejo veliko koristnih podatkov, to ni res. Ti plakati pripovedujejo najrazličnejše zgodbe iz obdobja med drugo svetovno vojno in nosijo pomembno sporočilnost. Namreč vsebina plakatov se dotika najrazličnejših področij življenja in ravno na osnovi te vsebine lahko osvetlimo zgodovinsko ozadje na Slovenskem. Sami plakati so imeli najrazličnejše avtorje. Nekateri so bili objavljeni s strani okupacijskih sil, drugi pa s strani Osvobodilne fronte. Tako je bil tudi jezik temu primeren. Namreč okupacijske sile so objavljale svoje plakate v svojem jeziku ali dvojezično. Namen raziskave je, prikazati uporabnost podatkov, ki so zapisani na vojnih plakatih, predvsem na plakatih, kjer so zabeležene žrtve vojnih pobojev, ubitih s strani okupatorja. Ti plakati s svojo vsebino prikazujejo tedanjo podobo okupacijskih območij. Cilj raziskave pa je, prikazati, da so plakati prav tako gradivo, polno informacij, kot druge vrste arhivskega gradiva. Potek raziskovanja Pri raziskovanju fonda SI AS 1890 je bil uporabljen manjši vzorec različnih vrst plakatov in analiza njihovih vsebin. Prvič sem se z vojnimi propagandnimi plakati soočila pri praktičnem izobraževanju med študijem zgodovine na Filozofski fakulteti. Pri preučevanju pa sem uporabljala tudi številno literaturo, ki dodatno pojasnjuje njihovo tematiko in zgodovinsko ozadje na Slovenskem. Pri raziskovanju je bil pregledan celoten fond. Izbrani so bili le tisti plakati, ki so se mi zdeli najprimernejši za delo. Tematiki primerno sem jih razdelila v tri sklope. Temu je sledila analiza podatkov in postavljanje le-teh v kontekst z uporabo primerne literature. Ker so nekateri podatki v tujem jeziku, sem si pomagala tudi s slovarjem. Vojni plakati in njihova vsebina Vojni plakati so po tematiki razdeljeni v več sklopov. V tem članku bodo predstavljeni plakati, ki govorijo o nemških pobojih vojnih talcev in propagandi na slovenskih tleh ter o spodbujanju ženske k aktivnemu udejstvovanju v javnem življenju v času druge svetovne vojne. 1) Nemški vojni plakati Priprave na priključitev Spodnje Štajerske in Gorenjske k nemškemu rajhu so nacisti začeli uresničevati že leta 1940 in v začetku leta Pri tem so pomembno vlogo odigrali jugoslovanski Nemci, ki so opravljali predvsem vohunsko delo. Ti so zbirali podatke ljudi, krajev in institucij ter jih posredovali Nemcem. S tem so le-ti lahko natančneje izdelali načrt za okupacijo želenih predelov Slovenije. 1 Prav tako pa so bile na tem prostoru oblikovani t. i. akcijski štabi za slovensko Štajersko in Gorenjsko, imenovali so vodilni kader za Štajersko domovinsko zvezo in Koroško ljudsko zvezo ter politične komisarje za posamezni politični okraj. 2 Komisarji so vodili raznarodovalno politiko, ki jo je neposredno nadziral Adolf Hitler. Vendar kljub številnim ukrepom nacistov Gorenjska in Štajerska nikoli nista bili priključeni nemškemu rajhu. 1. oktobra 1941 naj bi se zgodila dokončna priključitev slovenske Štajerske in Gorenjske, toda to se ni zgodilo zaradi»zakonsko tehničnih težav«. Priključitev so nato še dvakrat odložili, nato pa je bila dokončno onemogočena, saj se je že začel osvobodilni boj jugoslovanskega naroda. 3 1 Ferenc, T. (1979). Nacistička politika denacionalizacije u Sloveniji u godinama od 1941 do Ljubljana: Partizanska knjiga; Beograd: Partizanska knjiga. 2 Prav tam. 3 Žnidarič, M. (2004). Okupacijska uprava v slovenski Štajerski leta Lex Localis, II (1) MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

189 O številih uporih poročajo tudi plakati iz fonda SI AS Namreč tu je več primerov plakatov o pobojih vojnih talcev, ki naj bi bili usmrčeni zaradi pomoči odpornikom. Ker je podatkov in plakatov ogromno, sem za analizo podatkov izbrala plakat, ki nosi naslov Bekanntmachung, kar v slovenskem jeziku pomeni razglas ali objava. Sam plakat je zapisan dvojezično, in sicer v kombinaciji slovenskega in nemškega jezika. Ta plakat je bil izbran namenoma, saj obdobje med julijem in septembrom 1942 velja za čas, ko je bilo ubitih največ talcev. 4 Razglas govori o tem, da naj bi 37 oseb, navedenih na plakatu, sodelovalo in pomagalo razbojniškim tolpam. S tem so Nemci mislili na borce OF. Tako je na plakatu tudi napisano naslednje besedilo:»zopet so se dogodili napadi in umori komunističnih zločinskih tolp. Namesto da bi nemško policijo v borbi proti tem propalicam podpirali, so v naslednjem osebe sodelovale s temi tolpami, jih podpirale in se udejstvovale v protidržavnem smislu. Sledeče osebe so bile dne 7. julija 1942 v Cilli (Celje) ustreljene.«(plakat 1) Nato je naveden seznam žrtev. Žrtve so navedene z imenom in priimkom, datumom rojstva, poklicem, ki so ga opravljale, ter stalnim prebivališčem. Vsi podatki so navedeni v nemščini. Prav tako pa so ponemčili tudi slovenska imena in priimke. Tako je npr. Bogomir postal Gottfried ali Janez je tako postal Johann. Prav tako so ponemčili imena krajev. Tako je Celje postalo Cilli in Maribor Marburg. Mesta so načeloma prevzela stara imena še iz časov, ko je bila Slovenija del Avstrijske monarhije ali pozneje Avstro-Ogrske. Med vsemi 37 žrtvami, ki so bile usmrčene 7. julija 1942, pa ni bilo niti ene ženske niti enega izobraženca. Pod ta razglas javne usmrtitve z dne 7. julija 1942 je podpisan višji vodja SS in policije, Erwin Rösener. Za ta položaj je bil imenovan 10. decembra Zadolžen je bil za XVIII. vojno okrožje v Salzburgu, ki je zajemalo Štajersko, Koroško, Tirolsko in Salzburško, vključno z zasedenimi slovenskimi deželami. Po mnenju vodstva naj bi bil sposoben zatreti slovensko partizansko gibanje, ki se je tedaj že začelo oblikovati in pričenjalo s prvimi akcijami. Namreč že dva dni po imenovanju je prišlo do uspešnega partizanskega napada v Rovtu pod Blegošem. Temu so sledili še številni drugi partizanski uspehi na Gorenjskem. Tem začetnim uspehom partizanskih čet pa so sledili protiukrepi, ki jih je ukazal sam Himmler. Prav tako pa je razmere resno vzel tudi Rösener, ki je svoje poveljniško mesto vzpostavil blizu dogajanja, in sicer na Bledu. Bojevanje proti partizanskemu gibanju je tako postala najtežja naloga. Kmalu je tudi izdal razglas o hudih ukrepih, ki bodo doleteli tiste, ki bodo pomagali partizanskim silam. Kljub številnim ukrepom pa težavne razmere niso nikoli za dolgo pojenjale. 5 2) Propagandni plakati z žensko tematiko Ženska je v obdobju prve Jugoslavije v javnem življenju zasedala enako mesto kot znotraj družine. Tedaj Jugoslavija še ni imela enotnega zakonika, ki bi urejal zasebne pravice in dolžnosti posameznika v novi državi na enak način. Tako so se na današnjem ozemlju Slovenije obdržale nekatere odločbe, ki so bile sprejete leta 1811 s strani avstrijskega dvora. Te odločbe so žensko po položaju podredile moškemu. Po tem zakoniku je bil mož dolžan preživljati svojo družino in upravljati finance ter ostale reči. Žena pa naj bi finančno za družino poskrbela le tako, da je v zakon prinesla doto. 6 Ravno po temu zakoniku iz leta 1811, ki je ženo podrejal možu, je žena dobila naslednje dolžnosti oz. naloge: morala je biti vzgojiteljica svojih otrok in dobra žena možu, kar je pomenilo, da mu je bila pokorna in poslušljiva. Tako je bilo njeno delovanje omejeno na družinski krog, saj je vodila gospodinjstvo in vzgajala svoje otroke. Take razmere so ostale v veljavi vse do leta 1941, dokler je veljal tudi zakonik. 7 4 Ferenc, T. (2006). Okupacijski sistemi med drugo svetovno vojno 1, Razkosanje in aneksionizem. Ljubljana: Oddelek za zgodovino Filozofske fakultete. 5 Ferenc, T. (2006). Okupacijski sistemi med drugo svetovno vojno 1, Razkosanje in aneksionizem. Ljubljana: Oddelek za zgodovino Filozofske fakultete. 6 Kecman, J. (1978). Žene Jugoslavije u radničkom pokretu i ženskim organizacijama Beograd: Institut za savremenu istoriju. 7 Šatej, B. (1999). Slovenska žena V: Kronika, št. 1 2, Ljubljana. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 187

190 Leta 1941 so se pojavile vidne spremembe. S propagandnih plakatov, hranjenih v mapah C in D, fond SI AS 1890, ki jih arhiv hrani v zbirki, je razvidno, da si je tedanje vodstvo Komunistične partije Jugoslavije močno prizadevalo angažirati ženske, da bi pripomogle k čimprejšnji zmagi Jugoslavije nad fašističnim in nacističnim okupatorjem. Ta si je s svojim propagandnim gradivom pridobila stabilno zaledje in pripadnost žensk, kar je KPJ potrebovala, če je želela po koncu vojne prevzeti oblast. Ženskam so tako nalagali najrazličnejša opravila. Med drugim tudi zbiranje najrazličnejših surovin (plakat 2), ki so jih vojaki potrebovali na fronti, in oskrbovanje ranjenih (plakat 3). Ženske so na kmetijah nadomestile svoje može in brate (plakat 4), saj je življenje v zaledju potekalo dalje. Ženske so tedaj delovale tako na zdravstvenem kot tudi gospodarskem in političnem področju. Vse to dejavno udejstvovanje pa je postavilo temelje nadaljnjega razvoja dogodkov, ki so pripomogli, da je ženska dejavno vstopila v javno življenje in si izborila enakopraven položaj z moškim. Namreč po koncu vojne ni bilo mogoč pričakovati od žensk, da bodo kar pozabile svojo stopnjo svobode, ki so jo užile med vojno, med katero so se tudi dokazale, da so zmožne odločati o sebi ter da niso le neubogljiva bitja, ki potrebujejo nekoga, ki jim bo govoril, kaj in kako morajo kaj početi. 8 Tako so ženske po vojni pridobile volilno pravico leta 1946 z Ustavo Federativne ljudske republike Jugoslavije, s tem so naredile velik korak k enakopravnosti z moškimi. V ta namen praznujemo tudi 8. marca mednarodni dan žena. 9 O tem so poročali tudi mnogi propagandni plakati z geslom»slovenka svobodna si in prvič boš volila«(plakat 5) ali»slovenka si je sama izborila volilno pravico«(plakat 6). Zaključek Med drugo svetovno vojno je bila propaganda zelo prisotna. Z njo so objavljavci le-te na neki način pridobivali zaupanje ali pa poskušali vzbuditi strah in s tem strahospoštovanje. Nemci so ravno z namenom zbujanja strahu v ljudeh objavljali dolge sezname javnih usmrtitev in poskušali tako vzpostaviti nekakšen red in poslušnost med prebivalstvom, katerih ozemlja so imeli namen pozneje priključiti nemškemu rajhu. Medtem ko je Komunistična partija Jugoslavije s svojimi plakati, ki so zadevali žensko polovico prebivalstva, postopala nekako drugače. Namreč vodstvo je obljubilo ženskam nekaj, za kar so se borile že vse od sredine 19. stoletja, in to je enakopravnost z moškim. Tako je ženski del prebivalstva po vojni po zaslugi Partije pridobil volilno pravico, v zameno pa so ženske podpirale načrt prevzema oblasti po vojni s strani Komunistične partije. 8 Jeraj, M. (2006). Slovenke na prehodu v socializem. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. 9 Železnikar, J. (2003). 8. marec, mednarodni dan žena. Mladina MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

191 Viri in literatura Arhivski viri Vojni plakati. Arhiv Republike Slovenije, Fond SI AS Plakat 1: SI AS 1890/I./52 Plakat 2: SI AS 1890/D/7 Plakat 3: SI AS 1890/C/14 Plakat 4: SI AS 1890/C/17 Plakat 5: SI AS 1890/D/3 Plakat 6: SI AS 1890/C/13 Literatura Ferenc, T. (1979). Nacistička politika denacionalizacije u Sloveniji u godinama od 1941 do Ljubljana: Partizanska knjiga; Beograd: Partizanska knjiga. Ferenc, T. (2006). Okupacijski sistemi med drugo svetovno vojno 1, Razkosanje in aneksionizem. Ljubljana: Oddelek za zgodovino Filozofske fakultete. Jeraj, M. (2006). Slovenke na prehodu v socializem. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. Kecman, J. (1978). Žene Jugoslavije u radničkom pokretu i ženskim organizacijama Beograd: Institut za savremenu istoriju. Šatej, B. (1999). Slovenska žena V: Kronika, št. 1 2, Ljubljana. Železnikar, J. (2003). 8. marec, mednarodni dan žena. Mladina. Pridobljeno s marec mednarodni_dan_zensk/?utm_ source=dnevnik%2f marec mednarodni_dan_zensk%2f&utm_medium=web&utm_campaign=oldlink. Žnidarič, M. (2004). Okupacijska uprava v slovenski Štajerski leta Lex Localis, let. II, št. 1. Summary During the Second World War there was a strong presence of propaganda. The occupying forces used propaganda as a mean of making the public obedient by trying to earn their trust or instilling fear. The Germans published long lists of public executions to install fear into population as a mean to encourage order and obedience. In the long term, they tried to join their lands to the Reich. Meanwhile, the Communistic party of Yugoslavia used a different tactic to achieve their goals. They promised female population something they were fighting for since the middle of the 19th century equality with men. Women got voting rights at the end of the war. In return, they supported the plan of taking over the government by the Communist party. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 189

192 Matjaž Aškerc, dipl. org. študent na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM, Ministrstvo za infrastrukturo, Oddelek za upravno poslovanje PROBLEMATIKA DOKUMENTARNEGA IN ARHIVSKEGA GRADIVA JAVNE UPRAVE PRI NJENI REORGANIZACIJI PROBLEMS OF DOCUMENTATION AND ARCHIVES OF PUBLIC AUTHORITIES WHEN REORGANISING Izvleček Vsakokratne spremembe organiziranosti javne uprave, ki so posledica političnih sprememb, prinesejo veliko negotovosti in dvomov pri novem organiziranju pretoka in hranjenja dokumentarnega oziroma arhivskega gradiva. Najbolj na udaru so ministrstva in njihovi organi v sestavi. Do zdaj smo se ukvarjali z več načini oziroma vzroki reorganizacij. Tistih, ki so temeljile na selitvi dela pristojnosti z enega na drug organ, potem tistih, ki so bile posledica združevanja več organov v enega oziroma prenehanja statusa javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika. Iz izkušenj nam je znano, da so posebno problematične tiste, ki so bile posledica ukinjanja organa ter selitev pristojnosti na drug ali več drugih organov. Strokovna mnenja, tako teoretična kot tudi praktična, so na tem področju dokaj poenotena. Ker je v prihodnosti pričakovati, da bodo prej opisane reorganizacije javne uprave postale stalnica, moramo javni uslužbenci in arhivisti poskrbeti, da bo stroka skupno s pobudniki teh reorganizacij našla najbolj optimalne oziroma vsaj takšne rešitve, ki bodo najmanj ogrožale dokumentarno in arhivsko gradivo. Ključne besede: dokumentarno gradivo, arhivsko gradivo, reorganizacija, javna uprava. Abstract The changes in the organisation of the public administration, as a result of political changes, bring a lot of uncertainty and doubt in the new organisation of the flow and storage of documentation. Most affected are the ministries and bodies organised within their jurisdiction. Until now, we have dealt with several modes and causes of reorganisation: ones that are based on the moving part from one jurisdiction to another body, others being the consequence of merge of multiple bodies in one the termination of the status of entities under public law without a known legal successor. From experience we know that documentation that resulted from the abolishment of authority and the relocation of competence to another or several other authorities, are especially problematic. Expert opinions, both theoretical as well as practical in this area, are fairly uniform. Since, it can be expected that before mentioned reorganisations of the public administration are to become a common practise, we need civil servants and archivists to ensure that the profession together with the initiators of these reorganisations will find the most optimal, or at least such a solution that will not threaten documents and historical archives. Key words: document archives, historical archives, reorganizations, public administration MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

193 Uvod Ugotovljeno je bilo, da obsežne reorganizacije državne uprave, katerih posledica so ukinjanje in ustanavljanje novih organov, združevanje ali razdruževanje njihovih delov, ukinjanje in ustanavljanje novih notranjih organizacijskih enot, prerazporejanje javnih uslužbencev na nova delovna mesta, kratko- in dolgoročno vplivajo na stanje dokumentarnega in arhivskega gradiva. Z vsako reorganizacijo se pojavijo naloge, ki so povezane z nemotenim tekočim delovanjem novonastalega organa, ter ostale naloge, vezane na skrb za gradivo ukinjenih organov. Prav tako se ob takšnih reorganizacijah sreča več načinov pisarniškega in upravnega poslovanja. Od tistega, ki je v skladu z vsemi področnimi akti, do tistega, ki bi bil potreben korenitih sprememb. Ker opisane reorganizacije v največ primerih potekajo vzporedno s fizičnimi selitvami z ene na drugo lokacijo in ostalimi dejavnostmi, ki so logična posledica vsake spremembe, je jasno, da se v takšnih situacijah občutno poveča verjetnost za izgubo, poškodovanje ali uničenje dokumentarnega ali arhivskega gradiva. V nadaljevanju bomo poskušali na podlagi veljavne zakonodaje, korespondence Arhiva RS z reorganiziranimi organi, Vlado RS in njenim generalnim sekretariatom, ugotovitev Inšpektorata RS za kulturo in medije, pozitivnih in negativnih praktičnih izkušenj ter na podlagi splošnih dejstev predstaviti problem ter našo rešitev. Metode Podlaga za našo raziskavo bo primer združevanja in urejanja dokumentarnega in arhivskega gradiva ob ukinitvi organa (Ministrstva za okolje in prostor), prenosu dela pristojnosti (prostor) ter selitvi dela pristojnosti (energetika, rudarstvo) z enega (Ministrstvo za gospodarstvo) na drug organ (Ministrstvo za promet, ki je nadaljevalo delo kot Ministrstvo za infrastrukturo in prostor). 1 Prikazan primer in rešitev se lahko preslika v ostale različice reorganizacije organov javne uprave. V pomoč pri iskanju rešitve problema nam bodo obstoječa dokumentacija, praktični primeri, razprave in odprta vprašanja, ki so nastala ob uveljavitvi Zakona o Vladi RS (2012). Takratna posledična reorganizacija državne uprave pomeni veliko prelomnico pri uveljavitvi načela provenience in načela celovitosti kot osnovnih pravil moderne arhivistike. Rezultati Na osnovi zbranih podatkov smo poskušali predstaviti rešitev za ureditev in ohranitev dokumentarnega in arhivskega gradiva, pri tem smo upoštevali dokumente, ki urejajo dejavnost arhivske stroke (Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva), ter najpomembnejše načelo, načelo provenience, ki določa, da moramo gradivo vsakega ustvarjalca obravnavati kot celoto. Poudariti je treba, da ima stroka na tem področju dovolj dobre in zakonsko utemeljene rešitve, ki pa v praksi ne zaživijo, kot bi morale. Vzroke je treba poiskati v nestrokovnosti oziroma nerazumevanju pomembnosti ohranjanja dokumentarnega in arhivskega gradiva s strani predlagateljev sprememb Zakona o Vladi RS. Preprosteje povedano, predlagatelji se ne zavedajo posledic reorganizacij državne uprave na ohranjanje dokumentarnega in arhivskega gradiva. 1 Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o Vladi Republike Slovenije (ZVRS-F), 4. člen.»ministrstvo za promet kot Ministrstvo za infrastrukturo in prostor z delovnimi področji Ministrstva za promet, delom delovnega področja Ministrstva za okolje in prostor, ki se nanaša na prostor, delom delovnega področja Ministrstva za gospodarstvo, ki se nanaša na energetiko, rudarstvo in učinkovito rabo energije, in delom delovnega področja Ministrstva za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo, ki se nanaša na elektronske komunikacije, pospeševanje informacijske družbe na področjih, ki ne sodijo v delovna področja drugih ministrstev, ter usklajevanje dela na področju informacijske družbe, kot jih določajo 30., 36., 38. in 39. a člen Zakona o državni upravi.«5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 191

194 Razprava Z vsako reorganizacijo državne uprave se začne neki niz opravil, del in nalog, ki so povezane z njeno prenovo. Večja kot je reorganizacija državne uprave oziroma njenih organov, obširnejša so opravila, dela in naloge ter tudi problemi, nejasnosti in vprašanja, povezana z njo. Prva navodila in usmeritve nam, kot ustvarjalcem, posredujejo pristojni s področnih ministrstev (javna uprava, kultura), odgovorni za ohranjanje in varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Sledijo jim pobudniki teh sprememb, torej aktualna vlada oziroma njen generalni sekretariat, ki nekako povzame navodila ter jih v obliki priporočil posreduje ustvarjalcem dokumentarnega in arhivskega gradiva. Reorganizacija državne uprave je potekala na več načinov oziroma v več smereh. 2 Prva oblika reorganizacije predstavlja selitev dela pristojnosti z enega na drug organ državne uprave. Najboljši primer takšne reorganizacije predstavlja selitev pristojnosti, v okviru katere se področje energetike seli s takratnega Ministrstva za gospodarstvo na novo poimenovano Ministrstvo za infrastrukturo in prostor. Druga oblika reorganizacije predstavlja ukinitev organa in selitev pristojnosti na drug organ (npr. Urad za enake možnosti, Urad za narodnosti). Tretja oblika reorganizacije je ukinitev organa in selitev pristojnosti na dva ali več organov. Primer takšne reorganizacije predstavlja ukinitev Ministrstva za okolje in prostor ter posledično prenos pristojnosti s področja prostora na Ministrstvo za infrastrukturo in prostor oziroma prenos pristojnosti s področja okolja na Ministrstvo za kmetijstvo in okolje. Četrta vrsta reorganizacije državne uprave se kaže v obliki združitve več organov v enega. Primer za to obliko je v združitvi Ministrstva za kulturo, Ministrstva za šolstvo in šport, Ministrstva za visoko šolstvo in tehnologijo ter Urada za verske skupnosti v Ministrstvo za izobraževanje, znanost, kulturo in šport. Sledi še reorganizacija v smislu prenehanja statusa javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika. V tem primeru mora organ, ki vodi postopek prenehanja oziroma izvaja statusno spremembo javnopravne osebe, javno arhivsko gradivo ne glede na tridesetletni rok izročiti pristojnemu arhivu še pred prenehanjem javnopravne osebe ter poskrbeti za nadaljnjo hrambo dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe. 3 Kot zadnjo varianto reorganizacije državne uprave pa naj navedemo še kombinacijo združitev in razdružitev organov državne uprave. Ob do zdaj največji reorganizaciji državne uprave je Arhiv RS vsem državnim organom posredoval Navodilo Arhiva RS o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ob reorganizaciji državne uprave, v katerem govori o dejavnostih oziroma aktivnostih, ki jih je treba izvršiti, da zagotovimo ustrezno varstvo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. 4 Arhiv RS je ustvarjalcem dokumentarnega gradiva priporočil, da ob uveljavitvi načel arhivske stroke ter ob upoštevanju dejanskega stanja poskušajo na najbolj optimalen način poiskati rešitev za razdruževanje in združevanje dokumentarnega in arhivskega gradiva novonastalih organov. Arhiv RS je reorganiziranim organom priporočil, da mu zaradi določitve arhivskega gradiva posredujejo načrt klasifikacijskih znakov. 5 Posebno opozorilo je bilo namenjeno selitvi dela pristojnosti z enega na drug organ. Predlagana je bila tudi rešitev, da naj se preselijo samo nerešene zadeve, nato naj se v organu, ki je prejel naloge, odprejo nove zadeve. V vsaki zadevi je treba narediti uradni zaznamek s podatki, kdaj in kam je bila zadeva prenesena, saj s tem zagotovimo sledljivost dokumentarnega in arhivskega gradiva. Prav tako se mora upoštevati navodilo, da organi, ki so prevzeli področja dela ukinjenih organov, hranijo njihovo dokumentarno in arhivsko gradivo ločeno od primarnega gradiva do poteka rokov hrambe oziroma do izročitve le-tega pristojnemu arhivu. Za nemoteno tekoče poslovanje organov, ki so prevzeli delovna področja drugih organov, je treba zagotoviti dostop do gradiv, potrebnih za poslovanje organa, prek informacijskih sistemov, ki jih uporabljamo za upravljanje dokumentarnih gradiv. 2 Gotovina, V. (2012). Posvet o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Arhiv RS, Zakon o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivih (ZVDAGA), 41. člen. 4 Ministrstvo za izobraževanje, znanost in kulturo, Arhiv RS, dokument št /2012/1 z dne Uredba o upravnem poslovanju (UUP), 120. člen MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

195 Največ težav pa se je upravičeno pričakovalo pri varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva organov, ki so bili z reorganizacijo ukinjeni in so njihove pristojnosti prešle na dva ali celo več organov. Tako je bilo v teh primerih predlagano, da organi, na katere so prišle nove pristojnosti, prevzamejo samo nerešene zadeve, saj je cilj načel arhivistike, da gradivo ostane celovito. Vzporedno je treba določiti pravnega naslednika, ki bo poskrbel za varovanje dokumentarnega in arhivskega gradiva oziroma za odbiranje in predajo pristojnemu arhivu. Arhivsko gradivo naj bi bilo izročeno v izvirni obliki, v zaokroženih in popolnih celotah, urejeno in popisano ter tehnično urejeno. Arhivsko gradivo za izročitev pristojnemu arhivu naj bi pripravili in izročili uslužbenci, ki so do reorganizacije organa skrbeli in bili odgovorni zanj ter imajo hkrati tudi potrebne reference za ravnanje z njim. Poleg opisanih priporočil je Arhiv RS v povzetem navodilu opisal tudi izkušnje iz preteklosti ter primere dobre prakse, povezane z migracijo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Prej navedenemu navodilu je, s strani Arhiva RS, sledilo še Obvestilo Vladi RS o predlogih ukrepov Arhiva RS za varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva ob reorganizaciji državnih organov, v katerem Arhiv RS priporoča Vladi RS, da naj se dokumentarno in arhivsko gradivo, predvsem zaradi načel celovitosti in provenience, čim manj seli. 6 Prav tako je bilo ugotovljeno, da so selitve dokumentarnega in arhivskega gradiva manjših ukinjenih organov potekale v skladu z navodili Arhiva RS in pri njih ni bilo opaziti večjih težav oziroma nepravilnosti. Tudi selitve dela dokumentarnega in arhivskega gradiva s prenosi posameznih pristojnosti med organi niso povzročale večjih težav in so bile obvladljive. Zaskrbljujoče pa je bilo stanje pri organih, kjer je bil del pristojnosti prenesen na drug organ oziroma so prejeli del pristojnosti organa, kar je pomenilo, da postajajo pravni nasledniki ukinjenega organa. Primer takšne reorganizacije je ukinitev Ministrstva za okolje in prostor ter posledično prenos pristojnosti z delovnega področja prostora na novo poimenovano Ministrstvo za infrastrukturo in prostor. Treba je poudariti, da je do takrat Ministrstvo za okolje in prostor hranilo približno 3200 tekočih metrov dokumentarnega in arhivskega gradiva, od tega je po grobi oceni delovnemu področju prostora pripadalo 80 % dokumentarnega in arhivskega gradiva, torej približno 2500 tekočih metrov. Pri tem je pomembno tudi dejstvo, da od navedenega podatka, 2500 tekočih metrov, kar 70 % predstavlja arhivsko gradivo. Ko tem podatkom dodamo še selitev dela pristojnosti s področja energetike in rudarstva, ki je do reorganizacije spadalo pod okrilje Ministrstva za gospodarstvo, ter njihovih približno 600 tekočih metrov»nerešenih«zadev, je naenkrat Ministrstvo za infrastrukturo in prostor moralo zagotoviti hrambo in varstvo za približno 3650 tekočih metrov dokumentarnega in arhivskega gradiva. V to številko je vštetih tudi približno 550 tekočih metrov dokumentarnega in arhivskega gradiva nekdanjega Ministrstva za promet. Glede na predstavljena dejstva ter zatečeno stanje je Arhiv RS ponovno predlagal Vladi RS nekaj ukrepov, ki bi pripomogli pri hrambi in obvarovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ukinjenih oziroma organov, na katere je bila prenesena pristojnost. Prestavljeni ukrepi bi v prihodnosti tudi predstavljali primer dobre prakse v podobnih situacijah. Kot primarna je bila navedena potreba po ustreznih prostorih, ki bi zadostili vsaj minimalnim standardom na področju tehnične opreme in klimatskih razmer. Sledil naj bi ukrep, s katerim se na ravni Vlade RS ter ministrstev, v skladu z 41. členom ZDVAGA, sistemsko reši vprašanje odbiranja in izročanja arhivskega gradiva Arhivu RS zaradi prenehanja delovanja oziroma statusnih sprememb organov državne uprave. V tej povezavi je treba zagotoviti tudi kadre, ki bi ob dodatnem strokovnem usposabljanju ter pomoči in nadzoru Arhiva RS izpeljali zahtevno nalogo v skladu s standardi arhivske stroke. Ob tem pa je bilo izpostavljeno ravno Ministrstvo za okolje in prostor ter njegov pravni naslednik Ministrstvo za infrastrukturo in prostor, saj bi lahko ob neorganizirani in nenačrtovani selitvi prišlo do nepopravljive škode oziroma uničenja arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika. 6 Ministrstvo za izobraževanje, znanost in kulturo, Arhiv RS, dokument št /2012/3 z dne TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 193

196 Vlada RS je reševanje problematike prepustila Generalnemu sekretariatu Vlade RS, ki se je na navedena in opisana opozorila odzval ter s kratkim dopisom obvestil vsa ministrstva in vladne službe, da jim je bilo s strani Arhiva RS že posredovano Navodilo Arhiva RS o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ob reorganizaciji državne uprave, a so kljub temu razmere pri nekaterih organih še vedno zaskrbljujoče. Omenjeno je bilo tudi, da je Arhiv RS predlagal tudi ukrepe, ki bi pripomogli k ureditvi situacije. Sledil je še stavek, v katerem Generalni sekretariat Vlade RS vsa ministrstva in vladne službe poziva, da v okviru svojih organov predlagane ukrepe preučijo ter jih v največji mogoči meri tudi upoštevajo. 7 Omenjenemu dopisu sta bila priložena shema in kratek opis reorganizacije. S tem dopisom oziroma odzivom se je za takratno Vlado RS in njen Generalni sekretariat zgodba končala. Odgovornost za dokumentarno in arhivsko gradivo se je prenesla na raven ministrstev, ki so s pomočjo Arhiva RS, z zatečenimi prostori in kadri, začeli, ali pa tudi ne, problem reševati po svojih najboljših močeh. Kot smo že uvodoma in pozneje v razpravi povedali, je Ministrstvo za infrastrukturo in prostor z ukinjenega Ministrstva za okolje in prostor prevzelo pristojnosti s področja prostora ter tako postalo pravni naslednik, ki pač mora poskrbeti za varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Pri tem se je kot popolnoma pravilno in utemeljeno izkazalo opozorilo Arhiva RS, da je ravno dokumentarno in arhivsko gradivo nekdanjega Ministrstva za okolje in prostor zelo občutljivo, saj bi lahko ob neorganiziranem in nenačrtovanem urejanju prišlo do nepopravljive škode oziroma uničenja arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika. Začetni koraki so tako šli v smeri iskanja ustreznih skladiščnih prostorov in strokovnih kadrov, a se je že tu zataknilo in izkazalo, da bo zastavljena naloga vse prej kot lahka. Sledilo je še nekaj dodatnih zapletov z notranjo reorganizacijo, spremembo sistemizacije organa, odlivom in premeščanjem kadrov, ki so bili vpeti v delo z dokumentarnim ter arhivskim gradivom. Prelomni trenutek je bil posledica obiska inšpektorice Inšpektorata RS za kulturo in medije, ki je v Zapisniku o stanju dokumentarnega in arhivskega gradiva na Ministrstvu za infrastrukturo in prostor ter opozorilu inšpektorice povzela dejansko stanje v organu. 8 V dokumentu so bile zapisane ugotovitve, ki so bile skoraj popolnoma identične navodilom in opozorilom, ki jih je v svojih dokumentih navedel Arhiv RS oziroma je o njih razpravljala stroka. Med navedenimi je bila najbolj zaskrbljujoča ugotovitev, da so pri reorganizaciji prešle z ukinjenega na drug organ nove naloge in obveznosti, ki pomenijo na področju varstva in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva velik korak nazaj. Ta ugotovitev je utemeljena z dejstvom, da se je pri tej obliki reorganizacije srečalo več načinov pisarniškega poslovanja, od zelo urejenega na nekdanjem Ministrstvu za promet, kjer se je poslovalo skladno s standardom ISO 9001, do manj urejenega na ukinjenem organu. Prav tako je treba navesti še ugotovitev inšpektorice, da bo kljub veliki želji in angažiranju zaposlenih v organu ter aktivnemu sodelovanju Arhiva RS z obstoječo kadrovsko zasedbo težko izpeljati zastavljene idejne rešitve. Neprimerno naj bi bilo tudi dejstvo, da se reševanje problematike prepusti uslužbencem Oddelka za upravno poslovanje in predvsem arhivarju organa, saj gre v revidiranem primeru za dela in naloge, vezane na reorganizacijo, in ne za vsakodnevno upravno poslovanje organa. V dokumentu, ki je sledil zapisniku, so bili organu sporočeni tudi ukrepi in roki za odpravo nepravilnosti, ugotovljenih pri inšpekcijskem pregledu. 9 Kljub vsem navedenim zaprekam in pomanjkljivostim smo uslužbenci organa pristopili k reševanju naloženih ukrepov. S pomočjo Ministrstva za obrambo smo, ob že razpoložljivih lastnih prostorih, zagotovili še dodatne potrebne prostore na Vrhniki, jih opremili s potrebno tehnično opremo, sistemom za varnostni in mikroklimatski nadzor ter sistemom nadzora dostopa. Pristopili smo tudi k prenovi internih organizacijskih predpisov s področja pretoka in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Kljub pomanjkanju dodatnih kadrov je zadeva začela potekati. Potek celotnega projekta je prikazan v spodnjem diagramu. 7 Generalni sekretariat Vlade RS, dokument št /2012/3 z dne Inšpektorat RS za kulturo in medije, dokument št /2012/13 z dne Inšpektorat RS za kulturo in medije, dokument št /2012/14 z dne MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

197 Zaključek Na podlagi predstavljenega smo ugotovili, da vsaka reorganizacija organov državne uprave predstavlja veliko nevarnost za varstvo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva, saj ob neorganiziranem in nenačrtovanem premeščanju ter urejanju pride do nepopravljive škode oziroma okrnjenja arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika. Predlagani in pojasnjeni ukrepi, navodila, primeri dobre prakse ter aktualna zakonodaja predstavljajo pravilna izhodišča in usmeritve vsem vpletenim v procese, ki spremljajo vsako reorganizacijo. V prihodnosti bi bilo smiselno nadgraditi doseženo stanje z eksplicitno opisanimi postopki, ki bi zagotovili zanesljivo varstvo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Literatura Generalni sekretariat Vlade RS, dokument št /2012/3. Gotovina, V. (2012). Posvet o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Arhiv RS. Inšpektorat RS za kulturo in medije, dokument št /2012/13. Inšpektorat RS za kulturo in medije, dokument št /2012/14. Ministrstvo za izobraževanje, znanost in kulturo, Arhiv RS, dokument št /2012/1. Ministrstvo za izobraževanje, znanost in kulturo, Arhiv RS, dokument št /2012/3. Uredba o upravnem poslovanju (UUP). Uradni list RS, št. 13 ( ). Pridobljeno s Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o Vladi Republike Slovenije (ZVRS-F). Uradni list RS, št. 8/2012 ( ). Pridobljeno s Zakon o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivih (ZVDAGA). Uradni list RS, št. 30/06 ( ). Pridobljeno s 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 195

198 Summary The respective changes to the structure of public administration, as a result of political changes, bring a lot of uncertainty and doubt regarding the new organisation of the flow and storage of documents and archives. Most affected are the ministries and their constituent bodies. Each time tasks, associated with the smooth ongoing operation of the newly established authority and task regarding the archives of the bodies, which ceased to exist have to be executed. In such circumstances, different practices of modes of operation of the office and administrative procedures are occurring. In addition, migration between locations and other activities, as a result of organisational changes, is taking place. It can be clear that in such situations, significantly increases the likelihood of loss, damage, desecration or destruction of documents and archives. Large reorganisation of the state administration in the year 2012 represents an important milestone in the implementation of the principle of provenance and the principle of integrity as the basic rules of modern archival. Based on these foundations and all other sectorial acts and on the basis of the data collected, we, in our research paper, tried to present a solution for the creation and maintenance of documents and archives. It should be noted that the profession in this area has legally grounded solutions of good quality, but in practice they not come to life as they should. The reasons should be sought in an incompetence or misunderstanding of the importance of preservation of documents and archives by the promoters of amendments of the Law on Government. Simply said, proposers of the change are unaware of the implications of the reorganisation of the state administration in the preservation of documents and archives. Since it can be expected in the future that above mentioned reorganisation of public administration will become a permanent process, we need civil servants and archivists to ensure that the common discipline of the initiators of these reorganisations will find the most optimal solution, or at least a solution that will at least threaten documents and archives. Based on the facts, we have concluded that reorganisation of state administration bodies poses a significant risk to the protection and storage of documents and archives, as the unorganised and unplanned transfer and editing cause irreparable damage or threat to archives as a cultural monument. Proposed and explained measures, guidance, examples of good practice and current legislation present correct basis and guidelines for all involved in the processes that accompany every reorganisation. In the future, it would be meaningful to upgrade the situation achieved with explicit description of procedures, which would ensure reliable protection and storage of documents and archives MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

199 Rudi Jamnik študent na Oddelku za arhivistiko in dokumentologijo, AMEU ECM SPLETNI DOSTOP DO ARHIVSKEGA GRADIVA NAŠIH ARHIVOV WEB ACCESS TO ARCHIVAL RECORDS IN OUR ARCHIVES Izvleček V prispevku si bomo ogledali spletni strani za dostop so arhivskega gradiva naših arhivov, to sta SIRAnet in spletni iskalnik Arhiva Republike Slovenije. Preverili bomo, katere načine iskanja želenih informacij omogočata in kako najdene rezultate prikažeta. V nadaljevanju bomo preverili še nekaj tujih spletnih strani za dostop do arhivskega gradiva. Ključne besede: arhiv, spletni vmesnik, spletni dostop, arhiv, iskanje, iskalno polje. Abstract In this paper, we will take a look at the websites created for web access to the archival records in our archives, which are SIRAnet and web browser of the Archives of the Republic of Slovenia. We will review different ways they are providing us in order to search for desired information, and how the results are displayed. Later, we are going to review some foreign web pages that are used for access to archival records. Keywords: archive, web interface, web access, archive, search, search box Uvod Danes je obisk spleta prvi korak, ki ga naredimo, ko potrebujemo najrazličnejše informacije. To ne velja več samo za mlajše generacije, ampak tudi za starejše. Prednosti iskanja informacij na spletu so, da lahko danes to praktično naredimo že od kjer koli in, kar je še pomembnejše, to lahko delamo takrat, ko imamo za to čas, saj so informacije na spletu dostopne kadar koli. Med informacijami, ki se danes iščejo po spletu, so tudi tiste, ki so v arhivskem gradivu. V prispevku, ki je namenjen predvsem uporabnikom, ki se prvič srečujejo z arhivi in arhivskim gradivom, želimo predstaviti slovensko arhivsko mrežo in slovenske arhive kot jih lahko vidijo in dosežejo prek spleta. Želimo jih seznaniti z ureditvijo gradiva v arhivu, ki ni, kakor danes misli večina ljudi, enaka ureditvi knjig v knjižnici, in jim predstaviti različne načine iskanja informacij v gradivu v iskalnikih arhivskega gradiva, ki tudi ni enako iskanju knjig v knjižnici ali splošnih informacij na spletu. Prikazali bomo spletne strani Arhiva Republike Slovenije in regionalnih arhivov. V nadaljevanju bomo podrobneje predstavili oba slovenska spletna iskalnika, ki se uporabljata za iskanje po bogatem arhivskem gradivu naših arhivov, to sta iskalnik Arhiva Republike Slovenije in SIRAnet, in nekatere možnosti, ki jih uporabniki lahko uporabijo pri svojem iskanju. Na koncu si bomo ogledali še spletni strani Arhivskega portala Evrope (Archives Portal Europe), ki omogoča iskanje po večjem številu arhivov v Evropi, in EUscreen, prek katere države članice omogočajo dostop do svojega avdiovizualnega gradiva v svojih arhivih. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 197

200 Slovenska arhivska mreža, arhivi in njihove spletne strani Slovensko arhivsko mrežo sestavljajo javni arhivi, arhivi Katoliške cerkve in arhiv Univerze v Ljubljani (Slovenski arhivi se predstavijo, 2013). Javni arhivi obsegajo Arhiv Republike Slovenije kot osrednji državni arhiv in šest regionalnih arhivov v Ljubljani, Mariboru, Celju, na Ptuju, v Kopru in Novi Gorici. Pri pregledu spletnih strani se bomo omejili na tiste dele spletne strani in povezave, ki so pomembne za uporabnika, ki želi prek spletne strani arhiva poiskati želene podatke in informacije. Arhiv Republike Slovenije (ARS) osrednji državni arhiv Kot ustanova izvira iz leta 1859 ko je Historično društvo za Kranjsko predlagalo ustanovitev deželnega arhiva. Svoj sedež ima na Zvezdarski ulici 1 v Ljubljani v Gruberjevi palači. Osnovna naloga Arhiva Republike Slovenije je zbiranje, urejanje, varovanje, popisovanje in omogočanje uporabe javnega in arhivskega gradiva, ki nastane pri delu državnih organov in drugih javnopravnih oseb, ki jih ustanavlja država in delujejo na področju cele države. Arhiv varuje tudi zasebno ter filmsko arhivsko gradivo za vso državo. Vodi zbirno evidenco javnega arhivskega gradiva v državi, evidenco arhivskega gradiva v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence, in evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države. 1 Slika 1: Spletna stran Arhiva Republike Slovenije osrednjega državnega arhiva 1 O arhivu: MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

201 Na sliki 1 je prikazana spletna stran Arhiva Republike Slovenije, osrednjega državnega arhiva. Povezave za dostop do arhivskega gradiva (iskalnik Arhiva Republike Slovenije), 2 pravila za njegovo uporabo, čitalniški red in objave arhivskega gradiva so v zavihku Uporaba arhivskega gradiva. Vodnik po fondih in zbirkah Arhiva Republike Slovenije, s pomočjo katerega se uporabniki seznanijo s seznamom gradiva, ki ga hrani Arhiv Slovenije, in z njegovo ureditvijo v njem, je v zavihku Delovna področja Založba Arhiva RS Vodniki in pregledi fondov. 3 Podatki o Slovenskem filmskem arhivu in opis ter seznam filmov so prav tako v zavihku Delovna področja Slovenski filmski arhiv. 4 V zavihku Zakonodaja in dokumenti se uporabniki lahko seznanijo z veljavno zakonodajo RS na področju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivov (ZVDAGA). Uporabniku začetniku bodo v pomoč tudi povezave, ki so na spodnjem delu strani Pogosta vprašanja, povezave do regionalnih arhivov, slovenskih cerkvenih arhivov, arhivov po Evropi in svetu. Regionalni arhivi Osnovne naloge regionalnih arhivov so zbiranje, urejanje, varovanje, popisovanje in omogočanje uporabe javnega in arhivskega gradiva, ki nastane pri delu državnih organov in drugih javnopravnih oseb, ki jih ustanavlja država in delujejo na področju posameznega arhiva. V slovenski arhivski mreži je šest regionalnih arhivov. Zgodovinski arhiv Ljubljana (ZAL) Izvira iz Mestnega arhiva ljubljanskega, 5 ki ga je leta 1898 ustanovil ljubljanski župan Ivan Hribar. Za prvega mestnega arhivarja je bil imenovan pesnik Anton Aškerc, po katerem se danes imenuje nagrada za dosežke in delo na področju arhivistike. Sedež Zgodovinskega arhiva Ljubljana je na Mestnem trgu 27 v Ljubljani. ZAL poleg enote v Ljubljani, zaradi obsega ozemlja, ki ga pokriva, še naslednje enote: Enota za Gorenjsko Kranj, Savska cesta 5 Enota za Dolenjsko in Belo krajino v Novem mestu, Skalickega 1 Enota v Škofji Loki, Partizanska 1c Enota v Idriji, Prelovčeva 2 Slika 2: Spletna stran Zgodovinskega arhiva Ljubljana 2 Pridobljeno s 3 Pridobljeno s vodnik_po_fondih_in_zbirkah_arhiva_republike_slovenije/. 4 Pridobljeno s 5 Slovenski arhivi se predstavijo. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 199

202 Na sliki 2 je prikazana vstopna stran spletne strani Zgodovinskega arhiva Ljubljana. Njen videz je zaradi grafične zasnove z uporabo ploščic bližji mlajšim generacijam uporabnikov, ki bolj uporabljajo mobilne naprave. Ker sta podobno oblikovani spletni strani narodnih arhivov Francije in Velike Britanije (Archives Nationales in The National Archives), pričakujemo da bo taka prihodnja grafična podoba spletnih strani arhivov. Za pomoč uporabnikom začetnikom so poskrbeli s ploščico Prvič v arhivu, ki je prva na levi strani. V njej so na enem mestu zbrane vse informacije, ki jih uporabnik potrebuje za uspešno iskanje informacij po arhivskem gradivu. Prinaša razlago, kaj je arhiv, katere so njegove naloge, kaj ZAL hrani v svojem arhivskem gradivu, in arhivski slovarček z razlago pogosto uporabljanih izrazov. Posebej bi tu izpostavili sklop Kako začeti z raziskovanjem, ki opisuje prve korake v procesu iskanja podatkov in informacij v arhivih. Dostop do iskalnika SIRAnet, v katerem je zbrano gradivo regionalnih arhivov, se skriva pod ploščico Iskalnik SIRAnet. Pod ploščico Digiteka delavci ZAL objavljajo digitalizirano arhivsko gradivo. Opozarjamo še na kratek film o arhivih z naslovom Arhivistika ni dolgočasna veda, ki je pod ploščico Film o arhivu. Pokrajinski arhiv Maribor (PAM) Arhivska dejavnost se je v Mariboru 6 začela leta 1903, ko so slovenski izobraženci ustanovili Zgodovinsko društvo za Spodnjo Štajersko, ki je zbiralo tudi arhivsko gradivo. Sedež Pokrajinskega arhiva Maribor je na Glavnem trgu 7 v Maribor. Pod PAM spadata še dve enoti: Enota za Prekmurje Lendava, Glavna ulica 5 Enota za Koroško Ravne na Koroškem, Čečovje 12a Slika 3: Spletna stran Pokrajinskega arhiva Maribor 6 Prav tam MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

203 Na sliki 3 je prikazana vstopna spletna stran Pokrajinskega arhiva v Mariboru. Za uporabnika najpomembnejše povezave so zbrane v spodnjem levem kotu spletne strani. Za dostop do iskalnika SIRAnet je dovolj vnos iskanih pojmov v polje Iskanje arhivskega gradiva in klik na gumb Najdi, ki nato rezultate poizvedbe prikaže v novem oknu. Vodnik po gradivu je pod istoimensko povezavo. Pokrajinski arhiv Maribor je organizator vsakoletne Mednarodne konference arhivistov v Radencih. Informacije o letošnji konferenci in dostop do strokovnega gradiva s prejšnjih konferenc so dostopni pod ikono Posvetovanje v Radencih. Zgodovinski arhiv Celje (ZAC) Zbirka arhivskega gradiva se je v Celju 7 začela po letu 1889 z delom Mestnega muzeja in Muzejskega društva. Zgodovinski arhiv Celje je na Teharski cesti 1 v Celju. Slika 4: Spletna stran Zgodovinskega arhiva Celje 7 Prav tam. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 201

204 Na sliki 4 je prikazana začetna stran Zgodovinskega arhiva Celje. Obe najpomembnejši povezavi za uporabnika povezava na iskalnik po arhivskem gradivu SIRAnet in Vodnik po fondih in zbirkah sta na desni strani zgoraj. Omenimo naj še zanimiv projekt, ki ga vodijo pod imenom Anonimka, pri katerem želijo zbrati zgodbe iz vsakdanjega življenja ljudi. Namen projekta je dopolnitev konteksta časa, v katerem nastaja ostalo dokumentarno in arhivsko gradivo. Zgodovinski arhiv na Ptuju (ZAP) Zgodovinski arhiv na Ptuju je po obsegu ozemlja, ki ga pokriva, najmanjši regionalni arhiv. Njegovi zametki segajo v leto 1893, ko so ustanovili Muzejsko društvo na Ptuju. 8 Njegov sedež je na Vičavi 5 na Ptuju. Slika 5: Spletna stran Zgodovinskega arhiva na Ptuju 8 Prav tam MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

205 Na sliki 5 je prikazana začetna stran spletne strani Zgodovinskega arhiva na Ptuju. Povezava na iskalnik SIRAnet je na vrhu strani. Vodniki po fondih in zbirkah so na voljo v čitalnici v knjižni obliki. Pokrajinski arhiv Koper (PAK) V Piranu 9 so z arhivsko dejavnostjo začeli leta 1877 ko so namestili mestnega arhivarja, v Kopru pa je začela knjižnica arhivsko gradivo prevzemati leta Pokrajinski arhiv Koper je na Kapodistriasovem trgu 1 v Kopru. Enota Piran pa je na Savudrijski 5 v Piranu. Slika 6: Spletna stran Pokrajinskega arhiva Koper Na sliki 6 je prikazana začetna spletna stran Pokrajinskega arhiva v Kopru. Povezava na iskalnik SIRAnet je na vrhu strani. Vodniki po fondih in zbirkah so na voljo v zavihku Knjigarna in v čitalnici. 9 Prav tam. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 203

206 Pokrajinski arhiv v Novi Gorici (PANG) Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, 10 najmlajši regionalni arhiv v Sloveniji, je bil ustanovljen leta Je na Trgu Edvarda Kardelja 3 v Novi Gorici. Slika 7: Spletna stran Pokrajinskega arhiv v Novi Gorici Na sliki 7 je prikazana začetna spletna stran Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici. Povezava do iskalnika SIRAnet je na spodnjem delu strani. Vodniki po fondih in zbirkah so dostopni pod istoimensko povezavo na sredini strani. Cerkveni arhivi: Nadškofijski arhiv v Ljubljani (NŠAL), Nadškofijski arhiv Maribor (NŠAM) in Škofijski arhiv Koper (ŠAK), ter Arhiv Univerze v Ljubljani ne omogočajo iskanja po svojem arhivskem gradivu prek spleta. 10 Prav tam MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

207 Iskalnika ARS in SIRAnet Za dejansko iskanje podatkov in informacij po arhivskem gradivu naših arhivov prek spleta sta na voljo dva iskalnika. Za gradivo, ki ga zbira, hrani, ureja in daje na voljo Arhiv Republike Slovenije, je to iskalnik po podatkovni zbirki ARS, ki je dosegljiv na naslovu: suchinfo.aspx. Za gradivo, ki ga hranijo naši regionalni arhivi, pa so le-ti vzpostavili vzajemno podatkovno zbirko z imenom SIRAnet, za katero skrbi Konzorcij SIRAnet in je dostopna na naslovu: Ker oba iskalnika uporabljata enako programsko opremo in je način dela in iskanja v obeh enak, si bomo ogledali le enega SIRAnet. SIRAnet deluje na programski opremi scopearchiv podjetja Scope Solutions AG 11 iz Švice. Programska oprema scopearchiv omogoča delavcem v arhivih vsakodnevno delo in obvladovanje celotnega delovnega procesa od prevzema gradiva, njegove obdelave in uporabe s strani uporabnikov. Podpira vse arhivske standarde, kot so ISAD(G) (General International Standard Archival Description), ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families), EAD (Encoded Archival Description), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), in je implementiran na osnovi OAIS (Open Archival Information System) referenčnega modela. Programsko opremo scopearchiv poleg naših uporabljajo še številni drugi nacionalni, kantonski, deželni, občinski in mestni arhivi po Evropi, med drugim v Avstriji, Liechtensteinu, Luksemburgu, Švici in na Madžarskem. Na sliki 8 je prikazana začetna stran spletne strani iskalnika SIRAnet. Vsem uporabnikom, ki bodo iskalnik pogosto uporabljali, priporočamo, da si na spletni strani odprejo račun, saj jim bo to omogočilo uporabo dodatnih storitev spletnih strani, kot so delovne mape in košarice, ki jih bomo podrobneje razložili pozneje. Ker sta iskalnika ARS in SIRAnet ločena, je treba račun odpreti na obeh. Pomembno je vedeti, da na spletu še ni vsega gradiva, ki ga hranijo arhivi, saj vse še ni zajeto v elektronski sistem. Se pa to gradivo redno vsakodnevno dodaja. Zato lahko poizvedba, ki danes ni dala nobenega rezultata, že čez nekaj dni le-tega prikaže. Lahko pa se zgodi, da je elektronsko gradivo nedostopno zaradi zahteve po varovanju osebnih ali drugih občutljivih podatkov. Treba je opozoriti še na to, da bo za ogled gradiva, ki ni v elektronski obliki, potreben obisk v čitalnici arhiva, ki najdeno arhivsko gradivo hrani. Opis iskalnika SIRAnet V zgornji vrstici so povezave na začetno stran, košarico naročenega arhivskega gradiva, prijavo na spletno stran in povezave za menjavo jezika uporabniškega vmesnika. Te nam omogočajo, da imamo na primer pri brskanju po madžarskem narodnem arhivu uporabniški vmesnik v slovenskem jeziku. Žal pa samih podatkov iz arhiva ne zna prevesti. V orodni vrstici je prikazanih pet gumbov, pod katerimi se skrivajo meniji z ukazi, s katerimi delamo v iskalniku. 11 Pridobljeno s 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 205

208 Slika 8: Spletna stran iskalnika SIRAnet Iskanje meni pod gumbom je namenjen izbiri načina izvajanja poizvedb, ki so uporabniku na voljo. Poizvedbe so kot hitre povezave prikazane tudi na začetni strani iskalnika in vidne na zgornji sliki 8. Pod vsako je napisan kratek opis načina iskanja. Končni rezultati iskanja tu se na spletni strani prikažejo rezultati zadnje poizvedbe. Delovne mape v delovne mape lahko registrirani in prijavljeni uporabniki shranjujejo rezultate različnih poizvedb, da jih lahko pozneje podrobneje raziščejo. V posamezno mapo se lahko shrani do 500 zadetkov. Shranjena iskanja poizvedba, ki se izvaja večkrat z enakimi parametri, se lahko shrani, da je ni treba vnašati vsakič znova. Košarica v košarico uporabniki odložijo vse tisto gradivo, ki ga želijo pregledati v čitalnici. Iz košarice ga pozneje po elektronski poti naročijo, da jih ob prihodu v čitalnico že čaka pripravljeno. Info kotiček priporočamo, da si najprej ogledate njegovo vsebino saj je tu Besednjak z razlago najpogostejših izrazov, ki se uporabljajo v arhivistiki. Poleg tega so tu še kontaktne informacije regionalnih arhivov in odpiralni časi njihovih čitalnic. Izvajanje poizvedb Zaradi različnega načina izvajanja različnih vrst poizvedb ne dobimo vedno enakih rezultatov. Tako nam en način poizvedbe lahko ne da nobenega rezultata, drugi pa veliko. Zato je za uspešno iskanje po arhivskem gradivu vedno priporočljivo uporabiti več kot en način izvajanja poizvedbe. Na voljo so štirje različni načini izvajanja poizvedb: Iskanje po polnem tekstu je še najbolj podobno iskanju, ki ga vsakodnevno izvajamo v različnih spletnih brskalnikih. V polje vpišemo iskalna gesla in poizvedbo poženemo s klikom na gumb Iskanje. To je običajno prvi način iskanja, s katerim lahko preverimo, ali za naša gesla sploh obstajajo kakšni rezultati. Število zadetkov lahko omejimo z vnosom različnih parametrov, ki jih vnesemo v polja, ki se prikažejo pri vklopu drugih možnosti iskanja. Iskanje po poljih kot v predhodnem načinu tudi tu z vnosom različnih parametrov in gesel v ustrezna polja poskusimo iz množice gradiva izluščiti samo relevantne zadetke. Iskanje po tektoniki arhiva iskanje po shemi podatkovne zbirke. Pri iskanju gradiva po tektoniki arhiva ne izvajamo poizvedb, ampak se proti rezultatu iskanja premikamo z odpiranjem vedno nižjih ravni sheme, kot je prikazano na sliki MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

209 Slika 9: Iskanje po tektoniki arhiva Iskanje po deskriptorjih iz geslovnika izberemo ustrezno geslo (družina, fizična oseba, funkcija, korporativno telo, zemljepisno ime ) in v oznako vnesemo iskano geslo. Dobljene rezultate lahko združimo v 2. koraku in naprej iščemo po njih. Primer vnosa gesel je prikazan na sliki 10. Slika 10: Iskanje po deskriptorjih Analiza, ki so je opravili delavci Pokrajinskega arhiva Maribor, 12 o navadah uporabnikov pri uporabi iskalnika SIRAnet, ki je potekala na osnovi podatkov, zbranih med letoma 2009 in 2015, je pokazala, da največ uporabnikov uporablja iskanje po deskriptorjih (89 %), sledita iskanje po polnem besedilu (9 %) in iskanje po poljih (1 %), ostanek pa zajemajo kombinirana iskanja in iskanja po dodatnih poljih. Analiza je pokazala še, da velika večina uporabnikov uporabi samo en tip iskanja, namesto priporočenih več tipov iskanja. 12 Kdor zna iskati, ta najde povezava do članka s celotnim opisom analize v literaturi. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 207

210 Prikaz zadetkov Na podlagi izvedene poizvedbe smo dobili zadetke, primer katerih je prikazan na sliki 11. Število zadetkov je zapisano na dnu strani. V samem seznamu zadetkov so pri vsakem zadetku prikazani naslednji podatki: Naslov/Vsebuje tudi, Časovno obdobje, Nivo položaj popisne enote v hierarhiji fonda; nivoji popisa so: fond, podfond, serija, podserija, združeni dokumenti (dosje, zadeva, spis), dokument, 13 Signatura enopomenski identifikator popisne enote, ki ga sestavljajo mednarodna oznaka države, oznaka arhiva, številka fonda in oznaka popisne enote, 14 TA tektonika arhiva. Klik na ikono prikaže, kje v tektoniki je zadetek, kar nam npr. omogoča nadalje iskanje rezultatov po tektoniki, Ustreznost ustreznost zadetka glede na vnesena gesla in parametre, višja kot je številka, ustreznejši naj bi bil zadetek. Zadetke lahko zdaj poljubno označimo in shranimo v delovno mapo za poznejši ogled in obdelavo ali pa kliknemo na ikono košarice, prek katere jih lahko naročimo za ogled v čitalnici arhiva, ki gradivo hrani. Slika 11: Rezultati poizvedbe 13 Arhivski slovarček 14 Prav tam MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

211 Na levi strani je še nekaj možnosti prikaza zadetkov privzeto so prikazani kot seznam, če pa kot zadetek dobimo slike, jih lahko prikažemo kot seznam slik ali predogled slik (podobno kot to deluje pri ogledu slik s spleta v spletnem brskalniku). Naslednja možnost nam omogoča iskanje znotraj rezultatov, s katerim zožimo število zadetkov. Prikazane zadetke lahko prek možnosti Prikaži kot PDF izpišemo v PDF-obliki, na kateri so vsi potrebni podatki, na podlagi katerih vam lahko zaposleni v arhivih želeno gradivo pripravijo za ogled v čitalnici. Možnosti Označi vse zadetke, Dodaj označene v košarico in Dodaj označeno v delovno mapo smo že omenili in opisali. Ko pridemo do najnižjega nivoja gradiva, to je dokumenta, so na prikazu zadetka prikazani naslednji pomembnejši elementi: Prikaz pozicije dokumenta v tektoniki arhiva Signatura, naslov, čas nastanka Vsebina, avtor Jezik, pisava in material gradiva Opis gradiva, če obstaja tudi digitalizat Dimenzije dokumenta Morebitne oznake omejitve dostopa URL-naslov zadetka Spletne strani za dostop do arhivov v drugih državah Na ravni Evropske unije sta uporabnikom na voljo dve spletni strani z dostopom do arhivskega gradiva tujih arhivov. To sta Arhivski portal Evrope (Archives Portal Europe) in EUscreen. Arhivski portal Evrope Arhivski portal Evrope je projekt, ki želi uporabnikom omogočiti preprosto iskanje in ogled arhivskega gradiva prek enotne spletne strani po arhivih celotne Evrope. Projekt poteka od leta 2009 in je rezultat projektov APEnet (Archives Portal Europe network) in APEx (Archives Portal Europe network of excellence). Zdaj zanj skrbi Fundacija Arhivski portal Evrope. Spletna stran je na voljo v številnih evropskih jezikih med njimi je tudi slovenščina. Do iskalnika gradiva pridemo prek zavihka Napredno iskanje. Vse faze vnosa iskalnih gesel in parametrov so odlično podprte s priročno pomočjo, tako da ni potrebe, da bi na tem mestu pisali o tem. EUscreen Portal EUsreen je namenjen brskanju po avdiovizualnemu gradivu, ki ga hranijo v arhivih držav, ki sodelujejo v projektu. Med njimi je tudi RTV Slovenija. Gradivo vsebuje video in zvočno gradivo, fotografije in slike. Projekt EUscreen se je začel leta 2009, od leta 2013 pa je nadgrajen v projekt EUscreenXL, katerega cilj je, ponuditi uporabnikom tudi visokoločljive avdiovideo vsebine. Iskalnik je na vrhu strani in deluje kot iskalnik po polnem besedilu. Rezultate lahko omejimo z vnosom parametrov jezik vsebine, desetletje nastanka gradiva, vsebina, ponudnik, žanr, država izvora in/ali producent. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 209

212 Literatura Arhiv Republike Slovenije. Pridobljeno s Arhivski portal Evrope (Archives Portal Europe). Pridobljeno s EUscreen. Pridobljeno s Himmelreich, B., Zupanič, K. in sodelavci. (2013). Slovenski arhivi se predstavijo. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije in ostali arhivi. Pridobljeno s arhiv.gov.si/pageuploads/publikacije/slovenski_arhivi_se_predstavijo_pdf.pdf. Iskalnik ARS. Pridobljeno s Iskalnik SIRAnet. Pridobljeno s Nacionalni arhiv VB (The National Archives). Pridobljeno s Nadškofijski arhiv Ljubljana. Pridobljeno s Nadškofijski arhiv Maribor. Pridobljeno s Pokrajinski arhiv Koper. Pridobljeno s Pokrajinski arhiv Maribor. Pridobljeno s Pokrajinski arhiv v Novi Gorici. Pridobljeno s ScopeArchiv. Pridobljeno s Semlič Rajh, Z. (2016). Kdor zna iskati, ta najde. Radenci: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Popisovanje arhivskega gradiva. Pridobljeno s Škofijski arhiv Koper. Pridobljeno s Zgodovinski arhiv Celje. Pridobljeno s Zgodovinski arhiv Ljubljana. Pridobljeno s Zgodovinski arhiv na Ptuju. Pridobljeno s Zgodovinski arhiv Univerze v Ljubljani. Pridobljeno s Summary This paper was written with an intent to help beginners who want to search, for a variety of reasons, certain information in archival records kept in our archives. Since every start is always difficult, and often in such cases we are forced to fend for ourselves without professional assistance, we wanted to help them by briefly show and explain the organisation of the archive network in Slovenia. We presented individual archives and their web sites from the standpoint of the user, who is mainly interested in online access to materials and aids that can help him in the process of finding information. We presented the SIRAnet browser a little more extensively and showed the ways and means of searching for information and data in our archives. An educated user is a benefit for the archive, since such users come better prepared to get desired documents and materials from the archive, and are able to ask the right questions to the archive worker. More adept among them can pre-order the material they want online, or as least have accurate information about material that they would like to see. This saves time and work to the archive workers. Like everywhere, it also applies here that practice makes perfect MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

213 Uroš Koštric študent arhivistike in dokumentologije, Alma Mater Europaea ECM DRUGA SVETOVNA VOJNA V PREKMURJU IN PRLEKIJI S POSEBNIM POGLEDOM NA ARHIVSKO GRADIVO THE SECOND WORLD WAR IN PREKMURJE AND PRLEKIJA REGIONS, WITH AN EMPHASIS ON ARCHIVES Izvleček Druga svetovna vojna ni zaobšla niti pokrajin na skrajnem severovzhodu Slovenije, in čeprav v pokrajinah niso potekale odločujoče bitke, sta okupatorja (nemški in madžarski) na različne načine izvrševala teror nad prebivalstvom. Prispevek nam predstavi tako delovanje okupatorja na zasedenem ozemlju kot tudi odporniško gibanje. Omejili se bomo na leti 1941 in 1944 ter ju s pomočjo arhivskega gradiva podrobneje predstavili. Leti sta na neki način prelomni za odporniško gibanje in potek vojne v pokrajinah, saj ga je že nekaj tednov po začetku vojne prevzela Komunistična partija Slovenije (KPS) z ustanavljanjem odborov OF in KPS ter predvsem njihovim nadzorom. Ključne besede: Komunistična partija Slovenije, druga svetovna vojna, nemški okupator, madžarski okupator, partizani. Abstract The second world war did not avoid the two regions in north-east of Slovenia and even though major battles did not happen in those two regions, the occupying forces (Germany and Hungary) carried out severe terror against locals. The paper shows the operation of occupying forces, as well as the resistance movement. In the paper, the emphasis will be on the years 1941 and These two years will be presented in detail, through the archives material and 1944 were significant for the course of war in the regions and for the resistance movement, since the resistance movement had been taken over by the Communist Party only several weeks after the war had begun. Key words: Communist Party, Second World War, resistance movement, occupying forces (Germany and Hungary) 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 211

214 Uvod Vojno sta v Prekmurju in Prlekiji zaznamovala dva okupatorja, nemški in madžarski, ki sta zgodovinsko tesno povezana s tem območjem. Prleki so se uspešno zoperstavljali germanizaciji, ne nazadnje je v Ljutomeru potekal prvi slovenski tabor. Prekmurje pa je do konca prve svetovne vojne spadalo pod Madžarsko, kar se je med vojno ponovilo. Nemci so med drugim okupirali Prlekijo, Prekmurje je pripadlo Madžarski. Med vojno sta okupatorja na različne načine izvrševala teror in širila strah med prebivalci z namenom, da se ti čim prej sprijaznijo z nastalimi razmerami. Nemci so, tako kot po drugih pokrajinah, tudi v Prlekiji takoj začeli raznarodovalno politiko, vključevanje v Štajersko domovinsko zvezo, mobilizacijo Podobno je bilo v Prekmurju, kjer pa so Madžari na Prekmurce gledali kot na izgubljeno ljudstvo, ki se je po nekaj letih spet vrnilo»domov«. Potek vojne in upor posameznikov sta to razmerje sčasoma spremenila. Vsekakor pa na začetku vojne, predvsem v Prekmurju, praktično nihče ni pomislil na upor, temveč so se sprijaznili z dano situacijo in okupacijo sprejeli kot dejstvo. Odporniško gibanje v Prekmurju in Prlekiji leta 1941 Drugačne načrte pa so imeli člani KPS, delujoči v Prekmurju, ti so v pokrajini delovali že pred drugo svetovno vojno. Člani so bili predvsem dijaki in študentje, nekaj pa je bilo tudi kmetov. Pred vojno so bili najbolj znani po tem, da so izdajali časopis Ljudska pravica. 1 Od leta 1938 so imeli lastno partijsko vodstvo najprej imenovano Mestni komite KPS Murska Sobota, nato Okrožni komite Prekmurje, ki se je v organizacijskem pogledu navezovalo na PK KPS za severno Slovenijo. Organizacijo je vodil Štefan Kovač - Marko, 2 v komiteju pa so bili še Miško Kranjec, 3 Evgen Kardoš, 4 Štefan Kuhar - Bojan, 5 Mirko Bagar 6 in Anton Špolarič. 7 Partijska organizacija je bila maloštevilna, po nekaterih podatkih je štela okoli 20 članov, po drugih pa med 26 in 30 članov. Organizirani so bili v štirih mestnih celicah v Murski Soboti ter dveh vaških. 8 Vojna ter nemška in madžarska okupacija sta odrezali prekmurske komuniste od osrednje Slovenije, zato so ti čakali, kot pravi Kranjec:»Zamudila je mnogo ugodnih priložnosti.«9 S tem je mislil predvsem, da se niso že takoj na začetku organizirali in niso začeli zbirati orožja, ki ga je pustila kraljeva vojska. Prva stvar, ki jo je KPS v Prekmurju storila, je bil sestanek v začetku maja. Na njem so bili navzoči Ali 10 in Evgen Kardoš, Štefan Kovač, Mirko Bagar in Miško Kranjec. Dogovorili so se, da 1 Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Štefan Kovač - Marko, odvetniški pravnik, rojen v Nedelici v Prekmurju, že pred drugo svetovno vojno je bil dejaven v KPS, leta 1939 je bil izvoljen za sekretarja OK KPS za Prekmurje, kar je ostal do smrti Miško Kranjec, pisatelj, časnikar, rojen v Veliki Polani, med drugim je v Prekmurju med letoma 1934 in 1935 izdajal partijski časopis Ljudska pravica. Bil je med organizatorji upora, po aretacijah in razbitju gibanja 1941 se je do jeseni 1944 skrival v Prekmurju. 4 Evgen Kardoš, trgovec, rojen v Murski Soboti, bil je med najdejavnejšimi člani odporniškega gibanja, član OK KPS Prekmurje, madžarske oblasti so ga aretirale , v zaporu pod pritiski mučenja je izdal datum in kraj sestanka OK KPS, kjer je bil ustreljen Štefan Kovač - Marko. Madžarska oblast ga je na sodnem procesu obsodila na smrt z obešanjem, sodba je bila izvršena v Murski Soboti Štefan Kuhar - Bojan, študent, član KPS že pred vojno, bil je med organizatorji odpora na obeh bregovih Mure, saj je bil član OK KPS za Prekmurje in Medžimurje, od septembra 1941 pa sekretar OK KPS za Ljutomer in Gornjo Radgono je bil v Mariboru aretiran in teden dni pozneje ustreljen kot talec. 6 Mirko Bagar, rojen v Gornjih Petrovcih, študiral v Ljubljani, bil je član SKOJ-a, skupaj s Štefanom Kovačem sta začela priprave na odpor v Prekmurju, bil je član OK KPS za Prekmurje, julija 1941 so ga madžarske oblasti aretirale in poslale v kazenski bataljon, bil je poslan na vzhodno fronto, od koder je prebegnil k RA. Padel je v RA med boji za Budimpešto. 7 Anton Špolarič je bil član OK KPS za Prekmurje, so ga Nemci aretirali pri prehodu čez reko Muro pri Petanjcih, decembra istega leta so ga v Mariboru ustrelili kot talca. 8 Deželak Barič, V. (1999). Organizacijsko vprašanje Komunistične partije Slovenije Doktorska disertacija. Ljubljana: Inštitut za novejšo zgodovino, Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Ali Kardoš, delavec, rojen v Murski Soboti, že pred vojno komunist, upravnik Ljudske pravice, bil je član OK KPS za MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

215 bodo poskušali vzpostaviti vezi z madžarsko KP s ciljem k skupnemu odporu. Da tega niso počeli na lastno pest, pove podatek, da je o tej možnosti tik pred začetkom vojne govoril Miško Kranjec z Alešem Beblerjem, članom CK KPS. 11 Na Madžarsko sta potem odšla Kranjec in Bagar, vendar tam nista imela uspeha, saj je madžarska KP menila, da še ni prišel čas za odpor, pa tudi zasedbe Prekmurja ni gledala kot okupacije, saj je menila, da preprosto spada k Madžarski. Tako so opustili nadaljnje stike, obenem pa se poskušali povezati s KPS v Ljubljani. 12 V začetku junija je Bagar šel v Ljubljano, kjer se je udeležil konference voditeljev KPS. Tam se je srečal z nekaterimi vplivnimi posamezniki (Beblerjem, Tonetom Tomšičem) in po vrnitvi domov so na sestanku sklenili, da tudi v Prekmurju začnejo narodnoosvobodilno gibanje. 13 Bagar, Kovač in Anton Špolarič so prek svojih poznanstev začeli graditi mrežo zaupnikov. Predvsem na območju Lendave, vasi Dolinskega (Trnje, Črenšovci, Polana ), okolica Razkrižja, kjer je bila postojanka za prehode na madžarsko-nemški meji in povezava s Štrigovo v Medžimurju, ki je prav tako spadala pod madžarsko oblast. 14 Vrstili so se sestanki po različnih krajih, kjer so se pogovarjali o oboroženem odporu. Zajela jih je evforija in so govorili o organiziranju čete, celo bataljona. Na veliko so razpravljali tudi o sabotažnih akcijah. Na primer, uničili naj bi veliko skladišče žita v kraju Letenye na Madžarskem, zastrupili bi živino, požgali skladišča slame posestnikom v Rakičanu Pozneje so uresničili le manjši del teh načrtov. Za vojaškega poveljnika so postavili Štefana Kovača, Miško Kranjec pa je prav tako pomagal pridobivati fante za oborožen odpor. 15 Poleg tega so začeli delati in razmnoževati letake, ki so jih trosili tako v Prekmurju kot tudi v Medžimurju. Nasploh so vse tesneje sodelovali s člani partije iz Čakovca. Aktivisti v Prekmurju so se trudili, da bi čim več ljudi pridobili za sodelovanje, tako da niso več imeli tako strogih pogojev za pristop. Tak način je obrodil sadove, seveda pa ne moremo govoriti o kakem množičnem vstopu v KPS. 16 Od konca junija so Madžari postajali pozorni na pojavljanje letakov, tako da sta morala Štefan Kuhar - Bojan in Evgen Kardoš preiti v ilegalo. Vendar pa to ni vplivalo na delo KPS. Ti so predvsem v mesecu juliju po številnih vaseh Prekmurja organizirali sestanke, na katerih so največkrat mlade seznanjali z delom in metodami pri odporu. Dajali so jim še napotke, da naj prebivalstvo ne bi plačevalo davkov, naj se ne bi odzivalo na dolžnosti vojaške službe, naj bi uničevalo poljske pridelke in na splošno naj bi z vsemi sredstvi slabilo madžarsko državo. 17 Vendar pa dlje od rezanja telefonskih kablov in razmnoževanja in trosenja letakov na katerih so pozivali Prekmurce, naj ne sodelujejo z oblastjo, ampak jo morajo bojkotirati niso šli. Pomanjkljivost teh sestankov oziroma razgovorov je bila, da je veliko ljudi vedelo preveč, ni bilo organiziranja posebnih trojk ali podobnih skupin znotraj ene večje, tako da so to madžarske oblasti pri pridobivanju informacij znale izkoristiti. 18 Napad Nemčije na Sovjetsko zvezo je še dodatno spodbudil načrtovanje oboroženega odpora. Tako so pridobili nekaj bomb in kosov orožja, predvsem pištol, seveda pa je vse to bilo premalo za resen organiziran odpor. 19 Ob vseh teh načrtih za oboroženi odpor moramo povedati, da se člani KPS niso zavedali realnega stanja. Bili so prepričani, predvsem po napadu Nemčije na Sovjetsko zvezo, da se bo vojna končala v nekaj mesecih in da je treba tudi v Prekmurju vse pripraviti za prevzem oblasti. Pri tem je odločilno vlogo igral Štefan Kovač - Marko. Na realna tla so jih Madžari, skupaj z nekaterimi domačini, postavili hitro in na precej krut način. Prekmurje, julija 1941 so ga aretirali, leta 1945 je umrl v koncentracijskem taborišču Flossenburg. 11 Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Prav tam. 13 Prav tam, Prav tam, Prav tam, Prav tam, Arhiv republike Slovenije (ARS), Republiški sekretariat za notranje zadeve SRS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju 1941 ter Godina, Prekmurje ( ), 44 in Dokumenti ljudske revolucije v Sloveniji, knjiga 1, dok. št. 27. Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 213

216 Že v začetku julija so sledile prve aretacije, 5. julija pa je sledil val aretacij v Medžimurju, kar je privedlo tudi do več aretacij v Prekmurju. Namreč zaradi mučenja je eden od aktivistov v Čakovcu povedal za člane KPH v Medžimurju, poznal pa je tudi Štefana Kovača in Evgena Kardoša. Tako so orožniki začeli stiskati obroč okoli članov KPS, jim vdirati v hiše in delati preiskave. Zato so bili prisiljeni na skrivanje. 20 Na tem mestu moramo omeniti razkol med nekaterimi prekmurskimi študenti in člani KPS. Večina študentov se ni strinjala s politiko Štefana Kovača in ostalih vidnih članov KPS, zato so raje odšli iz pokrajine študirat na Madžarsko, predvsem v Budimpešto. Ker so bili med njimi tudi člani KPS, je to vodilne člane zelo prizadelo. Očitali so jim oportunizem, saj so se povečini včlanili v VMKE 21 in tako lažje dobili službo oziroma mesto na univerzi. Godina v svoji knjigi piše, da mu je Miško Kranjec dejal, da je:»partijo in njene sodelavce zlasti močno prizadel umik Rudija Čačinoviča v Budimpešto, ki je bil celih deset let najagilnejši napredni delavec v Prekmurju«. 22 Tudi Štefan Kovač je jezno reagiral na dejstvo, da nekaj članov KPS zapušča Prekmurje in se odpravlja študirat. Dejal je:»zdaj ni čas za študiranje, ampak je čas za borbo.«23 Rudi Čačinovič v svoji knjigi, ki jo je izdal leta 1998, piše o srečanju s Kovačem. Septembra, ko so nekatere že zaprli, je prišel Kovač k njemu domov. Očital mu je čakanje ter nevednost, da potekajo odločilni dnevi. Postavil mu je še vprašanje, ali se jim ne namerava pridružiti. 24 Čačinovič mu je odgovoril, da odhaja na Madžarsko v tovarno sladkorja na delo, saj nima sredstev za preživljanje družine. Po sezoni predelave se vrne domov in takrat se pridruži odporu. Kovač s tem odgovorom ni bil zadovoljen, še več, bil je jezen in mu je zato zabrusil:»ti čakaš, da bo vsega konec in da boš potem užival v svobodi. Zdaj je treba prijeti za delo! / / Čez nekaj tednov bo Rdeča armada že v Prekmurju.«25 Tudi iz tega pogovora se da zaznati, kako so razmišljali vodilni v KPS. Niso se zavedali stvarnega položaja, zato so jih aretacije in priznanja še toliko bolj prizadeli in imeli večji vpliv. Čačinovič se je ponudil, da bi po vrnitvi organiziral informativno in logistično delo pri odporu. Vendar pa, kot je pozneje izvedel, so ga po tem srečanju s Kovačem že odpisali, razmišljali so celo o tem, da bi ga skupaj s Hartnerjem obesili. 26 Tukaj se vidi, da so bili v Prekmurju, kot tudi drugje, vodilni komunisti resnično prepričani, da bo vojne kmalu konec in da morajo zato ukrepati. Vsak, ki je mislil drugače, jim je pomenil nevarnost in ga je bilo treba odstraniti. Ne glede na to, da prekmurski komunisti tako rekoč niso imeli stika z ostalo Slovenijo, so politiko KPS izvajali dosledno, brez odstopanja, s ciljem prevzema oblasti. Po prvih junijskih in po neuspelih aretacijah Kranjca in Kovača so ti nadaljevali sabotaže. Le-te so bile predvsem odstranjevanje tabel z madžarskimi imeni vasi ter požigi polj in skladišč. 27 Aretacije pa so se nadaljevale. Zaradi premajhne previdnosti so aretirali več ljudi, predvsem aretacija Bagarja je pomenila prelomnico, saj je Bagar zaradi mučenja spregovoril. Povedal je za navodila iz Ljubljane in s tem so madžarske oblasti dobile širši vpogled v mrežo delovanja odporniškega gibanja, kar je posledično privedlo do novih aretacij. Zaradi povečanega delovanja so madžarske oblasti konec julija razglasile naglo vojaško sodišče. 28 V drugi polovici julija je prišlo do preimenovanja Mestnega komiteja KPS Murska Sobota v Okrožni komite KPS, kar pa se na terenu ni poznalo, saj je že do tedaj MK deloval v celotni pokrajini. V OK KPS so bili: Štefan Kovač (sekretar), Miško Kranjec, Evgen Kardoš, Štefan Kuhar - Bojan, Anton Špolarič, Martin Žalik in Štefan Horvat - Glavačev Štef (blagajnik), kmet iz Turnišča Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), VMKE, Madžarsko izobraževalno društvo. 22 Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Prav tam. 24 Čačinovič, R. (1998). Časi preizkušenj, prispevki k zgodovini Prekmurja. Murska Sobota: Pomurska založba, Prav tam. 26 Čačinovič, R. (1998). Časi preizkušenj, Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Prav tam, ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju Godina, Prekmurje ( ), MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

217 Še naprej so delovali po celotnem območju severovzhodne Slovenije, predvsem Štefan Kuhar - Bojan je deloval na desnem bregu Mure. V Medžimurju so obnovili sabotažne akcije, le-te so izvajali še v Prekmurju, predvsem v krajih ob nekdanji madžarsko-jugoslovanski meji, kjer je bilo večinsko prebivalstvo madžarske narodnosti in seveda nenaklonjeno kakršnim koli akcijam, uperjenim proti madžarski oblasti. 30 Lahko bi rekli, da so namerno izzivali, tudi ali pa predvsem, civilno prebivalstvo. 16. avgusta je vojaško oblast zamenjala civilna, kar pa se na terenu ni poznalo, saj se je število policistov in vojakov v pokrajini zaradi sabotažnih akcij le še povečevalo. 31 Konec avgusta se je približno trideset ljudi udeležilo sestanka, ki ga je Godina označil kot»zbor aktivistov in simpatizerjev OF«. Na tem srečanju je glavno besedo imel Štefan Kovač, ki jih je seznanil s cilji gibanja ter poudaril, da so voditelji narodnoosvobodilnega gibanja komunisti. Vse je še pozval k nadaljevanju izvajanja sabotaž, obenem pa zapovedal, da morajo v odbor OF pritegniti tudi Sokole. 32 Tam so imenovali Okrožni odbor OF za Prekmurje. Sestavljali so ga Štefan Kovač, Miško Kranjec, Evgen Kardoš, Vinko Megla, 33 Martin Žalik in Štefan Horvat. 34 Podobnost med članstvom v tem odboru in OK KPS je več kot očitna. Septembra se je Štefan Kovač odpravil v Maribor k vodstvu oblastnega komiteja (ObK), kjer je izvedel, da:»tudi katoliško duhovništvo v Sloveniji podpira revolucionarni pokret«. 35 Zaradi te novice, predvsem pa ker je velika večina katoliških duhovnikov v Prekmurju nasprotovala madžarski oblasti, so jo poskušali pridobiti na stran gibanja. Miško Kranjec in Štefan Kovač sta se srečala z več duhovniki ter jih poskušala pregovoriti, da bi ti zbirali pomoč za OF, nudili naj bi pomoč somišljenikom in pri ljudeh širili pozitivno razpoloženje do OF. Zaradi obiska ter srečanja s komunisti in posedovanja propagandnega materiala so bili 25. oktobra 1941 aretirani in zaprti naslednji duhovniki: Mihael Jerič, župnik v Kuzmi, brat dekana Ivana Jeriča, 36 župnika v Turnišču, Ivan Camplin ter Danijel Halas, župnik v Veliki Polani. Decembra tega leta so bili pred vojaškim sodiščem v Vacu obsojeni, Camplin na 5 let, Jerič na 4 leta in Halas 37 na 18 mesecev ječe. 38 V imenu duhovščine je dekan in turniški župnik Ivan Jerič odgovoril, da se v določenih pogledih strinja z gibanjem, vendar z njimi sodelovati ne more, lahko pa jih podpira moralno:»to je, da bomo, ko bomo opravljali dušnopastirske posle med ljudmi, ljudi pridobivali, da bodo borcem dajali hrano, skrivališča in pazili, da jih nihče ne bo prijavljal.«39 Velika večina katoliških duhovnikov se je uprla uvedbi madžarskega jezika pri obredih v cerkvi in sprejela resolucijo, v kateri so zahtevali rabo slovenščine. Aretacije nekaterih duhovnikov nam povedo, da so jih Madžari smatrali za svoje nasprotnike in grožnjo njihovemu režimu Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Prav tam. 32 ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Vinko Megla, rojen v Tomažu pri Ormožu, izučil se je za krojača, že pred vojno član KPS, član OK KPS za Prekmurje, ubit januarja 1942 pri poskusu bega. 34 Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju Jerič Ivan ( ), rojen v Dokležovju, katoliški duhovnik, med obema vojnama nekaj časa poslanec v Beogradu izvoljen na listi SLS, med drugo svetovno vojno je bil župnik v Turnišču, po vojni je bil obtožen za organiziranje»matjaževe vojske«in dajanje navodil drugim duhovnikom, da jo morajo podpirati. Na sodnem procesu je priznal, da je prejemal propagandni material, zanikal pa je sodelovanje s tem gibanjem. Ker mu niso mogli dokazati sodelovanja z»matjaževo vojsko«, je bil obsojen na 4 leta odvzema prostosti in prisilnega dela ter na izgubo političnih in državljanskih pravic za 2 leti. Po vrnitvi na svobodo je bil spet nastavljen za župnika in dekana v Turnišču, leta 1957 se je kot upokojeni duhovnik preselil v Mursko Soboto, kjer je opravljal službo duhovnega pomočnika. 37 Danijel Halas ( ), rojen v Črenšovcih, med vojno je bil župnik v Veliki Polani, zaprt v madžarski ječi, likvidiran v vasi Hotiza s strani komunistov. V tem času teče postopek za njegovo beatifikacijo. 38 ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju Godina, F (1980). Prekmurje ( ), 67. Jerič, I. (2000). Moji spomini. Murska Sobota: Zavod sv. Miklavža v Murski Soboti, Jerič, I. (2000). Moji spomini, Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 215

218 Na prleški strani je bil položaj za upor precej drugačen. Nemški okupator je izgnal dosti zavednih Slovencev, zato je bil položaj težji kot na levi strani reke Mure. KPS tu ni bila organizirana, bilo je le nekaj posameznikov. 41 To so bili komunisti in nekdanji člani akademskega kluba Njiva (Jože Kerenčič, 42 Polde Berce, Milena Berce, Josip Hedžet), ki so pred vojno bili izključeni iz KPS, a so leta 1941 postali pomembni organizatorji osvobodilnega gibanja. 43 Podobno kot v Prekmurju so tudi tu organizirali razne sabotažne akcije, kot na primer podiranje telefonskih drogov, rezanje žic, odstranjevanje nemških napisov. 44 Začetek odporniškega gibanja je zajemal širok spekter ljudi, saj KPS ni prevladovala, čeprav so njeni aktivisti bili zelo dejavni. Gibanju so se tako priključili posamezniki različnih poklicev (delavci na železnici, cestah, uslužbenci v uradih, obrtniki, dijaki ). 45 Seveda ni šlo za neko množično gibanje, vendar pa kaže na širši odpor. V Ljutomeru in okolici je pomembno vlogo odigral Jakob Babič, krščanski socialist. Že maja je skliceval sestanke in pridobival simpatizerje za odpor. Prekmurska partijska organizacija je poleti poslala Štefana Kuharja - Bojana, da organizira odpor. Ta se je sestal z Babičem, ki pa je nasprotoval temu, da bi KPS vodila odpor. Zato so se pojavile zahteve po njegovi zamenjavi z bolj»na sodelovanje pripravljenim«članom krščanskih socialistov, kar se je tudi zgodilo. Kljub temu pa je Babič s somišljeniki nadaljeval upor, še več, pridobil je kar nekaj simpatizerjev, poslal pa je nekaj aktivistov čez Muro, da bi tudi tam organizirali OF. Bil je uslužbenec na cestnem oddelku v Ljutomeru, kar mu je koristilo pri delu za OF. 46 Tukaj moramo omeniti, da upor ni bil omejen le na območje Ljutomera in okolice, ampak so se sabotaže in druge akcije dogajale tudi na območju Gornje Radgone, Kapele, Male Nedelje, Cerkvenjaka, Koga, Ormoža, Središča ob Dravi. 47 To pa predstavlja v bistvu zaokroženo celoto Prlekije oziroma Vzhodne Štajerske. Že od maja so se vrstili sestanki, na katerih so se dogovarjali za razne akcije. Odmevnejši in pomembnejši pa se je zgodil 29. julija na domačiji Špindler v Moravcih v Slovenskih goricah. Vodil ga je sekretar PK KPS za Štajersko Slavko Šlander kar daje sestanku še večjo veljavo, saj je prinašal navodila»iz prve roke«, prisostvovali pa so mu najpomembnejši organizatorji upora, Štefan Kovač, Štefan Kuhar, Josip Hedžet, Vinko Megla in Dani Ročnik. 48 Sklenili so, da je treba zbirati orožje, strelivo, sanitetni material, ljudi odvračati od sodelovanja z nemško oblastjo. Šlander jih je seznanil z delom in cilji OF ter izrazil potrebo po ustanovitvi terenskih odborov. Nakazal je, da bi bilo treba ustanoviti majhno partizansko enoto, obenem pa priporočal večje sodelovanje v gibanju med Slovenskimi goricami, Prekmurjem in Medžimurjem. Pri vsem tem pa je zahteval strogo tajnost. Po sestanku so okrepili pomoč PK KPS za severno Slovenijo gibanju v Prlekiji. 49 Po Šlandrovem obisku so septembra ustanovili okrožni odbor OF in okrožni komite KPS za ljutomersko območje. Sekretar okrožnega odbora OF je postal Jože Kerenčič, medtem ko je naloge okrožnega sekretarja KPS opravljal Štefan Kuhar - Bojan. 50 Nato so ustanovili še odbore pri Tomažu pri Ormožu, v Gornji Radgoni, na Kapeli, pri Sv. Juriju ob Ščavnici in v Središču ob Dravi. Še pred ustanovitvijo okrožnega odbora OF so v Ljutomeru 12. julija ustanovili okrajni odbor OF Novak, D. (1994). Prlekija , Jože Kerenčič, rojen v Jastrebcih v Slovenskih goricah, bil je predsednik Akademskega agrarnega kluba Njiva, član KPS, zaradi nestrinjanja s kmečko politiko je bil leta 1937 izključen iz KPS, vendar je kljub temu bil med prvimi, ki se je pridružil odporu, bil je sekretar ljutomersko-radgonskega okrožja OF so ga aretirali, ustreljen je bil kot talec v Mariboru. 43 Deželak Barič, V. (1999). Organizacijsko vprašanje, Novak, D. (1994). Prlekija , Prav tam, Arhiv republike Slovenije (ARS), Komisija za ugotavljanje zločinov okupatorjev in njihovih pomagačev, Statistika zločincev in šolska kronika Ljutomer, AS 1827, izvleček iz šolske kronike šole Cven ( ). Novak, D. (1994). Prlekija , Novak, D. (1994). Prlekija , Prav tam, Prav tam. 50 ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju 1941, poročilo o ilegalnem delu v mariborskem okrožju Milene Bokša. Novak, D. (1994). Prlekija , Novak, D. (1994). Prlekija , MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

219 Zelo pomemben priimek na začetku vojne je bil Špindler. Gre za več članov družine, med katerimi je najpomembnejši Dušan (pri odporu sta sodelovala tudi brata Bogdan ter Metod). Dušan je bil učitelj v Štrigovi, njegov brat Bogdan pa podporočnik jugoslovanske vojske, in kot se da razbrati iz dokumentov, je tudi finančno pomagal odporniškemu gibanju. 52 Začetek vojne sta dočakala na madžarski strani, madžarske oblasti pa so ju julija 1941 izgnale zaradi dejavnega sodelovanja pri odporu. 53 Po izgonu sta se nastanila pri Mali Nedelji, njun brat pa je kot zdravnik deloval v bližnjih Juršincih. Dušan se je vsaj enkrat v Mariboru sestal s takratnim sekretarjem PK KPS za Štajersko Slavkom Šlandrom, od katerega je dobil direktivo, da naj z bratom Bogdanom vzdržujeta zvezo med Mariborom in Prekmurjem. Zatem se je Dušan v Štrigovi v Medžimurju večkrat sešel predvsem s Štefanom Kovačem - Markom, so pa na teh sestankih občasno prisostvovali še ostali vidni člani odporniškega gibanja, kot na primer: Metod Senčar, Bojan Kuhar, Štefan Cvetko, Evgen Kardoš. 54 To je bilo pomembno, saj so na ta način Štrigovo in Medžimurje k odporu proti okupatorju pritegnili Slovenci. Poleg Dušana Špindlerja, ki je imel zvezo z Mariborom, je imel njegov brat Metod zvezo s ptujskimi komunisti, z njimi sta bila na zvezi tudi Jože Kerenčič ter Bojan Kuhar. Med PK KPS za severno Slovenijo in Prlekijo je bila poleg zveze prek Maribora še zveza prek Celja. Zvezo je vzdrževala kurirka Milena Bokša - Boža, ta se je v Celju srečala s članom PK KPS Tonetom Žnidaričem - Martinom in mu poročala o delu v Prlekiji. 55 Zelo pomembna zveza je bil še Silvo Röck - Biba, ki je ilegalno živel v Celju in kamor so pošiljali v partizane fante, ki jih je pošiljal Štefan Kovač - Marko. 56 Tako so bile vzpostavljene določene zveze, ki pa niso dolgo vzdržale. Jeseni leta, po le nekaj mesecih okupacije, je sledil prvi večji val aretacij. Tako nemški kot madžarski okupator sta pozaprla in usmrtila več pomembnih in vidnih organizatorjev, aktivistov. V Prekmurju je to pomenilo, da je madžarskim oblastem praktično uspelo uničiti KPS, s tem pa tudi organizacijo odpora, ki je zamrl do leta 1944 oziroma prihoda aktivistov z notranjosti Slovenije. Zelo podobne razmere so bile v Prlekiji. Poskus prevzema oblasti v Prekmurju leta 1944 V letih 1943 in 1944 je nemška vojska na vseh bojiščih doživljala poraz za porazom in njeni do takrat zavezniki so se pokušali rešiti iz zagate. Leta 1943 je kapitulirala Italija in jeseni naslednjega leta je isto poskušala Madžarska. Zato je že vse leto, še posebej pa jeseni, oktobra, bilo na Madžarskem zelo vroče. Rdeča armada je napredovala z več strani, vojna se je preselila na madžarska tla in Madžari so pričakovali, da bodo s pomočjo Angležev lahko izstopili iz vojne. Stvarni položaj pa jih je prisili, da so se začeli o premirju pogajati tudi s Sovjetsko zvezo, katere enote so že zasedle njene vzhodne meje. Toda Horthy ni počakal na končanje le-teh, ampak je 15. oktobra opoldne po radiu zaveznike prosil za mir. Nekateri so pomislili, da je s tem vojna končana, marsikje so vojaki dezertirali, vendar so se Nemci na to pripravili in hitro so sledili protiukrepi. Horthyja so aretirali in ga pozneje konfinirali v Nemčijo, novi vladni predsednik pa je postal vodja njilašev (Nyiláskresztespárt stranka puščičastih križev, madžarska nacionalsocialistična stranka), Ferenc Szsalasi. Madžarska je dobila fašistični režim, reorganizirala generalni štab in nadaljevala vojno na strani Nemcev. 57 Seveda je govor dosegel tudi vodilne aktiviste OF in KPS v Prekmurju. Zato so se odločili za naglo in nepremišljeno ukrepanje. Jože Kramar - Juš je najprej predlagal, da bi razorožili madžarsko vojsko, večina pa je bila za predlog, da bi se skupaj z Madžari zoperstavili Nemcem. Tako so napisali pismo in ga pos- 52 ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju ARS, Republiški sekretariat za notranje zadeve SRS, AS 1931, fond 501, zaslišanja Dušana Špindlerja. 54 Prav tam. 55 ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju 1941, poročilo o ilegalnem delu v mariborskem okrožju Milene Bokša. Novak, Prlekija , 136 in ARS, AS 1931, fond 746, Provala v Prekmurju 1941, poročilo o ilegalnem delu v mariborskem okrožju Milene Bokša. 57 Godina, F (1980). Prekmurje ( ), 141 in 142. Majcen, F. (1994). Prekmurska četa, TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 217

220 lali komandi. Madžari pa niso odgovorili na ponudbo, ampak so vse svoje sile združili in hitro reagirali. Seveda je bilo ukrepanje aktivistov nepremišljeno, lahko bi celo rekli neumno, vendar so oni to doživljali kot enkratno priložnost. Verjetno so bili pod vtisom kapitulacije Italije in kakšno stanje je nastalo v Ljubljanski pokrajini. Toda tam je prišlo do popolnega razpada tako vojske kot oblastnega aparata, kar pa se v Prekmurju ni zgodilo. In še ena velika razlika je bila med dogodkoma, v Ljubljanski pokrajini je bilo toliko partizanskih brigad, kot je bilo v Prekmurju aktivistov. 58 Madžarske oblasti so že marca sestavile seznam ljudi za aretacijo, v tej akciji so ga lahko uporabile. 17. oktobra zgodaj zjutraj so zastražili Mursko Soboto, orožniki in narodna straža pa so začeli preiskovati hiše in aretirati s seznama. Bili so dobro obveščeni, kje se zadržujejo aktivisti, in so zato obkolili Brumnovo hišo. Aktivistom se je nekako uspelo prebiti iz hiše, že na dvorišču pa je prišlo do spopada. Jože Kramar - Juš, Dane Šumenjak - Miran, Červič - Bojan in Franc Kosi so se umikali v smeri Črnskih mej, to je proti zahodu. Med begom je bil Jože Kramar - Juš težko ranjen, ker ni hotel, da bi ga dobili živega, je naredil samomor. Iz Tišine je na pomoč prihajala skupina orožnikov, katera je naletela na Šumenjaka - Mirana, Kosija in Červiča - Bojana. Vnela se je borba, eden iz skupinice se je splazil orožnikom za hrbet in jih štiri ubil, enega pa ranil. Beg so nadaljevali skozi nekaj vasi in prispeli v Vanečo, kjer so prespali. Naslednjo noč so se hoteli umakniti v viničarijo, v lasti Miranovih znancev, vendar so jo zgrešili in zašli h Kirbischevim, ki pa so jih izdali. 20. oktobra 1944 opoldne so orožniki obkolili hišo, bili so v veliki premoči. Kosi je padel, ko je hotel kriti izpad Šumenjaku - Miranu, ki so ga nabodli na bajonet, ko je poskušal preskočiti ograjo, Červič - Bojan je bil ranjen. Miran ni takoj podlegel poškodbi, vendar je na kraju dogodka umrl, Červiča - Bojana pa so odpeljali v Mursko Soboto oktobra so po celem Prekmurju aretirali kar precej ljudi, vsega skupaj okrog devetdeset. Med njimi tudi družino Brumen, Ludvika Rogana in Viktorja Zenkoviča - Cirila. Zapornike, med katerimi je bil tudi Stane Červič - Bojan, so odpeljali v Komarno, od tam pa v nemška koncentracijska taborišča, od koder se večina ni vrnila. Poleg tega so razglasili po 20. uri policijsko uro, kazen za kršitev je bila smrt. 60 Zaključek Članek temelji na moji diplomski nalogi, vendar pa se v njem osredotočam predvsem na dve poglavji, ki sta si po mojem mnenju zelo podobni in lahko predstavljata nekakšen vzorec oz. nakazujeta smer delovanja in namen vključitve KPS v oborožen spopad in druge dejavnosti proti okupatorju in»domačim nasprotnikom«v drugi svetovni vojni v Sloveniji. V obeh primerih je nekaj aktivistov KPS oz. drugih skupin, organiziranih pod okriljem OF, začelo podtalni upor proti nemški in madžarski vojski, KPS pa je že leta 1941 v severovzhodni Sloveniji dejansko prevzela OF in pri vseh dejavnostih zoper okupatorsko vojsko bila vodilna. Vse svoje napore je vložila v upor proti okupatorju z namenom prevzema oblasti, kar seveda ne velja le za SV Slovenijo. Tako tudi na primeru vojne v Prekmurju in Prlekiji lahko rečemo, čeprav je tu potekalo najmanj bojev v vsej današnji državi, da je glavni namen KPS za odločitev oboroženega upora proti okupatorju bil boj za prevzem oblasti po koncu vojne. 58 Prav tam. Majcen, F. (1994). Prekmurska četa, Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), Majcen, F. (1994). Prekmurska četa, Godina, F. (1980). Prekmurje ( ), MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

221 Viri Arhiv Republike Slovenije, OZNA za Slovenijo, načelništvo in I. odsek, pisma Daneta Šumenjaka - Mirana. Arhiv Republike Slovenije, Komisija za ugotavljanje zločinov okupatorjev in njihovih pomagačev, statistika zločincev in šolska kronika Ljutomer: Cezanjevci, Cven, Ljutomer, Križevci, Mala Nedelja, Veržej. Arhiv Republike Slovenije, Okrožje Ljutomer, Prekmurje, okraj Ljutomer. Arhiv Republike Slovenije, Glavni štab narodnoosvobodilne vojske in partizanskih odredov v Sloveniji. Arhiv Republike Slovenije, Zbirka spominskega gradiva o delavskem gibanju, socialistični revoluciji in narodnoosvobodilni borbi, Ivan Nemec spomini. Arhiv Republike Slovenije, Republiški sekretariat za notranje zadeve SRS, Provala v Prekmurju Arhiv Republike Slovenije, Republiški sekretariat za notranje zadeve SRS, Ivan Nemec - Vojko. Arhiv Republike Slovenije, Republiški sekretariat za notranje zadeve SRS, Dušan Šindler. Arhiv Republike Slovenije, Republiški sekretariat za notranje zadeve SRS, Pepca Šindler. Literatura Čačinovič, R. (1998). Časi preizkušenj, prispevki k zgodovini Prekmurja. Murska Sobota: Pomurska založba. Deželak Barič, V. (1999). Organizacijsko vprašanje Komunistične partije Slovenije Doktorsko delo. Ljubljana: Filozofska fakulteta. Ferenc, T. (ur.) (1962). Dokumenti ljudske revolucije v Sloveniji, knjiga 1, od marra 1941 do marca Ljubljana: Inštitut za zgodovino delavskega gibanja. Godina, F. (1980). Prekmurje , prispevki k zgodovini NOB. Murska Sobota: Pomurska založba. Jerič, I. (2000). Moji spomini. Murska Sobota: Zavod sv. Miklavža v Murski Soboti. Majcen, F. (1994). Med Muro in Rabo: Prekmurska četa, prispevek k zgodovini NOB v Prekmurju. Ljubljana: Enotnost. Novak, D. (1987). Prlekija Ljubljana: Borec. Summary The paper is based on my diploma thesis. However, in it I focus on two major chapters that, in my opinion, are very similar to each other and represent the purpose for the Communist Party of Slovenia (KPS) to engage in the second World War in Slovenia against occupying forces and 'domestic opponent'. In both cases, some activists of KPS or other groups in the wing of OF (Osvobodilna Fronta Liberation Front) KPS being a part of the OF started underground activities against occupying forces in NEpart of Slovenia. In that part of Slovenia, KPS had already taken over the leadership in OF and became the leader of armed resistance in KPS struggled for a main goal to seize power, not only in NE part of Slovenia but also in the whole country. In the case of Second World War in NE part of Slovenia (Prekmurje and Prlekija region), we can claim that the main reason for armed resistance was to seize power in Slovenia after the Second World War ended. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 219

222 dr. Liudmila Varlamova The History and Archives Institute of the Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation / prodekanka, Ruska državna univerza za humanistiko, Moskva, Rusija ARHIVI EVROPSKE UNIJE KOT DEL SVETOVNE KULTURNE DEDIŠČINE EU ARCHIVES AS A PART OF WORLD CULTURAL HERITAGE Abstract The UNESCO international programmes, such as The World Memory, have had a significant impact on the development of national archives in many countries worldwide, including the EU archives. Many materials stored in archives, libraries and museums have been digitalised in different forms (e.g. for physical objects and paper documents) according to national regulations. When the informational connection between different types of objects referring to the same historical event is evident, that must be reflected in a common informational resource. The aim of this resource would be to gather the disparate information about some important object (e.g., event, person, artefact) and provide access to all relevant materials regardless of the place of their storage (archives, libraries museums etc.). The role of archivists will then be to identify the objects of worldwide importance, which have affected the history of most European countries. The EU archives can be initiators of the creation of this digital resource. Key words: EU archives, archival materials, museum resources, librarian resources, world cultural heritage, unified cultural informational resource Izvleček Mednarodni programi UNESCA, kot je»world Memory«(Svetovni spomin), so imeli velik vpliv na razvoj nacionalnih arhivov v številnih državah po vsem svetu, vključno z arhivi ZDA. Številno arhivsko gradivo, shranjeno v arhivih, knjižnicah in muzejih, je bilo digitalizirano v različnih oblikah (na primer za predmete in gradivo na papirju) glede na zahteve nacionalnih zakonodaj. Ko je očitna informacijska povezava med različnimi vrstami zadev, ki se nanašajo na isti zgodovinski dogodek, se ta mora odražati v skupnem informacijskem viru. Namen tega vira bi bil, zbirati različno in raznoliko gradivo o posameznih pomembnih zadevah (npr. dogodku, osebi, artefaktu) in zagotoviti dostop do vsega ustreznega gradiva glede na mesto skladiščenja (arhivi, knjižnice, muzeji ipd.). Vloga arhivistov bi na podlagi tega bila prepoznavanje zadev svetovnega pomena, ki so vplivale na zgodovino večine evropskih držav. Arhivi EU so lahko pobudniki ustanovitve tega digitalnega vira. Ključne besede: arhivi Evropske unije, arhivsko gradivo, muzejski viri, knjižnični viri, svetovna kulturna dediščina, enoten kulturni informacijski vir MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

223 EU countries have a very rich and eventful history, reflected in the records and preserved in archives. Alongside the records, the museums of these countries keep valuable collections of artefacts and objects of art, contemporary to historical events recorded in archival documents. As for the events, they have been studied and described in numerous scientific monographs and fiction, which are kept in libraries. All this variety of sources (those of archives, libraries, museums etc.) enable us to understand and assess the events or personalities of the past more objectively. Owing to that we can study and reconstruct the historical event in more detail and from different points of view. For this purpose, all these sources must be connected between them. Therefore, it is evident that we need a unified informational resource containing references to archives, libraries and museums keeping different information relevant to a particular historical object (event, person, institution, monument etc.) Until recently, it could be just a dream but nowadays it has become quite realistic due to the development of digital technologies. However, the existence of these technologies is not enough because this resource must be based on common methodological foundations. The European Union with its coordinated legislation in the sphere of cultural heritage and similar attitude to the latter within the EU countries seems to be able to develop the European informational resource of world cultural heritage objects. This project, which opens great opportunities might also face some challenges. One of them will be differences in the requirements and rules of the description of these sources based on the specificity and physical characteristics of the latter. For example, a museum exhibit having its shape, colour, structure, etc. cannot be described absolutely analogically to a book or an archival document. Elements (and details) of requisite, bibliographic description of a book and the archival document description are also different. It should be noted that the ways of their storage have very important aspects, connected with the specifics of ensuring their preservation. All these aspects were taken into consideration while describing physical objects and they are all presented in current regulatory requirements. These aspects force the experts to use different software, formats, technologies and methods when digitalising these objects. At the same time, it leads to a fast development of these technologies. Digitalised materials are transferred onto a digital carrier and the requirements to its preservation will considerably differ from those to the preservation of the original object. This way, a new digitalised informational resource will be created. Requirements to the description of this resource will actually be the same as for the data base. Taking into account that currently there are different types of data bases, it is essential to elaborate universal requirements to the creation and description of the new informational resource of European cultural heritage as a part of world culture. Nowadays, museums and libraries are digitalising their materials for two main purposes: automated accounting of their materials so as to facilitate their search, control their use and check their availability; presentation of these materials on a new level, popularisation of the storage (repository) in the Internet resources, organisation of on-line exhibitions etc. Creation of common informational resource of European cultural heritage can help the above structures to realize their goals. It is important to note that digitalised materials have many other advantages, such as simplifying the creation of a security fund and high quality copies, which can be used for restoring these materials, for publishing photo albums and reprints, carrying out scientific, educational and other projects. Strict organisation and structure of the data base, containing the information about the digitised materials make it possible, for instance, to collate the real object with its description in the data base, which is essential in the event of its loss, theft or damage. In order to realise this idea, storages and on-line data bases must use the same format. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 221

224 Although there are a few well known digital formats widely used in archives, museums and libraries, many countries digitalise their materials in special formats developed by national companies by government order. This will undoubtedly complicate the introduction of a unified informational resource of cultural heritage. Therefore, it is very important to coordinate the compatibility of software and formats on the first stage while designing this unified resource. The former must also be compatible with the existing databases (e.g. museums, libraries, archives). The practice of libraries, which have been using standardised formats for digital books can be a good example. It is necessary to emphasise that these formats were developed by programmers in close contact with libraries. Due to that digital books are very easy to reproduce and read worldwide. Digitalised books are usually recorded in a number of formats DjVu, Portable Document Format (PDF), JPG or TIFF. The same formats are used for digitalising some archival and museum collections. The format PDF/A is very popular in saving archival documents. In terms of formats, it will be much easier to agree on that within the EU, as demonstrated by the EUROPEANA project (European digital library). The project aimed at providing access to digitised books on different aspects of European culture. It officially started in By the end of 2015 it was expected to contain 15 million items. At present, the information in this resource is available in English, French and German. In the future, the number of languages is going to increase. It is evidently a great contribution, not only to the preservation of European cultural heritage but also to the accessibility of these materials (books etc.). However, it is just the beginning. Much scientific research is based on archival documents. That is why the archives are a starting point in the description of world cultural heritage and play a crucial role in the preservation of the latter. The value of archival, museum and other cultural objects is often determined by their connection with a historical event, personality, time, technique of creation. All these aspects are recorded in the documents and are stored in archives. While studying a historical object (event, personality etc.), researchers write papers and monographs, which will be kept in libraries. Thus, the informational connection between these resources (libraries, museums, archives etc.) is obvious, so it should be reflected in an integrated informational resource of cultural heritage. EU archives could play the key role in the implementation of this project relying on The World Memory UNESCO program. Given the complexity and multidimensionality of this task, the archives of EU countries can initiate this process and suggest a list of some European epoch-making events, which will eventually become the base for a project of a unified informational resource. The latter will contain references to archival, museum and library resources relevant to those events. All of this will enable the EU archives to maintain their tradition of preserving historical and cultural heritage but on a fundamentally new level. Conclusion The EU countries have a rich history, which is preserved in the archives. Nowadays, most of the archival materials have been digitalised. Alongside the archival materials library and museum resources are also being digitalized. In this process standardized formats are used and specialized data bases are created. The modern development of technologies makes it possible to unite these data bases into a unified informational resource of the world cultural heritage. The EU, with its unified legislation in the cultural heritage sphere, could create an integrated informational resource of European cultural heritage containing references to the sources (repositories) of original materials included into that resource. The EU archives would be able to initiate this project making a list of crucial, epoch-making European events MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

225 Povzetek Države Evropske unije imajo bogato zgodovino, ki je ohranjena v arhivih. Danes je večina arhivskega gradiva digitaliziranega. Tudi arhivsko gradivo, ki se hrani v knjižnicah in muzejih, je prav tako digitalizirano. V tem procesu so uporabljeni standardizirani formati in ustvarjene specialne podatkovne zbirke. Sodoben razvoj tehnologij omogoča združevanje teh podatkovnih zbirk v enoten informacijski vir svetovne kulturne dediščine. Evropska unija bi lahko ustvarila s svojo enotno zakonodajo na področju kulturne dediščine celovit informacijski vir evropske kulturne dediščine, ki bi vseboval povezave do virov hrambe originalnega arhivskega gradiva. Arhivi Evropske unije bi lahko ustvarili tak projekt, najprej z oblikovanjem seznama ključnih dogodkov, ki so bili v evropski zgodovini prelomni za Evropo. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 223

226 dr. Liudmila Varlamova The History and Archives Institute of the Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation RECORDS MANAGEMENT STANDARDIZATION IN RUSSIA The book Records management standardization published in 2016 is the first and so far the only course book in Russia devoted to the issues of the records management standardization both on the national and international levels. The course book discusses the following themes: documents unification and standardization in Russia after the 1917 revolution and in the Soviet Union; history of structures participating in the process of documents unification and standardization in the abovementioned period and the standards elaborated by those structures; evolution of record keeping and documentation support of management standardization in the USSR and in the Russian Federation national standards used in Russian records management on the modern stage; history and current stage of professional terminology and its standardization; organizational and legal foundations of ROSSTANDART s activity, of its subordinate organizations, technical committees and other structures taking part in records management standardization in modern Russia; international experience of records management standardization and current international standards and technical reports used in this sphere. Standardization of records management is a relatively new process focused on the development and improvement of the regulatory base in this sphere. The term records management appeared in the 1970-s. However, in Russia it started to be widely used after the introduction of the national standards GOST R ISO System of standards on information, librarianship and publishing. Records management. General requirements which is the Russian copy of the international standards ISO :2001 Information and documentation. Records management. General. Standardization is an open process where all concerned parties can be involved. A wide comprehensive and objective discussion of the national and international standards project makes it possible to create high quality regulatory acts which can be used in all types of structures and organizations. Although Federal law 184-ФЗ of On Technical regulation introduced the principle of optional application of standards thus converting their status from compulsory regulatory acts into methodical documents, the standards are still used in all spheres. Records management standardization enables us to organize the work with documents in management more effectively, insuring its high quality. A standard can be quickly and easily adapted to changing demands and technologies, which allows using most modern practices in different spheres, including records management. That is why nowadays in many countries standardization of records management plays the key role in regulating this area. This course book is devoted to the issues of records management standardization on the national and international levels. The book consists of 6 chapters MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

227 In chapter I Modern system of standardization in the Russian Federation there is the history of creation and the structure of the current system of standardization, its legal and regulatory aspects and perspectives of standardization development in Russia. The State standardization system dates back to 1925 when the Committee of Standardization was created under the USSR Council of Work and Defense. During all the period of its existence this structure has been reorganized several times, but it has always played an important role in the system of acts regulating different spheres of State activities. Since 2004 the structure has been called Federal Agency of Technical Regulation and Metrology. In 2010 this Agency got the short name of ROSSTANDART. Standardization in the Russian Federation is regulated by two Federal laws which provisions are specified in national standards of GOST R 1.x series entitled Standardization in the Russian Federation. These documents regulate the following: goals, objectives and basic provisions of the national system of standardization; procedural requirements for the creation and contents of regulatory documents used in national standardization; requirements for national technical committees, rules of their creation and functioning, etc. The core activities of Rosstandart included technical regulation, methodology and standardization. At present Rosstandart still has an extensive system of subordinated structures, branches and laboratories. In chapter II Record keeping standardization in Russia after the 1917 revolution the processes of documents unification and standardization in that period are analyzed. The chapter describes the history of structures participating in the processes of documents unification and standardization as well as the history of creation of the first standards used in record keeping. The 1920-s 1930-s can be characterized as a period of institutional (departmental) unification and formalization of documents. At that time unification and formalization were seen as components of standardization and were used in different institutions for optimization of documents types and its formalization (execution and composition). All of that was called scientific organization of work. The history of creation of State standards for documents dates back to when the above-mentioned bodies included the theme Standardization of the documents type and format into their 5-year plans of work. Two basic principles of documents standardization were established in that period: universality of application and physical possibility of production. These two principles determined the strategy of documents standardization for many years. The first State standards for paper size were adopted in In 1929 these standards, which formed the tradition of using two letterhead sizes (A4 and A5) in management, were approved as compulsory. At the same time the standards for paper quality were developed. These standards established the characteristics of paper composition, color, density and some others. In these standards the variety of paper was reduced to a minimum. The standards also established the order of paper depending on the pragmatic purpose and historical value. The projects of the first State standards for documents were created and published in These standards were sent to all institutions and departments for approval. In standards (out of the first 73) were adopted as State standards. The standards regulated the documents types (order, business letter, act, protocol, phone message, telegramme etc.) and paper formats (consumer- or production-oriented) as well as the rules of their choice and use when creating the documents. However, the standards (except those for paper format) were not compulsory and were used by institutions and departments at their discretion. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 225

228 In chapter III Documentation support of management standardization in the USSR the developments of this sphere and the most important legal and regulatory acts created in the Soviet Union are discussed. The interest in documents and record keeping standardization which declined during and after Would War II was back in the mid-1960-s, due to a sharp increase in document flow. The government decided to create a State Record Keeping System which would be binding all over the Soviet Union. This system had to solve the problems of unification of: document types, document structure and format, procedures of document preparation, creation, usage and storage. The State Record Keeping System introduced in 1973 was in fact a State standard, but in its form it was a State legal regulatory act. Additionally, over 23 standards for different document types were developed under the title of GOST 6.x Managerial documentation, among which the first 3 standards contained methodological requirements. Another group of 4 standards under the title of GOST 6.x Managerial documentation on the personnel regulated the rules for creation, issuance, registration, usage and storage of this kind of documents. The introduction of these standards and of the State Record Keeping System led to the idea of interspecific documents unification. As a result, two new State standards included all the 27 standards issued before and set the trend of generalizing requirements to managerial documents in universal basic standards. Yet the managerial documentation used in record keeping was reduced to organizational and administrative documentation. Thus the role of standards as documents regulating different aspects of registration and issuance of documents completing the main legal act for record keeping was finally determined. On the next stage of document and record keeping standardization the unified systems of documentation were developed for the whole USSR. That resulted in the introduction of 16 unified systems of documentation (e.g., financial, statistical, commercial). The Unified System of Organizational and Administrative Documentation had a special position and got a nationwide status. However, all those 16 Unified Systems incorporated the State standards regulating the types of documents used in each system, the rules of their issuance, their format and terminology. Nearly 50 standards were developed in total. It should be noted that all the unified documentation systems could be used both in traditional (paper) record keeping and in automated control systems of different levels (ministry, department, institution etc.) all over the USSR. A special group of standards were developed for automated control systems, regulating the roles of their creation, introduction and usage. In the 1980-s the object of document science came to a turning point due to a crucial change in the methods of information recording, transfer and reproduction. New types of documents appeared, which made it necessary to develop the technology of their registration, use, storage, validation, access and protection. Record keeping could not then be reduced to the basic documentation flow; it moved to a new level and began to be regarded as documentation support of management. In 1988 the State System for Documentation Support of Management was established. It replaced the State Record Keeping System. The new system contained a set of principles and rules laying down the uniform requirements to the recording of managerial activity and to the organization of work with documents in State bodies and in all kinds of professional and social institutions. That system took into account the specifics of mechanical and automatic work with documents and automated control systems MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

229 The new system became the main legal, regulatory and methodical document fixing the standard organizational basics of creating the System of Documentation Support of Management on all levels known all over the Soviet Union and in its republics. Significantly, the rules of that system were based on the State standards which were compulsory as legal regulatory and technical documents. Due to the collapse of the USSR in 1991 the modernization of the managerial system as a whole and of documentation support of management in particular was not completed. Many standards were not reconsidered and subsequently became optional. The documentation support of management remained within the system of organizational and administrative documentation. Although the principles of this system spread on all managerial documents, the former were not juridically fixed. In chapter IV Records management standardization on the modern stage the structures currently taking part in the process of records management standardization in Russia are introduced. Special attention is paid to the technical committees of ROSSTANDART organizing and controlling the work on the creation and implementation of national standards used in records management. The author analyzes the national standards used in this sphere in modern Russia. ROSSTANDART agency actualizes its functions in standardization through its technical committees (TC). There are three TCs which deal with records management standardization. The main committee is TC 191 System of standards on information, librarianship and publishing which mirrors ISO/TC 46 Information and documentation. It must be noted that in the Russian Federation the direct usage of international standards is forbidden. In order to introduce an international standard it has to be transformed into the national standard. This can be done by developing the national standards in accordance with some provisions of international standards (abbreviated as GOST R) or by the full use of literal translation of standard provisions (abbreviated as GOST R ISO, GOST R IEC etc.). At present three types of standards are used in the Russian Federation: traditional national standards; national standards developed on some provisions of international standards; international standards transformed into national standards by literal translation. All the three types of standards are used in records management, which involves record keeping and documentation support of management. The first group includes the national standards existing for many years and regulating the rules of creation, registration and issuance of organizational and administrative documents as well as the terms used in this sphere. These standards are periodically reconsidered, modernized and spread all over Russia. The second group contains international standards and technical reports (ISO and IEC), the provisions of which are partly included into national standards. The third group comprises the international standards which were transformed into national standards literally. As a rule, these standards regulate the implementation of informational technologies and data protection in management. This approach to the introduction of international standards ISO into records management has become dominant in Russia since 2007 when international standard ISO :2001 was adopted as the national standard GOST R ISO :2007 System of standards on information, librarianship and publishing. Records management. General requirements. All in all, the base of records management standards is quite representative in our country. Although the standards have lost their compulsory character, they are still actively used in government and business structures. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 227

230 In chapter V Standardization of professional terminology the methodological foundations of terminology standardization in the USSR as well as with the history of terminology standardization in the professional area are presented. Standardization of the terms used in records management in modern Russia is also analyzed. Standard is the most convenient form of a regulatory document (act) for the fixation of the term and its definition. This form has a significant advantage over all other forms of introduction, ordering and development of terminology. State standardization of terminology in the USSR was a form of the Government regulation of the vocabulary of science and technology which made it possible to create a unified, interconnected and coordinated terminology system in all the fields of State activity. It is important to note that the definition of the term document was universal and could be used in any system of terms. Yet in each system the definition of document was concretized depending on the specificity of the professional area. For instance, in the documentation support of management sphere the term document got specifying and detalizing subtypes: official document, internal document, archival document etc. The collapse of the USSR practically stopped any State control over the coordinated terminology development. As a result, most systems of terms began to develop independently with no regard to terminology specifics in related areas. The situation was aggravated by the introduction of the terms from international standards without their controlled adjustment to the existing national terms. In recent years State regulation has started to return to this sphere. It is essential that the core terminology of our professional area has survived. Standardization of the terms used in records management in modern Russia is actively developing. In chapter VI International records management standardization the main structures working in the field of international standardization such as IEC, ITU, CEN, CENELEC etc. are introduced. Special attention is paid to the International Organization for Standardization (ISO), the history of its creation, its structure and activities. ISO is the leading international institution which elaborates standards used in records management worldwide. The chapter describes different types of documents developed by ISO (e.g., ISO, ISO/PAS, ISO/TT, ISO/TR, ISO/IWA), specifics of their status and functioning Current international standards and technical reports used in records management are described and analyzed, for instance, ISO :2016 Information and documentation. Records management. Principles and methods. It is important that ISO :2001 Information and documentation. Records management. General was the first and main international standard containing and regulating the methodology of records management (including the records management system). Since 2010 ISO has begun to elaborate a unified system of standards for records management which was schematically presented in ISO 30300:2011 Information and documentation. Management system for records. Fundamentals and vocabulary» of which ISO has become an integral part. Currently, ISO standards and technical reports regulate most aspects of records management as well as the informational technologies involved in this process. Russia is actively participating in the elaboration of ISO international standards for records management and in the work of ISO/TC 46 Information and documentation MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

231 Sources and literature T.Bikova, L.Sankina. Recordkeeping. Course book for university students. (Быкова Т.А., Л.В.Санкина и др. Делопроизводство. Учебник для студентов высших учебных заведений) / Под общей ред. Т.В.Кузнецовой. Москва, A.Sokova. Document science: Theory and practice. (Сокова А.Н. Документоведение: теория и практика). - М., Federal Agency of Technical Regulation and Metrology (ROSSTANDART). International Organization for Standardization. - International Electrotechnical Commission - Summary The history of records management standardization in Russia can be divided into three big periods: the 1920-s 1930-s (unification and standardization of documents in Soviet Russia); the 1970-s 1980-s (standardization of record keeping and later standardization of documentation support of management in the USSR); 2000-s up to present (records management standardization in the Russian Federation). It must be noted that the terms record keeping, documentation support of management, records management in Russia are not synonymic and refer to different qualification, responsibility and managerial levels of work with documents. Division into standardization periods is also rather arbitrary and is connected not only with the main periods of the country development, but also with the stages of the biggest activities in standardization in this professional area. The present work is the first and so far the only course book containing a comprehensive analysis of records management standardization in Russia (including documents unification, record keeping standardization, documentation support of management standardization and records management) within a long chronological period (from 1918 to 2016). It is based on legislative acts, legal, regulatory and methodological documents, national and international standards used in this professional area in Soviet Russia and the Russian Federation. Archival documents, periodicals, dissertations on relevant subjects and the materials from official web-sites were also used. L.Varlamova is the author of this course book and the numerous articles on different aspects of international and national records management standardization. As an expert of ROSSTAND- ART s technical committee (TC 191) she takes part in the developing the national standards used in the professional sphere. The author is also an expert of the International Organization for Standardization (ISO/TC 46 Information and documentation ) and participates in the creation of modern international standards for records management (e.g., ISO 15489:2016, ISO series). She is the author of official translations of the main international ISO and IEC standards for records management into Russian and original lecture courses on standardization. The course book has several appendices supplementing the main text. At the end of each chapter there are control questions, essay topics and tests for checking students knowledge of the theme and a list of recommended literature on the theme enabling the students to study the material in more detail. The book contains an extensive English summary and contents which will make it possible to be used not only by Russian speakers but by all those who are interested in this modern, complicated and extremely important subject. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 229

232 Standardizacija upravljanja z zapisi v Rusiji Dr. Liudmila Varlamova Knjiga Standardizacija upravljanja z zapisi (Records management standardization) je bila objavljena leta 2016 in predstavlja prvi priročnik v Rusiji, kjer so obravnavana vprašanja standardizacije upravljanja z zapisi tako na nacionalni kot na mednarodni ravni. Zgodovina standardizacije upravljanja z zapisi v Rusiji lahko razdelimo na tri večja obdobja: (poenotenje in standardizacija dokumentov v Sovjetski Rusiji) (standardizacija hrambe gradiva in pozneje standardizacija dokumentacijske podpore uprave v Sovjetski Zvezi) 2000 do danes (standardizacija upravljanja z zapisi v Ruski Federaciji) Potrebno je poudariti, da termini hramba gradiva, dokumentacijska podpora uprave in»upravljanje z zapisi«v Rusiji niso sinonimi in se nanašajo na različne kvalifikacije, odgovornosti in ravni vodenja pri poslovanju z dokumenti. Tudi delitev na obdobja standardizacije je povezano tako z razvojem države kot tudi z različnimi fazami večjih dejavnosti na področju standardizacije. Pričujoče delo je prvi in do danes edini priročnik, ki vsebuje celovito analizo standardizacije upravljanja z zapisi v Rusiji (vključno s poenotenjem dokumentov, standardizacijo poslovanja z zapisi ter dokumentacijsko podporo standardizacije poslovanja in poslovanja z zapisi) v daljšem časovnem obdobju (od 1918 do 2016). Temelji na zakonskih predpisih, pravnih, regulativnih in metodoloških dokumentih, nacionalnih in mednarodnih standardih, ki so se in se uporabljajo na tem strokovnem področju v Sovjetski zvezi in Ruski Federaciji. Uporabljeno je tudi arhivsko gradivo, revije in disertacije glede na relevantnost obravnavane teme, kot tudi gradivo, ki je objavljeno na uradnih spletnih straneh. Avtorica tega priročnika, Liudmila Varlamova, je tudi avtorica številnih člankov o različnih vidikih mednarodne in nacionalne standardizacijo upravljanja z zapisi. Kot strokovnjakinja tehničnega odbora ROSSTANDART-a (TC 191) sodeluje v razvoju nacionalnih standardov, ki se uporabljajo na strokovnem področju. Je strokovnjakinja Mednarodne organizacije za standardizacijo (ISO / TC 46 Information and documentation ) in sodeluje pri oblikovanju sodobnih mednarodnih standardov za upravljanje (poslovanje) z zapisi (npr, ISO 15489: 2016, ISO serija). Je avtorica uradnih prevodov glavnih mednarodnih standardov ISO in IEC za upravljanje z zapisi v ruski jezik, kot tudi izvirnih predavanj tečajev o standardizaciji. Knjiga je opremljena z opombami, ki dopolnjujejo glavno besedilo. Na koncu vsakega poglavja je seznam kontrolnih vprašanj, esejskih tem in preizkusov za preverjanje znanja študentov o temi, kot tudi seznam priporočene literature na posamezno temo, ki študentom omogoča bolj podrobno preučitev tematike. Knjiga vsebuje obsežen povzetek in kazalo v angleškem jeziku, kar omogoča uporabo knjige ne samo rusko govorečim bralcem, ampak tudi vsem tistim, ki se zanimajo za to sodobno, zapleteno in nadvse pomembno tematiko MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

233 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 231

234 Anja KOTNIK, študentka magistrskega študija Arhivistika in dokumentologija ATLANTI MEDNARODNA REVIJA ZA SODOBNO ARHIVSKO TEORIJO IN PRAKSO INTERNATIONAL REVIEW FOR MODERN ARCIVAL THEORY AND PRACTICE RIVISTA INTERNAZIONALE DI TEORIA E PRATICA ARCHIVISTICA MODERNA Publikacijo Atlanti od leta 1991 izdaja Mednarodni inštitut arhivskih znanosti, ki se je razvil iz Centra za strokovna in tehnična vprašanja v arhivih, ki je bil ustanovljen leta 1986 na pobudo dr. Petra Pavla Klasinca. Leta 1992 se je center na novo organiziral in preimenoval v Mednarodni inštitut arhivskih znanosti. V Atlantih člani MIAZ-a objavljajo raziskave s področja arhivske znanosti. MIAZ je do leta 1997 deloval znotraj Pokrajinskega arhiva Maribor, kasneje pa v okviru Centra za interdisciplinarne in multidisciplinarne študije Univerze v Mariboru. Od leta 2005 je organizacijo revije in vsakoletne mednarodne konference prevzelo italijansko kulturno ministrstvo. S tem je bil tudi sedež inštituta prenesen v Državni arhiv v Trstu. MIAZ je član Mednarodnega arhivskega sveta (ICA). Glavna dejavnost inštituta je izvajanje znanstveno-raziskovalnih projektov v zvezi z arhivskimi in strokovno-tehničnimi vprašanji, objavljanje izsledkov raziskav v reviji Atlanti, krepitev mednarodnih stikov z izmenjavo arhivskih strokovnjakov, zbiranjem in izmenjavo strokovne literature ter organizacija mednarodnega usposabljanja za mlade arhiviste. Atlanti so mednarodna revija na področju arhivistike. Znanstveni prispevki so recenzirani in objavljajo jih priznani arhivski strokovnjaki iz vsega sveta. Izidejo enkrat letno v sklopu mednarodne arhivske konference, ki poteka vsako leto v Trstu, ob mednarodnem arhivskem dnevu. Priznani arhivisti izmenjajo izkušnje in predstavijo problematiko kot tudi najnovejše izkušnje in rešitve v arhivski stroki ter jih objavijo. Odgovorni za izdajanje revije Atlanti so: odgovorna urednika dr. Peter Pavel Klasinc in dr. Grazia Tato, urednika dr. Zdenka Semlič Rajh in Carmelo Bianco, znanstveni odbor s člani iz Slovenije, Italije ter Škotske, tehnična urednika Marcello Scrignar in Paola Travan ter prevajalci Antonio Monteduro, dr. Zdenka Semlič Rajh in mag. Aida Škoro Babić. Članke objavljene v reviji lahko beremo v tiskani ali elektronski obliki in tudi vsi referati so recenzirani. Objavljeni prispevki so vezani na določeno temo, ki je vsako leto drugačna in je rdeča nit na mednarodni konferenci v Trstu. Če podrobneje opredelimo zadnjo izdano številko Atlantov, to je št. 26 (2016), so bili prispevki vezani na aktualni temi z naslovom Zaščita podatkov in Uporaba arhivskega gradiva. Gre za vprašanja o zaščiti in o uporabi arhivskega gradiva. Predvsem za zaščito podatkov, spoštovanje zasebnosti, varovanje občutljivih podatkov ter pravno zaščito. Vemo pa, da ni meje med zaščito podatkov v arhivskem gradivu in uporabo arhivskega gradiva. Za boljši položaj arhivov v svetu se je treba dogovoriti o bolj odprtem dostopu do arhivskega gradiva, razrešiti vprašanje zasebnosti in odgovoriti na vprašanje avtorskih pravic in pravic do kopiranja tega gradiva. Zadnja, 26. številka je nekoliko tehnično in strokovno spremenjena. Nastala je nova arhivska paradigma, včasih je veljalo, da so bili arhivi varuhi spomina, ki so hranili in varovali gradivo, ki so mu načeloma drugi določali trajno vrednost. Danes so ravno arhivisti tisti, ki morajo raziskati in najti dokumente, ki razkrivajo resnico in jih ovrednotiti kot arhivsko gradivo. Arhivsko gradivo služi raziskovanje in predvsem kot dokazno gradivo pri zaščiti pravic in za iskanje resnice MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

235 Objavljeni prispevki so bili predstavljeni na 26. mednarodni konferenci, ki je potekala od 24. do v Trstu, v Italiji. Nastopili so strokovnjaki, raziskovalci in znanstveniki iz področja arhivistike, ki so prihajali iz različnih koncev sveta. Uradni jeziki na konferenci so bili angleški, italijanski in slovenski. Za uvod 26. (2016) Atlantov je dr. Peter Pavel Klasinc pisal o arhivih varuhih resnice: Med zaščito podatkov in uporabo arhivskega gradiva. Za tem so predstavljeni strokovnjaki s prispevki na temo zaščita podatkov: Grazia Tato govori o»arhivih v oblakih«miroslav Novak o»klasični in novi paradigmi varovanja občutljivih podatkov v arhivih«cristina Bianchi o»arhivskem gradivu in ukradenem otroštvu : Končno popisano in odprto arhivsko gradivo, če še vedno obstaja «Zdenka Semlič Rajh o»uporabnikih in poizvedovanju po arhivskih podatkovnih zbirkah«andrei Rybakou o»objavljanju arhivskega gradiva in arhivski znanosti«eleonore Alquier o»upravljanju s podatki na Francoskem nacionalnem avdiovizualnem inštitutu (INA)«Elena Romanova o»ureditvi dostopa do osebnih podatkov v arhivih: Vprašanjih, trendih in izzivih«snežana Pejović o»vlogi in dolžnosti arhivista v verigi družbene odgovornosti za zaščito tajnosti podatkov in osebnih podatkov«kinga Majewska o»spremembi v politiki dostopa do gradiva Inštituta narodnega spomina v času odprte javne uprave v kontekstu zaščite osebnih in občutljivih podatkov«antonio Monteduro o»med evropsko BDPR in italijansko FOIA: Novih predpisis o varstvu osebnih podatkov in pravici do dostopa«aida Škoro Babić o»uspešni in učinkoviti zaščiti podatkov: mitu ali uresničljivi nalogi«siniša Domazet je za konec prvega dela predstavil»zaupno gradivo v Arhivu Bosne in Hercegovine: dostop in zaščito. V drugem delu so razprave o uporabi arhivskega gradiva v različne namene. Predstavljeni so: Elisabeth Schoggl-Ernst s prispevkom o»spremembi uporabniškega profila v Štajerskem deželnem arhivu«alizata Kouda o»približevanju arhivov uporabnikom«živana Heđbeli o»uporabi arhivskega gradiva: prispevek razpravi, ki temelji na izkušnji hrvaških državnih arhivov«flavio Carbone, Francesca Nemore o»arhivu med javno uporabo in varstvom zasebnosti: osebnih arhivih, restavracijah in dostopu«dieter Schlenker o»zgodovinskem arhivu Evropske unije v Firencah: raziskovanju v večjezičnem in transnacionalnem arhivu«azem Kožar o»uporabi objavljenega arhivskega gradiva«mikhail Larin o»arhivih na internetu«petria de Vaal-Senekal o»zagotavljanju optimalne uporabe arhivskega gradiva na osnovi učinkovitega upravljanja z dokumentarnim gradivom pri ustvarjalcih s posebnim ozirom na Južno Afriko«Christian Kruse o»času originala: arhivskih razstavah«jonathan Rhys-Lewis o»vzdrževanju arhivskih fondov in zbirk v času nizkega proračuna: razvoju nekaterih alternativnih pristopov v Veliki Britaniji«5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 233

236 Svetlana Perović Ivović o»izzivu razstavljanja arhivskega gradiva, vlogi konservatorja in pogojih razstavljanja v arhivu Jugoslavije«Izet Šabotić o»pomenu in vlogi arhivskega gradiva v rezultatih arhivske znanosti (Bosansko-hercegovska izkušnja)«ana-felicia Diaconu o»uporabi arhivskega gradiva za upravne namene v Romuniji po letu 1989; vplivu in učinkih na Nacionalni arhiv«jelka Melik, Mateja Jeraj o»raznoliki uporabi arhivskega gradiva tretje veje državne oblasti«peter J. Scheibner o»programski opremi On-Line Index Book okrožja Rockland, ki omogoča uporabo zemljiške knjige osemnajstega stoletja pravnikom, zgodovinarjem in splošni javnosti«jasna Požgan, Ivana Posedi o»gradivu javne uprave od 1945 do 1952; pomenu in uporabi«marie Ryantova o»uporabi arhivskega gradiva na Češkem kot pomembnem faktorju oblikovanja zgodovinske zavesti in načinu predstavljanja arhivskega gradiva javnosti: arhivskih razstavah«h. Inci Onal o»arhivih kot gradnikih civilnih partnerstev«bruna La Sorda o»sprejetem zapisniku: skupnem in participatornem modelu projekta pravnega varstva arhivskega gradiva Državnega arhiva v Genovi«Abdulmohsin Said Al Hinai o»arhivu in njegovi vlogi pri ohranjanju spomina naroda: pravni in znanstveni uporaba arhivskega gradiva na primeru Nacionalnega arhiva v Omanu«Magdalena Marosz o»spletni storitvi Search in the Arcives: novi možnosti uporabe arhivskega gradiva«francis Garaba o»luteransko teološkem izobraževanju v ekumenskem in večkulturnem okolju: javni uporabi arhivskega gradiva ter percepcije v knjižnici Luteranske teološke institucije (LTI) v Pietermaritzburgu, Južni Afriki«Josef Hanus, Emilia Hanusova o»javni uporabi redkega arhivskega gradiva in dragocenih knjižničnih dokumentih«elena Serrano Garcia o»načrtu razširjanja dokumentarne dediščine: projektu Arhitekturni načrti Banco de Espana ( )«Tim Harris o»uporabi arhivskega gradiva v znanstvene namene: primerih dobre prakse iz Londonskega Metropolitanskega arhiva, ki poudarjajo pomen STEM«Branka Doknic o»uporabi arhivskega gradiva za znanstvene namene: Arhivu Jugoslavije«Bogdan Florin Popovici o»medievalii: kraju, kjer se srečata in znova razideta arhivska znanost in zgodovina«svetlana Usprcova o»uporabi arhivskega gradiva v Državnem arhivu Republike Makedonije in njegovi založniški dejavnosti«omer Zulić z zadnjim referatom o»vplivu kulturno-izobraževalnih vsebin na odprtost in uveljavljanje arhiva v družbi (izkušnje Arhiva Tuzelskega kantona).«atlanti, z rednim letnim dotokom, približajo aktualna dogajanja arhivske stroke ter dopolnjujejo strokovno znanje mladih arhivistov kot tudi ostalih, že uveljavljenih znanstvenikov MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

237 ATLANTI International review for modern archival theory and practice International Institute of Archival Science, established on the initiative of dr. Peter Pavel Klasinc in 1986, is issuing from 1991 an official magazine called»atlanti«, dedicated to the topics on archives. In 1992 the Centre got reorganized and renamed into the International Institute of Archival Science. In Atlanti members of IIAS publish their researches from the field of archival science. IIAS has until 1997 operated within the Regional Archives Maribor and later the Centre for Interdisciplinary and Multidisciplinary Studies of the University in Maribor. Since 2005, the organization of the magazine and the annual international conference took over the Italian Ministry of Culture. The seat of the Institute was transferred to the National Archives in Trieste. IIAS is a member of the International Council on Archives (ICA). The main activity of the Institute is to implement scholar-research projects relating to archives and professional- -technical issues, publishing research findings in the magazine Atlanti, strengthening international relations through the exchange of archival specialists, collecting and exchanging the professional literature, as well as organizing the international training for young archivists. Atlanti is an international magazine in the field of archival science. Scientific papers are peer reviewed and authors are recognized archival experts from around the world. Atlanti is published annually within the international archival conference, which takes place every year in Trieste, at the International Archival Day. Recognised archivists exchange their experiences and present the issue as well as the most recent experiences and solutions in the archival profession and publish them. Responsible individuals of Atlanti are: editors in chief are dr. Peter Pavel Klasinc and dr. Grazia Tato, editors are dr. Zdenka Semlič Rajh and Carmelo Bianco, scientific committee consists of members from Slovenia, Italy and Scotland, technical editors are Marcello Scrignar and Paola Travan and translators are Antonio Monteduro, dr. Zdenka Semlič Rajh and M.Phil. Aida Škoro Babić. Articles published in the magazine can be read in printed or electronic form and all papers are peer reviewed. Published contributions are tied to a specific theme which is different each year and is the main topic at the international conference in Trieste By further defining the last issued number oft Atlanti, No. 26 (2016), we se that contributions were tied to the topic titled Data protection and Use of archives. These are issues on the protection and use of archives. Especially on data protection, respect for the privacy, protection of sensitive data and legal protection. But we know that there is no real line between the protection of data in archives and use of archives. To improve the situation of archives in the world it should be agreed on a more open access to archives, to resolve the issue of privacy and the answer to the question of copyright and the rights to copy this material The last issued number of Atlanti (No. 26) is modified technically and professionally. There is a new archival paradigm, because sometimes it was thought that archives were the guardians of the memory that preserve and protect records that were determined by others to have enduring value. Today are archivists those who have to investigate and find documents that reveal the truth and evaluate them as archival material. Archival records are for the purpose of research and particularly as evidence in protection of rights and the search for truth. Papers, published in Atlanti, were presented at the 26th International Conference, which took place from October in Trieste, Italy. There were professionals, researchers and scientists from the field of archival science and they came from different part of the world. The official languages of the conference were English, Italian and Slovenian. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 235

238 In the general introduction of Atlanti No. 26 (2016) dr. Peter Pavel Klasinc gave a contribution on archives guardians of the truth: Between Data Protection and Use of Archives. After the Introduction there are contributions of professionals on Data protection: Grazia Tato on»archives in the Clouds«Miroslav Novak on»traditional and a New Paradigm of Protection od Sensitive Data in the Archives«Cristina Bianchi on»archives on»stolen«childhood: Sensitive Files Finally Described and Opened, if Still Existing «Zdenka Semlič Rajh on»users and Search in Archival Databases«Andrei Rybakou on»publications of Archival Documents and Archival Science«Eleonore Alquier on»data Management at the French National Audiovisual Institute (INA)«Elena Romanova on»regulation of Access to Personal Data in the Archives: Issues, Trends and Challenges«Snežana Pejović on»role and Duty of an Archivist in the Chain of Social Responsibility fort he Protection of Confidential Information and Personal Data«Kinga Majewska on»the Changes in the Policy of Access to the Documents of the Institute of National Remembrance in the Open Government Era in the Context of the Protection of Personal and Sensitive Data«Antonio Monteduro on»between European GDPR and Italian FOIA: New Regulations on Data Protection and Right to Access«Aida Škoro Babić on»successful and Effective Data Protection: a Myth or Achievable Task?«Siniša Domazet on»confidential Records in the Archives of Bosnia and Herzegovina: Access and Protection«. In the second volume there are papers on use of archival records for different purposes. Presented are: Elisabeth Schoggl-Ernst with the paper on»the Change of User in the Styrian Provincial Archives«Alizata Kouda on»archives to Meet Users«Živana Heđbeli on»consulting Archives: Contribution to the Discussion Based on Experience of Croatian Satate Archives«Flavio Carbone, Francesca Nemore on»archives Between Public Use and Privacy Protection: Personnel Archives Restoration and Access«Dieter Schlenker on»the Historical Archives of the European Union in Florence: Research in a Multilingual and Transnational Archives«Azem Kožar on»use of Published Archival Material: Experiences of Archives in Bosnia and Herzegovina«Mikhail Larin on»archives in the Internet Space«Petria de Vaal-Senekal on»ensuring Optimal Use of Archives by Facilitating Effective Records Management Practices at Offices with Specific Reference to South Africa«Christian Kruse on»the Charm of the Original: Archival Exhibition«Jonathan Rhys-Lewis on»the Maintenance of Archive Collections in Times of Constricting Budgets: Some Alternative Approaches under Development on the UK« MEDNARODNA ZNANSTVENA KONFERENCA: ZA ČLOVEKA GRE: INTERDISCIPLINARNOST, TRANSNACIONALNOST IN GRADNJA MOSTOV SIMPOZIJ: ARHIVI V SLUŽBI ČLOVEKA - ČLOVEK V SLUŽBI ARHIVOV

239 Svetlana Perović Ivović on»challenge of Exhibiting Archival Materials, Role of Conservator and Exhibiting Conditions in Archives of Yugoslavia«Izet Šabotić on»the Importance and Role of Archival Material in General Range of Historical Studies (Bosnian-Herzegovinian Experience«Ana-Felicia Diaconu on»legal Use of Archives in Romania after 1989: Impact and Effects on the Institution of National Archives«Jelka Melik, Mateja Jeraj on»the Diverse Use of Archives of the Third Branch of State Power«Peter J. Scheibner on»rockland County On-Line Index Book Software Unearths Eightenth Century Land Records for Use by the Legal Comunity, Historians and the General Public«Jasna Požgan, Ivana Posedi on»archival Records of Public Administration in the Peropd Betwen 1945 to 1952: Significance and Use«Marie Ryantova on»using Archives in the Czech Republic as an Important Formative Factor of Historical Awareness and a Means of Providing Publicity for Archives, «H. Inci Onal on»archives as Buildings of Civic Partnerships«Bruna La Sorda on»adopt a Record: a Shared and Participated Project Model Concerning the Legal Prtotection and the Communication of the State Archives of Genoa Holdings«Abdulmohsin Said Al Hinai on»arhives and its Role in Preserving the National Memory: Legal and Scientific Use of the Records and the Role of National Records and Archives Authority in Oman as a Model«Magdalena Marosz on»the Internet Service Search in the Archives: New Possibilities for Using Archival Material«Francis Garaba on»lutheran Theological Education in a Ecumenical and Multicultural Setting: Public Use of Archives and Perceptions at the Lutheran Theological Institution (LTI) Library, Pietermaritzburg, South Africa«Josef Hanus, Emilia Hanusova on»public Use of Rare Archives and Valuable Library Documents«Elena Serrano Garcia on»dissemination Plan of the Documentary Heritage: The Banco de Espaňa Architecture Plan Project ( )«Tim Harris on»the Scientific Use of Archives: Case Studies from London Metropolitan Archives Highlighting the Importance of STEM«Branka Doknic on»using of Archives in Scientific Purposes: the Archives of Yugoslavia«Bogdan Florin Popovici on»medievalia: a Place where Archival Science and History Meet and then Separate again«svetlana Usprcova on»use of Archive Material in the State Archives of the Republic of Macedonia and its Publishing Activity«Omer Zulić on»importance of Cultural and Educational Activities for Openness and Affirmation of Archives in Society (Experiences of the Archives of Tuzla Canton)«Atlanti with its regular annual issuance is bringing closer current events of archival profession and complementing the professional knowledge of young archivists as well as other, already established scientists and scholars. 5 TH INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE: ALL ABOUT PEOPLE: INTERDISCIPLINARITY, TRANSNATIONALITY AND BUILDING BRIDGES ARCHIVES IN THE SERVICE OF PEOPLE PEOPLE IN THE SERVICE OF ARCHIVES 237

240

241